Wykorzystywanie analiz w zarządzaniu

Przedsiębiorstwo, działające w warunkach gospodarki rynkowej, podejmuje decyzje zorientowane na osiąganie zysków, by moc przeżyć i dalej rozwijać się, bowiem rozwój jest podstawą osiągania zysków. Zachodzące zmiany warunków działania przedsiębiorstwa stwarzają. konieczność ciągłego doskonalenia mechanizmów, procesów i instrumentów zarządzania. zorientowanych na poprawą efektywności ekonomicznej i rozwój przedsiębiorstwa. Konieczność ta jest tym silniejsza, im bardziej przedsiębiorstwo staje się autentycznym podmiotem gospodarowania i im bardziej jego otoczenie jest zmienne i złożone.

Przygotowanie informacji przebiega w dwóch etapach:
- etap I - polega na ewidencjonowaniu działalności gospodarczej za pomocą ewidencji operatywnej i księgowej oraz okresowej sprawozdawczości,
- etap II - polega na selekcjonowaniu, weryfikowaniu i opracowywaniu materiału ewidencyjnego w celu wykorzystania go do kierowania działalnością gospodarczą.
Czynności te określane są mianem analizy ekonomicznej.

Analiza ekonomiczna działalności gospodarczej jest to zespół czynności badawczych, dotyczących jej wyników rzeczowych i finansowych, stanu ekonomicznego i pozycji na rynku oraz organizacji procesów i metod działania.
Pojęcie analizy ekonomicznej odnosi się do metody badania naukowego, która polega na rozłożeniu badanego przedmiotu lub zjawiska na części składowe, w celu wykrycia składników przyczyniających się do kształtowania danego pod-miotu lub zjawiska.

Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie odpowiednich informacji stanowiących podstawą do podejmowania decyzji gospodarczych. Analiza ekonomiczna pozwala na zapoznanie się z występującymi faktami i zjawiskami oraz ustalenie przyczyn tych zjawisk i faktów. Służy do oceny działalności i jej skutków. Ma to istotne znaczenie przede wszystkim dla samokontroli i samooceny własnej działalności. Na podstawie danych analizy ekonomicznej można ustalić, czy dotychczasowa działalność przebiega zgodnie z założeniami oraz można określić i uzasadnić najkorzystniejsze kształtowanie się działalności w przyszłości.


Realizując przedmiotowy zakres swego działania, analiza ekonomiczna spełnia następujące zadania:
- umożliwia zapoznanie się z zadaniami działalności gospodarczej i ich realizacja. (analiza ustala rezultaty wykonania produkcji, usługi i obrotu towarowego, zarówno od strony rozmiaru działalności, jak i od strony asortymentowego, jakościowego i terminowego wykonania ustalonych zadań);
- umożliwia zapoznanie się ze stanem ekonomicznym czynników produkcji i metodami gospodarowania (analiza ustala stan bazy wytwórczej, lokalizację zakładów wytwórczych i sieci handlowej, wielkość pomieszczeń i wyposażenie techniczne oraz wykorzystanie bazy, stan zapasów materiałowo - towarowych, zaopatrzenie w materiały i ich zużycie, stan załogi przedsiębiorstwa, jej struktur? i kwalifikacje, wykorzystanie czasu pracy oraz wynagrodzenie za pracę);
- umożliwia zapoznanie się z wynikami finansowymi działalności (analiza ustala poziom oraz obniżenie lub zwiększenie kosztów własnych, efekty finansowe, stan finansowy, stan majątku trwałego i obrotowego. stan kapitałów. rozliczeń i rozrachunków oraz zdolność płatnicza},
- umożliwia porównanie działalności analizowanego przedsiębiorstwa z wynikami poprzednich okresów oraz z działalnością innych przedsiębiorstw (analiza ustala konkurencyjność przedsiębiorstwa w zakresie efektywności działania w branży i na rynku oraz na tej podstawie określa jego pozycję i perspektywy).



Prawidłowa analiza musi spełniać cztery podstawowe warunki tzn. musi być:
- operatywna, tzn. ze badania i wyciąganie wniosków powinny być przeprowadzane w takim terminie, aby mogły służyć do podejmowała bieżących decyzji;
- konkretna. tzn. ze badania i oceny powinny umożliwiać wyprowadzanie ścisłych, skonkretyzowanych wniosków;
- elastyczna. tzn. ze metody analizy powinny być dostosowane do zmiennych warunków i potrzeb;
- dynamiczna, tzn. ze badania i oceny powinny ujmować procesy gospodarcze w ich rozwoju.

