Nauka administracji

1. Co to jest administracja?
To określona organizacja i jej działalność nakierowana na realizację określonych zadań. To ciągłość poczynań zmierzających do urzeczywistnienia interesu publicznego. Administracja to określone gwarancje prawne, odpowiedzialność organów, hierarchia, sztywność form organizacyjnych połączona elastycznością działań.
2. Co zaliczamy do podstawowych dyscyplin badawczych administracji?
- Nauka prawa administracyjnego ? jej podmiotem są przepisy prawne, będące przede wszystkim podstawą struktur i metod działania organów administracji oraz praw i obowiązków obywateli nakładanych w przepisach prawa administracyjnego.
- Nauka administracji
- Nauka polityki administracyjnej ? jej podmiotem jest przewidywanie skutków działania i wykorzystanie możliwości działania w ramach prawa, przygotowywania programów działania administracyjnego oraz wartościowanie metod i sposobów pracy, a także wysuwania postulatów, dotyczących zmian w całokształcie funkcjonowania administracji.
3. Wymień sześć podstawowych składników zarządzania i administracji.
1. Problem doboru ludzi do pracy, problem kadr - jego założeniem jest przeświadczenie o prakseologicznym walorze dostosowania człowieka do charakteru pracy. Ludzie reprezentują określone struktury uzdolnień psycho - fizycznych o charakterze genetycznym lub nabytym, które predysponują ich do określonego typu czynności. Sprawność działania danego człowieka jest funkcją predyspozycji psycho ? fizycznych, wiedzy i umiejętności.
2. Stopień formalizacji ? zakłada istnienie precyzyjnej instrukcji i drobiazgowego określenia zadań, wstępne wyjaśnienie wszelkich wątpliwości, perfekcję przy wielokrotnym powtarzaniu.
3. Daleko posunięta specjalizacja (nie dotyczy administracji).
4. Ścisła i dokładna kontrola ? pracownik musi mieć świadomość, że jest ciągle obserwowany. Kontroler wszakże powinien być lepszym specjalistą niż kontrolowany.
5. Czynniki motywacyjne ? to przede wszystkim tendencja do utrzymywania równowagi między sumą wysiłków, a wielkością wynagrodzenia. Środki represji za niewykonaną lub niedbale wykonaną pracę.
6. Tendencje centralistyczne ? mają miejsce w sytuacjach trudniejszych, np. brak kadr, pieniędzy, konieczności szybkiego działania. Założeniem jest brak zaufania do pracowników oraz oddzielnie kierowania od wykonawstwa, pracy twórczej od kompilacji.
4. Kim byli i co zakładali:
a) Karol Adamiecki ? był wykładowcą Politechniki Warszawskiej. Sformułował m. in. sławne prawo harmonii, w którym mówił: ?Aby osiągnąć sprawność wzorcową pod względem ekonomicznym trzeba, aby organy administracji działały w ścisłym ze sobą związku, tak, aby każda czynność odbywała się w swoim czasie.? Prawo przekory polegało wg Adamieckiego na sprzeciwie ludzi niezdolnych do przyjęcia nowości tego typu, która naruszała ich dotychczasowe wzorce, przekonania, wręcz sposób życia. Był twórcą szkoły naukowego zarządzania
b) Henry Fayol ? w odróżnieniu id Taylora, który dążył do podniesienia wydajności pracy ludzi i maszyn, Fayol zmierzał do racjonalizacji pracy wyższego pracownictwa. Słusznie podkreślał, że największym obowiązkiem niższego kierownictwa jest posiadanie uzdolnień technicznych, a wyższego ? administracyjnych. W 1916 opublikował swoją słynną pracę ?Administracja w przemyśle?. W tej książce Fayol przeniósł liczne doświadczenia z pracy w przemyśle do administracji państwowej. Czynności administracyjne widział w przewidywaniu, organizowaniu, rozkazodawstwie, koordynacji i kontroli. Do zasad zarządzania zaliczał m. in.: podział pracy, autorytet, dyscyplinę, podporządkowanie interesów osobistych interesom ogólnym, stałość personelu, ludzkie podejście, zgranie personelu.
