Procesy informacyjne E.Pytlak

Ogólna definicja procesu informacyjnego Przez proces informacyjny rozumiemy proces semiotyczny, ekonomiczny i techniczny, który realizuje co najmniej jedną z następujących funkcji: 1) generowanie (produkcja) informacji,2) gromadzenie (zbieranie) informacji,3) przechowywanie (pamiętanie, magazynowanie, archiwowanie) informacji, 4) przekazywanie (transmisja) informacji,5) przetwarzanie (przekształcanie, transformacja, translacja) informacji,6) udostępnianie (upowszechnianie) informacji,7) interpretacja (translacja na język użytkownika) informacji, 8) wykorzystywanie (użytkowanie) informacji. Fazy procesu informacyjnego Proces informacyjny możemy także postrzegać jako sekwencję następujących po sobie technologicznych faz odpowiadających poszczególnym funkcjom. Są to następujące fazy: 1) generowania informacji, 2) gromadzenia informacji,      3) przechowywania inform., 4) transmisji informacji, 5) transformacji informacji, 6) udostępniania informacji, 7) interpretacji informacji, 8) wykorzystywania informacji Rodzaje źródeł informacji w procesie informacyjnym Generowanie informacji jest pierwszą fazą każdego procesu informacyjnego. Polega ona na wygenerowaniu informacji w określonym języku i nadaniu jej formy wiadomości. Robi to człowiek lub maszyna mająca zdolność produkowania wiadomości. Ludzi lub maszyny generujące informacje w formie wiadomości nazywamy generatorami informacji. Wyróżniamy trzy rodzaje źródeł informacji: • źródła pierwotne, • źródła wtórne, • źródła pochodne. Pierwotne źródła informacji Pierwotnymi źródłami informacji są realne obiekty, procesy albo zdarzenia społeczne lub ekonomiczne. Są one postrzegane przez generatora informacji. W przypadku pierwotnych źródeł informacji generatorem informacji jest człowiek lub maszyna mająca właściwości postrzegania cech obiektów, zjawisk i procesów świata zewnętrznego, a także odwzorowywania ich za pomocą znaków wybranego języka. Wtórne źródła informacji Przez wtórne źródła informacji rozumiemy systemy społeczno-gospodarcze, dysponujące „własnymi”, wewnętrznymi systemami informacyjnymi, z których jest pobierana informacja do danego procesu informacyjnego. Generator informacji w danym procesie informacyjnym sam nie obserwuje i nie mierzy realnych procesów społecznych czy ekonomicznych, lecz czyni to podmiot – system – społeczno gospodarczy stający się w ten sposób źródłem informacji dla danego procesu informacyjnego. Pochodne źródła informacji Pochodnymi źródłami informacji są zasoby informacyjne innych procesów lub systemów informacyjnych, które w danym procesie są wykorzystywane jako źródła informacji. Z pochodnymi źródłami informacji mamy więc do czynienia wtedy, gdy generowanie informacji polega na pozyskiwaniu ich z innych procesów lub systemów informacyjnych. Typowymi przykładami procesów informacyjnych korzystających ze źródeł pochodnych są systemy księgowe, informacji podatkowej, celnej, banków. Większość informacji upowszechnianych przez prasę, radio, telewizję pochodzi ze źródeł pochodnych, np. z agencji prasowych, a niewielka tylko ich część ze źródeł wtórnych, a jeszcze mniejsza ze źródeł pierwotnych – od korespondentów. Ograniczenia generowania informacji w systemach społeczno-gospodarczych Możliwości generowania informacji podlegają ograniczeniom obiektywnym, niezależnym od gestora procesu informacyjnego, a także subiektywnym, zależnym od jego decyzji. Ograniczenia te nazywamy klatkami i dzielimy na:• klatkę dostępności źródła informacji, • klatkę wiedzy, •klatkę językową. Klatka dostępności źródła informacji to zbiór ograniczeń, które uniemożliwiają, utrudniają bądź deformują postrzeganie obiektów i ich cech w celu wygenerowania określonego zakresu informacji, w określonym czasie, w określonym miejscu, w określonym języku, w określonej formie wiadomości, na określonym nośniku materialnym.