Samochód osobowy w działalności gospodarczej

Autor: Anna Pachurka

Temat: Samochód osobowy w działalności gospodarczej.

1. Definicja samochodu osobowego.
2. Ewidencja środków trwałych.
3. Amortyzacja.
4. Wartość początkowa.
5. Zakup samochodu osobowego do działalnosci gospodarczej w formie leasingu.
6. Prywatny samochód właściciela firmy wykorzystywany w działalności gospodarczej.
7. Prywatny samochód pracownika wykorzystywany do celów słóżbowych.
8. Podróże słóżbowe.
a) należności z tytułu odbywania podróży służbowych w kraju
b) należności z tytułu odbywania podróży służbowych za granicą

1. Samochód osobowy

Samochód jest jedną z tych rzeczy ruchomych, która wykorzystywana jest lub może być w nieomal każdej działalności gospodarczej.
Jest to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

b) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,

c) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

d) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

e) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o podatku od towarów i usług.

Do środków trwałych zaliczyć można samochód, który spełnia następujące warunki:

1. stanowi własność lub współwłasność podatnika
2. jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
3. jego przewidywany okres używania wynosi więcej niż rok
4. wykorzystywany jest przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
5. oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu

2. Ewidencja środków trwałych
Środek trwały to rzeczowy składnik majątku trwałego firmy. Cechą charakterystyczną środków trwałych jest sposób rozliczania wydatków poniesionych na ich zakup w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Samochód należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

W razie braku ewidencji środków trwałych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów!

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej co najmniej:

1. liczbę porządkową
2. datę nabycia
3. datę przyjęcia do używania
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
7. wartość początkową
8. stawkę amortyzacyjną
9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony
10. zaktualizowaną wartość początkową
11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych
12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

3. Amortyzacja.

Jak już wcześniej wspomniałam, wydatki poniesione na nabycie środków trwałych na ogół nie można od razu zaliczyć do kosztów podatkowych. Kosztem staje się odpis amortyzacyjny, odliczany jak „rata", np. co miesiąc przez kilka lat.Obowiązek amortyzacji dotyczy aut, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3 500 zł. Jeśli jednak samochód będzie używany w firmie krócej niż rok, to pomimo, iż jego wartość przewyższa 3 500 zł - można cały wydatek na jego zakup zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów.
Odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane:
1. co miesiąc
2. co kwartał, albo
3. jednorazowo na koniec roku podatkowego.

Odpisów amortyzacyjnych od samochodów na kredyt (pożyczkę), które zostały przewłaszczone w celu zabezpieczenia wierzytelności - dokonuje pożyczkobiorca lub kredytobiorca.

a)nie wliczysz w koszty
W przypadku samochodów osobowych nie można zaliczyć w koszty odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.
Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć także składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

b)Szybka amortyzacja
Gdy cena samochodu jest niska, nie przekracza 3 500 zł - przedsiębiorca nie musi go amortyzować. Może zaliczyć wydatek od razu w koszty.
Jeśli jednak zdecyduje się na amortyzowanie - może stosować zasady ogólne lub zrobić jednorazowy odpis w miesiącu oddania auta do używania albo w miesiącu następnym.
Duży jednorazowy odpis (aż do kwoty ok. 200 tys. zł) można dokonać w przypadku zakupu aut ciężarowych i innych, nie zaliczanych do grupy aut osobowych.
Od 1 stycznia 2007 r. podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków - do wysokości nieprzekraczającej w danym roku 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Metoda i stawki amortyzacji
Przepisy podatkowe dopuszczają kilka metod amortyzacji środków trwałych. Każda z metod dodatkowo powiązana jest z określonymi stawkami amortyzacyjnymi. Należy jednak pamiętać, że raz wybraną medotę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego. Wybór odpowiedniej metody oraz stawki to najważniejsza decyzja przy amortyzacji samochodu. Od tych pierwszych ustaleń zależy, jak długo oraz w jakiej kwocie przedsiębiorca obciąży bieżące koszty uzyskania przychodu, a w konsekwencji - jaki zapłaci podatek.
a)Metoda liniowa
Najprostsza metoda amortyzacji. Wartość początkową auta dzieli się na równe transze i po kawałku wlicza do kup. Odpisy amortyzacyjne są równe przez cały okres amortyzacji.

