Fizyczny przepływ produktów w kanale dystrybucji

Rozdział III . Fizyczny przepływ produktów w kanale dystrybucji.

2.1. Obsługa zamówień.

Klient tworzy przychody firmy dlatego całość działań z zakresu marketingu jak
i logistyki powinna być ukierunkowana na właściwą jego obsługę. Z jednej strony należy dokładnie poznać preferencję klienta, jego zachowanie, przeanalizować rynek, poinformować klienta o ofercie i zachęcić do zakupu produktu. Z drugiej strony następuje fizyczny przepływ dóbr i informacji w cyklu realizacji zamówień, wraz z towarzyszącym mu przepływem praw własności oraz wykorzystywaniem środków transportu. Są to zadania leżące w gestii logistyki. Do zadań marketingu i logistyki w obsłudze klienta możemy zaliczyć również serwis produktów, reklamację, jak również analizę poziomu zadowolenia klienta pod względem zakupu i użytkowania produktu, a także dbanie o utrzymanie lojalności klienta.
Realizacja zamówienia klienta wygląda następująco: Dział sprzedaży po otrzymaniu zamówienia od klienta kontaktuje się z magazynem w celu ustalenia, czy zamówiony towar jest aktualnie dostępny i czy może być wysłany klientowi w wymaganym przez niego terminie. Jeśli tak, dział sprzedaży informuje klienta o dostawie i przygotowuje wszelkie niezbędne dokumenty; informuje księgowość o transakcji w celu wystawienia przez nią faktury. Dział transportowy podstawia w określonym terminie samochód, na który obsługa magazynu ładuje zamówiony towar i następuje dostawa zamówienia do klienta. Gdyby zamówiony towar nie był dostępny w magazynie liczba komórek zaangażowanych w realizację zamówienia zwiększyłaby się, np. o dział produkcji. Zwiększyłaby się także liczba działań niezbędnych do realizacji zamówienia.
W usprawnieniu procesów zachodzących przy realizacji zamówień niezbędny jest system ERP, który jest rozwinięciem systemów MRP II. Podstawowym ich elementem jest baza danych, która jest zazwyczaj wspólna dla wszystkich pozostałych modułów. Moduły te zwykle obejmują następujące obszary:
 magazynowanie,
 zarządzanie zapasami,
 śledzenie realizowanych dostaw,
 planowanie produkcji,
 zaopatrzenie,
 sprzedaż,
 zarządzanie relacjami z klientami,
 księgowość,
 finanse,
 zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry).
Po wdrożeniu systemu ERP w przedsiębiorstwie następuje automatyzacja procesu przyjmowania zamówień poprzez wykorzystanie Elektronicznej Wymiany Danych(EDI) oraz platformy internetowej B2B. Przyjęte zamówienie klienta jest podstawą do przygotowania wysyłki. Odpowiednie ustawienie parametrów w systemie sprawia, że zamówienie klienta podlega automatycznemu trasowaniu. Następnie trasy są obsługiwane przez logistyka. Poszczególne dostawy mogą być mieszane ze sobą w zależności od stopnia zapełnienia auta a wyniki tych operacji można zobaczyć na e-mapie w celu optymalizacji kosztów transportu, Na podstawie przygotowanych tras tworzone są konkretne dyspozycje załadunkowe i powstaje specyfikacja zlecenia MWS stanowiącego podstawę do przygotowania na terminalu radiowym konkretnej wysyłki. Po skończonej kompletacji z wykorzystaniem systemu kodów kreskowych następuje generacja dokumentów magazynowych. W systemie możliwa jest także kontrola terminów płatności odbiorców oraz poziomu limitów kredytowych i logistycznych. W momencie ich przekroczenia tylko uprawnione osoby maja możliwość zatwierdzenia zamówień. Również przedstawiciele handlowi pracujący w różnych regionach kraju mają dostęp do danych sprzedażowych swoich klientów. Pełen obieg dokumentów zwianych z zamówieniami jest rejestrowany. Faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej.

