Zasady postępowania administracyjnego oraz jego przebieg

Zasady ogólne to reguły, które przenikają całokształt regulacji prawnych. Dookreślają je najczęściej inne reguły procesowe. Zasady te są zawsze ukształtowane z woli ustawodawcy. W wypadku postępowania administracyjnego zasady ogólne wynikają nie ze wstępu, a z dalszych artykułów, stanowiących rozdział 2 działu I Kodeksu postępowania administracyjnego . To legislacyjne ujęcie świadczy o roli zasad ogólnych postępowania administracyjnego, nadanej przez organ ustawodawczy. Zasady bowiem nie mają być tylko postulatami czy dezyderatami lub niewiążącymi zaleceniami. One mają stanowić obowiązujące normy prawne, które ustalają prawne wytyczne działania organów działających na mocy przepisów k.p.a. Normy te obowiązują dla całego postępowania administracyjnego, więc także dla postępowania jurysdykcyjnego, we wszystkich jego stadiach, jak i w postępowaniu skargowym. Naruszenie zasad ogólnych jest równoznaczne naruszeniu powszechnie obowiązującego prawa i stanowi podstawę uchylenia decyzji administracyjnych.
Zasady ogólne stanowią też wytyczne dla stosowania przepisów Kodeksu postępowania i z tego powodu właśnie należy je współstosować z przepisami dotyczącymi poszczególnych instytucji procesowych . Nie wprowadzają żadnych nowych samoistnych instytucji procesowych, bo są realizowane przez istniejące instytucje, pełniące rolę instrumentu do urzeczywistnienia poszczególnych zasad ogólnych . Dokonując interpretacji innych przepisów należy dokonywać to z perspektywy norm ogólnych, a to modyfikuje przepisy szczególne zawarte w k.p.a. Zasady ogólne znajdują swe zastosowanie tylko w tym czasie, w którym postępowanie toczy się.
Hierarchia zasad nie została wyznaczona przez żaden przepis, czy uznanie. Można natomiast samodzielnie wnioskować, o hierarchii porównując ze sobą co najmniej dwie zasady. Jednakże jedna spośród zasad ma zastosowanie zawsze, chodzi tu o zasadę praworządności, która tak naprawdę wynika bezpośrednio już na poziomie norm konstytucyjnych, a te wiadomo są nadrzędne dla całego systemu prawa.
Według doktryny obecnie obowiązujące zasady ogólne to zasady: praworządności, uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli, prawdy obiektywnej, udzielania informacji prawnej stronom, czynnego udziału stron w postępowaniu, przekazywania, szybkości i prostoty postępowania, ugodowego załatwiania sprawy, pisemności, dwuinstancyjności postępowania, trwałości decyzji ostatecznych, sądowej kontroli decyzji administracyjnych, pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Każda z tych trzynastu zasad wymaga choć krótkiego przybliżenia.
Zasada praworządności jest przede wszystkim jedną z głównych zasad konstytucyjnych, wynika z art. 7 ustawy zasadniczej i jest dzięki temu powszechnie znana. W wypadku Kodeksu postępowania administracyjnego wyłonić ją można z przepisów artykułów 6 i 7. Niektórzy autorzy piszą o dwóch odrębnych zasadach, czyli legalności i praworządności. Artykuł 6 zawiera stwierdzenie, że organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa, zaś następny dodaje iż w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności. Widać zatem, że k.p.a. zasadę praworządności traktuje w sposób węższy niż Konstytucja. Organ może działać tylko na podstawie prawnej. Gdy podstawy prawnej nie będzie organ nie ma prawa do działania, nawet gdy chodzi o sfery przez prawo nie zakazane. Zgodnie z wolą normodawcy organ ma nie tylko przestrzegać prawo (materialne, ustrojowe czy proceduralne) , ale ma jeszcze dodatkowo czuwać i kontrolować działania innych podmiotów. Jego zadaniem jest dopilnowanie by i te inne podmioty przestrzegały prawo. W wypadku przekroczenia prawa, chodzi tu oczywiście o najcięższe przekroczenia, organ ma obowiązek wezwania do udziału w postępowaniu prokuratora .
Przepisy prawa, są to wszystkie przepisy powszechnie obowiązujące lub przepisy wewnętrzne, gdy adresatem decyzji jest podległy wydającemu organowi inny organ administracji. Podstawą decyzji administracyjnej mogą być: ustawy lub regulacje dookreślające przepisy ustawowe.