Przy tej metodzie samochód amortyzuje się od wartości początkowej, zaczynając od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wprowadzono auto do ewidencji środków trwałych, do końca tego miesiąca, w którym nastąpi zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową auta. Amortyzację liniową kończy także likwidacja środka trwałego, jego zbycie lub stwierdzenie niedoboru.

Ważne! Suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stawki właściwe dla metody liniowej:

1. podstawowe stawki z wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (wykaz znajduje się w załączniku do ustawy o PIT)
2. stawki podwyższone
3. stawki obniżone
4. stawki sezonowe

b)Metoda indywidualna

Podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym że dla środków transportu, w tym samochodów osobowych samochodów okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy.

Auto używane - podatnik musi udowodnić, że przed jego nabyciem było wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy

Auto ulepszone - przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej
c) istnieje również metoda liniowa, jednak wg niej nie można amortyzować samochodów osobowych.

4. Wartość początkowa

Pierwszą rzeczą, jaką musi zrobić przedsiębiorca przed wpisaniem nabytego auta do ewidencji środków trwałych i przed późniejszym jego amortyzowaniem - jest ustalenie wartości początkowej.
Wartość początkowa środków trwałych zależy od sposobu ich nabycia.
Za wartość początkową środków trwałych uważa się:

1. w razie nabycia w drodze kupna - cenę ich nabycia
2. w razie częściowo odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia powiększoną o wartość przychodu, stanowiącego różnicę pomiędzy wartością środka trwałego a odpłatnością ponoszoną przez podatnika
3. w razie wytworzenia we własnym zakresie - koszt wytworzenia
4. w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób - wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości
5. w razie nabycia w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia wkładu lub udziału, wartość poszczególnych środków trwałych, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej, z dnia wniesienia wkładu
6. w razie otrzymania w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej.

5. Zakup samochodu osobowego do działalnosci gospodarczej w formie leasingu
W większości przypadków, jeżeli firma osiąga duże dochody, najkorzystniejszym rozwiązaniem wydaje się leasing, z uwagi na przyśpieszony w stosunku do amortyzacji okres obciążania kosztów wartością rat leasingowych a więc odniesienie w koszty równowartości samochodu w dużo krótszym okresie. Jednakże w przypadku leasingu samochodu osobowego nie jest to takie proste. Koszty czynszu najmu lub rat leasingu operacyjnego takiego samochodu (a także wszelkich kosztów jego użytkowania) są ograniczone przez art. 23 ust.1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych oraz odpowiedni art. 16 ust.1 pkt 51 Ustawy o podatku od osób prawnych do wartości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach z uwagi na fakt, iż samochód nie stanowi własności leasingobiorcy. W celu ustalenia tegoż faktycznego przebiegu pojazdu, podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wg określonego wzoru. W przypadku dużych czynszów leasingowych można mieć trudności z zaliczeniem części kosztów użytkowania takiego samochodu osobowego w koszty uzyskania przychodu. W takich przypadkach często przebieg pojazdu razy stawka za 1 km są jednak dużo mniejsze od faktycznych wydatków w połączeniu z wartością czynszu leasingowego. Dużo osób odradza ten sposób rozwiązania problemu z uwagi na dużą pracochłonność związaną z możliwością zaliczenia wydatków na ten samochód w koszty. Czynsz leasingowy samochodów osobowych nie podlega ograniczeniu do wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, oczywiście przy zachowaniu pewnych warunków, wymienionych w Art. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Niestety pozostałe koszty związane z użytkowaniem samochodu osobowego, także leasingowanego, podlegają limitowaniu zgodnie art. 23 ust.1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz odpowiednim art. 16 ust.1 pkt 51 Ustawy o podatku od osób prawnych do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, a także zgodnie z art. 23 ust.1 pkt. 47 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tj. o ograniczeniu kosztów ubezpieczenia samochodu do wartości nie przekraczającej równowartości 20.000 EURO.