c) Max Weber ? jest drugą wybitną postacią związaną ze szkołą administracyjną. Był niemieckim uczonym, zwolennikiem poglądu, że industrializacja jest niezbędnym warunkiem istnienia silnego i liczącego się w świecie państwa. Uważał, że purytańskie nakazy życia przyczyniają się do rozwoju kapitalistycznego myślenia i działania. Weber ściśle wiązał styl życia i poglądy kultury z racjonalnym spojrzeniem na świat, pracowitością, rzetelnościai chęcią działania. Podstawową pracę wydano już po jego śmierci w 1922 ?Gospodarka i społeczeństwo?. Definiował władzę, jako możliwość decydowania o zachowaniu innych, nawet wbrew ich woli. Skupiając uwagę na różnych rodzajach władzy występujących w administracji państwowej i gospodarczej wyróżniał 3 jej podstawowe typy ze względu na źródła tkwiące w psychice ludzkiej:
- charyzmatyczna
- tradycjonalistyczna
- legalna
Dowodził, że każda władza wymaga odpowiedniego i stałego aparatu administracyjnego. Jednocześnie uznawał, że opisywana przez niego biurokracja idealna w praktyce nie istnieje, jest wzorem, do którego dążyć powinna każda machina administracji.
d) Fryderyk Taylor ? był obdarzony niezwykłą umiejętnością obserwowania poszczególnych etapów pracy. Podstawowe wyniki swych badań opublikował w 1903 roku, zaś w 1911 wydał słynne zasady naukowego zarządzania. Zakładał, że rozwój naukowej organizacji pracy, opartej na ustalonych regułach i formułach wyeliminuje indywidualne sądy pracowników. Wydał i ustanowił 12 zasad wydajności:
- ustalanie celu działalności
- zdrowy rozsądek w organizacji i działaniu
- fachowe doradztwo
- dyscyplina
- uczciwość
- kontrola wyników
- organizacja i porządek
- normy i wzorce
- warunki pracy
- metody działania
- instruktaż
- nagrody
5. Omów doktrynę Mayo.
Elton Mayo zajmował się socjologią przemysłową. Stworzył teorię Human Relations. Kierunek tzw. stosunków międzyludzkich miał pewne znaczenie dla naukowego poznania administracji, a badania w tym zakresie obejmowały głównie prywatne organizacje przemysłowe. Doktryna ta obejmuje gospodarowania zasobami ludzkimi w obrębie danej organizacji, zakłada ona wykorzystanie dorobku nauk społecznych - jak psychologia i socjologia. Badania E. Mayo w znaczącym stopniu poddały w wątpliwość podstawy konstrukcji modelu inżynierii przemysłowej - szkoły naukowego kierownictwa. A. Etzioni komentuje wyniki badań E. Mayo stwierdzając, że:
- Ilość pracy wykonanej przez danego pracownika nie jest określona przez jego indywidualne możliwości fizyczne, ale przez możliwości społeczne;
- Nagrody pozaekonomiczne odgrywają priorytetową rolę w określaniu motywacji i zadowolenia pracownika;
- Nigdy nie można uznać, że najwyższa specjalizacja jest najwydajniejszym sposobem podziału pracy;
- Reakcja robotników na działanie kierownictwa i jego norm nie stanowi reakcji odzwierciedlających postawy indywidualnych ludzi, ale reakcje członków danej grupy.
6. Co to jest decyzja?
Przez decyzję rozumiemy formę działania administracji prywatnej jak i administracji publicznej. Działalność administracji publicznej nie jest jednak nakierowana na efekt komercjalny, nie jest skierowana na zaspokojenie potrzeb materialnych. Cele administracji publicznej maja charakter zewnętrzny polega ona na zapewnieniu bezpieczeństwa publicznego, odpowiedniego poziomu oświaty itd. Administracja publiczna podejmując decyzje powinna uwzględnić istniejące możliwości wytwarzania dóbr, to gdzie i kiedy mogą być one wytworzone a także ich jakość i koszty. Decyzja jest aktem wyboru pomiędzy istniejącymi możliwościami. Decyzja powinna być określonego procesu który służy dokonaniu najbardziej trafnego wyboru.