Zasada uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli, to fragment artykułu 7 kodeksu postępowania administracyjnego. W doktrynie istnieje wątpliwość co do kwestii: czy działać legalnie (praworządnie), czy raczej celowo (w słusznym interesie). Należy jednakże pamiętać, że celowość działania nie może stanowić pretekstu do naruszenia prawa, bo w imię celowości nie wolno działać wbrew prawu. Zasada ta ma zastosowanie tam, gdzie przepis prawa daje pewien luz dla decyzji organu, czyli w miejscu na tzw. swobodne uznanie w administracji. Bo tylko w sytuacji, gdy organ dysponuje luzem decyzyjnym i stosując przy tym zasadę interesu społecznego czy obywatela, musi szukać wypadkowej obu interesów.
Wtedy, gdy dojdzie do naruszenia zasady celowości w postępowaniu, sąd administracyjny staje na stanowisku, że naruszenie zasady celowości jest równoznaczne z naruszeniem prawa. Staje się więc podstawą do przeprowadzenia sądowej kontroli decyzji uznaniowych, pod kątem celowości. W toku kontroli instancyjnej również organ II instancji dokonuje oceny decyzji pod względem celowości.
Również z artykułu 7 k.p.a. wynika zasada prawdy obiektywnej. Zobowiązuje ona organy administracyjne do podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy. Jest to odejście od reguły inicjatywy i dyspozycji dowodami przez strony. To organ jest zobowiązany do inicjatywy dowodowej i do takiego ukształtowania postępowania dowodowego, by wyjaśnić rzeczywisty stan faktyczny sprawy. Nie odbiera to stronom ich prawa do przejawiania aktywności dowodowej. Strony nadal mogą zgłaszać wnioski dowodowe, ale tu do organu należy ocena, czy te dowody będą przydatnymi w sprawie, i czy tym samym zostaną przeprowadzone. Organ nie jest więc związany wnioskami stron, ale tylko o tyle, o ile ustawa nakazuje mu działać z urzędu, albo gdy pozwala na to charakter sprawy.
Wszelkie uchybienia w zakresie ustalenia podstawy faktycznej rozstrzygnięcia obciążają organ. Jeżeli w trakcie kontroli instancyjnej organ wyższego stopnia ustali, że organ orzekający w sprawie, nie ustalił w dostatecznym stopniu rzeczywistego stanu faktycznego sprawy, to stanie się to okolicznością rzutującą na prawidłowość postępowania wyjaśniającego. Może to być tym samym podstawą uchylenia decyzji i przekazania sprawy organowi niższego szczebla do ponownego wyjaśnienia.
Strona może pozostać w postępowaniu zupełnie bierną, ale jeżeli dysponuje wiadomością o okoliczności, która rzutuje na kierunek rozstrzygnięcia i podniesie ten dowód w którymkolwiek momencie postępowania (nawet dopiero na etapie sądowym), to fakt ten rzutuje na to, że postępowanie nie zostało przeprowadzone w sposób dostateczny. Mało tego organ może spotkać się z zarzutem, że nie podjął działań mających na celu wyjaśnienie sprawy w sposób obiektywny. Inicjatywa dowodowa strony często jest konieczna dla ochrony jej interesu w trakcie sprawy, bo skarga nie skutkuje przecież wstrzymaniem wykonania decyzji administracyjnej.
Prawda ustalana w trakcie postępowania prowadzonego przez organ administracji ma być ustalana w sposób obiektywny. Rodzi to obowiązek usunięcia wszelkich przeszkód powstałych (ujawnionych) w czasie postępowania. Organ musi również zagwarantować, że dokonanie oceny materiału dowodowego będzie przebiegało w sposób bezstronny. W związku z tym realizacji tej zasady służą przepisy k.p.a. służące wyłączeniu pracownika i organu od prowadzenia takiej sprawy administracyjnej. Wyjaśnienie sprawy ma być więc dostatecznie wyczerpujące, a dokonanie oceny- obiektywne.