6. Prywatny samochód właściciela firmy wykorzystywany w działalności gospodarczej.

W przeciwieństwie do samochodów zaliczonych do środków trwałych, prywatne auto właściciela nie podlega amortyzacji. Nie można więc zaliczyć do kosztów ceny jego nabycia.
Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się jednak koszty eksploatacji takiego auta. Ale uwaga, prawo do obciążenia kosztów podatkowych jest ograniczone limitem i koniecznością prowadzenia specjalnej ewidencji.
Limit: Przepisy podatkowe pozwalają wrzucić w koszty wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego - do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.

Chodzi tutaj o stawkę określoną w rozporządzeniu dot. podróży służbowych pracowników:

0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Przykład:

Pan Patryk przejechał w lutym swoim prywatnym samochodem (silnik pow. 900 cm3) - 658 km. Limit, do którego może odliczać koszty eksploatacji auta wynosi:

658 x 0,7846 = 516,27 zł

Kwota 516,27 zł stanowi granicę, do której Pan Patryk może odliczać koszty poniesione z tytułu używania prywatnego samochodu w lutym.

Wydatki przekraczające limit nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


7. Prywatny samochód pracownika wykorzystywany do celów słóżbowych.

Nie każdego przedsiębiorcę stać na zakup i utrzymanie własnego samochodu służbowego, który przeznaczony byłby wyłącznie na potrzeby firmy. A często zdarza się, że auto jest narzędziem niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych. Rozwiązaniem może stać się wykorzystanie samochodu należącego do pracownika, o ile oczywiście wyrazi na to zgodę. Pojazd wcale nie musi być jego własnością, wystarczy, że nie będzie własnością pracodawcy.

Pracownikowi, który w godzinach pracy używa swojego prywatnego samochodu do realizacji zadań zleconych przez pracodawcę, przysługuje zwrot kosztów ponoszonych w związku z wyjazdami miejscowymi. Rozliczeń z tego tytułu można dokonywać dwojako:

* poprzez ustalenie stałego miesięcznego ryczałtu pieniężnego
* poprzez obliczenie kwoty, będącej wynikiem przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, wówczas pracownik musi założyć i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według ogólnego wzoru

Ów ryczałt lub kwota, nieprzekraczająca iloczynu stawki za 1 km i kilometrów, wypłacana pracownikowi, stanowi jego przychód. Jest to jednak przychód zwolniony od podatku dochodowego czyli nie wlicza się go do pensji i nie odprowadza zaliczki na podatek. Pracodawca zaś, może sobie te wydatki na rzecz pracownika, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu również do tej wysokości.

Wyboru wygodniejszego sposobu zwrotu kosztów, pracodawca dokonuje w zależności od częstotliwości lokalnych wyjazdów służbowych pracownika. Żeby stosować ryczałt trzeba jednak spełnić dwa warunki. Strony muszą zawrzeć umowę cywilnoprawną, w której wyrażają zgodę na używanie prywatnego pojazdu pracownika do celów służbowych oraz ustalają wysokość ryczałtu. Oprócz tego, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie, że w danym m-cu wyjeżdżał w sprawach dotyczących firmy. Otrzymując ryczałt, pracownik nie musi już prowadzić odrębnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wysokość ryczałtu też nie jest dowolna. Oblicza się go poprzez pomnożenie limitu kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu pojazdu. Limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców danej gminy czy miasta, gdzie poruszał się pracownik i wynosi 300, 500 lub 700km. Limitów tych nie można przekraczać, bo do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko ryczałt obliczony w ramach tych właśnie limitów.

Kwota ryczałtu jest pomniejszana o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodu np. choroby, urlopu czy delegacji służbowej trwającej przynajmniej 8 godzin i wszelkich innych absencji. Także wtedy, gdy pracownik nie miał samochodu i nie mógł załatwiać spraw firmowych. Nie zmniejsza się zaś, wtedy gdy mimo iż dysponował autem, nie wyjeżdżał poza zakład pracy.