7. Podaj sześć pytań, które należy zadać, jeżeli chce się podjąć ważną decyzję.
- Czy jest absolutnie niezbędne, aby w ogóle to robić?
- Czy jest niezbędne, aby to robić właśnie teraz?
- Czy jest pewne, że w rezultacie będzie więcej korzyści niż strat?
- Ile ma kosztować realizacja pomysłu? Czy nie można osiągnąć zamierzonych efektów jakąś tańszą i mniej kłopotliwą drogą?
- Czy innym tego rodzaju decyzje udawały się czy też nie?
- Jeśli się nie uda czy mamy szanse szybko, sprawnie i tanio dokonać poprawek i korekt lub też powrócić do poprzedniego stanu?
8. Jakie są etapy procesu decyzyjnego?
1. Określenie problemu decyzyjnego, a więc delimitację (wyznaczenie) pola, którego decyzja dotyczy oraz kręgu podmiotów (czyli ludzi i organizacji), w którym interesy i wartości decyzja ingeruje.
2. Określenie celu, które przez podjęcie decyzji mogą zostać osiągnięte, najczęściej chodzi nie tylko o jeden cel, co powoduje konieczność oceny istniejących celów.
3. Określenie wariantów decyzyjnych ? w dużych systemach decyzyjnych chodzi często nie o pojedyncze wybory, ale o całe ich związki. Na tym etapie więc należy często udzielić odpowiedzi na pytanie w jakich horyzontach czasowych powinny być lub mogą być celem zrealizowanym.
9. Opisz mechanizm sprzężenia zwrotnego.
Mechanizm sprzężenia zwrotnego w rzeczywistych procesach decyzyjnych nie zawsze zachowana jest logiczna kolejność poszczególnych etapów. Występujące w praktyce odchylenia wynikają w dużej mierze działaniom tej zasady poszczególne etapy oddziałują na siebie np. wyniki osiągnięte na etapie późniejszym mogą spowodować modyfikację wyników etapu wcześniejszego.
10. Czym charakteryzują się decyzję programowalne i nieprogramowalne?
Możemy modelowo wyróżnić dwa przeciwstawne rodzaje decyzji zwane programowalnymi i nieprogramowalnymi. Pierwszy typ ma charakter stały, powtarzalny, opracowywane są ścisłe procedury służące do ich podejmowania. Decyzje takie są zazwyczaj podejmowanymi wielokrotnie, z kolei decyzje nieprogramowalne dotyczą spraw nowych, dla których na istnienie ustalamy schemat postępowania przy ich podejmowaniu oraz mamy znane ich następstwa, nie mamy gotowej metody umożliwiającej rozwiązanie analizowanego zagadnienia. W myśl prawa Greshama działalność programowalna wypiera nieprogramowalną.
11. Opisz koncepcję ograniczonej racjonalności decyzji Herberta Simona.
Herbert Simon wychodzi z założenia, iż rzeczywiste zachowania dalekie są od obiektywnej racjonalności z trzech powodów:
1. Racjonalność wymaga pełnej wiedzy i możliwości dokładnego przewidzenia konsekwencji wszystkich rozpatrywanych wyborów. W rzeczywistości sytuacja ta nie występuje prawie nigdy, wiedza jest fragmentaryczna.
2. Ponieważ chodzi o przyszłe konsekwencje wyboru, to w procesie przypisywania im konkretnych wartości brak doświadczenia musi zastąpić wyobraźnia.
3. Racjonalność wymaga dokonywania wyborów spośród wszelkich możliwych alternatywnych zachowań, w rzeczywistości pod uwagą brane są tylko nieliczne.
