Przykład prowadzenia negocjacji
W mojej pracy mam zamiar przedstawić negocjacje, których celem będzie zakup udziału. W negocjacjach biorą udział pan X - sprzedający oraz pan Y – kupujący.
W celu odróżnienia wypowiedzi stron podczas rozmów , tekst pana X będzie pisany kursywą, natomiast pana Y podkreśloną czcionką. Negocjacje podzieliłam na pięć faz, które zostały hasłowo omówione. Na końcu swojej pracy krótko omówię taktyki i zasady stosowane przez obie strony, określę styl negocjowania jaki zaprezentowały osoby biorące udział w negocjacjach.
1. Przedmiot negocjacji
Zakup udziału w grupie zarządzającej powierzchnią handlowo – usługową w nowo wybudowanym obiekcie w centrum dużego miasta . Obiekt nosi nazwę ŚRODMIEŚCIE.
Kupujący:
Cel główny : zakup udziału po cenie najniższej
Cel uboczny: forma płatności : 60 % do 70% gotówka od ręki, reszta rozłożone na raty
w skali roku bez odsetek.
Sprzedający:
Cel główny : sprzedaż udziału po cenie najwyższej
Cel uboczny: termin sprzedaży – bliski; forma płatności : co najmniej 80% gotówka od ręki, 20% rozłożone na 4 raty wraz z odsetkami.
2. Strony negocjacji
Strona kupująca: pan Y
Strona sprzedająca: grupa osób zarządzająca obiektem Śródmieście składająca się z 6 osób; reprezentant grupy – pan X
Pan X i pan Y znają się , są dobrymi znajomymi, prowadzili już wspólnie interesy.
Sytuacja strony kupującej:
Pan Y jest zainteresowany dzierżawa pomieszczeń w obiekcie, ponieważ jego córka – artystka chce otworzyć w tym miejscu galerię oraz klub – pub dla artystów,
Obiekt Śródmieście to dobra lokalizacja, nowoczesny budynek,
Córka pana Y oglądała pomieszczenia do wynajęcia ,które jej się bardzo spodobały,
Pan Y bardzo kocha swoją córkę – jedynaczkę,
Córka pana Y za niedługo wychodzi za mąż , pan Y myśli o prezencie ślubnym dla niej
Pan Y ma fundusze, które może zainwestować
Silne NAPO dla pana Y to 9 – 10 tys.$ - cena minimalna
Słabe NAPO dla pana Y to 14 – 15 tys. $ - cena maksymalna
Sytuacja strony sprzedającej:
Jedna z osób zarządzających /wspólników/ - pan Z musi szybko odsprzedać udziały
z powodów rodzinnych; dziecko pana Z wymaga pilnie, przeprowadzenia specjalistycznej operacji w USA
Pozostałe osoby zarządzające potrzebują dopływu gotówki, aby kontynuować rozpoczęte inwestycje w obiekcie
Silne NAPO dla pana X to uzyskanie jak najwyższej ceny / maksymalnej/ ,
Słabe NAPO dla pana X to 10 – 12 tys.$ cena minimalna
3. NEGOCJACJE
A. FAZA PRZEDWSTĘPNA ORAZ WSTĘPNA NEGOCJACJI
Zbieranie informacji
Określenie celu
Ustalenie faktów
Pierwszy kontakt
Pan Y udaje się do obiektu Śródmieście, aby ocenić atrakcyjność miejsca wybranego przez córkę. Sprawdza również rynek, konkurencję. Po uzyskaniu informacji dochodzi do wniosku, iż miejsce jest atrakcyjne a działalność może przynieść zyski. Pan Y wysyła pracownika w celu zorientowania się w cenie czynszu dzierżawnego za 1 m² powierzchni. Nieoficjalnie zbiera informacje o sytuacji obiektu i osób nim zarządzającymi, dowiaduje się
o pewnych problemach finansowych. Po uzyskaniu informacji zastanawia się , kalkuluje, co się mu bardziej opłaca: dzierżawa powierzchni czy tez wykup udziału pana Z. Po analizie finansowej dochodzi do wniosku, iż korzystniejszym dla niego jest wykup udziału, oferowana cena nie może jednak przekroczyć 15 tys.$.
Pan Y aranżuje przypadkowe spotkanie z panem X. Wybierając miejsce – otoczenie przyjazne dla siebie , do pierwszego kontaktu pan Y jest w lepszej sytuacji wyjściowej do podjęcia negocjacji. Pan Y wie, że przystępuje do negocjacji , pan X dopiero się o tym dowie podczas rozmowy.
PIERWSZY KONTAKT
- otoczenie przyjazne dla pana Y
Rozmowa pana Y i pana X.