(chodzi o niedostępność źródła informacji, a nie o brak dostępu do informacji jako takiej. Źródłem informacji jest obiekt, proces bądź zdarzenia ekonomiczne, społeczne, techniczne. ) Rodzaje barier dostępności źródeł informacji: bariery techniczne, bariery prawne, bariery organizacyjne, bariery ekonomiczne, bariery psychologiczne, bariery metainformacyjne, czyli brak informacji o źródłach informacji, ich zawartości, jakości i sposobach dostępu. Klatka wiedzy . W każdym procesie informacyjnym generator informacji – człowiek lub maszyna - generuje informacje na podstawie pewnych reguł. Reguły wymagają dysponowania zbiorem modeli: Są to: model użytkownika, opisujący potrzeby informacyjne użytkowników, model rzeczywistości, przedstawiający realne obiekty, procesy lub zdarzenia, których informacja dotyczy lub które odwzorowuje, model źródeł informacji, badający źródła informacji pierwotnych, wtórnych, pochodnych, model pozyskiwania informacji ze źródeł, analizujących technologię, organizację, metody i aspekty ekonomiczne pozyskiwania informacji ze źródeł pierwotnych, wtórnych lub pochodnych. Modele te stanowią niezbędną wiedzę generatora informacji. Tworzą one zbiór  ograniczeń, które nazywamy klatką wiedzy. Klatka językowa. W procesach informacyjnych w systemach społeczno-gospodarczych korzysta się najczęściej z wielu wyspecjalizowanych języków. Często modele konstruuje się nie w jednym, lecz w wielu językach, np. oprócz opisu tekstowego jakiegoś obiektu w języku etnicznym, opracowuje się dla jakiegoś fragmentu opis w języku obowiązującego standardu księgowości, algebry liczb rzeczywistych, uzupełnia makietą lub mapą oraz wykresami. Normalizacja w generowaniu informacji. Ograniczenia w fazie generowania informacji , nazwane klatkami, determinują łącznie zakres informacji możliwej do generowania w danym procesie informacyjnym. Możemy wygenerować tylko taką informację, która „mieści się” we wszystkich trzech klatkach. Zwiększenie możliwości generowania informacji w procesie informacyjnym następuje przez działania mające na celu eliminowanie lub przesuwanie barier tych klatek. Gromadzenie informacji Ogólna charakterystyka fazy gromadzenia informacji w procesie informacyjnym Gromadzenie informacji w procesie informacyjnym polega na zbieraniu poszczególnych wiadomości, jakie pojawiają się w fazie generowania informacji w konkretnym procesie informacyjnym i w określonym miejscu, czasie, technologii (w tym na nośnikach), języku. W fazie gromadzenia informacji w danym procesie informacyjnym są realizowane następujące czynności: identyfikacja miejsc generowania techniczne zebranie i transfer materialnych nośników informacji z miejsc generowania do miejsc, w których są gromadzone, kontrola kompletności i jakości materialnych nośników, kontrola kompletności wiadomości i kontrola jakości danych, zorganizowanie zgromadzonych informacji w postaci zbiorów danych o określonej strukturze i formie technicznej. Powinniśmy widzieć zawsze dwie strony procesu gromadzenia informacji: stronę materialną , czyli gromadzenie materialnych nośników informacji oraz stronę semiotyczną , czyli gromadzenie ciągów znaków danego języka, tworzących wiadomości. Gromadzenie informacji wymaga też organizacji, systemu wzajemnego powiązania osób i urządzeń uczestniczących w procesach gromadzenia informacji, ustalonych reguł ich współdziałania. Szczególną rolę w gromadzeniu informacji w systemach społeczno-gospodarczych spełniają infrastrukturalne systemy informacyjne, których głównym zadaniem jest gromadzenie informacji na rzecz innych systemów.

Procesy informacyjne z punktu widzenia gromadzenia informacji klasyfikujemy według: miejsca, czasu, technologii, języka. Miejsce. Zgodnie z kryterium liczby miejsc ujmowania i gromadzenia informacji możemy wyróżnić następujące rodzaje procesów informacyjnych: proces typu 1 : 1; czyli jedno miejsce generowania informacji i jedno miejsce ich gromadzenia, np. proces opracowania karty katalogowej w bibliotece, proces typu M : 1; czyli informacja jest generowana w wielu miejscach, a gromadzona w jednym, np. ankietowe badania statystyczne, proces typu 1 : N; czyli informacja jest generowana w jednym miejscu, a gromadzona w wielu miejscach, np. informacyjna obsługa przekazywania środków z budżetu państwa samorządom, proces typu M : N; informacja jest generowana w wielu miejscach i gromadzona w wielu miejscach, np. proces rozliczeń międzybankowych za pośrednictwem Krajowej Izby Rozliczeniowej. Tryb, częstotliwość, czas Analizując czas gromadzenia informacji, rozpatrujemy trzy aspekty: tryb, częstotliwość, czas. Według kryterium czasu gromadzenia informacji wyróżniamy następujące tryby gromadzenia informacji w procesach informacyjnych: Tryb ciągły, Tryb cykliczny,  Tryb