8. Podróże słóżbowe.

a)należności z tytułu odbywania podróży służbowych w kraju
Często zdarza się, że realizacja pewnych zadań służbowych wymaga opuszczenia siedziby firmy i udania się w podróż do innego miasta czy miejscowości. Nie zawsze sam pracodawca może wybrać się w taką podróż. Wówczas, w załatwieniu interesów firmy wyręczyć go może pracownik czy zleceniobiorca. Osobie, która na polecenie pracodawcy wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jej pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Rodzaje należności przysługujących z tytułu podróży służbowej, ich wysokości oraz zasady przyznawania, określają dwa rozporządzenia:

* ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002 r., poz. 1990)
* ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002 r., poz. 1991)

Jak widać oba akty prawne dotyczą "budżetówki", ale wszyscy pozostali pracodawcy również mogą się nimi kierować, jeśli kwestii podróży służbowych nie uregulowali w swoich przepisach wewnętrznych - układzie zbiorowym pracy, regulaminach wynagradzania czy w umowach o pracę. Mają bowiem do tego prawo na podstawie art. 77.5. kodeksu pracy. Jeśli firma ustali własne przepisy dotyczące wyjazdów służbowych, musi pamiętać, że nie można wypłacać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Pozostałe świadczenia mogą być niższe. Zgodnie z rozporządzeniami, pracownikowi odbywającemu podróż służbową w terminie i do miejsca określonego przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów:

* przejazdów;
* noclegów;
* dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
* innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Diety
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi obecnie 21 zł za dobę podróży. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może on uznać, że miejscowością rozpoczęcia (zakończenia) podróży będzie ta, w której czasowo lub na stałe przebywa pracownik. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

1. od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
2. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

1. do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje w trzech przypadkach:

* za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
* gdy podróż trwa co najmniej 10 dni i w dniu wolnym od pracy pracownik przerywa podróż służbową, wraca do domu a potem udaje się z powrotem do miejsca delegacji
* jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie czyli trzy posiłki - śniadanie, obiad, kolację

Przejazdy

Środek transportu, właściwy do odbycia podróży, określa pracodawca. Wówczas zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu danego środka transportu (pociąg, autobus, samolot), z uwzględnieniem ulg, z których pracownik ma prawo korzystać. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Nie musi to być własność samego pracownika. Może on skorzystać np. z auta użyczonego. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawka obowiązująca dla danego rodzaju pojazdu i jego pojemności skokowej. Pracodawca nie ma obowiązku pokrywać pracownikowi kosztów ponoszonych w drodze. Chodzi tu np. o płatne przejazdy autostradą czy opłaty za parkingi. Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje jeszcze zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Dojazdy

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Chodzi tu o dojazdy tramwajem, autobusem, trolejbusem czy taksówką. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lub gdy na wniosek pracownika, pracodawca zgodzi się na pokrycie w pełnej wysokości udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Noclegi

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli jednak pracownik nie przedłożył rachunku i nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg, trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7, w wysokości 150% diety. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Okazywanie rachunków zbędne jest w przypadku przyznawania diet oraz przy wydatkach objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Przykład:

Pracownik, którego miejscem wykonywania pracy jest Kraków, został oddelegowany do Warszawy w celach służbowych. Wyjechał z Krakowa pociągiem o godz. 7 rano 1 września, a wrócił 5 września o 19.30. Nocował w hotelu, z którego otrzymał rachunek, a na miejscu poruszał się taksówką. Z tytułu podróży przysługują mu:

* Diety za 5 dób podróży - 105 zł (4 pełne doby oraz jedna rozpoczęta trwająca ponad 8 godzin)
* Zwrot kosztów przejazdów pociągiem w wysokości udokumentowanej biletami
* Zwrot kosztów noclegu w wysokości udokumentowanej rachunkiem
* Ryczałt na dojazdy taksówką - 21 zł (20% pełnej diety x 5 dób)

Podatki, składki od należności z tytułu podróży służbowej

Z reguły każda wypłata na rzecz pracownika, jest jego przychodem ze stosunku pracy, od którego pracodawca jako płatnik ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad ogólnych (skali podatkowej) oraz potrącić składki na ZUS. Jednak niektóre rodzaje świadczeń traktowane są ulgowo. Korzystają z całkowitego lub częściowego zwolnienia. I tak, wolne od podatku, są diety i inne należności za czas:

* podróży służbowej pracownika,
* podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy), jeśli podróż miała na celu osiągnięcie przychodów a otrzymane należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podróżującego