2.2. Transport produktów

Transport w logistyce jest nie mniej ważny niż obsługa zamówień. Prawidłowa polityka transportowa powinna zapewnić przewóz wszystkich ładunków w najkrótszym czasie po najniższych kosztach. Transport towarów ulega przeobrażeniu. Na lądzie dominują przewozy samochodowe, które uzupełnia transport kolejowy. Transport rzeczny i morski, choć stosunkowo tani, jest jednak powolny. Wielu pośredników decyduje się na przewozy lotnicze, mimo, że te należą jeszcze obecnie do najdroższych, są jednak najszybsze.
Aby transport mógł sprostać wysokim oczekiwaniom klientów, musi:
− zapewnić szybki przepływ towarów,
− elastycznie reagować na potrzeby klientów,
− realizować dostawy z niezwykłą precyzją,
− rzetelnie i terminowo dostarczać towary,
− wykazać dbałość o powierzone towary.
Rentowność transportu wymaga, aby środki transportowe były zawsze w pełni wykorzystane. Dlatego duże firmy logistyczne posiadają środki transportu różnej wielkości i o różnej ładowności. Ponadto, aby uniknąć strat, należy dobrać środek transportu w taki sposób, aby zapewnić optymalne warunki przechowania towaru w czasie przewożenia. Nowoczesne środki transportu wyposażane są w komputerowy system nawigacji, który umożliwia szybkie i precyzyjne dotarcie do celu oraz daje możliwość śledzenia trasy przebiegu dostawy, co pozwala eliminować nieprawidłowości związane z wydłużaniem drogi. Szybka i stała komunikacja z kierowcami pozwala ponadto przekazywać im instrukcje dotyczące nowych zleceń, które mogą być realizowane po drodze. Racjonalna gospodarka transportowa w firmie handlowej polega na:
 utrzymywaniu takiej ilości środków transportowych, które są niezbędne do zapewnienia sprawności działania,
 dobraniu środków transportowych do właściwości fizycznych i chemicznych towarów, które mają być przewożone,
 utrzymywaniu w sprawności środków transportu,
 unowocześnianiu środków transportu, aby stawały się ekonomiczniejsze
w eksploatacji,
 wyposażaniu środków transportu w nowoczesne urządzenia nawigacyjne,
 wykonywaniu takiej ilości zleceń, które zapewnią sprawne działanie firmy.
Szczególnej precyzji wymagają dostawy w trybie Just in Time, gdy wielkości i terminy dostaw są ściśle determinowane programem i harmonogramem produkcji. Generowana przez technologię Just in Time redukcja zapasów materiałowych do niezbędnego minimum wymaga perfekcyjnej organizacji funkcjonowania służb zaopatrzeniowych przedsiębiorstwa:
− konieczne jest terminowe składanie precyzyjnych zamówień z drobiazgowym wyszczególnieniem wszystkich zamawianych aktualnie asortymentów, ich ilości
i nieprzekraczalnych terminów dostawy na określone miejsce w systemie produkcyjnym,
− ponieważ w sensie ilościowym bieżące dostawy zaopatrzeniowe są z reguły niewielkie, pociąga to konieczność częstych dostaw, a więc rosną koszty transportu, koszty składania
i obsługi zamówień, dodatkowo tracone są korzyści skali i związane z tym rabaty i upusty cenowe.
Do wdrożenia filozofii just in time organizacja musi się przygotować zwłaszcza w sferze logistyki i produkcji. Proces technologiczny musi być bardzo dobrze rozpoznany. Należy doskonale znać długość cyklu produkcyjnego, tak aby można było:
1) dostarczyć surowce do produkcji w odpowiednim momencie i miejscu,
2) prawidłowo zaplanować rozmieszczenie maszyn i stanowisk produkcyjnych w celu wyeliminowania straty czasu w związku z transportem wewnętrznym między stanowiskami,
3) umożliwić odpowiednie zgrupowanie stanowisk produkcyjnych w celu:
– umożliwienia obsługi przez jak najmniejszą liczbę pracowników – prawidłowe rozmieszczenie ciągu produkcyjnego umożliwi wdrożenie elastycznego zatrudnienia i zastosowanie zatrudnienia wielostanowiskowego,
– maksymalnego wykorzystania maszyn – czas obróbki na jednym stanowisku jest rozpoznany, eliminuje się przestoje wynikające z oczekiwania na następny element do obróbki,
– jak najefektywniejszego zaplanowania procesu produkcji wraz z maksymalnym skróceniem czasu na przezbrojenia.
Ponadto firmy logistyczne zarządzają często stanem zapasów swoich klientów, podejmują się kompleksowej obsługi dystrybucji, czyli doradztwa logistycznego. Podstawą tworzenia usługi logistycznej jest posiadanie rozległej sieci informatycznej. Rozwój transportu zmierza w kierunku dostaw na dokładny czas, czyli dostarczenie produktu na właściwe miejsce, we właściwym czasie i w odpowiedniej ilości. Kryteriami wyboru środka transportu są: koszty, częstotliwość przewozu, korzyści dostarczane przez środek transportu, czas trwania i niezawodność przewozu, przydatność i dostępność środka transportu, bezpieczeństwo oraz powiązanie transportu z kanałem dystrybucji. Czas przewozu
i niezawodność wpływają na sposób zamawiania, zapasy i koszt przechowywania produktów.