alertowy, czyli gromadzenie informacji w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń, Tryb jednorazowy Technologia gromadzenia informacji zależy od funkcji, jakie proces informacyjny spełnia w danym systemie gospodarczym. Obejmuje: 1) rodzaj nośnika materialnego 2) techniki gromadzenia nośników materialnych Wyróżniamy dwa modele organizacyjne gromadzenia informacji: 1) aktywne gromadzenie informacji, 2) pasywne gromadzenie informacji Model aktywnego gromadzenia informacji jest stosowany wtedy, gdy źródła informacji mają charakter bierny. Oznacza to, że gestor procesu informacyjnego nie może efektywnie nałożyć na źródła informacji obowiązku przekazywania informacji do odpowiednich komórek procesu lub w inny sposób skłonić do tego źródła informacji. On też ponosi zwykle koszty zbierania informacji. Zapewnia jednak lepszą kontrolę jakości informacji, terminowości jej gromadzenia, kompletności. Model pasywnego gromadzenia informacji jest stosowany powszechnie w procesach działających w ramach takich systemów społeczno-gospodarczych, w których istnieje możliwość nałożenia na źródła informacji (pierwotne, wtórne, pochodne) administracyjnego obowiązku dostarczania informacji do odpowiedniej jednostki gromadzącej informacje w ramach danego procesu. Często niedopełnienie tego obowiązku jest zagrożone sankcjami, a odpowiedzialność – nawet karna za błędy w danych, także zawinione przez gestora procesu informacyjnego, nakładana jest na źródła informacji. Język gromadzenia informacji W fazie gromadzenia informacji może zachodzić translacja wiadomości z języka, w jakim wiadomość jest generowana, na inne języki. Translacja ta jest stosowana wtedy, gdy następuje: 1) zmiana nośnika materialnego 2) wykorzystywanie informacji przez osoby korzystające z innych języków niż „oryginalny” język generowania informacji 3) stosowanie technologii informacyjnych wymagających użycia języków innych niż „oryginalny” język generowania informacji Przechowywanie informacji Ogólna charakterystyka fazy przechowywania informacji w procesie informacyjnym Przechowywanie informacji jest w swojej istocie przekazywaniem informacji w czasie przez umieszczanie jej na nośnikach materialnych o trwałości odpowiedniej dla danego procesu. Nośniki informacji i urządzenia służące do przechowywania informacji nazywamy często urządzeniami pamięciowymi lub w odniesieniu do ludzi i istot żywych, po prostu pamięcią. Kryteria wyboru materialnego nośnika przechowywania informacji. Przy wyborze materialnego nośnika służącego do przechowywania informacji bierze się pod uwagę następujące kryteria: •trwałość •koszt •koszt odwzorowania •koszt dostępu Bezpieczeństwo przechowywania informacji Wybierając nośnik informacji przeznaczony do przechowywania informacji, należy brać pod uwagę skutki ekonomiczne, w tym koszty, jakie pociągnie ewentualna utrata przechowywanej informacji. Koszty te zależą od funkcji procesu informacyjnego i rodzaju informacji. Celem aktualizacji zasobów informacyjnych w fazie przechowywania jest optymalizacja tych zasobów. Tak rozumiana aktualizacja polega na: 1)usuwaniu informacji uznanej za zbędną, 2) wprowadzaniu nowej informacji 3) zastępowaniu informacji 4) optymalizacji technologii przechowywania 5) optymalizacji organizacji zasobów Koszty przechowywania informacji Nowoczesne technologie informacyjne umożliwiają relatywnie tanie przechowywanie informacji. Przechowuje się wiele informacji bezużytecznych. W masie niepotrzebnych lub mało przydatnych informacji giną informacje ważne. Informacja jest więc przechowywana w sensie technicznym jako nośnik materialny, ale nie istnieje dla użytkownika jako zasób przechowywanej wiedzy. Wypracowanie metod oraz technologii gospodarowania wielkimi zasobami informacji jest ważnym i trudnym zadaniem dla teorii i praktyki. Koszt przechowywania informacji nie zależy od treści i wagi ekonomicznej lub społecznej informacji, ale od: wielkości zbioru danych, rodzaju nośnika materialnego informacji, czasu przechowywania, technicznych warunków przechowywania. W systemach informacyjnych, których główną funkcją jest przechowywanie coraz większych zbiorów informacji przez długi okres (archiwa, biblioteki), koszt przechowywania informacji stanowi zwykle największą część kosztów całego systemu. Jednak i w innych systemach jego udział może być znaczący. Kryteria oceny jakości przechowywania informacji Podstawowymi kryteriami oceny jakości stosowanymi do przechowywania informacji są: • aktualność, • integralność, • użyteczność.