Zasada udzielania informacji prawnej stronie to treść artykułu 9 k.p.a. Zgodnie z nią organy administracji publicznej są zobowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków, będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, by strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa. W tym właśnie celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Zasada ta przełamuje działanie zasady, że nieznajomość prawa szkodzi. Organy administracji publicznej mogą realizować tę zasadę wyłącznie przy zastosowaniu instytucji przewidzianych w kodeksie postępowania administracyjnego. Instytucją tą jest obligatoryjne pouczenie, zawarte w decyzji lub rozstrzygnięciu.
Naruszenie tego obowiązku nie może przynosić stronie szkody, np. art. 112 przewiduje, że błędne pouczenie nie może stronie szkodzić, jeżeli ta zastosowała się wcześniej do owego pouczenia. Powstała z powodu braku informacji szkoda powinna zostać naprawiona w dalszym postępowaniu, np. przez przywrócenie terminu, dopuszczenie dowodu czy rozpoznanie wniosku złożonego po terminie, itp.
Stosowanie tej zasady ma dwa aspekty, bo w szerszym zakresie odnosi się do stron, które mają interes prawny lub obowiązek, zaś w węższym, tylko do uczestników postępowania, którymi mogą być: świadkowie, biegli, itp. Uczestnicy ci muszą zostać poinformowani o konsekwencjach prawnych swojego nieprawidłowego zachowania, np. przez pouczenie o odpowiedzialności świadka z art. 68 k.p.a.
Organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań- to §1 art. 10 k.p.a., czyli zasada czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym. Zasadę tą w praktyce stosuje się na bieżąco, w toku postępowania administracyjnego, gdyż inaczej rodzi to kłopot. Organ ma obowiązek zawiadamiania wszystkich, będących stronami w sprawie, o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron (art. 61§4), o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin (art.79§1), o terminie rozprawy administracyjnej (art.91). Czasem zajdzie także potrzeba zawiadomienia strony, o możliwości zapoznania się z zebranymi w sprawie materiałami, w określonym czasie i zajęcia swego stanowiska, co do nich. Strona może z tego prawa skorzystać, bądź nie, ale nic z organu nie zdejmie obowiązku powiadomienia. Zasada ta odnosi się do wszystkich materiałów i dowodów, bez względu na to, z czyjej inicjatywy są one zgromadzone. Jeżeli w sprawie zostanie ustanowiony pełnomocnik, to także jego trzeba włączyć w postępowanie administracyjne.
Naruszenie zasady czynnego udziału stron w postępowaniu stanowi kwalifikowaną wadę postępowania administracyjnego. Na żądanie strony, która bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu administracyjnym, postępowanie należy wznowić, gdy zostało zakończone decyzją ostateczną (art.145 § 1 pkt. 4). Przepis art. 145 § 1 pkt. 4 stanowi sankcję dla zasady udziału stron w postępowaniu administracyjnym. Wznowienie nie może wynikać z urzędu, inicjatywę do wznowienia posiada tylko i zawsze strona.
Organy administracyjne mogą odstępować od zasady czynnego udziału stron tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. W takim wypadku organ ma jeszcze jeden obowiązek, mianowicie musi on utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady czynnego udziału strony .
Zasada przekonywania wyraża postulat pierwszeństwa przekonywania nad zastosowaniem środków przymusu . Bowiem wymaga ona, aby organy wyjaśniały stronom zgodność przesłanek, którymi kierują się przy załatwieniu sprawy. W ten sposób, w miarę możliwości, organ ma doprowadzić do wykonania przez strony decyzji, bez potrzeby stosowania środków przymusu. Organ ma tak przekonać stronę aby uznała ona słuszność rozstrzygnięcia.
Przejawem zasady tej w postępowaniu jest uzasadnienie postanowienia, co do słuszności rozstrzygnięcia. Zasada ta nie wyklucza zastosowania środków przymusu bezpośredniego, bo nieskuteczność przekonywania wprowadza organ na drogę egzekucyjną. Zasada przekonywania jest bardzo mocno wzmacniana przez zagrożenie zastosowania środków przymusu bezpośredniego.
Zasadą przekonywania organ powinien kierować się w toku całego postępowania, czyli także i wtedy, gdy nie ma formalnego wymogu uzasadniania swoich działań, zwłaszcza przy wszelkich kontaktach ze stronami w toku postępowania, w czasie rozprawy administracyjnej.