12. Co to jest racjonalność?
Racjonalność jest jednym z kluczowych problemów teorii decyzji. Warunkiem racjonalnego decydowania jest logicznie zbudowana procedura. Powinna ona obiektywizować podejmowanie w jej ramach działania, eliminując subiektywne, racjonalne decydowanie, polega wręcz w tym wypadku na wskazywaniu drogi zmierzającej do wyboru optymalnej możliwości.
13. Dlaczego ważne jest poznanie istoty problemu?
Konieczność poznania istoty problemu jest niezwykle ważna, ponieważ nie zawsze jest on dla decydenta jasny i zrozumiały (potrzebna jest wiedza, eksperci, cierpliwość). Często spotykanym mankamentem w pracy administracji jest to, że nie przywiązuje ona należytej uwagi do obserwowania i idealizowania problemów.
14. W jakich sytuacjach najczęściej formułowany jest problem decyzyjny?
1. Gdy efekty programów znajdujących się w trakcie realizacji odbiegają od zamierzonych celów; powstaje konieczność ustalenia przyczyn oraz ewentualnie korekty programu.
2. Gdy cele administracji zmniejszają się następuje to z reguły w przypadku zmiany rządu, bądź istotnej rekonstrukcji personelu kierowniczego w aparacie administracyjnym. Powodem mogą być też zmiany w otoczeniu zewnętrznym, szczególnie w sferze społecznie akceptowanych priorytetów.
3. Gdy zasoby, a przede wszystkim środki finansowe przeznaczone na realizację określonego zadania okazują się w skutek postępu technicznego, innowacje stwarzają nowe, dotychczas nieznane możliwości.
4. W dzisiejszej dobie, kiedy nagłe zmiany są nieuchronne, administracja musi szczególnie baczyć na problemy nowe, wymagające podjęcia i rozwiązania, zachować jednak powinna dużą ostrożność, podejmując decyzją, aby nie naruszyć niezbędnej dla harmonijnego funkcjonowania społeczeństwa stabilizacji.
15. Przedstaw analizę problemu decyzyjnego.
Znając problemy wymagające rozwiązania należy dokonać ich szczegółowej analizy. Procedura analityczna powinna zmierzać do precyzyjnego problemu decyzyjnego. Powinna zatem objąć następujące zagadnienia:
- przedmiot ? czyli obszar pola, w którym będzie podejmowane działanie decyzyjne.
- podmiot ? decydent musi znać krąg interesów danych podmiotów, na których wpływ będzie miała jego decyzja
- interesy ? są duszą problemu decyzyjnego, stanowią imperatyw działań jednostki, grup społecznych, czyli także administracji publicznej. Decydent musi wiedzieć, że jego decyzja służy najczęściej rozwiązywaniu konfliktów. Musi wiedzieć, które interesy zostają w sprzeczności lub są wobec siebie konkurencyjne. Administracja musi mieć odwagę ustalenia i wprowadzenia tego w życie, iż niektóre interesy nie zasługują na uwzględnienie.
16. Czym jest konflikt interesów?
W procesie decyzyjnym istotna jest delimitacja obszarów konfliktowych. Konflikty interesów wynikają z faktu, że różne grupy społeczne mają odmienne oczekiwania. Administracja staje często przed dylematem: wyższa jakość decyzji, ale wyższe koszty, a także przed pytaniem kto ma te koszty ponieść. Czy konkretny adresat konkretnej decyzji, czy też cała społeczność poprzez system podatkowy.
17. Czym jest analiza niedostatku?
Decydent najczęściej podejmuje tego rodzaju analizę pod wpływem narastającej presji społecznej wzywającej go do ich usunięcia.
18. Opisz system celów.
Biorąc pod uwagę, że każda decyzja zawiera większą ilość celów wymagających realizacji konieczne jest ich uporządkowanie. Tylko pod tym względem można podejmować racjonalne decyzje. Cele mogą występować wobec siebie w zróżnicowanych relacjach. Występują sytuacje, w których cele egzystują wobec siebie w zależności hierarchicznej. Z punktu widzenia logicznego jest to stosunek pojęć ogólniejszych do szczególnych. Cele mogą być wobec siebie współrzędne, jeśli nie są ze sobą sprzeczne, ale się uzupełniają.