• wiarygodność, • adekwatność, relewancja, dorzeczność: związek logiczny z rzeczą do której zdanie się odnosi. Argument relewantny to taki, który rzeczywiście odnosi się do argumentowanej tezy. pertynencja, Zasada pertynencji terytorialnej - to jedna z podstawowych zasad archiwistyki, zasada "naturalna", stosowana przez archiwistów już przed jej sformułowaniem przez Bertholda Niebuhra w 1815 roku, która głosi że: akta powstałe na danym terytorium lub poza nim, lecz w trybie sprawowania nad nim władzy do tegoż terytorium przynależą bezpieczeństwo, dostępność. Problem jakości informacji należy do obszaru badawczego ekonomiki informacji. Projektując systemy informacyjne, należy starannie oceniać jakość przechowywanych danych oraz zidentyfikować czynniki, które mają wpływ na jakość przechowywanych danych z punktu widzenia tych kryteriów Przechowywanie informacji w firmie - bazy danych Wszelkiego rodzaju bazy danych bardzo ułatwiają zarówno analizę dotychczasowych posunięć firmy, jaki i przewidywanie prawdopodobieństwa zawarcia umowy z danym klientem na przyszłość. W marketingowej bazie danych powinny zawierać się następujące grupy informacji: dane pozwalające na identyfikację klienta, dane, które mają wpływ na przebieg stosunków sprzedaży, dane, które mogą powiedzieć coś o prawdopodobieństwie zawarcia umowy, dane, które pokazują przebieg dotychczasowych transakcji zawieranych z klientem, dane pozwalające określić możliwość stosowania instrumentów marketingu bezpośredniego, dane pozwalające na kontrolę efektywności przeprowadzanych akcji, Bazy danych powinny być różne dla klientów indywidualnych i instytucjonalnych, ze względu na inną specyfikę tych rynków. Bazy danych o klientach indywidualnych powinny zawierać: dane adresowe- imię, nazwisko, adres, telefon, dane profilowe- wiek, wykształcenie, zawód, hobby itp. dane o przeprowadzanych akcjach- rodzaj i czas trwania pierwszego kontaktu- czy był to mailing, czy telefonmarketing, może kontakt z przedstawicielem firmy, reakcje klienta- jak i kiedy reagował na poszczególne akcje promocyjne, czy był im przychylny, niechętny, powściągliwy, od kiedy ten ktoś jest naszym klientem, jakie mamy obroty z tym klientem, czy jest dla nas atrakcyjny teraz i na przyszłość itd. Bazy danych o klientach instytucjonalnych oprócz wszystkich powyższych informacji powinny zawierać jeszcze dane o: profilu przedsiębiorstwa- jaka jest to gałąź przemysłu, kiedy powstało, jakie ma obroty, czyją jest własnością, ilu zatrudnia pracowników, charakterze danego przedsiębiorstwa, tj.: jego branży, produktach, skłonności do innowacji, sposobie dokonywania zakupów przez to przedsiębiorstwo, czynnikach decyzyjnych, tj. kto podejmuje decyzje o zakupie danych produktów, a kto je użytkuje; te dane powinny być bardzo dokładne- łącznie z nazwiskami, telefonami lub innymi rodzajami możliwości kontaktowania się z takimi osobami. Wszystkie informacje w bazie danych powinny być aktualne i pełne, gdyż np. brak numeru kodowego lub błędny numer bardzo utrudni automatyczny podział materiałów promocyjnych rozpowszechnianych za pomocą mailingu- pociągnie to za sobą ręczny rozdział takich materiałów lub nie dotarcie ich do adresata, co z kolei narazi firmę na ogromne koszty, jeśli w naszej bazie danych będziemy mieli dużo takich błędnych informacji. Dodatkowym kosztem w takich przypadkach będzie opłata, jaką poczta żąda za doręczenie przesyłki z powrotem do nadawcy. Wszystkie informacje przydatne do bazy danych należy systematycznie gromadzić i uaktualniać, co nie jest sprawą bardzo skomplikowaną, a jedynie wymagającą dokładności i systematyczności. Niewielkie bazy danych nie wymagają specjalnych programów- wystarczą zwykłe arkusze z możliwością przeszukiwania i sortowania według zadanych parametrów. Doskonałym źródłem danych są badania marketingowe. Są one dosyć kosztowne, lecz często niezbędne. Na potrzeby małej firmy część badań można przeprowadzić samemu. Innym źródłem danych mogą być różnego rodzaju akcje promocyjne z kuponami. Pochodzące z nich podstawowe dane odpowiednio pielęgnowane i uzupełniane mogą dać początek niezłej