Zasady redagowania pism
Praktyka administracyjna wypracowała różne zasady redagowania pism. Ich stosowanie pozwala uniknąć błędów. Do podstawowych reguł, których należy przestrzegać, należą:
- konspekt
- przejrzystość,
- kompletność,
- sugestywność,
- zwięzłość,
- uprzejmość,
- zrozumiałość,
- używanie skrótów,
- jedna sprawa – jedno pismo,
- wyróżnianie fragmentów,
- zwracanie się do adresata.
Konspekt - Przed napisaniem pisma wskazane jest sporządzenie jego planu (konspekt).
Przejrzystość – pismo powinno być przejrzyste graficznie. W tym celu należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.
Treść pisma powinna się składać - w miarę możliwości - z pewnych stałych elementów.
Wstęp (wprowadzenie), które ma na celu zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą zamierzamy w liście omówić. Podajemy najważniejsze dane w jednym lub kilku zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana pism, to powołujemy się na poprzednią korespondencje, Np. Odpowiadając na Pani pismo z dnia.... lub W związku z pismem dotyczącym ... albo W odpowiedzi na Państwa pismo nr...... z dnia....
Przedstawienie zagadnienia - jest to część główna i najistotniejsza przedstawia problem, który jest przedmiotem sprawy. W naszym interesie leży, aby ta część pisma była zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i jednoznacznie.
Uzasadnienie - część przekonywująca - nadawca pisma przekonuje adresata o słuszności swojego stanowiska. Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy. W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia faktyczne i prawne.
Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty przyjmujemy za udowodnione i na podstawie jakich dowodów, Np. Na podstawie protokołu..... sporządzonego przez.... stwierdzam, że straty związane z powodzią zostały usunięte do dnia....
Uzasadnienie prawne zawiera podstawowe prawna i umotywowana pod względem prawnym ocenę stanu faktycznego, Np. Na podstawie.... stwierdzamy, że postąpiła Pani zgodnie z prawem.
W uzasadnieniu wszystkie argumenty powinny być przedstawione przejrzyście, logicznie i konsekwentnie. Ta część pisma powinna być bardzo przekonująca, wyczerpująca i prowadzić do wniosków końcowych.
Wnioski - jest to część końcowa pisma, która może stanowić rzeczowe podsumowanie całości. W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego część ma na celu:
- spowodowanie określonego działania,
- wywołanie określonego stanowiska lub postawy,
- wywarcie na adresacie określonego wrażenia,
- sformułowanie wniosków.
Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, Np. pismo przekonujące może zawierać dwie części: przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie.
Kompletność – pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia danej sprawy. Brak nawet drobnej informacji powoduje nieraz konieczność dodatkowej korespondencji, co wpływa na wydłużenie czasu załatwienia sprawy i tym samym obniża wydajność pracownika administracyjno-biurowego.
Sugestywność – pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.
Zwięzłość – pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Tego rodzaju zabiegi dopuszczalne są w korespondencji prywatnej, ale nie urzędowej.
Uprzejmość – pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu:
- należy używać zwrotów grzecznościowych, ale bez przesady, gdyż ich nadmiar razi:
– w polu adresata, pisząc do osoby fizycznej, można użyć takich zwrotów grzecznościowych, jak: Szanowna Pani, Szanowny Pan,
– przed rozpoczęciem treści pisma, jeśli ma ono charakter listu, należy użyć zwrotów grzecznościowych typu: Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowni Państwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie,
– w treści pisma można używać zwrotów w rodzaju: zwracamy się z uprzejmą prośbą, uprzejmie prosimy, serdecznie zapraszamy itp.,
– w zakończeniu pisma dobrze jest użyć zwrotów pożegnalnych, Np. Z poważaniem, Z wyrazami szacunku,
- w żadnym wypadku nie należy używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet jeśli sytuacja jest krytyczna; dozwolone jest natomiast używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych, czyli takich, w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o konsekwencjach nieprawidłowego postępowania, Np. W wypadku nieuregulowania zaległości czynszowych w terminie do dnia 15 czerwca 2006 roku, zgodnie z § 31, ust. 9 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej, rozwiążemy z Panią umowę najmu lokalu użytkowego ze skutkiem natychmiastowym.
