Organizacje jako organizmy

Istnieje wiele teorii definiujących organizację. Jedna z nich traktuje ją jako organizm żywy, system egzystujący w szerszym otoczeniu, od którego jest uzależnione pod względem zaspokajania różnych potrzeb. Teoria organizacji stała się rodzajem biologii, a zróżnicowania i relacje zachodzące między cząsteczkami, komórkami, złożonymi organizmami, gatunkami oraz ekologią przyrównuje się do zróżnicowań i relacji między jednostkami ludzkimi, grupami, organizacjami, populacjami (gatunkami) organizacji oraz społeczną ekologią.
Koncepcja pokazuje, w jaki sposób metafora ‘organizmowa’ pomaga teoretykom organizacji wyodrębniać i badać różne potrzeby organizacji jako ‘systemy otwarte’, proces przystosowania się organizacji do otoczenia, cykle życia organizacji, czynniki wpływające na zdrowie i rozwój organizacji oraz relacje miedzy gatunkami organizacji i ich ekologią. Koncepcja, według której organizacje bardziej przypominają organizmy, kieruje naszą uwagę na ogólniejsze kwestie przetrwania, stosunków miedzy organizacją a otoczeniem oraz efektywności organizacji. Cele, struktury i wydajność stają się teraz uzależnione od problemów przetrwania i innych bardziej ‘biologicznych’ względów.

Odkrywanie potrzeb organizacji
Teoria organizacji zaczęła wycieczkę w stronę biologii od rozwinięcia koncepcji, według której pracownicy to ludzie o złożonych potrzebach, a te ich potrzeby muszą być zaspokajane, jeśli mają oni żyć pełnią życia, cieszyć się zdrowiem i efektywnie działać w miejscu pracy. Pracownicy pracują najlepiej wówczas, kiedy są motywowani za pomocą zadań, jakie mają wykonywać, oraz proces motywowania zależy od tego, czy pozwala się ludziom osiągnąć wynagrodzenie zaspokajające ich osobiste potrzeby. Jednak na początku naszego stulecia ta koncepcja wcale nie była oczywista.

W latach 20-tych i 30-tych grupa pod kierownictwem Eltona Mayo przeprowadziła badania, które dotyczyły przede wszystkim relacji między warunkami pracy a występowaniem wśród pracowników zmęczenia i nudy. Doprowadziły one do odkrycia dużego znaczenia potrzeb społecznych w miejscu pracy oraz sposobu, w jaki grupy robocze mogą zaspokajać swoje potrzeby przez zmniejszanie produkcji (czy w ogóle efektów pracy) i angażowanie się w najrozmaitsze nie planowane działania. Wykazały one zupełnie jasno, że na działania w pracy taki sam wpływ ma natura ludzka jak formalny schemat organizacyjny oraz że teoretycy organizacji muszą poświęcać wiele uwagi tej ludzkiej stronie organizacji.
Teorie motywacji, takie jak zapoczątkowana przez Abrahama Maslowa, ukazywały człowieka jako rodzaj organizmu psychicznego walczącego o zaspokajanie swoich potrzeb w dążeniu do pełnego wzrostu i rozwoju. Wielu teoretyków zarządzania szybko się zorientowało, że stanowiska pracy i relacje interpersonalne można przeprojektować tak, aby stworzyć warunki do osobistego rozwoju, co jednocześnie pomoże organizacjom osiągnąć ich cele. Uwagę skoncentrowano przede wszystkim na koncepcji wzbudzania w pracownikach uczucia, że są bardziej użyteczni i ważniejsi, przez przydzielani im pracy mającej sens oraz dawanie im możliwie jak największej autonomii i odpowiedzialności, a także okazywanie uznania, aby byli zaangażowani w to, co robią.