bazie danych. Przetwarzanie informacji Przetwarzanie informacji polega na generowaniu informacji na podstawie innej, wcześniej wygenerowanej i zgromadzonej informacji utrwalonej na jakimś nośniku materialnym, wyrażonej w pewnym języku w ramach określonego systemu informacyjnego. Przetwarzanie informacji jest przede wszystkim procesem: semiotycznym, językowym, transformacją przeprowadzoną na pewnych zbiorach elementów języka lub języków, zgodnie z regułami należącymi do pewnych języków i w nich wyrażonymi. Mechanizacja, automatyzacja czy komputeryzacja przetwarzania informacji jest możliwa tylko wtedy, gdy istnieją jednoznaczne relacje między obiektami językowymi odwzorowującymi informacje a zjawiskami materialnymi, energetycznymi, w których te obiekty językowe są utrwalone. W przeciwnym przypadku zastosowanie urządzeń, w tym komputerów, nie jest dopuszczalne lub prowadzi do deformacji informacji. Na przykład Tłumacz nie może być zastąpiony komputerem Należy również pamiętać, że selekcja i zmiana organizacji wiadomości są także formami przetwarzania informacji. Te formy przetwarzania informacji mają szczególnie duże znaczenie w publicznych systemach masowej informacji, gdzie operuje się wielkimi zbiorami, wielkimi zasobami informacji, a także w systemach o zasięgu globalnym (Internet). Warto o tym pamiętać, gdy korzystamy z informacji udostępnianych np. przez środki masowego przekazu. Sam wybór informacji dokonany przez dziennikarza jest już jej przetworzeniem, przekształceniem, a może być i zniekształceniem. Inną formą przetwarzania informacji, sprawiającą użytkownikom wiele kłopotów, jest nowelizacja aktów prawnych. Przetwarzanie informacji To wykonywanie na danych typowych operacji: arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia itp..), logicznych (ustalania relacji równości, większości czy mniejszości, porządkowania zbiorów danych na podstawie ustalonych relacji). Z danych źródłowych zgromadzonych i wprowadzonych do systemu uzyskuje się w wyniku ich przetwarzania informacje wynikowe żądane przez odbiorców. Służą one zasilaniu informacyjnemu zbiorów informacji. Redukcja i przetwarzanie informacji polega na uporządkowaniu i przedstawieniu danych uzyskanych w badaniu marketingowym w postaci opisowej, tabelarycznej lub graficznej. Cały proces redukcji i przetwarzania składa się z kilku czynności, które muszą być wykonane, aby dane uzyskane w trakcie badania mogły być wykorzystane do podjęcia decyzji. Czynności: Kontrola pomiaru– polega ona na sprawdzeniu od ilu jednostek objętych badaniem uzyskano odpowiedzi oraz czy są one kompletne i nie zawierają błędów logicznych. Czynność tę powinien wykonywać prowadzący badanie i w razie możliwości i potrzeby powinien spowodować, aby respondent uzupełnił braki i poprawił błędy.
Czynności:
Redakcja danych - czynność ta jest wykonywana po uzyskaniu materiałów źródłowych. Polega na sprawdzaniu czytelności i dokładności otrzymanych materiałów źródłowych.
Innym zadaniem jest naniesienie niezbędnych poprawek i uzupełnień tam, gdzie jest to konieczne i możliwe. Należy ją przeprowadzić zaraz po otrzymaniu danych. Klasyfikowanie – polega na grupowaniu uzyskanych odpowiedzi według ustalonych kryteriów, którymi są określone warianty badanej cechy. Od klasyfikacji bardzo często zależy prawidłowość wniosków wyciągniętych z badania. Sposób klasyfikowania danych zależy od celu badania, rodzaju zbiorowości poddanej badaniu i właściwości badanej cechy. Jeżeli badana cecha ma tylko kilka wariantów to jest ona klasyfikacyjna. Jeżeli natomiast liczba klasyfikacji jest bardzo duża to klasyfikacja powinna uwzględnić cel badania. Zliczanie danych– polega na stwierdzeniu, ilu respondentów posiada określony wariant cechy. Często używa się do tego sposobu kreskowego – 4 kreski pionowe i jedna przecinająca je pozioma. Tabulacja danych - jest to przedstawienie danych (informacji) w postaci tabel. Redukcja i przetwarzanie informacji przeprowadzane ręcznie jest bardzo rutynowym, żmudnym i zajmującym dużo czasu zajęciem. Dlatego instytucje prowadzące badania wykorzystują bardzo często programy multimedialne m.in.: Microsoft Excel, Microsoft Access. Techniki Analizy Danych: Dedukcja – jest to taki sposób rozumowania, który polega na wyciąganiu wniosków z pewniaków. Dedukcja jest rzadko używana, ponieważ  