Zakres analizy ekonomicznej przedsiębiorstwa jest rożny w zależności od zadań, jakie się nią. przedstawia. Pomyślna realizacja celu analizy ekonomicznej wymaga zastosowania szeregu różnorodnych rodzajów tej analizy. Analizy ekonomiczne można rozpatrywać ze względu na:
- stopień szczegółowości badań analitycznych.
- zakres przedmiotowy badań analitycznych,
- częstotliwość i czas przeprowadzania analizy,
- zastosowane metody badawcze,
- rodzaj informacji analitycznej.
Ze względu na stopień szczeg6towosci badań analitycznych rozróżnia się analizą:
- szczegółową.
Analiza ogólna dokonuje oceny działalności gospodarczej za pomocą syntetycznych wskaźników, bez ustalania przyczyn dlaczego tak kształtowały się oceniane wielkości.
Analiza szczegółowa jest związana z wnikliwym badaniem związków i zależności między badanymi zjawiskami.
Ze wzglądu na zakres przedmiotowy badań rozróżnia się analizę:
- odcinkowa
- kompleksową (całościową) .
Analiza odcinkowa polega na odrębnym badaniu rożnych dziedzin działalności. np.: produkcji. zatrudnienia, kosztów. Przy badaniach odcinkowych zawęża się wpływ czynników kształtujących badane zjawisko do bliskich zależności, bez stwierdzania następstw w innych dziedzinach działalności. Z badań odcinkowych zestawia się ogólna, ocenę i na tej podstawie wyciąga wnioski.
Analiza kompleksowa jest analiza. obejmująca, cala, działalność przedsiębiorstwa. Polega ona na badaniu zjawisk we wzajemnej współzależności skutków i przyczyn. Pozwala to na ustalenie przyczyny pierwotnej. Analiza kompleksowa umożliwia pełniejszą ocenę i wyciągacie głębszych wniosków.
Ze względu na częstotliwość i czas przeprowadzania rozróżnia się:
- analizę ciągłą okresowa. i doraźną
- analizę wstępna bieżącą i następna..

Analizy ciągle są przeprowadzane przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej i dotyczą zwykle pojedynczych zjawisk i procesów.
Analizy okresowe: roczne, kwartalne i miesięczne przeprowadzane są w celu dokonania oceny działalności w badanym okresie.
Analizy doraźne podejmowane są jednorazowo w ściśle określonym celu (np. w przypadku zdecydowanego spadku sprzedaży).
Analiza wstępna jest przeprowadzana przed podjęciem decyzji lub przed ustaleniem planu. Podstawowym jej celem jest dokonanie oceny efektywności zamierzonych wielowariantowych działań i wybranie wariantu optymalnego.
Analiza bieżąca przeprowadzana jest w trakcie realizacji określonych zadań i procesów. Zadaniem jej jest wykrycie nieprawidłowości i słabych ogniw oraz wykazanie osiągniętych wyników.
Analiza następna przeprowadzana jest po zakończeniu okresu lub przedsięwzięcia. Ma ustalić faktyczne wyniki, ich przyczyny i skutki.

