Planowanie strategiczne w oparciu o zarządzanie jakością.

WSTĘP:

Zarządzanie jakością jest to ogół cech produktu i usług decydujących o ich zdolności do zaspokojenia stwierdzonych lub potencjalnych potrzeb. Jakość stała się centralnym problemem współczesnego zarządzania, jej katalizatorem pojawienia się stał się fakt umiędzynarodowienia gospodarki. Większość ekspertów przyznaje, że jeśli w ogóle można mówić o dniu, który wyznacza początek rewolucji jakości, to jest nim 16 maja 1924r, gdy Walter A.Shewhart napisał notatkę do swoich przełożonych w Laboratorium Bella, która dotyczyła wykorzystania statystyki do poprawy jakości. Jakość stała się również jednym z najważniejszych czynników konkurencji współczesnych przedsiębiorstw.
Zarządzanie jakością w zakresie planowania strategicznego obejmuje ocenę dotychczasowej strategii, prezentację i ocenę alternatyw rozwojowych, opracowanie na zlecenie firmy lub pomoc w opracowaniu nowej strategii, opracowanie etapów i sposobu wdrażania.
Każdy system zarządzania jakością może być certyfikowany w celu uzyskania międzynarodowo uznanego certyfikatu poświadczającego profesjonalność, którym jest np.: Norma DIN EN ISO serii 9001.
My zajmiemy się głównie samym problemem planowania, czyli pierwszą fazą w prowadzeniu polityki jakości.

Struktura Zarządzania przez jakość

Planowanie jakości-produkt (wymagania jakościowe, specyfikacje);-proces (parametry jakościowe, plan badań, mechanizm regulacji, dokumentacja dowodowa Sterowanie jakością-sterowanie procesem (regulacja, działania zaradcze i korygujące;-badania jakości;-przeglądy Zapewnienie jakości-prowadzenie dokumentacji dowodowej;-dane o jakości;-rozstrzygnięcia (decyzje) jakościowe-audity jakości (sprawdzanie prowadzone przez odpowiednich ludzi, każdorazowo innego działu)

ISTOTA TEMATU:

Planowanie jakości obejmuje identyfikację właściwych norm związanych z projektem oraz określenie jak spełnić zawarte w nich wymagania. Jest to jeden z kluczowych procesów planistycznych w zarządzaniu projektami.

tabele w załączniku.

Plan zarządzania jakością - opisuje jak zespół projektowy będzie wdrażał politykę jakości. Plan taki może być ogólny lub bardzo szczegółowy. Sporządzając plan należy również operować następującymi terminami:
Definicje operacyjne - specyficzne terminy potrzebne przy kontrolowaniu procesów
Check-listy - służą weryfikacji realizacji określonych kroków. Najczęściej są one wyrażane w formie imperatywów lub zapytań.
Wejścia do innych procesów - proces planowania jakości może zidentyfikować potrzebę dalszych działań w innych obszarach.

Kierownictwo powinno wdrożyć planowanie jakości dla działań oraz środków potrzebnych dla spełnienia polityki jakości, celów oraz wymagań.
Przed podjęciem jakichkolwiek działań należy dokonać określenia pozycji wyjściowej, przeprowadzić analizę rynkową dla danego produktu, określić wizerunek firmy, ocenić konkurencję. Analizę istniejącej sytuacji przeprowadza się za pomocą wywiadów, badań. Określa się jaki istnieje system w przedsiębiorstwie, czy podział odpowiedzialności jest wyraźnie zdefiniowany, jaki system dokumentacji jest prowadzony, czy przenikanie informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami funkcjonuje właściwie. Dopiero na podstawie takiej analizy możliwe jest zdefiniowanie planu projektu z określeniem niezbędnych nakładów i czasu oraz podjęcie decyzji czy i w jakim zakresie potrzebne jest wsparcie z zewnątrz.
Główne sektory wejścia dla planowania jakości obejmują:
· potrzeby oraz oczekiwania klientów oraz innych zainteresowanych stron,
· osiągi wyrobów,
· osiągi procesów systemu zarządzania jakością,
· sposobność dla doskonalenia (szkolenia),
· ocena i ograniczanie ryzyka.
Sektory wyjścia z planowania jakości mogą także identyfikować
· odpowiedzialność i uprawnienia dla wykonywania planów doskonalenia,
· potrzebną wiedzę i umiejętności,
· podejście do doskonalenia, metodologię i narzędzia,
· potrzebne środki,
· alternatywne potrzeby planowania,
· wskaźniki dla osiąganych wyników,
· potrzeby dla dokumentacji i zapisów.
Sektory wyjścia z planowania jakości powinny być regularnie przeglądane (gdyż dokonują się zmiany w sytuacji organizacji) oraz nowelizowane.