w marketingu nie można zaobserwować prawie żadnych pewniaków. Techniki Analizy Danych: Indukcja – polega na wyprowadzeniu wniosków na podstawie przeprowadzonych obserwacji. Metoda bardzo często wykorzystywana w procesie interpretacji wyników badań marketingowych. Analogia – polega na przenoszeniu twierdzeń dotyczących jednego zjawiska na inne, na podstawie zachodzących między nimi podobieństwami. Analiza – polega na wyodrębnieniu z całości badanego zjawiska poszczególnych elementów i określenia ich wpływu na kształtowanie się badanego zjawiska. Eksperyment– polega na obserwacji danego zjawiska w warunkach stworzonych przez badającego i zmian, jakie w tym zjawisku zachodzą w wyniku świadomej ingerencji osoby prowadzącej badanie Synteza – polega na stopniowym formułowaniu stwierdzeń od szczegółowych do bardziej ogólnych. Do analizy badań marketingowych wykorzystuje się różne mierniki statystyczne, które pozwalają na wykrycie prawidłowości oraz wyciągnięcie wniosków. Interpretacja informacji jako proces semiotyczny Interpretacja informacji polega na przypisywaniu wiadomości pola semantycznego w wybranym języku. Przypisania tego dokonuje odbiorca wiadomości. Interpretacja informacji jest procesem odwrotnym od generowania informacji. Warunki interpretacji informacji Aby proces interpretacji przebiegał prawidłowo, powinny być spełnione następujące warunki: 1. Identyfikacja języka, w jakim wiadomość jest skonstruowana . Język, w jakim informacja jest wyrażona, wybiera generator informacji. To ważna i odpowiedzialna decyzja dla całego procesu informacyjnego. Decyzja ta powinna być znana i udokumentowana. 2. Identyfikacja systemu (społecznego, ekonomicznego, technicznego), jakiego informacja dotyczy. Wiadomość może dotyczyć konkretnego zdarzenia politycznego, instytucji publicznej, wyrobu, usługi, procesu technologicznego, przedsiębiorstwa. 3. Identyfikacja systemu informacyjnego, w jakim informacja została wygenerowana. Wiadomość może być wygenerowana w wyniku badań naukowych, ewidencjonowania procesów produkcyjnych lub operacji finansowych w księgowości przedsiębiorstwa. 4. Wybór języka, w jakim informacja będzie interpretowana.
Częściej niż może się wydawać informacja jest interpretowana przez użytkownika w innym języku niż została sformułowana przez generatora. Wiadomość wyrażona w języku naukowym ekonomii, statystyki, prawa czy socjologii może być interpretowana w języku potocznym, w języku środków masowego przekazu lub języku reklamy. Powinien w szczególności wiedzieć, w jakim języku wiadomość została wygenerowana i na podstawie tej wiedzy wybrać odpowiedni do interpretacji język. 5. Identyfikacja systemu, w ramach którego informacja jest wykorzystywana . Interpretacja wiadomości zależy od systemu, w jakim jest dokonywana interpretacja, czyli od tego, kto i w jakim celu interpretuje wiadomości. Zagrożenia procesów interpretacji informacji Spełnienie warunków 1-5 jest niezbędne do interpretacji każdej wiadomości w systemach społeczno-gospodarczych. Jedną z metod manipulowania informacją jest nadawanie wiadomościom pewnej typowej formy, dla której osoby przyjęły określone założenia dotyczące języka, przedmiotu, źródła, celu generowania informacji, podczas gdy w rzeczywistości są one całkiem inne. Znaczenie materialnego nośnika w procesie interpretacji Rodzaj nośnika materialnego może  użytkownikowi ułatwiać lub utrudniać interpretację informacji. Dotyczy to przede wszystkim  następujących aspektów materialnego nośnika informacji: Trwałość materialnego nośnika informacji. Technicznych warunków odbioru informacji. Ekonomicznego uwarunkowania odbioru nośnika materialnego. Organizacyjnego uwarunkowania odbioru nośnika materialnego. Badając deformacje interpretacji wiadomości, powinniśmy wyróżnić dwie sytuacje. Pierwsza sytuacja to ta, w której odbiorca nie zdaje sobie sprawy z faktu, że interpretuje wiadomość w sposób niepoprawny, gdy jest przekonany, że odtwarzana przez niego interpretacja wiadomości jest zgodna z regułami procesu informacyjnego. Sytuacja ta jest szczególnie groźna dla odbiorcy. W wielu systemach stworzenie takiej właśnie sytuacji interpretacyjnej jest celem, któremu podporządkowuje się organizację i funkcjonowanie procesów informacyjnych (nieuczciwa propaganda, reklama, zacieranie różnicy między faktami a