Zasada szybkości i prostoty postępowania zawarta jest w artykule 12 k.p.a. Realizowana jest ona poprzez przepisy wyznaczające organom terminy do załatwiania spraw. Terminy te są maksymalnymi ramami czasowymi, pomiędzy którymi winien organ rozstrzygnąć sprawę. Norma z art.. 12 nakazuje by odbywało się to szybko, przy użyciu możliwie najprostszych środków, prowadzących do załatwienia sprawy.
Zasada ta ma na celu ograniczenie zbędnego formalizmu w postępowaniu administracyjnym. W imię szybkości działania nie wolno jednakże naruszać przepisów o postępowaniu administracyjnym, bo zasada szybkości nie zezwala na odstępstwa od norm prawnych zawartych w k.p.a.
Zasada ugodowego załatwiania sprawy to zasada nie tak dawno wprowadzona do kodeksu postępowania administracyjnego, bo dopiero w roku 1980. Zasada ta dotyczy spraw załatwianych drogą ugody administracyjnej, a taką instytucję przewidują normy artykułów od 114 do 122 k.p.a.
Zawarcie ugody jest możliwe tylko w pewnym zakresie spraw, nie każdą sprawę można zamknąć ugodą. Przesłanki do zawarcia ugody to: istnienie wielu stron postępowania, między stronami istnieje spór, który to dotyczy tylko stron, nie zaś organu. Organ nadzoruje zawarcie tej ugody, bo postępowanie toczy się przed tym organem. Ugoda zostaje zawarta przez strony, a organ dokonuje kontroli ugody i dopiero potem wydaje postanowienie. To postanowienie organu jest rozstrzygającym sprawę co do istoty i czyni zbędnym wydanie decyzji administracyjnej, bo ugoda wywiera takie same skutki jak decyzja wydana w toku postępowania .
Stosowanie powyższej zasady uzasadnia akceptacja stron dla rozwiązania, co bardzo ułatwia wykonanie postanowienia. Organ, przed którym toczy się spór powinien zmierzać do nakłonienia stron, do zawarcia ugody.
Artykuł 14 § 1 to zasada pisemności. Wymaga ona, by sprawy załatwiać w formie pisemnej. Zasadę tą traktuje się w sposób szeroki. Ustne załatwienie sprawy może nastąpić wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Tu jednakże tylko strona może ocenić co leży w jej interesie.
Według zasady sprawy należy załatwiać w formie pisemnej (decyzje!). W poszerzonym stosowaniu także działania zmierzające do rozstrzygnięcia winno udowadniać się w formie pisemnej, czy to protokołu czy adnotacji. Zasada pisemności służy interesom pewności i jawności stosunków prawnych.
Zasada dwuinstancyjności postępowania zawarta została w krótkiej formie: postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne . Stronie służy w postępowaniu zastosowanie środka zwykłego, czyli odwołania od decyzji organu I instancji. Zasada ta w praktyce jest nieco ograniczona, chodzi tu o rozstrzygnięcia samorządowego kolegium odwoławczego i ministra. Nad tymi organami nie ma bowiem organów szczebla wyższego, ale stronie przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Przy odwołaniu takim, sprawa zostaje ponownie rozpatrzona merytorycznie przez organ I instancji i kończy ją rozstrzygnięcie- decyzja. Niezastosowanie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy może blokować drogę do rozpatrzenia sprawy przez sąd administracyjny.
Organy administracji w postępowaniu mają właściwość instancyjną, a naruszenie jej skutkuje wadą decyzji administracyjnej i nieważnością.
Mimo, że postępowanie jest dwuinstancyjne, wyczerpanie środka zwykłego nie kończy postępowania w sprawie. Stronie bowiem służą jeszcze środki nadzwyczajne.
Jakiekolwiek odstępstwa od zasady dwuinstancyjności postępowania można wprowadzić tylko w drodze ustawy, nie jest jednakże wskazane czynienie takich odstępstw .
Zasadę trwałości decyzji ostatecznych wyraził ustawodawca w artykule 16 § 1 k.p.a. Decyzjami ostatecznymi są decyzje, od których nie służą już odwołania w administracyjnym toku instancji. Uchylenie decyzji , zmiana, stwierdzenie nieważności, itp., może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie lub na mocy ustawy szczegółowej. Celem tego jest ochrona praw nabytych przez strony.