Zwolnienie jest jednak limitowane i obejmuje tylko należności w wysokościach określonych w powołanych rozporządzeniach o pracownikach sfery budżetowej. Jeśli więc pracodawca wypłaci diety oraz pozostałe należności w kwotach obowiązujących w rozporządzeniach, nie musi naliczać i potrącać pracownikowi czy zleceniobiorcy podatku dochodowego. A gdy ustali i wypłaci dietę wyższą, nadwyżkę musi doliczyć do wynagrodzenia pracownika i opodatkować. Powyższa zasada odnosi się również do oskładkowania świadczeń z tytułu podróży służbowej (korzystają ze zwolnienia ze składek w granicach wyznaczonych limitów), z tą jednak różnicą, że zwolnienie w ogóle nie dotyczy świadczeń wypłacanych podróżującym osobom, niebędącym pracownikami np. zleceniobiorcom. Trzeba je w pełni oskładkować.

Dla pracodawcy, świadczenia z tytułu podróży służbowej (diety, zwrot kosztów noclegów, przejazdów, dojazdów), wypłacane zarówno pracownikom jak i pozostałym zaangażowanym, są generalnie kosztami uzyskania przychodów. Jeśli jednak delegowany używał w podróży prywatnego samochodu osobowego, do kosztów można zaliczyć tylko kwotę wynikającą z zastosowania stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Warunkiem koniecznym do ujęcia wydatku na rzecz pracownika w kup firmy, jest prowadzenie przez niego ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

* nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
* numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
* kolejny numer wpisu,
* datę i cel wyjazdu,
* opis trasy (skąd - dokąd),
* liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
* stawkę za 1 km przebiegu,
* kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
* podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane

Podstawa prawna:
Art. 21 ust. 1 pkt 16, ust. 13, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5, 7 ustawy z 26 lipca o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r. nr 14, poz. 176 ze zm.) Par. 2 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998r. nr 161, poz. 1106 ze zm.)

b) należności z tytułu odbywania podróży służbowych za granicą

Zakład pracy wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę ma obowiązek zwrócić mu m.in. koszty podróży i noclegów. Pracodawca musi wypłacić pracownikowi także diety. Nawet zapewnienie bezpłatnego wyżywienia nie zwolni całkowicie pracodawcy z obowiązku wypłacenia diet. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać za każdą dobę podróży 25% diety.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mają możliwość ustalenia innych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, niż zostało to przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. dotyczącym zagranicznych podróży służbowych. Warunki te na ogół nie zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Muszą się bowiem na nie zgodzić związkowcy (jeżeli warunki stanowią część układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) lub zainteresowany pracownik przystając na takie postanowienia umowy o pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość samodzielnego ustalenia warunków wypłacania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej przez pracodawcę tworzącego regulamin wynagradzania, u którego nie działają związki zawodowe. W takiej sytuacji prywatny pracodawca nie może jednak ustalić diety na niższym poziomie niż 23 zł za dobę.

-Przeznaczenie diety

Przeznaczenie diety w zagranicznej podróży służbowej jest trochę inne niż w przypadku diet krajowych. Podczas gdy krajowa dieta ma pracownikowi zrekompensować podwyższone koszty wyżywienia, dieta zagraniczna służy ich całkowitemu pokryciu (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować. W szczególności takimi drobnymi wydatkami będą płatne napoje na pokładzie samolotu lub w pociągu, skorzystanie z płatnej toalety, zakup planu miasta czy opłacenie usługi bagażowego. Pracownik nie musi w rzeczywistości ponosić żadnych z ww. lub innych drobnych wydatków po to, by uzyskać prawo do tej części diety. Wobec powyższego nawet odebranie od zatrudnionego oświadczenia, że nie poniósł on żadnych drobnych wydatków, nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia mu 25% diety przeznaczonej na ten cel.

W konsekwencji pracodawca zapewniający pracownikowi w podróży zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie musi wypłacić pracownikowi 25% diety za każdą dobę podróży.

-Zmniejszanie diety o zapewnione posiłki

W przeciwieństwie do diety krajowej, gdzie aby jej nie wypłacać pracodawca musi zapewnić pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, nawet częściowe zapewnienie zatrudnionemu wyżywienia w podróży zagranicznej powoduje odpowiednie obniżenie jego diety.

