Systemy Informacyjne Zarządzania

Systemy Informacyjne Zarządzania



Proces sprzedaży towarów kanałem Megastore w firmie JTT Computer S.A.
I. WSTĘP
II. PODSTAWOWE INFORMACJE O FIRMIE
1. STATUS (FORMA ORGANIZACYJNO – PRAWNA)
2. RODZAJ PROWADZONEJ DZIAŁALNOŚCI (PRZEDMIOT DZIAŁANIA, BRANŻA)
3. OBSZAR DZIAŁANIA (RYNKI, ICH STRUKTURA WG RÓŻNYCH KRYTERIÓW)
4. WIELKOŚĆ FIRMY WG LICZBY ZATRUDNIONYCH (STRUKTURA)
III. PROCES W UJĘCIU STATYCZNYM
1. WYKAZ OBIEKTÓW I ICH ATRYBUTÓW
2. WYKAZ ZWIĄZKÓW ZACHODZĄCYCH MIĘDZY OBIEKTAMI I ICH ATRYBUTÓW
3. SCHEMAT STRUKTURY STATYCZNEJ
IV. PROCES W UJĘCIU DYNAMICZNYM
1. OPIS PROCESU
2. WIZUALIZACJA PROCESU
V. WNIOSKI I OCENA PROCESU
VI. PODSUMOWANIE



Systemy Informacyjne Zarządzania

Proces sprzedaży towarów kanałem Megastore w firmie JTT Computer S.A.


I. WSTĘP

Niniejsza prezentacja ma na celu przedstawienie procesu sprzedaży towarów przez kanał sprzedaży Megastore w firmie JTT Computer S.A. Do analizy wybrałam proces sprzedaży, gdyż jest to jeden z najważniejszych, kluczowych procesów zachodzących w firmie.

JTT Computer posiada jeden z największych działów sprzedaży w branży IT w Polsce. Dzięki profesjonalizmowi i oferowanym korzystnym warunkom handlowym jest on w stanie realizować co miesiąc wielomilionowe obroty.

Firma posiada trzy kanały sprzedaży (Megastore, Adaxland, System Integrator), jednak w celu lepszego odzwierciedlenia przebiegu tego procesu zawęziłam go do jednego kanału. Etapy i czynności pokazane dla tego kanału są identyczne w dwóch pozostałych, z jednym wyjątkiem – Kanał Adaxland obsługuje klientów indywidualnych, natomiast dwa pozostałe klientów instytucjonalnych.

Analiza przeprowadzona w projekcie pozwoli na zbadanie całego procesu oraz na wysnucie wniosków dotyczących poprawności realizacji tego procesu.


II. PODSTAWOWE INFORMACJE O FIRMIE

1. Status (forma organizacyjno – prawna)

Firma JTT Computer S.A. powstała w 1990 r. jako spółka cywilna, następnie w 1992 r. została przekształcona w spółkę z o.o.. Obecnie, od 1995 r., jest to Spółka Akcyjna. Siedziba spółki znajduje się we Wrocławiu przy ulicy Braci Gierymskich 156.

2. Rodzaj prowadzonej działalności (przedmiot działania, branża)

W ciągu 10 lat działalności JTT Computer S.A. uzyskała czołową pozycję na rynku IT – jest jednym z największych producentów i dystrybutorów sprzętu komputerowego w Polsce.
Profil JTT Computer S.A. to: kreowanie i dostarczanie najnowszej technologii zarządzania informacją poprzez:
· dystrybucję sprzętu komputerowego: monitorów, drukarek, urządzeń sieciowych, oprogramowania, multimediów i podzespołów do produkcji PC.
· produkcję komputerów ADAX i kas fiskalnych IBM Entry oraz ADAX FASY

3. Obszar działania (rynki, ich struktura wg różnych kryteriów)

JTT Computer S.A. ściśle współpracuje z partnerami handlowymi. Poprzez ponad 2000 aktywnych dealerów, firma dociera do odbiorców indywidualnych, małych firm oraz rynku korporacyjnego i instytucjonalnego.
Klienci JTT Computer S.A., zgodnie z ich specyfiką, są podzieleni na kanały i regiony sprzedaży. Kanał System Integrator (SI) tworzą firmy prowadzące kompleksowe wdrożenia systemów informatycznych w dużych firmach i instytucjach (około 100 – 150). Kanał ADAXland to sieć salonów komputerowych (42) w największych miastach Polski, połączonych wspólną promocją i standardami obsługi klienta w ramach quasi-franchisingowego programu JTT Computer. Kanał Megastore to sieci wielkopowierzchniowych punktów sprzedaży detalicznej (5).
Gros klientów JTT Computer stanowią małe i średnie firmy komputerowe obsługujące klientów indywidualnych oraz segment małych i średnich przedsiębiorstw (SMB). Te firmy obsługiwane są w ramach regionalnej struktury sprzedaży JTT Computer. W skład Regionu Zachód wchodzą klienci z województw Lubuskiego, Dolnośląskiego, Opolskiego i Wielkopolskiego, Regionu Wschód - Łódzkiego, Mazowieckiego, Podlaskiego i Lubelskiego, Regionu Północ - Zachodnio-Pomorskiego, Pomorskiego, Warmińsko-Mazurskiego, i Kujawsko-Pomorskiego, Regionu Południe - Śląskiego, Świętokrzyskiego, Podkarpackiego i Małopolskiego.