19. Dlaczego nienależny formułować celów w sposób nadmiernie abstrakcyjny.
Nienależny formułować celów w sposób nadmiernie abstrakcyjny z dwóch powodów:
1. Cele sformułowane w sposób konkretny wypierają cele sformułowane ogólnikowo, chociażby te ostatnie były ważniejsze.
2. Cele powinny być w możliwie wysokim stopniu zoperacjonalizowane (precyzyjnie określone) tak, aby mogły stanowić dla decydenta konkretną podstawę działania.
20. Jakie są metody formułowania celów?
Decydent podobnie jak organ stosujący prawo stoi często przed problemem interpretacji celów które zostały mu narzucone lub też sam je sformułował. Ponadto decydent w przeciwieństwie do organu stosującego prawo nie odnosi stanu faktycznego do wcześniej ustanowionej hipotezy, normy prawnej, ponieważ cel jest antycypacją(wyobrażeniem) przyszłych stanów faktycznych. Tak więc decydent musi określić jakimi dysponuje środkami za pomocą których stan przyszły (cel) może osiągnąć. Zatem problem decydenta w przeciwieństwie do organu wykonującego, stosującego prawo nie polega na ustaleniu czy stan faktyczny odpowiada hipotezie normy prawnej, ale na określeniu za pomocą jakich dostępnych środków skutecznie osiągnąć cel.
21. Na jakiej zasadzie przebiega ?burza mózgów??
Burza mózgów odbywa się na zasadzie dyskusji panelowej, w której biorą udział eksperci, zainteresowani (decydenci, adresaci przyszłej decyzji), a także laicy, mający neutralny stosunek do przyszłej decyzji. Każdy z uczestników zobowiązany jest swobodnie formułować pomysły (idee). Prowadzący uczestnicy panelu nie mogą z góry przesądzać, że zgłaszane pomysły są fałszywe, nie do zrealizowania. Dyskusja powinna odbywać się w warunkach zupełnej swobody, a faza postępowania kończy się z chwilą zupełnego wyczerpania możliwości formułowania nowych pomysłów. W drugiej fazie postępowania zgłoszone pomysły są oceniane w celu określenia możliwego zakresu ich wykorzystania. Pomysły ewidentnie nieprzydatne podlegają odrzuceniu. Trzecia faza postępowania obejmuje systematykę powstałych pomysłów w szczególności przez określenie ich wzajemnego stosunku (pomysły, które się krzyżują, wykluczają lub uzupełniają). Istotną zaletą tej procedury jest jej hierarchiczność, która stanowiąc podstawę organizacji urzędów administracyjnych swej natury ogranicza kreatywność urzędników.
22. Przedstaw problem ograniczeń decyzyjnych.
Dokonywanie wyboru decyzji podlega w administracji z reguły różnym ograniczeniom, które mogą mieć charakter prawny, finansowy, etyczny, polityczny lub też inny. Decydent staje przed problemem czy możliwość odrzucić, zmodyfikować tak, ażeby dostrzegane ograniczenia redukować, wyeliminować, czy ominąć. Każdą możliwość decyzyjną należy ocenić z punktu widzenia przeszkód jej realizacji. Problem ograniczeń decyzyjnych może występować w każdej fazie. Szczególnie jednak istotne znaczenie mają ograniczenia na etapie formułowania celów. Cele i ograniczenia dotyczą w istocie tego samego przedmiotu, z tym, że wektory skierowane są w przeciwnym kierunku. Ograniczenia mogą wyznaczać wartość krytyczną, której nie można przekroczyć. Wówczas należy odstąpić od działania, w kierunku założonego celu (na etapie jego formułowania).
23. Co to jest kontrola?
Kontrola należy do najstarszych dziedzin rządzenia, administrowania, zarządzania. Polega na zbadaniu istniejącego stanu rzeczy, zestawieniu tego co istnieje w rzeczywistości z tym co powinno być tzn. co przewidują wzorce i normy postępowania, w następstwie tego ustalenie ewentualnej rozbieżności.