To jednoczesne koncentrowanie się na technicznych i ludzkich aspektach organizacji odzwierciedla się obecnie w poglądzie, według którego organizacje najlepiej jest postrzegać jako ‘systemy socjotechniczne’. Te dwa aspekty pracy są nierozdzielne, ponieważ w tej konfiguracji charakter jednego elementu zawsze ma ważne następstwa dla drugiego. Przy planowaniu każdego rodzaju systemu społecznego lub zarządzaniu nim- czy będzie to mała grupa, czy organizacja, czy społeczeństwo- trzeba zawsze pamiętać o wzajemnej zależności potrzeb technicznych i ludzkich.

Uznanie ważności otoczenia: organizacje jako systemy otwarte
Zaspokojenie potrzeb zależy od środków, jakich dostarcza otoczenie. Taki sposób myślenia, wspierający obecnie ‘systemowe podejście’ do organizacji, czerpie inspiracje głównie z prac teoretyka biologii, Ludwiga von Bertalanffy’ego. Podejście systemowe, w latach 50-tych i 60-tych opiera się na zasadzie, że organizacje, tak jak organizmy, są ‘otwarte’ na swoje otoczenie i jeśli mają przetrwać, to muszą się znajdować w odpowiedniej relacji z tym otoczeniem.
Zaspokojenie potrzeb jednostek i grup zależy od środków, jakich dostarcza otoczenie. Na poziomie pragmatycznym podejście oparte na systemach otwartych zwykle koncentruje się na pewnej liczbie kluczowych problemów:
· Zrozumienie najbliższego ‘otoczenia zadaniowego’ oraz szerszego ‘otoczenia ogólnego’; znaczenie zdolności wyczuwania zmian w otoczeniu.
· Organizacja jako wzajemnie powiązane podsystemy (mniejsze całości zawierają się w większych np.: poszczególni ludzie należą do grup czy wydziałów, te zaś z należą do większych jednostek organizacyjnych).
· Próby doprowadzenia do zgodności między różnymi systemami zidentyfikowania i wyeliminowania potencjalnych dysfunkcji.
Wszystkie te koncepcje łącznie prowadzą do teorii organizacji i zarządzania.

Zasady, których często używa się w analizie organizacji rozumianej jako systemy:
- Pojęcie ‘systemu otwartego’- systemy organiczne na poziomie komórki, złożonego organizmu i populacji organizmów istnieją na zasadzie stałej wymiany ze swoim otoczeniem. Wymiana ta ma decydujące znaczenie dla podtrzymania życia i formy systemu, ponieważ interakcja z otoczeniem jest podstawą jego utrzymywania się
- Homeostaza- pojęcie to odnosi się do samoregulacji i zdolności do utrzymywania stanu stabilności;
- Entropia i ujemna entropia- systemy otwarte usiłują podtrzymać swoje istnienie poprzez pobieranie energii w celu przezwyciężenia tendencji do entropii (czyli tendencji do upadku);
- Struktura, funkcja, zróżnicowanie i integracja- wszystkie cechy działania systemu są ściśle splecione;
- Niezbędna różnorodność- z koncepcją zróżnicowania i integracji wiąże się koncepcja niezbędnej różnorodności; zgodnie z tą koncepcją wewnętrzne mechanizmy regulacyjne systemu muszą być tak różnorodne jak otoczenie, z którym próbują sobie radzić;
- Ekwifinalność- zasada ekwifinalności oznacza, że w systemie otwartym może istnieć wiele różnych dróg pozwalających dotrzeć do danego stanu końcowego;
- Ewolucja systemu- zdolność systemu do ewolucyjnego rozwoju zależy od tego, czy jest on w stanie przechodzić do bardziej złożonych form zróżnicowania i integracji.

Teoria sytuacyjna: przystosowanie się organizacji do otoczenia
Nowe sposoby podejścia zazwyczaj grupuje się w jedną teorię zwaną ‘teorią sytuacyjną’
‘Organizacje są systemami otwartymi, którymi trzeba starannie zarządzać, aby zaspokajać i równoważyć ich wewnętrzne potrzeby i aby przystosowywać je do warunków panujących w otoczeniu’.
‘Nie istnieje jeden najlepszy sposób organizowania. Wybór najodpowiedniejszej formy organizacji zależy od zadania oraz od otoczenia, w którym trzeba działać’.
Mówiąc w największym skrócie są to główne koncepcje w obrębie sytuacyjnego podejścia do organizacji.