Decyzje ostateczne to decyzje:
• wydane przez organ I instancji , którym upłynął termin odwołania i nie ma podstaw do wznowienia terminu odwołania;
• wydane przez organ II instancji;
• wydane w ramach jednoinstancyjnych postępowań administracyjnych ( np. postępowanie ZUS);
• wydane w I instancji przez ministra albo samorządowe kolegium odwoławcze- są to decyzje administracyjne ostateczne szczególne.
Trwałość decyzji polega na tym, że nie można ich wzruszyć w zwykłym trybie odwoławczym. Kodeks postępowania administracyjnego enumeratywnie wymienia przyczyny, dla których można wzruszyć decyzje administracyjne. Są to np. sytuacje, gdy: dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe, decyzję wydano w wyniku przestępstwa, decyzję wydał pracownik lub organ administracji publicznej, który podlega wyłączeniu, strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu, wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nie znane organowi, który wydał decyzję, decyzję wydano bez uzyskania wymaganego prawem stanowiska innego organu, zagadnienie wstępne zostało rozstrzygnięte przez właściwy organ lub sąd odmiennie od oceny przyjętej przy wydaniu decyzji (art. 100 § 2), decyzję wydano w oparciu o inną decyzję lub orzeczenie sądu, które zostało następnie uchylone lub zmienione .Druga grupa to przyczyny, dla których można stwierdzić o nieważności decyzji, a są nimi: sytuacje kiedy: wydano decyzję z naruszeniem przepisów o właściwości, wydano ją bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa, decyzja dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną, decyzja została skierowana do osoby nie będącej stroną w sprawie, albo była niewykonalna w dniu jej wydania i jej niewykonalność ma charakter trwały, jej wykonanie wywołałaby czyn zagrożony karą, zawiera wadę powodującą jej nieważność z mocy prawa.
Na ostateczność i trwałość decyzji nie wpływa droga sądowa weryfikacji decyzji administracyjnej.
Zasadę sądowej kontroli decyzji wprowadza § 2 artykułu 16 k.p.a. Decyzje mogą być zaskarżane do sądu administracyjnego z powodu ich niezgodności z prawem, na zasadach i w trybie określonych w odrębnych ustawach. Podstawę prawną działania sądu administracyjnego podczas kontroli decyzji ostatecznych stanowi ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r, prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. 2002, Nr 153, poz 1270). Ta właśnie ustawa określa przesłanki zaskarżenia decyzji.
Zasada pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa to artykuł 8 k.p.a. Naruszenie tej zasady nie jest podstawą dla uchylenia decyzji administracyjnej bądź usunięcia jej z obrotu prawnego. Zasada pogłębiania zaufania to bardziej hasło czy cel niż norma prawna. Ma ona bowiem i szeroki zakres i dużą doniosłość polityczną. Postępowanie administracyjne nie toczy się przecież w żadnej próżni społecznej, a jego wynik i przebieg są często komentowane i oceniane. Dlatego szczególnie ważne jest prawidłowe, obiektywne, zgodne z prawem i etyczne postępowanie pracowników organu bezpośrednio stykających się w toku pracy z uczestnikami postępowań administracyjnych.
Postępowanie administracyjne, określane inaczej jako procedura administracyjna, pozwała na uporządkowanie i znormalizowanie postępowania organów administracji oraz wyznacza stałe zasady załatwiania spraw. Zakres tego postępowania jest bardzo szeroki, gdyż może dotyczyć wszystkich spraw, będących przedmiotem działania administracji. Postępowanie administracyjne, czyli tryb postępowania organów, można podzielić na: postępowanie administracyjne ogólne, postępowanie egzekucyjne w administracji, postępowanie sądowe w sprawach administracyjnych, postępowanie w sprawach o wykroczenia i szczególne postępowania administracyjne.
Niezależnie od tego, w której instancji i jakiego rodzaju jest to postępowanie, to zawsze można wyodrębnić w nim pewne stadia, czyli:
• stadium wstępne, które obejmuje: czynności procesowe mające na celu zbadanie dopuszczalności wszczęcia postępowania w danej sprawie i wszczęcie postępowania;
• postępowanie wyjaśniające, mieszczące w sobie wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy administracyjnej;
• podjęcie decyzji rozstrzygającej sprawę-przedmiot postępowania.