Ze względu na zastosowane metody badawcze rozróżnia się analizę:
- funkcjonalną
- decyzyjną..
Analiza funkcjonalna polega na badaniu działalności w podziale na części według spełnianych funkcji (zaopatrzenie, produkcja, zbyt, zarządzanie). Jej przeprowadzaniem zajmują się poszczególne służby działające w przedsiębiorstwie. Istnieje zatem możliwość sprzecznego interpretowania wyników.
Analiza decyzyjna kładzie nacisk na porządkowanie zjawisk według zależności przyczynowo-skutkowych i grupuje je wokół określonej decyzji.
Ze względni na rodzaj informacji analitycznej rozróżnia się analizy:
- wskaźnikową,
- zależnościową.
W analizie wskaźnikowej ocenę działalności gospodarczej przeprowadza się w oparciu o dobrane i zweryfikowane wskaźniki i współczynniki.
Analiza zależnościową stanowi kontynuację analizy wskaźnikowej i wyjaśnia przyczyny kształtowania się wskaźników i współczynników.
Organizacja prac analitycznych
Analiza ekonomiczna wymaga zazwyczaj znacznego nakładu pracy osób wysoko kwalifikowanych, znających dobrze ekonomikę badanej działalności gospodarczej od strony teoretycznej i praktycznej. Analiza ekonomiczna jest domeną i podstawową metody działania służb ekonomicznych. W dużym przedsiębiorstwie pod-stawowymi pracami analitycznymi kieruje i przeprowadza je specjalna komórka analiz ekonomicznych. Funkcje te można również powierzyć komórce ekonomicznej. Analizy odcinkowe i problemowe wykonywane są też przez rożne komórki specjalistyczne. Całość prac analitycznych wykonywana jest etapami uzależnionymi od rodzaju i celu analizy. Najczęściej w organizacji prac analitycznych wyróżnia się pięć etapów:
- etap I - określa problematykę, zakres i cel badań - określenie problematyki jest konieczne w celu wskazania zjawisk, które powinny podlegać zbadaniu, z jaką szczegółowością do jakich celów i dla jakich potrzeb; w zależności od tego ustala się kierunek badań;
- etap II - ustala metodyk? badania - stosownie do ustalonej w etapie I problematyki, a także zakresu i celu badań ustala się metodę badań, badany okres, metody prezentacji wyników analizy. materiały do przeprowadzania analizy itp.;
- etap III - przeprowadza ogólną oceną badanego przedmiotu w celu ustalenia dalszych kierunków badań - w etapie tym zbiera się dane liczbowe i poza liczbowe o badanym przedmiocie, weryfikuje się je pod względem formalnym i merytorycznym oraz zestawia się dane liczbowe w odpowiednie tablice statystyczne; tak przygotowany materiał służy do opracowania wstępnej informacji i ogólnej oceny oraz do ustalenia kierunków badań szczegółowych;
- etap IV - przeprowadza badania szczegółowe - pogłębiają one analizę ogólną przeprowadzoną w etapie poprzednim; stosownie do kierunków badań szczegółowych zbiera się, weryfikuje i opracowuje dalsze materiały analityczne, dotyczące głownie przyczyn odchyleń stwierdzonych w analizie ogolonej; badania szczegółowe powinny być oparte na łańcuchu powiązań przyczynowo-skutkowych i być zakończone oceną czynników wpływających na badane zjawisko i oceną skutków oddziaływania tych czynników;
- etap V - prezentowanie wyników i opracowanie wniosków wynikających z przeprowadzonej .analizy - wnioski powinny dotyczyć projektów decyzji, które należałoby podjąć w celu usunięcia nieprawidłowości i poprawy działalności; wnioski mogą być przedstawione w postaci rożnych wariantów ustalających równocześnie przewidywany wynik w wypadku podjęcia proponowanej decyzji.




Podstawowe prace analityczne wykonywane są dwoma metodami:
- metodą porównań,
- metoda. kolejnych podstawień.

Metoda porównań zwana też metodą odchyleń służy do przeprowadzania oceny ogólnej. Polega na zestawieniu cech (wielkości) badanego zjawiska oraz na ustaleniu różnic miedzy nimi. Porównanie dotyczy cech zjawiska lub faktu, wyrażonych w określonych mimikach za pomocą liczb bezwzględnych lub względnych. Liczbami względnymi są wszelkie miary statystyczne omówione w podręczniku statystyki. Różnice stanowią odchylenia między wielkościami porównywanych zjawisk i faktów.
Badane zjawiska należy porównać z wielkościami:
- postulowanymi w planach i normach,
- okresów ubiegłych,
- innych przedsiębiorstw,
- zmian w strukturze,
- zjawisk współzależnych.
Porównanie ze zjawiskami tego samego typu występującymi w innych przedsiębiorstwach. np. czas nie przepracowany robotników przedsiębiorstwa badanego z czasem nie przepracowanym robotników innych przedsiębiorstw pracujących w podobnych warunkach. daje możliwość ustalenia różnic w poziomie techniczno-ekonomicznym badanego przedsiębiorstwa.
Porównanie struktury zjawisk. np. zatrudnienia robotników z zatrudnieniem ogółu pracowników, zatrudnienia pracowników umysłowych z zatrudnieniem robotników. daje możliwość ustalenia prawidłowości ekonomicznych.
Porównanie z wielkościami współzależnymi, np. kształtowania się lub wzrostu wydajności pracy z kształtowaniem się lub wzrostem średnich plac czy wzrostu produkcji ze wzrostem kosztów. pozwala na zbadanie prawidłowości kształtowania się wzajemnie warunkujących się wielkości. Szczególnie cenne jest porównywanie zjawisk towarzyszących ze zjawiskami wiodącymi, np. porównanie wzrostu zatrudnienia sprzedawców (zjawisko towarzyszące) ze wzrostem obrotów towarowych (zjawisko wiodące) oraz porównanie zjawisk w pełni zależnych, automatycznie wpływających na siebie, np. kosztów i zysku (obniżenie kosztów powoduje automatycznie wzrost zysku).
Przy stosowaniu metody porównań ocenia się badane zjawisko za pomoce odchyleń Odchylenia są to różnice między wielkościami porównywany mi.
Odchylenia oznacza się znakami + (plus) lub - (minus). Znakiem + (plus) oznacza się odchylenia wówczas, gdy wielkość badana jest większa od wielkości przyjętej za podstawę porównań. Znakiem - (minus) oznacza się odchylenia wówczas," gdy wielkość badana jest mniejsza od wielkości przyjętej za podstawą porównań. Znaki + (plus) i - (minus) nie wskazują więc na pozytywne czy negatywne kształtowanie się zjawiska badanego, ale na kierunek odchyleń. Ocena odchyleń zależy od istoty zjawiska i aktualnej sytuacji, np. wzrost produkcji
należy ocenić pozytywnie tylko w przypadku, gdy nie ma nadmiaru wyrobów gotowych. Wzrost kosztów może nie być oceniany ujemnie, jeżeli równocześnie występuje wzrost jakości produkcji. Rozróżnia się odchylenia bezwzględne i względne.
Odchylenia bezwzględne są to różnice występujące w tych samych zjawiskach, a wynikające z porównania wielkości badanej z wielkością. przyjęta. za podstawę porównań.
Odchylenia względne są to różnice występujące w zjawiskach współzależnych, a wynikające z porównania dwóch różnorodnych zjawisk. Odchylenia względne występują głownie przy zjawiskach towarzyszących. których wielkości koryguje się w zależności od zjawisk wiodących, np. przy badaniu kosztów koszty faktyczne ubiegłego okresu można skorygować o wykonanie produkcji w okresie analizowanym.