W latach 50-tych dwaj brytyjscy uczeni, Tom Burns i G. M. Stalker dokonali rozróżnienia między ‘mechanistycznym’ a ‘organicznym’ podejściem do organizacji i zarządzania.

W końcu lat 50-tych i na początku lat 60-tych, Joan Woodward odkryła zależność między technologią wytwarzania a strukturą organizacji, które odniosły sukces. Tzn. technologia i struktura są zharmonizowane
W obydwu przypadkach w procesie organizowania trzeba wiele razy dokonywać wyboru, i to, czy organizacja jest efektywna, zależy od osiągnięcia równowagi czy zgodności między strategią, strukturą, technologią, zaangażowaniem i potrzebami ludzi oraz otoczeniem.
‘Nowoczesna teoria sytuacyjna’- ostatecznie sformułowana dzięki ważnym badaniom przeprowadzonym przez grupę uczonych z Harvard University, pod kierownictwem Paula Lawrence’a i Jay’a Lorsch’a. Wykazali oni, że zróżnicowanie stylu organizowania między jednostkami organizacyjnymi w tej samej firmie może być potrzebne z powodu istnienia pewnych charakterystycznych cech ich szczególnego wyodrębniającego się otoczenia. W stosunkowo stabilnym otoczeniu zupełnie dobrze działają tradycyjne sposoby integrowania, takie jak hierarchia, reguły itp. Jednak w otoczeniu bardziej niepewnym trzeba je zastępować innymi sposobami, takimi jak tworzenie wielodyscyplinarnych. W rozmaitych warunkach panujących w otoczeniu niektóre gatunki organizacji są bardziej zdolne do przetrwania niż inne, a ponieważ relacje między organizacją a otoczeniem powstają w wyniku wyboru dokonywanego przez ludzi, mogą one zostać źle przystosowane.

Różnorodność gatunków
Henry Mintzberg wyodrębnia pięć konfiguracji, czyli gatunków organizacji:
- Biurokracja ‘maszynowa’- typ organizacji o tendencjach do nieefektywnego działania (chyba, że działa w warunkach, w których zadania są proste i stabilne); ten typ organizacji jest odpowiedni dla firm nastawionych na produkcję lub efektywność.
- Forma zdywizjonalizowana ( składającą się z częściowo autonomicznych jednostek)- podobnie jak poprzedni typ.
- Biurokracja profesjonalna- gatunek organizacji odpowiedzialnej w przypadku działania w stosunkowo stabilnych warunkach i przy stosunkowo skomplikowanych zadaniach. Jest to struktura odpowiednia dla uniwersytetów, szpitali i organizacji, w których ludzie o najcenniejszych umiejętnościach muszą mieć dużo autonomii i możliwości dowolnego działania, aby móc efektywnie wykonywać swoją pracę.
- Struktura prosta- zazwyczaj działa najlepiej w niestabilnych warunkach otoczenia; organizacja jest bardzo nieformalna i elastyczna, a mimo, że zarządzana jest w sposób scentralizowany idealnie nadaje się do wprowadzania szybkich zmian; ta forma organizacji dobrze funkcjonuje w małych prywatnych organizacjach.
- Adhokracja (czyli struktura typu ad-hoc)- organizacja o strukturze z założenia tymczasowej; jest to forma organizacji bardzo dobrze nadająca się do wykonywania złożonych i niepewnych zadań w burzliwym otoczeniu. Organizacje typu ad-hoc często występują w innowacyjnych firmach w przemyśle, np.: elektronicznym, w spółkach nastawionych na projektowanie, np.’: firmy doradcze, agencje reklamowe.