Postępowanie administracyjne może być wszczęte na żądanie strony lub z urzędu, czyli bez takiego żądania strony. Postępowanie można wszcząć też na żądanie prokuratora (art.182 k.p.a.) lub Rzecznika Praw Obywatelskich (art. 31 §1 k.p.a.). O tym kiedy wszczyna się postępowanie na wniosek strony, a kiedy z urzędu, rozstrzygają normy o charakterze materialnym. Organ administracji może jednak, ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć postępowanie z urzędu, także w sprawie, w której prawo wymaga wniosku strony. Wtedy jednak, ma on obowiązek, w toku postępowania, uzyskać zgodę strony. O ile zgody nie uzyska musi postępowanie umorzyć.
Datą wszczęcia, w przypadku żądania strony, jest dzień doręczenia organowi wniosku strony, a w postępowaniu wszczynanym z urzędu, chwila podjęcia pierwszej czynności procesowej przez organ prowadzący. Najczęściej jest to zawiadomienie wszystkich stron o wszczęciu postępowania. Czynność ta jest niezbędna, ze względu na obowiązującą procedurę administracyjną, zasadę udziału strony w postępowaniu. Żądania wszczęcia postępowania oraz inne żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia według k.p.a. to podania.
Podania mogą być wnoszone w bardzo różnych formach, np. pisemnej, telegraficznej, poczty elektronicznej, nie jest natomiast obowiązującą formą rozmowa telefoniczna. Minimum elementów, które sprawią, że pismo jest podaniem, to: wskazanie osoby, od której podanie pochodzi, jej adres i żądanie. Są też podania, które te minimalne wymogi ma nieco większe, np. podanie o wywłaszczenie nieruchomości. Podanie w formie pisemnej lub ustnej do protokołu składający musi podpisać. Braki podania, o mniejszej wadze, na wezwanie organu wnoszący musi uzupełnić w terminie 7 dni. Jeżeli brak dotyczy adresu wnoszącego i organ nie jest w stanie sam ustalić tego adresu, podanie pozostawia bez rozpoznania.
Jeżeli wnoszący złoży podanie do organu niewłaściwego w danej sprawie, organ ten powinien niezwłocznie przekazać podanie organowi właściwemu i powiadomić o tym żądającego działania organu administracji.
Postępowanie dowodowe ma na celu dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy i załatwienie jej, w oparciu o udowodnione w postępowaniu fakty i właściwe normy obowiązującego prawa . Winno ono doprowadzić do uzyskania jasnego obrazu wszystkich okoliczności, które mają znaczenie dla załatwienia sprawy. Organ nie jest w tym wypadku związany własnymi postanowieniami, w sprawie przeprowadzenia dowodów. Kodeks pozwala organowi zmieniać, uzupełniać i uchylać swoje wcześniej wydane postanowienia dotyczące przeprowadzenia dowodów. W tym postępowaniu znajduje również zastosowanie zasada udziału strony i ważne jest zawiadamianie przez organ wszystkich stron, z odpowiednim wyprzedzeniem. Strona ma również prawo do czynnego udziału w przeprowadzaniu dowodu.
Kodeks postępowania administracyjnego staje na stanowisku swobody organu w ocenie dowodów, nie jest więc on związany sztywnymi regułami dowodzenia. Organ jako dowód może dopuścić wszystko to, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodem w szczególności mogą być: dokumenty (urzędowe i prywatne), zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Dowód z dokumentu, najważniejszy i najbardziej powszechny w postępowaniu administracyjnym, jest rozgraniczany na urzędowy i prywatny. Ten pierwszy , z woli ustawodawcy, musi odpowiadać pewnym kryteriom. Musi być sporządzony w przepisanej formie, przez powołane do tego organy państwowe i musi mieścić się to zakresie działania tego organu . Jeżeli tak jest, to udowadnia on to co zostało w dowodzie stwierdzone. Znacznie rzadszym, w wykorzystaniu podczas postępowania administracyjnego, jest dowód ze świadków. Dla tego dowodu k.p.a. wprowadza 3 ograniczenia. Świadkiem nie może być osoba, która podlega wyłączeniu z mocy ustawy, której służy prawo odmowy zeznań, albo której przyznano prawo do odmowy odpowiedzi na poszczególne pytania. Świadkiem nie może zostać ten, kto nie jest zdolny do postrzegania lub komunikowania swoich spostrzeżeń, ale nie stawia się tu cenzusu wiekowego. Nie może świadczyć także osoba obowiązana do zachowania tajemnicy państwowej lub służbowej na okoliczności tą tajemnicą objęte, o ile nie zwolniono ich z takiego obowiązku. Duchowny, co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi, jest także zwolniony z obowiązku świadczenia jako świadek sprawy. Uprawnienie odmowy zeznań przysługuje tylko najbliższym strony. Prawo odpowiedzi na pytania nie jest tym samym co odmowa zeznań, a podstawę odmowy odpowiedzi stanowi kryterium narażenia odpowiadającego czy jego bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę, bezpośrednią szkodę majątkową, czy naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Dowód z opinii biegłego przeprowadza się, gdy w sprawie wymagane są wiadomości specjalne, a pracownicy organu ich nie posiadają. Biegły uczestniczący w postępowaniu winien być bezstronny. Oględzinami jest bezpośrednie badanie jakiegoś przedmiotu przez organ, by dokonać potrzebnych spostrzeżeń o jego stanie i właściwościach. Przedmiotem oględzin mogą być rzeczy ruchome i nieruchomości. Jeżeli po wyczerpaniu środków dowodowych lub z ich braku, pewne fakty trudno uznać za uwodnione, organ może przesłuchać także stronę.