Planowanie powinno obejmować:
a) procesy wymagane w systemie zarządzania jakością, z rozważeniem dopuszczalnych wyłączeń;
b) wymagane zasoby;
c) ciągłe doskonalenie systemu jakości.
d) wizje i strategie, działalność marketingową
e) rachunek kosztów, technologie
f) etykę w biznesie i wpływ na społeczeństwo
Planowanie powinno zapewnić, że zmiana jest wprowadzana w nadzorowany sposób i że integralność systemu zarządzania jakością jest w tym czasie utrzymywana



Dobrze prowadzone planowanie sprawia, że plany są zawsze aktualne, przy czym ich użyteczność polega na zgodności z rzeczywistością, nie na niezmienności. Przyjęcie założenia, że raz wykonany plan ma być niezmienny, jest nierealne. W swojej pracy kierownik stale analizuje zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie i w jego otoczeniu. Uwzględnienie tych zmian musi powodować aktualizację planów. Tym, co nie powinno zmieniać się we wszystkich wersjach planu, jest jego wcześniej ustalony cel (rzeczowy i finansowy). Aktualny plan winien być również kompletny. Jego elementy winny odzwierciedlać wszystkie istotne dla realizacji przedsięwzięcia zadania i czynniki zewnętrzne, mające wpływ na ich terminy.
Przygotowanie dobrego planu jest zagadnieniem złożonym. Praca nad nim za każdym razem istotnie wzbogaca doświadczenie zawodowe kierownika. Szczególnie przy tym interesującym zagadnieniem, wartym głębszej refleksji, jest nie analiza sposobu dotrzymania kolejnych terminów, lecz analiza przyczyn ich niedotrzymania wymagana w ramach funkcjonowania systemu zapewnienia jakości. Wszelka informacja konieczna do wykonania tego rodzaju analiz możliwa jest do uzyskania w ramach prawidłowo funkcjonującego systemu zarządzania jakością. Informacje uzyskane na podstawie obowiązkowej analizy dokumentacji takich zdarzeń jest jednym z najcenniejszych źródeł wiedzy nie tylko dla każdego z kierowników z osobna, lecz również dla całej firmy, przyczyniając się w ten sposób do uzyskania przewagi nad konkurencją..
Przy poszukiwaniu efektywnych metod i narzędzi, które mogłyby być zastosowane w różnych obszarach działalności w celu rozwoju i oceny jakości najczęściej prowadzi się kompleksowe zarządzanie jakością (Total Quality Management), które zapewnia prowadzanie działalności, tak by uczynić jakość najważniejszym czynnikiem we wszystkich poczynaniach organizacji

Etapy budowy systemu zarządzania jakością:
· Najpierw kierownictwo zdefiniuje cele dotyczące jakości.
Dalej następuje uzgadnianie, czy praktykowane działania systemu jakości odpowiadają wymogom normy i celom dotyczącym jakości (analiza stanu istniejącego). W przypadku stwierdzenia odstępstw opisuje się je w sprawozdaniu.
· Na podstawie sprawozdania opracowywane są rozwiązania, tzn. dla każdego
odstępstwa ustala się odpowiednie działanie.
· W celu aktywnego uczestnictwa wszyscy pracownicy zostają poinformowani o celach,
korzyściach oraz sposobach postępowania przy wprowadzaniu systemu zarządzania jakością. Wspólnie z kierownictwem i pracownikami zostaje opracowana dokumentacja systemu zarządzania jakością. Celem jest opisanie wszystkich istotnych ustaleń dotyczących zapewnienia jakości, tak by były one zrozumiałe i dostępne dla wszystkich.
Na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania jakością w organizacji wpływają zmieniające się potrzeby, jej szczególne cele, wyroby jakie dostarcza oraz procesy jakie stosuje. Wybór odpowiednich procesów związanych z jakością oraz zakres w jakim procesy te są przyjęte i zastosowane przez organizację, zależy od takich czynników jak jej wielkość i struktura, rynek jaki obsługuje oraz dostępne środki.

Przykładowe cele organizacji
· identyfikowanie i spełnienie wymagań oraz oczekiwań jej klientów oraz innych zainteresowanych stron (tj. zatrudnionych, dostawców, właścicieli, społeczeństwa), dla osiągnięcia przewagi konkurencyjnej oraz do osiągnięcia tego w sposób efektywny i skuteczny:
· osiągnięcie, utrzymywanie i doskonalenie ogólnej organizacyjnej skuteczności oraz sprawności

Wszystkie działania dotyczące przeglądu dokonywanego przez kadrę kierowniczą, wewnętrzne audity jakości, monitorowanie efektywności działań i wprowadzanie korygujących, ciągła ocena planów i ich realizacji prowadzi do otrzymania certyfikatu ISO 9001, czyli realizację planu strategicznego w zarządzaniu jakością i prowadzenia polityki jakości.