opiniami subiektywnymi itp.). Druga sytuacja to ta, w której odbiorca zdaje sobie sprawę z faktu, że jego interpretacja wiadomości jest błędna. Odbiorca taki dysponuje więc pewną wiedzą o procesie informacyjnym. Od zakresu tej wiedzy zależy, czy i w jakim stopniu odbiorca informacji kontroluje interpretacje wiadomości. Tylko pełna wiedza o procesie informacyjnym zapewnia prawidłowość interpretacji. Taka wiedza użytkowników wiadomości w sytuacjach społeczno-gospodarczych jest nader rzadka. Wykorzystywanie informacji Finalny użytkownik informacji Finalną fazą każdego procesu informacyjnego jest wykorzystanie informacji. Osobę lub podmiot wykorzystujący informację powstającą w wyniku procesu informacyjnego nazywamy finalnym użytkownikiem informacji w ramach danego procesu informacyjnego. Użytkownikiem finalnym jest zawsze podmiot, który ma zdolność interpretacji informacji, odtworzenia treści wiadomości otrzymanej w ramach danego procesu informacyjnego. Finalnym użytkownikiem informacji jest zawsze system o celowym działaniu. W ostatecznym rachunku jest nim zatem zawsze konkretny człowiek lub grupa ludzi. Identyfikacja finalnego użytkownika informacji danego procesu informacyjnego obejmuje następujące jego aspekty: identyfikację systemów o celowym działaniu osób, jednostek organizacyjnych lub ich zbiorowości będących finalnymi użytkownikami informacji, określenie czasu, w jakim te osoby, jednostki organizacyjne lub ich zbiorowości są finalnymi użytkownikami informacji, określenie potrzeb informacyjnych użytkowników finalnych, czyli zakresu informacji, jaki finalni użytkownicy zamierzają lub mogą wykorzystać w określonym czasie, identyfikację celów użytkowników  finalnych,
określenie innych zbiorów informacji pochodzących spoza danego procesu informacyjnego , które finalny użytkownik wykorzystuje łącznie z informacjami pozyskiwanymi z danego procesu, określenie technologii i organizacji służących do wykorzystania informacji. Finalny użytkownik Wyróżniamy trzy rodzaje użytkowników: • użytkownika indywidualnego, • użytkownika korporatywnego, • użytkownika zbiorowego. Użytkownik indywidualny to człowiek, zbiór osób, jednostka organizacyjna lub zbiór jednostek organizacyjnych o zdefiniowanych potrzebach informacyjnych oraz zdefiniowanych sposobach użytkowania informacji, postrzegany w procesie informacyjnym jako jeden odbiorca informacji. Użytkownik korporatywny jest zbiorowością użytkowników indywidualnych, którego potrzeby informacyjne są konkatenacją (złożeniem) potrzeb informacyjnych użytkowników indywidualnych wchodzących w jego skład. Użytkownik zbiorowy jest zbiorem finalnych użytkowników indywidualnych o identycznych lub podobnych zakresach potrzeb informacyjnych i sposobach korzystania z informacji. Typowe błędy identyfikacji użytkownika finalnego Użytkownik korporatywny lub użytkownik zbiorowy są postrzegani jako jeden użytkownik indywidualny. Użytkownik indywidualny jest postrzegany jak gdyby był częścią użytkownika korporatywnego. Pojedynczy użytkownik indywidualny jest utożsamiany ze zbiorowością wszystkich użytkowników zaliczanych do danego użytkownika zbiorowego lub korporatywnego. Użytkownik zbiorowy jest mylony z użytkownikiem korporatywnym. To często popełniany błąd przez projektantów systemów informacyjnych i administratorów procesów informacyjnych. Jego skutki dla efektywności procesów informacyjnych są poważne. Aby takiego błędu uniknąć, należy pamiętać , że cechą specyficzną wyróżniającą użytkownika zbiorowego jest to, że nie można zakładać przekazywania informacji między użytkownikami indywidualnymi składającymi się na użytkownika zbiorowego. Łączą ich tylko potrzeby, takie same potrzeby informacyjne. Natomiast w przypadku użytkownika korporacyjnego można zakładać przekazywanie informacji między przynajmniej niektórymi użytkownikami indywidualnymi wchodzącymi w skład użytkownika korporatywnego. Użytkownikiem korporatywnym jest jednostka organizacyjna: przedsiębiorstwo, instytucja. Sposoby wykorzystywania informacji przez użytkowników finalnych tworzenie zasobów wiedzy, aktualizacja zasobów wiedzy, interpretacja wiadomości, podejmowanie decyzji, sterowanie, konsumpcja. Pełna, rzetelna wiedza na temat sposobów wykorzystywania informacji przez użytkowników finalnych jest warunkiem dobrego zaprojektowania i sprawnego