Cykl projektu: główne dokumenty i decyzje

Zasady ZCP
•Użycie podejścia opartego na tablicy logicznej w celu analizy problemów i wypracowania właściwego rozwiązania – np. projektowanie przedsięwzięcia

•Zdyscyplinowane wypracowanie dobrej jakości głównych dokumentów na każdej fazie, celem zapewnienia dobrze ukształtowanego i opartego na obiektywnej informacji procesu decyzyjnego

•Konsultowanie i włączanie głównych partnerów w możliwie szerokim zakresie

•Czytelne i przejrzyste formułowanie i koncertowanie się na celach projektu, w związku z zakładanymi trwałymi korzyściami wobec zamierzonych grup(y) docelowych(ej)

•Włączenie głównych zagadnień związanych z jakością od samego początku procesu programowego.
ZCP inkorporuje główne założenia i zasady zarządzania pomocą, analityczne narzędzia i techniki, stosując je w procesie decyzyjnym cyklu projektowego, aby zagwarantować następujące elementy:

•projekt przestrzega i przyczynia się do realizacji nadrzędnych celów UE jak np. poszanowanie praw człowieka, redukcja ubóstwa i horyzontalnych zagadnień związanych z równymi szansami, poszanowaniem środowiska naturalnego (zgodność i odnoszenie się do tych kwestii w szerokim tego słowa znaczeniu);
•projekty są zgodne i odnoszą się do uzgodnionych strategii i rzeczywistych problemów grup docelowych/beneficjentów;
•projekty są wykonalne, co oznacza że cele mogą być realnie osiągnięte w ramach istniejących zewnętrznych uwarunkowań i zasobów, którymi dysponują agencje wdrażające;

•korzyści generowane przez projekty są trwałe
CEL: konkretny, mierzalny, akceptowalny, realistyczny, terminowy.
cel = opisanie przeznaczenia projektu lub programu. W swoim ogólnym znaczeniu odnosi się do działań, rezultatów, celu bezpośredniego projektu i celów ogólnych

Cel bezpośredni:
•Cel bezpośredni /ang. projekt purpose/: centralny cel projektu. Cel bezpośredni powinien stanowić i odnosić się do sedna problemu i być zdefiniowany w kategoriach samopowielających się korzyści dla grup docelowych. Cel bezpośredni powinien również wyrażać sprawiedliwy podział korzyści pomiędzy kobietami i mężczyznami w ramach grup docelowych

Cele ogólne (cele strategiczne): Wyjaśniają dlaczego projekt jest ważny dla społeczeństwa, w kontekście długotrwałych korzyści dla ostatecznych beneficjentów i szerszych korzyści dla innych grup. Pomagają również pokazać jak program wpisuje się w polityki sektorowe lub regionalne rządu/zaangażowanych organizacji i Komisji Europejskiej, a także polityki horyzontalne Unii Europejskiej.

Działania: czynności (i środki), które muszą być podjęte/wykonane, aby osiągnąć rezultat

Środki: fizyczne i nie-fizyczne zasoby (często odnoszące się do nakładów), które są niezbędne do prowadzenia zaplanowanych działań i zarządzania projektem. Można dokonać rozróżnienia między zasobami ludzkimi i zasobami materialnymi.

Partnerzy: Wszystkie osoby, grupy ludzi, instytucji lub firm które mogą być związane
z projektem/programem są określane jako partnerzy. Mogą one – pośrednio lub bezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie – być włączone lub oddziaływać na proces i produkty projektu lub programu.

Ryzyko: Czynniki zewnętrzne i wydarzenia, które mogą wpłynąć na postęp lub sukces przedsięwzięcia i które nie mają tendencji pozostawania ważnymi. Są one formułowane w negatywnej formule, np. „Reforma procedur karnych nie powiedzie się”.

Analiza problemu

Analiza problemu określa negatywne czynniki określające aspekty zastanej sytuacji i ustanawia relacje przyczynowo-skutkowe między istniejącymi problemami. Obejmuje ona trzy kroki:

1. precyzyjne zdefiniowanie struktury i przedmiotu analizy

2. określenie głównych problemów, na które napotykają grupy docelowe i beneficjenci (jaki jest/są problem/y?)

3. zobrazowanie problemów w formie diagramu, nazywanego „drzewem problemowym” lub „hierarchią problemów” w celu określenia relacji przyczynowo-skutkowych.

Analiza jest prezentowana w formie diagramu ukazującego efekty problemu na górze a jego przyczyny na dole . Analiza jest ukierunkowana na określenie rzeczywistych ograniczeń (ang. bottlenecks), do których partnerzy przywiązują największą uwagę i i dążą do ich usunięcia.

Analiza celów
Analiza celów jest podejściem metodologicznym zastosowanym, aby:
•opisać sytuację w przyszłości kiedy problemy zostaną rozwiązane, z udziałem reprezentatywnych partnerów;
•zweryfikować hierarchię celów;
•zilustrować zależności pomiędzy środkami (zasobami) a produktami (ang. means-end relationships) w diagramie

Drzewko celów:

„Sytuacje negatywne” w diagramie problemowym są transformowane w rozwiązania, wyrażane jako „pozytywne osiągnięcia”. Na przykład negatywny aspekt: „produkcja rolna jest niska” zamieniony jest w pozytywny: „produkcja rolna wzrosła”. Te pozytywne osiągnięcia są w rzeczywistości celami i są one prezentowane w diagramie celów ukazując hierarchię środków (zasobów) oraz produktów. Diagram ten przedstawia klarowną wizję pożądanej przyszłej sytuacji.
Diagram celów

Często diagram ten ukazuje cele, które nie mogą być osiągnięte poprzez przewidziany projekt. Należy, wówczas, poszukiwać sposobów na ich osiągnięcie poprzez realizację innych projektów. Niektóre cele mogą być nierealistyczne, co stwarza konieczność znalezienia innego rozwiązania lub zaniechania próby realizacji projektu.