Zarządzanie czasem własnym

PLAN PRACY

1. Wprowadzenie
2. Podstawowe pojęcia zarządzania czasem własnym
3. „Szczęśliwa 7”
4. Podsumowanie

Człowiek potrzebuje dobrej organizacji, aby osiągnąć swój cel. Elementami organizacji są między innymi zebranie, czy też przygotowanie dóbr materialnych, kontakty z ludźmi, uczestnictwo w spotkaniach, zajęciach, zebraniach itp. Najważniejszym elementem jest zarządzanie czasem własnym.
Do zrozumienia wartości dobrego zarządzania czasem własnym omówię pokrótce podstawowe pojęcia związane z tą częścią organizacji:

Po zapoznaniu się z głównymi pojęciami spróbuję przybliżyć w jaki sposób nimi operować, aby osiągnąć dany cel.
Wszyscy mamy tyle samo czasu w skali tygodnia - 168 godzin. Dopiero to jak spędzamy ten czas, określa kim naprawdę jesteśmy i co możemy osiągnąć. Niestety, jeżeli poruszamy się bez planu, często poddajemy się zewnętrznym bodźcom np. znajomym wyciągającym na imprezę. Dlatego dobrze jest opanować podstawy zarządzania własnym czasem, aby móc odpowiednio się przygotować i wygospodarować kawałek dnia na pracę i jeszcze jeden na spotkanie z przyjaciółmi i jeszcze kolejny dla najbliższych.

Mój sposób zarządzania czasem własnym oparty jest na „szczęśliwej 7”:

1. Zaplanowanie tygodnia
Niezmiernie do osiągnięcia skutecznego planu tygodniowego jest nauczenie się planowania dnia. Dzień wcześniej najlepiej przygotować sobie listę rzeczy, które będziemy robić. Oto przykładowy plan, który pomógł mi z organizacją czasu na dany dzień:

Po udanych „dniowych” planach znacznie łatwiejsze staje się zorganizowanie w podobny sposób całego tygodnia.

2. Określenie swoich celów i nagradzanie się za ich wykonanie
Nie sposób zarządzać czasem i efektywnie planować jeśli nie znamy swoich celów. Trzeba wiedzieć po co nasze starania i co chcemy osiągnąć bo bez wyznaczenia celu nasze działanie może być niepotrzebne. Cele mogą być długoterminowe lub krótkoterminowe. Najważniejsze, aby były one realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Nie możemy zapominać o świętowaniu naszych sukcesów.

3. Podział spraw według priorytetów
Musimy zastanowić się który z celów jest najważniejszy i to nim zająć się w pierwszej kolejności. Nie można odkładać spraw o najwyższym priorytecie na później.

Ta sama zasada obowiązuje w zadaniach szkolnych czy pracowniczych. Naukę najlepiej zacząć od najważniejszych przedmiotów, a pracę od zadań najbardziej ważnych, gdyż to co ważne nie można odkładać na później, bo to może być drogą do niepowodzenia.

4. Deadline
Pamięć ludzka jest zawodna. Aby nie przysparzać sobie problemu z tego powodu najlepiej jest przy każdym nowym zadaniu wyznaczać deadline. Cokolwiek zaczniemy planować zawsze wyznaczajmy termin realizacji danego zadania. Brak deadline staje się potem głównym usprawiedliwieniem odkładania na potem. Dobrym „miejscem” na tego typu notowanie zadań i termin ich wykonania jest kalendarz podręczny, który możemy mieć zawsze przy sobie. W ten sposób nie musimy się martwić zawodną pamięcią.

5. Punktualność i robienie wszystkiego na określony czas
Bardzo ważne jest przychodzenie punktualnie na umówione spotkania, do pracy, oddawanie raportów, sprawozdań, prac zaliczeniowych w terminie itp. Pomocnym do wyrobienia tego rodzaju nawyku jest ustawianie tzw. przypomnienia w telefonie. Niestety zdarzenia losowe często mają wpływ na opóźnienia, lecz nie powinniśmy się załamywać i nie powinno nam to przeszkadzać w dążeniu do ideału.

6. Reguła 70/30
Skuteczna metoda sprawdzająca się w praktyce. W tej regule ważne jest by nigdy nie planować więcej niż 70% ogólnego czasu pracy. Jest to „zabezpieczenie” przed nagłymi zdarzeniami. Zaplanowanie wszystkiego co do minuty jest jedynie źródłem stresu i niepotrzebnej frustracji. Często działa tu czynnik ludzki, np. nieoczekiwane „nadzwyczaj pilne” polecenie szefa. Dlatego warto zostawić trochę czasu na tego typu zadania.

7. Czas, w którym nikt nie przeszkadza
Jeśli wykonujemy pracę, która wymaga skupienia (np. przygotowanie się do sesji), trzeba zaplanować sobie odpowiednią ilość czasu. Wtedy najlepszym sposobem jest wyłączenie komórki oraz komunikatora internetowego. Jeżeli jednak ktoś będzie próbował przerwać nam pracę to najlepiej poprosić, aby przyszedł później. Najważniejsza jest jednak konsekwentność.

Omówione prze ze mnie sposoby „szczęśliwej 7” pozwalają na efektywne zarządzaniem czasem własnym. Dzięki tym metodom jestem w stanie połączyć dobre z pożytecznym tj. studia, pracę, związek partnerski, rodzinę i przyjaciół. W życiu jest wiele celów nie tylko zawodowych, lecz do ich osiągnięcia jest potrzebna dobra organizacja, którą od kilku lat ciągle udoskonalam, bo tak naprawdę nie ma ludzi idealnych i tylko osoba, która nic nie robi nigdy nie popełnia błędów.