Narzędzia i techniki prowadzenia polityki jakości:
Analiza korzyści i kosztów - planowanie jakości powinno obejmować analizę korzyści i kosztów. Każde rozpoznane i spełnione wymaganie oznacza w przyszłości mniej przeróbek, mniejsze koszty, wyższe zadowolenie klienta.
Benchmarking - poszukiwanie idei podwyższenia jakości
Wykresy przepływu - głównie diagram Ishikawy oraz logigramy.
Projektowanie i doświadczenia - pomagają w identyfikacji zmiennych, które w największym stopniu wpływają na wynik.


ANALIZA:

Należy pamiętać, iż dobre planowanie i prowadzenia TQM zapewnia następujące korzyści::
· zmiana podejścia do jakości w przedsiębiorstwie,
· nastawienie na klienta,
· wypracowanie czytelnej struktury organizacyjnej w zakresie odpowiedzialności za wyrób,
· uporządkowanie całego obszaru zarządzania firmą i uregulowanie granic zadań, kompetencji i odpowiedzialności,
· każdy pracownik zna cele firmy i utożsamia się z jej wynikami jakościowymi bardzo dobry element strategii marketingowej,
· uznanie u klientów i wzrost ich zaufania do przedsiębiorstwa,
· możliwość podwyższenia ceny wyrobów bez zmniejszenia ich konkurencyjności,
· możliwość przystąpienia do przetargów ofert na dostawy wyrobów, gdy posiadanie certyfikatu jest warunkiem koniecznym dla złożenia oferty.
Za zagwarantowanie odpowiednich środków na utrzymanie systemu zarządzania jakością odpowiedzialny jest dyrektor naczelny i kierownik do spraw jakości, którzy odpowiadają także za wszystkie decyzje prowadzące do otrzymania certyfikatu jakości np.: ISO 9001. Razem zajmują się także: przygotowaniem planu auditu wewnętrznego, kontrolowaniem dokumentacji, zarządzaniem informacjami odnoszącymi się do systemu, utrzymywaniem kontaktów z ekspertami do spraw ciągłej oceny, porozumiewaniem się z pozostałymi pracownikami firmy w kwestiach dotyczących norm jakości, analizują efektywność polityki jakości rozważają kwestie reklamacji, szkoleń, jakości dostaw itp.
Dobrym motywem do prowadzenia polityki jakości jest przyznawanie nagród za jakość, które spełnia kilka zadań:
· wzmacnia przekonanie, że jakość jest krytycznym czynnikiem, niezbędnym do osiągnięcia sukcesu
· określa jednolity standard, do którego każde przedsiębiorstwo może się dopasować

WNIOSKI:

Każde przedsiębiorstwo ma jakiś system zapewnienia jakości, opisuje on współdziałanie poszczególnych jednostek organizacyjnych mające na celu wytworzenia produktu całkowicie zgodnego z wymaganiami. Jedynie odpowiednie planowanie prowadzenia polityki jakości przynoszą oczekiwane korzyści. Aczkolwiek należy pamiętać, że nawet najtrafniej określona i zaplanowana polityka nic nie znaczy bez efektywnego zaangażowania kierownictwa i pracowników w wykonanie planu. Muszą nastąpić zmiany kultury organizacyjnej, oparte na przekonaniu, że jakość nie jest po prostu jakimś stanem idealnym, lecz obiektywnym celem, do którego należy dążyć. Podniesienie jakości pociąga za sobą pewne rzeczywiste koszty np.: wydatki na nowy sprzęt i urządzenia. Tak, więc bez zaangażowania najwyższego kierownictwa poprawa jakości może okazać się sloganem przynoszącym jedynie niewielkie zmiany lub nie wnoszącym ich wcale.
Firma prowadząca politykę jakości musi ciągle dążyć do ulepszania jakości swoich produktów, aby sprostać obecnym wymaganiom klientów, gdyż na rynkach panuje duża konkurencja
i znaleźć takie rozwiązanie by przy jak najmniejszych kosztach wytwarzania uzyskać jak najlepszą jakość., gdyż dla konsumentów najważniejsza jest cena i jakość., a zadowolenie klientów jest jednym z głównych celów strategii.

LITERATURA:

· „Podstawy Zarządzania Organizacjami”- Ricky W.Griffin
· „Jak utrzymać ISO9000” – Kevin Thomas
· „Podstawy zarządzania jakością”- Jens J.Dahlgaard, Kai Kristensen, gopal K.Kenji
· „Total Quality Managment” Hans H. Steinbeck
· http://ekspert.info.pl/doradztwo/planowanie_strategiczne.htm
· http://www.ostserwis.com.pl/firma/forum02.htm
· http://www.tuv-nord.pl/pros1.html