Po wymianie kilku lub kilkunastu zdań , nie związanych z sednem sprawy, pan Y przystępuje do zasadniczej rozmowy.
- Słyszałem ,że Z ma problemy rodzinne, coś z dzieckiem?
- Tak , syn potrzebuje przeprowadzenia specjalistycznej operacji w USA. A zdajesz sobie sprawę ile to kosztuje. Potrzebuje szybko i dużo pieniędzy, dobrze że jest w stanie je zdobyć , bo co by było gdyby... nie chcę nawet myśleć.
- No właśnie słyszałem, że musi sprzedać udziały i to szybko. Czy to mu się uda?
Pan Y nie pyta czy pan Z znalazł już kontrahenta, nie chce aby pan X domyślił się , że jest zainteresowany odkupieniem udziału.
Pan X zaczyna podejrzewać, iż to spotkanie nie jest tak całkiem przypadkowe, że pan Y chce coś uzyskać. Odpowiada podkreślając atrakcyjność terenu, wyraża opinię ,iż nabywca się znajdzie:
- Sądzę , że lokalizacja obiektu jest atrakcyjna,, coraz więcej osób chce dzierżawić tam pomieszczenia;, myślę,, że nie będzie problemu.
- Atrakcyjny powiadasz, no może i masz rację. Jestem tak zabiegany ,że nawet tam jeszcze nie byłem Moja córka szuka miejsca na swoja galerię i była tam , oglądała te pomieszczenia. Mówi , ze tam jest jeszcze dużo wolnych pomieszczeń i trzeba trochę zainwestować.
Pan Y umniejsza atrakcyjność lokalizacji obiektu, jednocześnie dał sygnał, iż jest zainteresowany dzierżawą pomieszczeń.
Pan X wyczuwa, iż może pozyskać inwestora, który wykupi udziały . Inwestycja ta jest korzystniejsza dla pana Y, który ma finanse na sfinalizowanie transakcji. Nadchodzi etap wstępnych negocjacji dla pana X, musi on tylko przekonać Y o korzyściach płynących
z odkupienia udziału pana Z. Potrzebuje czasu na skontaktowanie się ze wspólnikami , jednocześnie musi złożyć wstępną ofertę panu Y , aby on nie skoncentrował się tylko
na problemie dzierżawy.
B. FAZA PROJEKTOWA
Wyrażenie opinii
Pan X proponuje Y sprzedaż udziału w Śródmieściu. Podkreśla atrakcyjność miejsca, przyszły dochód płynący z wynajmowanych pomieszczeń. Informuje, iż córka Y może negocjować bardziej korzystny czynsz dzierżawny, wybrać najlepsze pomieszczenia na lokal. Sugeruje, iż może być to doskonały prezent ślubny.
Pan Y odpowiada, stosując taktykę – niezdecydowany nabywca.
- Doceniam to, że zechciałeś powiedzieć mi o tej propozycji, ale wydaje mi się to nie dla mnie. Wiesz , ostatnio interesy nie idą dobrze. Niedługo ślub a to też kosztuje. Nie będę jednak ukrywał , że chciałbym wiedzieć jaka jest najniższa cena , za którą bylibyście skłonni odsprzedać udziały.
Pan X zdaje sobie sprawę z tego , ze interesy pana Y idą dobrze. Asekuracja pana Y ma spowodować obniżenie ceny. Taktyka– niezdecydowany nabywca ma zawęzić przedział cenowy. Pan X wie , ze to nie on powinien podać jako pierwszy cenę – zasada: pozwólmy aby druga strona przedstawiła swoją propozycję jako pierwsza. Odpowiada stosując taktykę – odwołania się do wyższej instancji , następująco:
- Wybraliśmy spośród siebie grupę 3 osób, które zadecydują o wysokości naszej oferty. Na razie nie potrafię odpowiedzieć na to pytanie. Jeżeli chcesz to powiem im , że jesteś zainteresowany ofertą
.
Pan Y próbuje wywrzeć na X nieco większa presję, w wyniku czego X mówi:
- Jestem przekonany, ze zaproponują cenę na poziomie 10 tys. $ .
Propozycja ta wydaje się korzystna panu Y , spodziewał się wyższej kwoty , był skłonny zapłacić ok. 15. tys. $ . Jednak reaguje na ta propozycję udając zaskoczenie, oburzenie ; stosuje taktykę – okazywanie zaskoczenia.
- 10 tys. $ ! Niemożliwe! To stanowczo za dużo. Jestem skłonny dać co najwyżej 8 tys. $. Jeśli ta propozycja będzie Wam odpowiadała daj mi znać, wtedy wrócimy do rozmowy.
