Prawo ochrony informacji i danych osobowych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego.
Prawo ochrony informacji i danych osobowych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego.
Ustaw z dnia 29 września 1986 roku o aktach stanu cywilnego reguluje sprawy związane z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów, a także sprawy dotyczące innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny. Ustawa ta została wydana na długo przed uchwaleniem ustawy o ochronie danych osobowych(uchwalona dnia 29 sierpnia 1997 roku, ustawa weszła w życie dnia 30 kwietnia 1998 roku), jednakże w/w akt prawny zapewnia ochronę danych osobowych i innych informacji związanych z stanem cywilnym poszczególnych jednostek.
W art. 18 ust. 1 ustawodawca mówi, że akt stanu cywilnego powinien zawierać tylko dane wymagane przez prawo, a w szczególności w akcie stanu cywilnego nie można zamieszczać danych naruszających dobra osobiste jednostki. Ust. 2 z kolei potwierdza prawo każdej jednostki, a także daje takie prawo organom państwowym do żądania skreślenia części wpisu dotyczących danych, których nie są przez prawo wymagane lub naruszają dobra osobiste a zostały zawarte w wpisie. Podobne brzmienie mają art. 30 ust. 1 i 2 i art. 31 które odpowiednio stanowią, iż akty stanu cywilnego unieważnia się, jeżeli: stwierdza zdarzenie niezgodne z prawdą i uchybienia powstałe przy sporządzaniu aktu zmniejszają jego moc dowodową, akty podlegają sprostowaniu w razie błędnego lub nieścisłego ich zredagowania. Wymienione wyżej zapisy ustawowe są potwierdzeniem rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych, który reguluje zakres praw osób, których dane dotyczą.
Art. 24 mówi z kolei o sposobie przechowywania ksiąg stanu cywilnego, które przechowywane muszą być w pomieszczeniach danego urzędu stanu cywilnego. Ksiąg takich nie można wynosić poza lokal, w którym znajduje się urząd. Wyniesienie ksiąg może nastąpić jedynie z ważnych przyczyn jedynie za zgodą właściwego miejscowo wojewody lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom. Zapis ten ma na celu ochronę wpisów i informacji zawartych w księgach,(ponieważ księgi stanu cywilnego sporządzane są tylko w formie pisemnej w jednym egzemplarzu), a także ma uniemożliwić wgląd, kopiowanie, zapoznawanie się i przetwarzanie informacji w nich zawartymi przez osoby to tego nieupoważnione. Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczególnych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, i przechowywania oraz wzorów aktów stanu cywilnego i ich odpisów, zaświadczeń i protokołów w art. 17 daje możliwość prowadzenia w/w ksiąg także równocześnie w formie elektronicznej. Wszystkie dane zgromadzone na nośnikach informatycznych i ich przekazywanie w formie teleinformatycznej musi być zabezpieczone sprzętowo i programowo uniemożliwiając tym samym dostęp osób nieuprawnionych. Niedopuszczalne jest przekazywanie danych z komputerowego systemu rejestracji z wyjątkiem danych przekazywanych do organu gminy właściwego w sprawach ewidencji ludności. Jednakże do tego organu mogą być przekazywane tylko dane, które zawarte są w skróconych odpisach aktów stanu cywilnego. Rozporządzenie to posiada swoją delegacje ustawową w art. 27 ust. 2 omawianej ustawy.
Art. 25 daje prawo określonym podmiotom do zapoznania się z treścią ksiąg. Kierownik stanu cywilnego może udostępnić wpisy jedynie upoważnionym wcześniej przedstawicielom organów państwowych oraz instytucji naukowych tylko w celu ich przeglądnięcia. Zapis ten stworzony został, aby możliwe było prowadzenie badań naukowych i tworzenie statystyk dotyczących uwarunkowań demograficznych społeczeństwa. Kierownik Urzędu stanu Cywilnego współpracuje też z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań ustawowych. Mówi o tym art. 6 ust. 4.
W rozdziale 9 niniejszej ustawy zawarte są szczegółowe regulacje dotyczące wydawania zaświadczeń i sporządzania odpisów aktów stanu cywilnego. Art. 80 mówi o tym, iż zupełny odpis aktów stanowi dokładne powtórzenie treści aktu wraz ze wszystkimi wzmiankami dodatkowymi, jednakże treść przypisów podaje się jedynie wówczas, gdy osoba zainteresowana wyrazi chęć ich zamieszczenia we wniosku.
W art. 83 ust. 1 wymienione są podmioty, na których wniosek wydaje się odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, jak również zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego. Wydaje się je na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Przepis ust. 2 powołanego artykułu stanowi natomiast, iż odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób niż wymienione w ust. 1, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób. Powołane wyżej przepisy w sposób wyczerpujący określają, komu i po spełnieniu, jakich warunków mogą być wydane odpisy aktów stanu cywilnego. Należy dodać, że art. 83 potwierdza zasadę ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego, wymieniając w ust. 1 osoby i organy uprawnione do otrzymania odpisów bez konieczności uzasadniania potrzeby ich otrzymania, z jednoczesnym rozszerzeniem kręgu uprawnionych podmiotów w ust. 2 o osoby, które mają interes prawny w otrzymaniu odpisów oraz o organizacje społeczne. Bardziej wnikliwe rozpatrzenie wniosku o wydanie odpisu przez kierownika urzędu stanu cywilnego jest niezbędne w przypadku odpisu zupełnego, w którym zawarte są szczegółowe informacje dotyczące stanu cywilnego, jak np. ustalenia ojcostwa, pochodzenia z małżeństwa, przysposobienia, ustania małżeństwa lub separacji. Udostępnienie niektórych informacji osobom nieuprawnionym może stanowić wówczas naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Osoba występująca o wydanie odpisu zupełnego powinna, więc udowodnić istnienie interesu prawnego, np. prowadzenie postępowania spadkowego. W przypadku wniosku o wydanie skróconego aktu zawierającego ograniczone dane osobowe, zainteresowana osoba nie musi szczegółowo udowodnić interesu prawnego, wystarczy, bowiem uprawdopodobnienie istnienia takiego interesu. Odmowa wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub dokumentu z akt zbiorowych powinna nastąpić w formie decyzji administracyjnej z podaniem w jej uzasadnieniu przyczyn, dla których wniosek nie mógł zostać uwzględniony. Mówi o tym wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek Zamiejscowy w Gdańsku z dnia 29 kwietnia 1993 r., sygn. akt S.A./Gd 2261/92. Organem odwoławczym od orzeczeń administracyjnych wydanych na podstawie ustawy o aktach stanu cywilnego, stosownie do jej art. 8 ust. 4, jest wojewoda. Wojewodowie sprawują także nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie (art. 8 ust. 3).
Bibliografia:
1. Ustawa z dnia 29 września 1986 roku „Prawo o aktach stanu cywilnego”. – teks jednolity Dz.U. 2004 nr 161 poz. 1688
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku „ o ochronie danych osobowych.” – tekst jednolity Dz.U. 2002 nr 101 poz. 926
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. Dz.U. 1998 nr 136 poz. 884
4. strona internetowa: http://www.giodo.gov.pl
Prace wykonał:
Jacek Drogoś,
Administracja Publiczna II rok,
studia niestacjonarne.