Dla sprawnego przeprowadzenia postępowania dowodowego organ może sięgnąć również po środki przymusu. Dotyczy to głównie stron, świadków, biegłych, itp.
Zasadniczą część postępowania administracyjnego stanowi rozprawa. Jej podstawową funkcją jest koncentracja postępowania w określonym miejscu i czasie. Dla sprawnego przebiegu powinna zostać należycie przygotowana. Ważne są zwłaszcza kwestie powiadomienia wszystkich stron i uczestników, bo pamiętać trzeba że niezawiadomienie o terminie rozprawy to istotna wada postępowania. Rozprawą kieruje pracownik organu prowadzącego postępowanie, a w wypadku organu kolegialnego, jego przewodniczący.
Obowiązkiem kierującego jest udzielenie głosu stronom, przedstawicielom organów i jednostek organizacyjnych, uczestniczącym w rozprawie, podobnie jak i przedstawicielom organizacji społecznych. Winien on też pozwolić na zadawanie pytań świadkom, biegłym i stronom. Jest on przecież zobowiązany dążyć do wszechstronnego wyjaśnienia stanu faktycznego danej sprawy, ustalenia prawdy obiektywnej i, w miarę możliwości, uzgodnienia sprzecznych interesów stron. Kierujący rozprawą kieruje tzw. policją sesyjną, dzięki której ma możność zapewnienia porządku na rozprawie.
W toku postępowania mogą zajść pewne zdarzenia lub wystąpić okoliczności, które spowodują, że dalszy bieg sprawy stanie się niemożliwy czy niecelowy, przez pewien okres czasu. O ile przyczyny mają charakter czasowy, i da się je usunąć, wskazane jest zawieszenie postępowania. Umorzenie bowiem kończy sprawę w danej instancji i dlatego dokonuje się tej czynności w formie decyzji. Kodeks przewiduje, że jego podstawą jest utrata przedmiotowego charakteru całego postępowania albo wystąpienie o czynność taką przez stronę, dla której postępowanie straciło przymiot przedmiotowości.. w tym drugim wypadku istnieje i warunek dodatkowy, mianowicie brak sprzeciwu innych stron i brak sprzeczności z interesem społecznym w umorzeniu.
Załatwienie sprawy następuje przez wydanie decyzji administracyjnej, chyba, że przepis kodeksu stanowi inaczej . Nie można zapomnieć, że załatwieniem sprawy jest też ugoda administracyjna, zatwierdzona przez organ własnym postanowieniem.

Rys. 1
Schemat postępowania administracyjnego wygląda następująco:

Bibliografia:

1. Ochendowski E., Postępowanie administracyjne, egzekucyjne i sądowoadministracyjne. Wybór orzecznictwa, Dom Organizatora TNOiK, Toruń 2002r.
2. Bojanowski E., Cieślak Z., Lang J., Postępowanie administracyjne i postępowanie przed sądami administracyjnymi. Podręcznik akademicki, LexisNexis, Warszawa 2005
3. red. Wierzbowski M., Postępowanie administracyjne ogólne podatkowe egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, C.H. Beck 2007
4. www.kodeks.wirt.pl