Przedstawianie wyników analizy ekonomicznej
Wyniki analizy ekonomicznej należy w toku prowadzonych badań i po ich zakończeniu przedstawić w formie:
- liczbowej.
- graficznej,
- opisowej .

Forma liczbowa polega na skonstruowaniu tablic statystycznych, w których ujęte są liczby charakteryzujące badane zjawisko. Równocześnie należy zapewnić pełną czytelność tych tablic. Osiąga się to poprzez ich prawidłowe skonstruowanie, zrozumiale treści główek i boczków oraz unikanie zbytniej szczegółowości (zaokrąglanie liczb w tablicach, nie przeładowywanie tablic ilością liczb).

Forma graficzna polega na sporządzaniu wykresów, przedstawiających syntetycznie w sposób obrazowy badane zjawisko. Forma ta ułatwia obserwację przebiegu zjawisk, ich strukturę, kształtowanie, wzajemną zależność itp. Najczęściej do prezentacji wyników analizy ekonomicznej Stosuje się:
- wykresy na układach współrzędnych (rys. 15), na których przedstawia się rozwój zjawisk w czasie oraz kształtowanie się zjawisk sprzężonych,
- wykresy powierzchniowe, słupkowe i kołowe, na których przedstawia się wielkość zjawisk i ich strukturę.
Przy stosowaniu graficznej formy prezentacji wyników analizy należy dobrać odpowiednie wykresy, właściwie je skonstruować i przedstawić (możliwie w technice wielobarwnej).

Forma opisowa polega na słownym opisaniu wyników analizy badanego zjawiska i służy do:
przedstawiania informacji poza liczbowych.
- wyrażania opinii o zjawiskach ilustrowanych liczbowo.
- oceny badanych zjawisk,
- sformułowania wniosków wynikających z przeprowadzonej analizy i projektów decyzji, które należałoby podjąć w celu usunięcia nieprawidłowości i poprawy działalności.
Wyniki analizy przedstawione w formie opisowej powinny być zwięzłe sformułowane, zawierać obiektywną ocen? i konkretne wnioski oraz wariantowe projekty decyzji. Przy opisie zjawisk należy powoływać się na dane liczbowe zawarte w tablicach i wykresach.

Analiza efektów rzeczowych działalności gospodarczej
Analizę ekonomiczną działalności gospodarczej przedsiębiorstwa należy rozpocząć od oceny jego sytuacji finansowej. W efektach finansowych bowiem, w ostatecznym rachunku przejawia się efektywność całokształtu działalności gospodarczej, czyli są one syntetycznym miernikiem oceny działalności i tym samym przedsiębiorstwa. Efektywność działalności gospodarczej, w tym efektywność finansowa przedsiębiorstwa jest najważniejszym strategicznym i bieżącym jego celem. Sytuacją finansową ocenia się syntetycznie za pomocą zestawu wskaźników, a szczegółowo poprzez analizy wyniku finansowego i kosztów.
Analizą finansową można pogłębić wszechstronnym zbadaniem wyników realizacji zadań rzeczowych, a więc kształtowania się produkcji i sprzedaży wyrobów, usług lub towarów oraz analizy czynników produkcji i ich wykorzystania.
Analiza efektów rzeczowych obejmuje przede wszystkim:
- wielkość produkcji i sprzedaży wyrobów, usług lub towarów oraz asortyment wyrobów, usług lub towarów,
- jakość wyrobów, usług lub towarów,
- rytmiczność i sezonowość produkcji i sprzedaży wyrobów, usług lub towarów.