Zrozumiałość – pismo musi być zrozumiałe dla adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli adresat może ich nie znać.
Używanie skrótów – w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów. Niedozwolone jest natomiast używanie skrótów myślowych lub też skrótów znanych i stosowanych we własnym kręgu, gdyż mogą wtedy wystąpić nieporozumienia wynikające z niewłaściwego odczytania treści. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy. Wyróżnia się kilka grup skrótów, których używanie jest dozwolone w korespondencji biurowej.
Zalicza się do nich skróty:
- powtarzających się często wyrazów potocznych, Np.
szt. – sztuk,
ul. – ulica,
poz. – pozycja,
- tytułów zawodowych oraz tytułów i stopni naukowych, Np.
prof. – profesor,
mgr – magister,
inż. – inżynier,
dr – doktor,
gen. – generał,
- miar i nazw jednostek metrycznych (skróty te pisze się zawsze bez kropki), Np.
m – metr,
t – tona,
cm – centymetr,
kg – kilogram,
km – kilometr,
g – gram,
- tworzone od polskich połączeń wielowyrazowych, jeśli kolejne wyrazy rozpoczynają się spółgłoską, Np.
Np. – na przykład,
itd. – i tak dalej,
cdn. – ciąg dalszy nastąpi,
tzn. – to znaczy,
ww. – wyżej wymienione,
jw. – jak wyżej,
tj. – to jest
W korespondencji biurowej, oprócz skrótów, dopuszczalne jest też używanie skrótowców. Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab wyrazów tworzących nazwę własną,
PKO – Powszechna Kasa Oszczędności,
NBP – Narodowy Bank Polski,
ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
PZU – Powszechny Zakład Ubezpieczeń,
LO – Liceum Ogólnokształcące.
Częstym błędem popełnianym przy pisaniu skrótów jest niewłaściwe stosowanie kropki. Kropkę w skrótach stawia się wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego, czyli powstaje przez odrzucenie końcowej części wyrazu
Jedna sprawa – jedno pismo – pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować je w odrębnych pismach, a następnie włożyć do jednej koperty. Takie postępowanie ułatwia adresatowi rozdzielenie spraw do załatwienia między pracowników i tym samym skraca czas ich załatwienia.
Wyróżnianie fragmentów – szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej używanych sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:
-Tłusty druk,
- kursywa,
- rozstrzelony druk,
- podkreślenie,
- wielkie litery,
- zastosowanie innego koloru,
- podkreślenie słowne, Np. Najważniejszym w sprawie jest to, aby..., Głównie należy zwrócić uwagę na fakt…,
- wypunktowanie najważniejszych spraw,
- wyśrodkowanie najważniejszych fragmentów pisma,
- zdefiniowanie zastosowanych pojęć,
- obramowanie.
Zwracanie się do adresata – w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, urzędów, instytucji, firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz, Wam itp.
Odpowiadając na Wasze pismo...
Uprzejmie informujemy Was, że...
Zapraszamy Waszego przedstawiciela...
Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z Waszym pracownikiem
W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań Pani, Pan, Państwo,
Odpowiadając na Pana pismo z dnia...
Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji, które odbędzie się ...
Zwracamy się do Pana z...
Zwroty: Wy, Wam, Wasze, Pan, Pani pisze się zawsze wielką literą, aby w ten sposób okazać szacunek adresatowi. Jednocześnie, jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna (firma), to o sobie w tym piśmie nadawca zawsze pisze w formie my, Np. zapraszamy, informujemy, prosimy, zawiadamiamy itp. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż o sobie nadawca pisze zawsze małą literą.
W związku z pobytem naszego pracownika w Waszym przedsiębiorstwie...
Proponujemy, aby dostawa zamówionych towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.