zarządzania procesami i systemami informacyjnymi. Tworzenie zasobów wiedzy odbywa się przez: zorganizowanie przechowywania określonego rodzaju materialnych nośników informacji, gromadzenie informacji wyselekcjonowanych przez użytkownika z przekazywanych mu wiadomości, zapamiętywanie wybranych informacji przez indywidualnego użytkownika finalnego. Każda z tych form tworzenia zasobów wiedzy charakteryzuje się różnymi kosztami, różną trwałością przechowywania informacji, odmiennymi możliwościami wyszukiwania informacji,  różnymi stratami informacji powstającymi w procesie jej przechowywania. Aktualizacja zasobów wiedzy jako sposób wykorzystywania informacji przez użytkownika finalnego polega na: uzupełnianiu posiadanych zasobów wiedzy o nowe, relewantne i nie redundantne informacje, zastępowaniu informacji zgromadzonych w zasobach wiedzy przez nowe informacje, relewantne bądź pertynentne, nie redundantne, czyli inne niż informacje, które są zastępowane, eliminowaniu z posiadanych zasobów wiedzy informacji uznanych za nie relewantne bądź za nie pertynentne. Interpretacja wiadomości jako wykorzystywanie informacji przez użytkownika finalnego Ważnym i bardzo częstym sposobem wykorzystania informacji przez użytkowników finalnych jest podejmowanie decyzji. Z punktu widzenia ekonomiki informacji podejmowanie decyzji jest jednym ze sposobów wykorzystania informacji przez użytkowników finalnych. Jest to proces generowania nowej informacji na podstawie następujących zbiorów informacji: informacji inicjującej podjęcie decyzji, modelu sytuacji decyzyjnej, algorytmu generowania decyzji, czyli zbioru informacji, zasobów wiedzy użytkownika-decydenta, informacji uzupełniającej zasoby wiedzy. Sterowanie Wyróżnia się dwie klasy procesów informacyjnych potrzebnych użytkownikowi finalnemu do sterowania. Są to: Proces aktywny – proces informacyjny, który generuje informacje sterujące jej odbiorcami-użytkownikami finalnymi, np. reklama, propaganda, polecenie, rozkaz. Proces pasywny – użytkownicy finalni wykorzystują informacje otrzymywane z danego procesu informacyjnego do sterowania innymi obiektami lub podmiotami, np. informacje o wydarzeniach politycznych lub gospodarczych. Konsumpcja informacji Informacja może być wykorzystana jako dobro konsumpcyjne . Konsumpcja jest w takich przypadkach sposobem wykorzystania informacji. Niektóre procesy informacyjne przekazują użytkownikom informację przeznaczoną wyłącznie do konsumpcji. Nie każda informacja „nadaje się” do konsumpcji. Należy wyróżnić trzy rodzaje informacji: informacje przeznaczone do konsumpcji, informacje generowane i udostępniane do celów niekonsumpcyjnych, wykorzystywane jako dobro konsumpcyjne, informacje nie mające cech dobra konsumpcyjnego. Możemy wyróżnić następujące klasy procesów informacyjnych, które obsługują procesy konsumpcji informacji: procesy informacyjne, których podstawową funkcją jest obsługa informacji (np. przemysł rozrywkowy, muzea sztuk pięknych), procesy informacyjne, które – realizując inne funkcje – produkują informacje mogące być dobrami konsumpcyjnymi (np. edukacja dostarczająca także informacji z zakresu kultury i sztuki o charakterze  konsumpcyjnym). Warunkiem ładu informacyjnego w społeczeństwie i gospodarce jest to, aby funkcje procesów informacyjnych w dziedzinie konsumpcji informacji, generowania informacji o charakterze  konsumpcyjnym i obsługi konsumpcji informacji były jawne i łatwo identyfikowane przez wszystkich użytkowników informacji. Synergia wykorzystania informacji przez użytkowników finalnych W teorii informacji „Kilka oderwanych informacji dotyczących pewnego zdarzenia pojedynczo zawiera niewiele merytorycznej treści. Odpowiednie informacje połączone razem, pozwalają zrozumieć całe zdarzenie poprzez logiczne powiązanie faktów, a nawet (dzięki interpolacji) odtworzyć brakujące informacje.” W praktyce wiele procesów informacyjnych udostępnia swoim użytkownikom informacje tak, aby mogły być one wykorzystywane równocześnie w różny sposób, dla różnych celów. Specyfiką informacji jest to, że ten sam zbiór informacji, w zależności od sytuacji, w jakiej znajduje się użytkownik, może być wykorzystywany tylko dla jednego lub dla kilku celów. Projektując procesy informacyjne, należy uwzględnić efekt synergii różnych sposobów wykorzystania informacji.