Pan X i Y rozmawiają na zupełnie inne tematy, nie związane z negocjacjami.
C. FAZA DECYZYJNA
Ustalenie relacji
Czas kompromisu
Pan X dzwoni do pana Y po dwóch dniach, umawia spotkanie; otoczenie przyjazne dla pana X. Pan X ma zamiar przekonać Y do swojej propozycji stosując taktykę – wycofywanie oferty. Udaje zmieszanego, mówi:
- Wiesz , rozmawialiśmy ostatnio o kwocie 10tys. $ ale komitet ustalił, że nie może sprzedać udziałów za kwotę nie niższą niż 12 tys. $.
Pan Y jest zaskoczony, niezadowolony z obrotu sprawy, powiedział już córce o całej sprawie.
- O czym Ty mówisz? Zaproponowałeś kwotę 10 tys.$ a po 3 dniach podnosisz ją do 12 tys. $. A co będzie pojutrze 14tys.$ czy 16 tys. $. Co to ma znaczyć?
- Przykro mi , ale taką decyzje podjął komitet. Cena to 12 tys. $ , 80% płatne od ręki , reszta w 4 ratach plus odsetki.
- Co?! O czym Ty opowiadasz?! O formie płatności nie było mowy, jakie 80% , jakie odsetki?
- Naprawdę jest mi przykro, ze sprawy przybrały taki obrót, przecież się znamy nie od dziś. Z naprawdę potrzebuje pieniędzy, zrozum ma chore dziecko. Postaw się na jego miejscu. Ale wiesz, pogadam z nimi jeszcze raz, jeżeli uda mi się ich przekonać do obniżenia ceny, do 10 tys. $ to byłbyś tym zainteresowany.
Pan X zastosował taktykę – dobry / zły
Pan Y skoncentrował się wyłącznie na sprawie ceny – jako sprawie zasadniczej, nie uwzględnił w rozmowie formy płatności. Musi dojść do negocjacji formy płatności.
- Oczywiście, ale nie mogę się zgodzić na tę formę płatności. Jestem skłonny zapłacić 55% od ręki, reszta co miesiąc w ratach, bez odsetek.
- No nie wiem co da się zrobić, porozmawiam z wspólnikami, zadzwonię do Ciebie jutro.
D. FAZA WYKONAWCZA
Porozumienie
Uzgodnienia końcowe
Kolejne spotkanie pana X i Y , teren przyjazny X. . Podczas rozmowy telefonicznej X informuje Y, iż spotkanie będzie mogło trwać ok.1 godziny, gdyż X jest umówiony na kolejne spotkanie. Pan X stosuje formę nacisku – presja czasu.
Pan X informuje Y , iż komitet podjął decyzje:
- Wiesz mam dla Ciebie dobra informację , po długiej , ciężkiej dyskusji komitet zgodził się na kwotę 10tys. $
- Świetnie, dziękuję. A co z formą płatności?
- Proponujemy 80% od ręki , reszta w 4 ratach ale bez odsetek.
- No co Ty? Dogadamy się, 60% od ręki , reszta w ratach. Co ty na to?
- Stary , poszliśmy już na ustępstwa wobec ciebie, teraz chyba kolej na Ciebie?
Pan X stosuje taktykę – zawsze proś o coś w zamian.
- No wiesz, biorąc pod uwagę trudna sytuacje Z mogę się zgodzić na 70% od ręki, reszta w 6 ratach, bez odsetek. Zgoda?
- Dobrze, cieszę się, że doszliśmy do porozumienia. Gratuluję , wspólniku.
- Dziękuję. Miło się z Tobą robi interesy, wspólniku.
Pan X i Y zastosowali zasadę – zawsze gratulujemy drugiej stronie.
E. FAZA FINALNA
Wprowadzenie w życie decyzji
Kontrola nad realizacja porozumienia
Pan X proponuje udanie się do notariusza w celu spisania końcowej umowy.
- Wiesz , mam umówione spotkanie u notariusz za 30 minut, może pójdziemy tam razem i od razu spiszemy umowę?
Pan X stosuje zasadę – ludzie ufają słowu pisanemu oraz zasadę – nie pozwól, aby druga strona spisywała umowę.
PODSTAWOWE ZASADY NEGOCJACJI
Podstawowe zasady negocjacji zastosowane przez pana X i Y. Zasady maja charakter uniwersalny, właściwie zastosowane pozwalają dojść do zamierzonego celu.