4. Wielkość firmy wg liczby zatrudnionych (struktura)

JTT Computer S.A. zatrudnia 248 pracowników. Jest to młody zespół – średnia wieku wynosi 33 lata. W JTT Computer S.A. pracuje 73 absolwentów wyższych uczelni, głównie Politechniki i Akademii Ekonomicznej, 111 osób ma średnie wykształcenie, a 53 zawodowe. 108 pracowników JTT Computer to osoby niepełnosprawne (produkcja).
Zatrudnienie w poszczególnych działach: Zarząd – 4 osoby, Marketing, sprzedaż, działy produktowe (front office) – 57 osób, Logistyka (w tym magazyny) – 51 osób, Produkcja – 82 osoby, Administracja i personalny – 36 osób, Finanse – 18 osób.



III. PROCES W UJĘCIU STATYCZNYM

Opis procesu w ujęciu statycznym polega na wyodrębnieniu obiektów i związków występujących w danym procesie.

1. Wykaz obiektów i ich atrybutów

Pracownik Działu Sprzedaży ®
- kod pracownika
- imię
- nazwisko
Klient ®
- kod klienta
- nazwa firmy
- adres
- NIP
- telefon
- fax
- e-mail
- strona www
- nazwa banku, w którym prowadzi rachunek bieżący
- numer rachunku bankowego
- wielkość kredytu kupieckiego w JTT Computer
Zamówienie ®
- numer zamówienia
- data złożenia zamówienia
Towar ®
- kod towaru
- cena
- ilość towaru
- numer magazynu
-
Magazyn ®
- numer magazynu
- stan magazynu

2. Wykaz związków zachodzących między obiektami i ich atrybutów

Kontaktuje się ® związek zachodzący między obiektami Klient i Pracownik Działu Sprzedaży:
- kod klienta
- kod pracownika
- data kontaktu
-
Składa ® związek zachodzący między obiektami Klient i Zamówienie:
- kod klienta
- numer zamówienia
- data złożenia zamówienia

Przyjmuje ® związek zachodzący między obiektami Pracownik Działu Sprzedaży i Zamówienie:
- kod pracownika
- numer zamówienia
- data przyjęcia zamówienia
Jest przekazywane ® związek zachodzący między obiektami Zamówienie i Magazyn:
- numer zamówienia
- numer magazynu
- data przekazania zamówienia do magazynu
Jest pobierany ® związek zachodzący między obiektami Towar i Magazyn:
- kod towaru
- ilość towaru
- numer magazynu
- data pobrania towaru z magazynu
Odbiera ® związek zachodzący między obiektami Klient i Towar:
- kod klienta
- kod towaru
- ilość towaru
- data odbioru towaru
Jest zgodny ® związek zachodzący między obiektami Towar i Zamówienie:
- kod towaru
- ilość towaru
- numer zamówienia

3. Schemat struktury statycznej



Rys. 1. Struktura statyczna – powiązanie obiektów i związków w procesie sprzedaży
towarów w firmie JTT Computer S.A.
Źródło: Opracowanie własne


IV. PROCES W UJĘCIU DYNAMICZNYM

1. Opis procesu

Proces sprzedaży w firmie JTT można podzielić na trzy etapy:
składanie zamówienia
przyjmowanie zamówienia
realizacja zamówienia

Każdy z wymienionych etapów składa się z szeregu następujących po sobie czynności, które pokrótce opiszę.

Zamówienia od klientów trafiają do Działu Sprzedaży w formie:
- zamówienia telefonicznego
- zamówienia w formie pisemnej (fax, poczta, dostarczone osobiście, zamówienia wygenerowane w formie elektronicznej poprzez ISWS – Internetowy System Wspomagania Sprzedaży)
- zamówienia poprzez pocztę elektroniczną
W przypadku otrzymania zamówienia telefonicznego sprzedawca przyjmując zamówienie sporządza formę elektroniczną zamówienia w systemie sprzedaży MFG. Jednak zamówienia składane tą drogą nie mogą przekraczać 10000 PLN, w przeciwnym razie należy zmienić formę składania zamówienia.
W przypadku zamówień w formie pisemnej sprzedawca dokonuje sprawdzenia zgodności nazw i indeksów zamawianych pozycji z cennikiem. W przypadku wystąpienia niezgodności sprzedawca kontaktuje się z klientem w celu uściślenia treści zamówienia.
Zakłada się, że zamówienia złożone poprzez pocztę elektroniczną nie wymagają sprawdzenia poprawności nazw i indeksów, gdyż od razu przypisywane są właściwe. Na tym etapie zostaje sprawdzona także możliwość realizacji zamówienia, tzn. czy firma posiada w magazynie odpowiednie ilości towaru. W przypadku braku towaru uzgadniana jest z klientem możliwość złożenia zamówienia w innym terminie.