2.3. Użytkowanie magazynów.

Proces magazynowania jest zespołem logistycznych czynności operacyjnych związanych z przyjmowaniem, składowaniem, kompletacją i wydawaniem dóbr materialnych w odpowiednio przystosowanych do tego miejscach i przy spełnieniu określonych warunków organizacyjnych i technologicznych. Magazyn jest to obiekt budowlany przystosowany do składowania i przemieszczania zapasów na wyodrębnionej przestrzeni, która może zajmować plac nieosłonięty (składowisko), plac półosłonięty (wiata), część budowli, całą budowlę lub kilka budowli magazynowych.
Wyposażenie magazynu to urządzenia i sprzęt służące do:
 składowania towarów i stworzenia odpowiednich warunków ich przechowywania,
 ilościowego i jakościowego odbioru,
 transportu poziomego i pionowego,
 przerobu handlowego,
 wykonywania prac pomocniczych.
Wyposażenie magazynu powinno być dobrane pod kątem cech fizycznych i chemicznych przechowywanych towarów przy czym być zaplanowane w taki sposób, aby wykorzystać w pełni powierzchnię magazynową. Pomieszczenia magazynowe powinny zapewnić wysoką wydajność pracy oraz efektywne przechowanie towarów. Planując organizację zaopatrzenia przedsiębiorstwa, należy uwzględnić :
 pojemność magazynu,
 przepustowość magazynu,
 przelotowość magazynu.
Pojemność magazynu ustala się na podstawie ilości towarów, które zgodnie z normami mogą być jednorazowo przechowywane w magazynie. Przepustowość magazynu natomiast pozwala ustalić, jaką ilość towaru można przyjąć i wydać w jednostce czasu. Przelotowość magazynu informuje o tym, ile razy w określonym czasie następuje wymiana przeciętnego stanu zapasów towarowych. O prawidłowości działania magazynu informuje także analiza wykorzystania powierzchni magazynowej. Całkowita powierzchnia magazynu dzieli się na :
 powierzchnię składowania towarów,
 powierzchnię manipulacyjną,
 powierzchnię ciągów komunikacyjnych.
Udział powierzchni składowej magazynu w jego powierzchni całkowitej decyduje
o pojemności magazynu. Pojemność określa się poprzez iloczyn powierzchni składowania
i normy składowania danego towaru na 1 m2. Norma składowania zależy natomiast od rodzaju towaru, jego właściwości fizycznych i chemicznych.
Racjonalne wykorzystanie powierzchni magazynowej przyczynia się do obniżki kosztów funkcjonowania magazynu, zwiększa sprawność działania oraz wydajność pracy, eliminuje straty wynikłe z nieprawidłowego przechowywania towarów.
Obniżenie kosztów funkcjonowania magazynu można osiągnąć poprzez eliminację strat wynikających z braków towarowych lub złej jakości oferowanego odbiorcom towaru. Niska jakość przyczynia się do wzrostu kosztów, ponieważ konieczne stają się działania związane
z przyjmowaniem i rozpatrywaniem reklamacji. Dlatego w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwraca się szczególną uwagę na prawidłowy przebieg odbioru ilościowego
i jakościowego, jaki dokonuje się w momencie dostarczenia towarów do magazynu. Odbiór ilościowy polega na sprawdzeniu ilości dostarczonego towaru i porównaniu ze stanem wykazanym w dokumentach towarzyszących dostawie. Odbiór ten może przebiegać w dwóch
etapach:
− etap I – przeliczenie opakowań zbiorczych (na tym etapie domniema się, że jeśli opakowanie zbiorcze jest nieuszkodzone, to wewnątrz powinna znajdować się prawidłowa ilość towaru) lub zważenie towaru,
− etap II – otwarcie opakowań zbiorczych i sprawdzenie ilości towarów, które znajdowały się w tych opakowaniach.
W przypadku rozbieżności, wynikającej ze stanów faktycznych i dokumentowych sporządza się protokół różnic, który jest podstawą reklamacji. Jednocześnie z odbiorem ilościowym przeprowadzany jest najczęściej odbiór jakościowy. Polega on na organoleptycznym sprawdzeniu jakości dostarczonego towaru. Jeśli towar jest zapakowany, to jakość towaru określa się, oceniając wygląd opakowania. Jeśli zachodzi podejrzenie uszkodzenia towaru opakowanie zostaje otwarte, aby upewnić się, co do jakości towaru. Należy przy tym pamiętać, że otwarcie opakowania może wykluczyć towar ze sprzedaży. Dlatego tego typu badanie przeprowadzane jest tylko, wtedy gdy istnieje uzasadnione podejrzenie wystąpienia wady jawnej w towarze.
Odbiór jakościowy podobnie, jak ilościowy, przebiega kilkuetapowo. Pierwsza kontrola jakości odbywa się u producenta w trakcie produkcji, a następnie tuż przed wydaniem towaru z magazynu. Następnie kontrola odbywa się u każdego z pośredników handlowych w momencie przyjmowania, a następnie w czasie wydawania towaru. Eliminacja wad jakościowych ma duże znaczenie z punktu widzenia zmniejszania kosztów reklamacji oraz dla budowania wizerunku producenta i pośredników handlowych. Aby szybko i skutecznie przeprowadzić odbiór towarów, w przedsiębiorstwie powinno się:
− wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za odbiór,
− zapoznać się z dokumentami, które wyszczególniają pozycje dostawy,
− wyznaczyć miejsce, w którym będzie odbiór,
− wyznaczyć miejsce, do którego mają być przenoszone towary po odbiorze,
− wyznaczyć miejsce do oddzielenia opakowań zwrotnych,
− wskazać cechy, jakie będą podlegały ocenie w trakcie odbioru,
− przygotować niezbędne urządzenia, które ułatwią rozładunek,
− przygotować niezbędne urządzenia, które ułatwią ocenę ilości i jakości towarów, np. wagi, miary,
− zapewnić warunki sprzyjające rzetelności oceny jakości towaru (należy pamiętać o tym, że warunki, w których odbywa się ocena jakości, mogą mieć wpływ na wynik badania, nieodpowiednia temperatura, wilgotność, światło, dźwięk mogą przyczynić się do błędnej oceny jakości).
Przyjęcie towarów do magazynu odbywa się na podstawie faktury, specyfikacji lub dowodu dostawy. Osoba odpowiedzialna za stan towarów w magazynie zobowiązana jest po dokonaniu odbioru wystawić dokument Pz, który potwierdza przyjęcie z zewnątrz towaru do magazynu. Na podstawie dowodu Pz dokonuje się aktualizacji zapisów na kartach towarowych, aby kontrolować stany zapasów. Wydanie towarów z magazynu dokumentowane jest dokumentem Wz (wydanie na zewnątrz), Rw (rozchód wewnętrzny) lub
Mm (przesunięcie między magazynami). Prawidłowo prowadzona dokumentacja pozwala śledzić ruch towarów w magazynie oraz wykrywać nieprawidłowości w pracy magazynu. Ponadto analiza stanu zapasów umożliwia bieżącą reakcję na niedobory lub nadwyżki towarowe pojawiające się w magazynie.