Istnieje jeszcze ‘organizacja macierzowa’. Podczas gdy niektóre odmiany organizacji macierzowej mogą być tak sformalizowane, że działają jak zmodyfikowane biurokracje, inne ich odmiany są bliższe luźniejszym formom organizacji organicznej. Termin ‘organizacja macierzowa’ stworzono, by uzewnętrznić wizualne urażenie organizacji, które systematycznie usiłują łączyć strukturę typu funkcjonalnego lub wydziałowego, taką jak w biurokracjach, ze strukturą projektowo- zespołową. Organizacje mogą tworzyć zespoły projektowe, aby uporały się z projektowaniem i wytwarzaniem jakichś szczególnych produktów, aby rozwiązały jakiś problem planowania w skali firmy lub by zajęły się jakimiś doraźnymi sprawami, np.: zmiana lokalizacji zakładu czy biur.

Thomas Peters i Robert Waterman wyodrębnili osiem zasad doskonałości, które bardzo się przyczyniają do udoskonalenia sformułowanych wcześniej koncepcji mówiących o tym, jak organizacje typu ad- hoc i/lub organizacje organiczne działają w praktyce, oraz nadaje dodatkową wagę spostrzeżeniom pierwszych przedstawicieli teorii sytuacyjnej.
1. Sprzyjanie działaniu.
2. Bliżej klienta.
3. Autonomia i duch przedsiębiorczości.
4. Ludzie jako główny czynnik wydajności.
5. Przekazywanie tradycji, kierowanie się wartościami.
6. Trzymanie się swojej dziedziny działalności.
7. Prosta forma, niewielki personel sztabowy.
8. Jednoczesna swoboda i restrykcyjność.

Dobór naturalny, czyli organizacja z punktu widzenia ekologii populacji
Przetrwanie organizacji, tak jak organizmów przyrodniczych, zależy od ich zdolności do pozyskiwania odpowiedniej ilości zasobów koniecznych do podtrzymania życia. W dążeniu do tego muszą one stawić czoło konkurencji ze strony innych organizacji, a ponieważ zawsze występuje niedobór zasobów, to przeżywają tylko okazy lepiej przystosowane. Zasadniczym czynnikiem decydującym o tym, którym organizacjom się powiedzie, a które upadną, jest otoczenie ‘dobierające’ najsilniejszych konkurentów poprzez eliminowanie najsłabszych.

Ekologia organizacji: tworzenie wspólnej przyszłości
Zarówno w ekologii populacji, jak i w teorii sytuacyjnej przyjmuje się, że organizacje żyją w stanie napięcia lub walki ze swoim otoczeniem. Niejednokrotnie jednak organizacje w tej samej gałęzi przemysłu łączą się pod ochronnym parasolem stowarzyszeń handlowych czy zawodowych, aby współpracować w przypadkach, kiedy ich interesy są zbieżne.
Często uważa się konkurencję za podstawową zasadę życia organizacji. Natomiast pod wpływem interpretacji o nastawieniu bardziej ekologicznym, w którym nacisk kładzie się na ‘przetrwanie przystosowujących się’, o wiele więcej uwagi zwraca się na etykę współdziałania.

Mocne strony i ograniczenia metafory ‘organizmowej’
Zalety podejścia do organizacji jako organizmu żywego:
A. Zrozumienie stosunków między organizacjami a ich otoczeniem.
B. Organizacje są organizmami otwartymi.
C. Organizację można stale ulepszać poprzez zaspokajanie jej potrzeb.
D. Powinny być zaspokajane potrzeby członków organizacji, jak i samej organizacji.
E. Organizacja posiada wiele możliwości wyboru, spośród których może wybierać.
F. Organiczne i macierzowe postacie są bardziej chłonne na innowacje niż formy biurokratyczne.

Wady:
- Zbyt konkretne traktowanie organizacji i otoczenia.
- Organizacje nie są tak harmonijne jak organizmy żywe.
- Istnieje niebezpieczeństwo, że metafora stanie się ideologią.