1. Pozwólmy, aby druga strona przedstawiła swoja propozycję pierwsza.
Pierwsza oferta może być dużo lepsza, niż przypuszczaliśmy,
Dostarcza nam informacji o drugiej stronie,
Zyskujemy możliwość ustalenia korzystnego dla siebie przedziału cen , uzyskujemy pole manewru
2. Nie pozwól , aby druga strona spisywała umowę
Podczas negocjacji ustnych bardzo rzadko omawiane są wszystkie aspekty sprawy
Szczegółowa umowa zawiera wiele elementów, które zostały pominięte podczas negocjacji
Strona spisująca umowę może sformułować tak pominięte elementy, aby zapis był korzystny dla niej
3. Ludzie ufają słowu pisanemu
Słowo pisane ma większe znaczenie dla ludzi
Większość z ludzi wierzy w to, co przeczyta, niż w to co usłyszy
Przedstawiajmy wszystko na piśmie
4. Zawsze gratulujmy drugiej stronie
Po skończonych negocjacjach należy pogratulować przeciwnikowi
Nigdy nie triumfujmy
Druga strona niech ma wrażenie, ze to ona wychodzi zwycięsko z negocjacji
FORMY NACISKU
Forma nacisku jaka została zastosowana przez pana X podczas tych negocjacji to :
PRESJA CZASU
80% ustępstw strony skłonne są czynić w ostatnich 20% czasu poświęconego na rozmowy
Ludzie stają się elastyczni pod presją czasu
REGUŁY / TAKTYKI/ W NEGOCJACJACH
REGUŁY OTWARCIA
1. OKAZYWANIE ZASKOCZENIA
Należy okazywać zaskoczenie złożoną propozycją
Okazanie zaskoczenia zazwyczaj wywołuje ustępstwa
Nie okazując zaskoczenia, spowodować można , iż druga strona będzie obstawała przy swoim
Większość ludzi to wzrokowcy, okaż oburzenie, zaskoczenie
2. UDAWAJ NIEZDECYDOWANEGO NABYWCĘ
Używanie tej metody może zawęzić przedział cenowy, w którym będą się toczyły negocjacje
Należy wystrzegać się niezdecydowanego sprzedawcy
REGUŁY ROZWINIĘCIA
1. WYŻSZA INSTANCJA
Wyższą instancja powinno być mało precyzyjnie określone ciało – w żadnym razie konkretna osoba
Nie wolno dopuścić do tego, aby druga strona zorientowała się, że jesteśmy uprawnieni do podjęcia decyzji
2. ZAWSZE PROŚ O COŚ W ZAMIAN
Kiedy druga strona prosi o jakieś ustępstwo, należy zawsze prosić o cos w zamian
Stosując tę metodę możemy dostać coś w zamian
REGUŁY KOŃCOWE
1. TAKTYKA DOBRY / ZŁY
Stosowanie taktyki dobry / zły to efektywny sposób wywierania na rozmówcę presji bez otwartej konfrontacji
2. WYCOFYWANIE OFERTY
Wycofywanie oferty jest taktyczną zagrywka
Można wycofać się z proponowanej ostatnio ceny lub odpowiednio zmodyfikować swoją ofertę
ANALIZA STYLÓW NEGOCJOWANIA
Pragmatyk Ekstrawertyk Wrażliwiec /rozjemca/ Analityk Negocjator „win- win”
Cel Zwycięstwo Wpływanie na innych Porozumienie Formalny porządek Pozytywny wynik dla wszystkich
Relacje osobowe Zastrasza Okazuje entuzjazm Zacieśnia Ignoruje Oddziela ludzi od problemu
Styl Twardy Pobudliwy Miękki Obojętny Miękki wobec ludzi, twardy wobec problemu
Słabe strony Zbyt szczegółowy Ignoruje innych Łatwo ulega wpływom Brak elastyczności
Metoda Żąda strat Inspiruje Akceptuje straty Żąda konkretów Stwarza możliwości
Żąda Stanowiska Entuzjazmu Porozumienia Systemów Rozwiązań
Negocjator nastawiony na wygraną obu stron / negocjacje „win – win” szuka takich rozwiązań , dzięki którym nie będzie czul się pokonany. Stara się, aby uczestnicy negocjacji zrewidowali swoje wyjściowe stanowiska i skoncentrowali się na sprawach zasadniczych: na wspólnych celach i wzajemnych korzyściach. Moim zdaniem pan X oraz pan Y zaprezentowali w rozmowach negocjacyjnych styl „ win – win”. Strony negocjacji w niektórych momentach zachowywali się według innych stylów negocjowania, jednak ogólnie, całościowo zademonstrowali styl „ win – win”, szukając rozwiązań odnieśli wzajemne korzyści.