24. Przedstaw problem ograniczeń personalnych.
Podjęcie realizacji nowego zadania dodatkowych środków personalnych. W praktyce działalność administracji publicznej należy przyjąć, że istnieje rezerwa potencjału kadrowego, która jest mobilizowana, gdy administracji stawiane są wyższe wymagania lub nowe zadania. Mówiąc inaczej zwykle w administracji publicznej istnieją rezerwy kadrowe, które wyzwolić można pod presją wywyższonych wymagań, nowych zadań oraz groźby usunięcia z pracy. Podstawowym problemem jest odpowiedź na pytanie czy można zwerbować odpowiedni personel. Właściwie zawsze istnieje problem czy znajdą się w odpowiedniej liczbie kadry o odpowiednich kwalifikacjach niezbędne do realizacji zadania.
26. Jakie są rodzaje kontroli i czym się charakteryzują?(wstępna, faktyczna, następna)
Kontrola wstępna ma charakter prewencyjny. Jej zadaniem jest ochrona instytucji przed zaistnieniem zjawisk nieprawidłowych.
Kontrola faktyczna obejmuje badanie stanu aktualnej realizacji zadania.
Kontrola następna bada efekty ? wyniki działania po ich zakończeniu.
27. Wymień sposoby przeprowadzania kontroli?
- inspekcja polegająca na obserwacji zachowania się ludzi w jednostce kontrolowanej
- lustracja polegająca na ocenie stanu rzeczywistego czy też wyników określonej działalności
- rewizja tj. kontrola finansowa
- wizytacja polegająca na bezpośrednim wglądzie w całokształt działalności podmiotu kontrolowanego.
28. Jakie są 3 podstawowe funkcję kontroli wewnętrznej?
Kontrola wewnętrzna może być funkcjonalna tj. sprawowana przez organy sprawujące funkcje kierownicze oraz instytucjonalna , tj. przez specjalne komórki organizacyjne. Podstawa wykonania kontroli wewnętrznej są z reguły akty wewnętrzne o charakterze organizacyjnym. Wyniki tej kontroli służą do bieżącego korygowania pracy instytucji. Kontrola wewnętrzna spełnia trzy zasadnicze funkcje:
- instruktażową
- profilaktyczną (zapobiega powstawaniu nieprawidłowości)
- sygnalizacyjną (dostarczeniu decydentom sygnałów o istniejących nieprawidłowościach)
Kontrola wewnętrzna jest nieodzowna, jednak musi podlegać doskonaleniu poprzez odchodzenie od kontroli ciągłej indywidualnych wyników na rzecz kontroli okresowej osiąganych wyników łagodzenie niechęci pracowników wobec kontroli poprzez motywowanie do samokontroli.
29. Jakie są metody kontroli?
- metoda kontroli przez cel (cel traktowany jako pożądany rezultat)
- metoda porównań plan wykonania
- metoda kolejnych przybliżeń myślą przewodnią tej metody jest ustalenie czynników ujemnych bądź dodatnich wpływających na stan ogólny.
30. Co to jest samokontrola?
Jest to jeden z procesów samoregulujących oraz element procesu samodoskonalenia się. Typ kontroli polegający na kontroli samego siebie pozwoli na wcześniejsze wykrywanie błędów, przyspiesza proces ich naprawy i sprzyja zarazem zachowaniu autorytetu kierownika. Działania własne kierownik może poddać samokontroli w następujący sposób: - włączenie się do realizacji zadania i sprawdzenie ?na własnej skórze? - przeprowadzenie sondażu ? wrócić do sprawy zakończonej ? przeprowadzić konsultacje podobnych rozwiązań. Zadaniem kierownictwa jest motywowanie do samokontroli poprzez dokładne informowanie o aktualnych zadaniach, reagowanie na bieżąco na występujące w trakcie zadań nieprawidłowości, organizowanie w różnych formach szkoleń i konsultacji, wymianę doświadczeń.