2.4. Utrzymywanie zapasów.
Zapasami towarowymi nazywamy wszystkie towary, które są zgromadzone
w magazynach producentów, pośredników hurtowych i placówkach detalicznych oraz salach ekspozycyjnych, a przeznaczone są do sprzedaży lub na potrzeby własne jednostek przechowujących zapasy.

Rys. Klasyfikacja zapasów towarowych.

Źródło: D.Andrzejczak: „Realizacja prac związanych z logistyczną obsługą przedsiębiorstwa handlowego”, Poradnik dla ucznia, Wyd. Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006, s.29.


Głównymi powodami tworzenia zapasów jest:
 zapewnienie dostępności dóbr w momencie występowania popytu,
 zapewnienie ciągłości sprzedaży w momencie ewentualnego spóźnienia dostaw,
 uzyskiwanie rabatów cenowych dzięki nabywaniu większych partii towaru,
 zapobieganie ujemnym skutkom wahań popytu i podaży,
 pobudzanie popytu zwłaszcza na dobra komplementarne poprzez rozszerzenie asortymentu,
 sezonowość produkcji niektórych towarów,
 konieczność sezonowania, dojrzewania, przerobu handlowego towaru zanim trafi do klienta,
 przeciwdziałanie stratom wynikającym z inflacji,
 działanie spekulacyjne będące wynikiem pojawiających się deficytów towaru na rynku.
Wielkość i struktura zapasów w magazynie ulega ciągłym zmianom, wynikającym
z nieustannego przepływu masy towarowej. Kontrola stanu zapasów powinna być prowadzona na bieżąco, aby jak najszybciej wychwycić wszelkie nieprawidłowości. Ponadto nieustanna kontrola pozwala:
 dostosować wielkość i strukturę zapasów towarowych do popytu,
 stosować optymalne warunki przechowania towaru,
 minimalizować koszty i straty przechowania towarów poprzez eliminację zapasów nieprawidłowych,
 zmniejszyć czas przyjmowania towarów,
 sprawniej przygotować towary do wydania z magazynu,
 uwalniać środki finansowe przedsiębiorstwa.
Wielkość zapasów towarowych zmienia się w każdej godzinie pracy magazynu. Największy poziom zapasów występuje po dostawie towarów (zapas maksymalny), a w miarę prowadzenia sprzedaży zapas zmniejsza się do poziomu minimalnego (zapas minimalny). Minimalny poziom zapasów (nazywany także rezerwowym) powinien być ustalony na takim poziomie, aby zapewnić ciągłość działania przedsiębiorstwa do kolejnej dostawy. Prawidłowa
wielkość i struktura zapasów zwiększają efektywność działania przedsiębiorstwa.
Na potrzeby analityczne wylicza się najczęściej zapas średni. Zapas średni informuje
o przeciętnym poziomie zapasów, jakie utrzymują się w określonym czasie w magazynie.
Zapas towarowy jest majątkiem obrotowym przedsiębiorstwa. Cechą charakterystyczną tego majątku jest nieustanna zmiana postaci, pod którą występuje pieniądz. Szybkość tej zamiany decyduje o tempie przyrostu środków finansowych w firmie. Im wolniej zachodzi przemiana pieniądza na towar i towaru na pieniądz, tym wolniej przedsiębiorstwo zarabia nowe pieniądze i tym większe ryzyko utraty pieniędzy ulokowanych w towarach. Pełen cykl przemiany pieniądza w towary, a następnie ponownie w pieniądz, nazywany jest cyklem obrotowym lub rotacją. Wskaźnik rotacji informuje, jak szybko ta przemiana jest dokonywana.
Skracanie cyklu informuje o intensywniejszej pracy przedsiębiorstwa oraz o lepszym wykorzystaniu majątku obrotowego. Tempo rotacji zależy od rodzaju towaru, jego jakości, ceny oraz organizacji dostaw i sprzedaży. Przedsiębiorstwa logistyczne przykładają dużą wagę do zagadnień związanych z prawidłową gospodarką zapasami. Sprawna organizacja przepływu towaru od producenta do odbiorcy finalnego poprawia rentowność działań pośredników oraz zwiększa satysfakcję konsumentów i wytwórców.
Analiza stanu zapasów umożliwia eliminację strat wynikających głównie ze starzenia towarów oraz nadmiernych kosztów przechowywania przez długi czas. Zapobiega także niedoborom, które mogą zakłócić pracę magazynu.
Przeprowadzenie oceny stanu zapasów następuje najczęściej poprzez inwentaryzację. Celem inwentaryzacji jest porównanie faktycznego stanu towarów ustalonego w wyniku spisu ze stanem księgowym, a w wypadku wystąpienia różnic ustalenia ich wielkości i przyczyn powstawania. Towary oraz wyposażenie magazynu z reguły spisywane są na specjalnym formularzu, nazywanym arkuszem spisu z natury (pamiętać należy o tym, aby różne grupy składników majątku przedsiębiorstwa spisywane były na osobnych arkuszach). Obok tego formularza wypełniany jest często dodatkowy druk, tzw. pasek kontrolny. Pozwala to eliminować błędy, jakie mogłyby pojawić się podczas kontroli.