PRZYKŁAD
Spółka wysłała w podróż służbową do Belgii swojego przedstawiciela handlowego. Sekretarka zarezerwowała mu noclegi w hotelu w Liege, gdzie pracownik w cenie doby hotelowej miał zapewnione śniadania. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 85% przewidzianej dla Belgii (100% - 15% za śniadanie = 85%). Ponieważ spółka stosuje przepisy rozporządzenia dotyczące podróży służbowych w sferze budżetowej, dieta pracownika wyniesie: 45 euro (dieta za dobę podróży do Belgii) × 85% = 38,25 euro.

Odpowiednio zapewniony w ramach biletu obiad na pokładzie samolotu zmniejszy dietę o 30%, a całodzienne wyżywienie wliczone w cenę karty promowej o 75% (15% za śniadanie + 30% za obiad + 30% za kolację).

Dieta przysługuje także pracownikowi, który zachorował w zagranicznej podróży służbowej. Jeżeli pracownik ten przebywa w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, dieta powinna zostać zmniejszona do 25%. Przepisy nie ograniczają zmniejszenia diety do pobytu w szpitalu, w którym pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie. Oznacza to, że nawet pobyt w zagranicznym zakładzie leczniczym, w którym pracownik w pełni lub częściowo odpłatnie korzysta z wyżywienia, powoduje obniżenie diety do 1/4 jej stawki dziennej.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

-Sposób obliczania diety

Kolejną różnicą między dietą przysługującą pracownikowi w podróży krajowej a dietą należną za podróż zagraniczną jest sposób jej obliczania. Podczas gdy w krajowej podróży służbowej pracownik nie ma prawa nawet do części diety, jeśli podróż trwała poniżej 8 godzin, to w zagranicznej podróży służbowej zachowuje w takim przypadku prawo do 1/3 diety.

Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Dieta w danej wysokości przysługuje dla docelowego państwa podróży służbowej. Oznacza to, że do ustalania diety nie ma znaczenia, że pracownik udając się do danego kraju przejeżdża po drodze przez inne kraje. Istotna jest stawka diety obowiązująca dla kraju, w którym będzie on wykonywał zadanie służbowe będące celem podróży.

PRZYKŁAD

Pracownik udał się w podróż służbową do Bukaresztu (Rumunia). Pociąg, którym jechał, przekroczył granicę ze Słowacją 5 maja 2008 r. o godz. 13.00. Następnie o godz. 17.30 pociąg wjechał na terytorium Węgier, by o 21.00 wjechać do Rumunii. W drodze powrotnej pociąg opuścił Rumunię 7 maja o godz. 14.50, by wjechać do Polski 8 maja o godz. 1.00. Stawka diety w Rumunii wynosi 36 euro, zaś w przypadku Słowacji i Węgier stawka ta wynosi 33 euro. Mimo iż pracownik znaczną część podróży spędził przejeżdżając przez te kraje, do rozliczenia jego należności nie bierzemy pod uwagę stawek diet obowiązujących dla krajów leżących na trasie jego podróży. Za całą podróż od 5 maja od godz. 13.00 do 8 maja do godz. 1.00 naliczamy diety według stawek właściwych dla kraju docelowego podróży służbowej, czyli dla Rumunii. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej będzie wyglądało następująco:
_
5. maja-11 godzin | Łącznie 60 godzin w zagranicznej podróży
6. maja-24 godziny | słóżbowej.To dwie pełne doby + 12h.
7. maja-24 godziny |-Przysługuje mu więc 2 i 1/2 diety
8. maja-1 godzina _| wyliczona wg stawek właściwych dla
Rumunii. 2,5*36 euro= 90 euro.

Zdarzają się sytuacje, w których rozliczenie należności pracownika jest bardziej skomplikowane. Jedna podróż służbowa może bowiem służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach. Czy wówczas należy określić kraj, w którym załatwienie sprawy służbowej było najważniejsze i tylko to państwo będzie docelowym krajem podróży służbowej? Otóż nie. Przepisy nie ograniczają liczby państw docelowych podróży służbowej. Należy więc uznać, że państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.