W trakcie przyjmowania zamówienia konieczne jest ustalenie statusu klienta, określenie czy jest to nowy klient, czy ma zawartą umowę o współpracy. W przypadku nowego klienta, jego dane wpisywane są do systemu, natomiast klient, który współpracował już z firmą zostaje sprawdzony, czy nie zalega z płatnościami. W razie zaległości sprawa przekazywana jest do Sekcji Kredytów i Kontroli Należności i tam ustalane są warunki jak najszybszego uregulowania zaległych płatności. Kolejnym krokiem jest ustalenie sposobu dostarczenia zamówienia. Klient może sam odebrać zamówienie lub firma zobowiązuje się dostarczyć towar za stałą cenę 25 zł. Na koniec ustalane są także forma i termin płatności.

Ostatni etap zaczyna się sporządzeniem zlecenia sprzedaży, które stanowi jednocześnie rezerwację zamówionego towaru. Na podstawie zlecenia sprzedaży pracownik Działu Sprzedaży przygotowuje listę pobrań, która musi być zaakceptowana i potwierdzona przez Kontrolera Sprzedaży. Na jej podstawie odbywa się odbiór towaru w magazynie, gdzie magazynier kompletuje towar do wydania. Po skompletowaniu towaru sporządza się dokument WZ oraz fakturę sprzedaży. Wydanie towaru kwitowane jest przez odbierającego podpisem, co kończy proces sprzedaży.


2. Wizualizacja procesu


Rys. 2. Struktura dynamiczna – schemat blokowy przedstawiający przebieg procesu
sprzedaży towarów w Firmie JTT Computer S.A.
Źródło: Opracowanie własne

*) Jeżeli nie jest to zamówienie ani telefoniczne, ani w formie pisemnej, oznacza, ze jest ono złożone poprzez pocztę elektroniczną (gdyż nie ma innej możliwości złożenia zamówienia). W tym przypadku potrzebne jest potwierdzenie telefoniczne.


V. WNIOSKI I OCENA PROCESU

Opisywany proces jest postrzegany przez większość pracowników, jako skuteczny i łatwy w obsłudze. Pozwala on na skuteczne podejmowanie decyzji poprzez właściwe zarządzanie danymi. Wiadomo jest, że użyteczność informacji uzależniona jest od formy, zakresu i możliwości udostępnienia, posiadanych oraz przetworzonych informacji. W firmie JTT Computer funkcjonuje system MFG / PRO, który umożliwia szybszy przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami (przepływu informacji od np. działu sprzedaży, magazynu do księgowości), a także jednostkami w strukturze firmy JTT Computer (np. pomiędzy sklepami AdaxLand’u). Pozwala to na uniknięcie sytuacji, gdy przyjmowane jest zamówienie towaru, którego aktualnie firma nie jest w stanie już zrealizować, sprowadzić, lub gdy jednostka terytorialna nie posiada towaru – więc zamówienia nie przyjmuje, a jest on dostępny w magazynie centralnym.

Dobrym rozwiązaniem w procesie jest także fakt, iż klienci wpisywani są do bazy danych klientów. Skraca to czas realizacji zamówienia, daje możliwość składania zamówień „na odległość”, bez konieczności osobistej wizyty w siedzibie firmy.



VI. PODSUMOWANIE

Przedstawiony proces sprzedaży jest jednym z kluczowych procesów występujących w firmie JTT Computer S.A., dlatego też bardzo ważne jest, aby bardzo dobrze zorganizowane były przepływy towarów i informacji. Ponadto można zauważyć, że proces ten w firmie JTT Computer S.A. jest dobrze przemyślany i zaprojektowany. Świadczy o tym ogólna akceptacja i zrozumienie przez pracowników poszczególnych procedur związanych ze sprzedażą. Za zaletami tego procesu przemawia również odniesiony sukces rynkowy. Firma JTT Computer obecnie jest jedną z największych polskich firm działających w branży IT. Komputery ADAX są trzecią pod względem wielkości sprzedaży marką na polskim rynku. Firma istnieje już ponad dziesięć lat i w dalszym stopniu notuje ona szybki rozwój, który zależy w znacznym stopniu od sprzedaży (jest to firma zajmująca się przede wszystkim dystrybucją).

Bardzo duże znaczenie ma także wykorzystany w firmie system informatyczny MFG/PRO. Ponieważ firma jest rozproszona terytorialnie (chodzi przede wszystkim o firmy należące do grupy kapitałowej), system ten pomaga usprawnić przekazywanie informacji, co prowadzi do ulepszenia przebiegu procesu sprzedaży.