Inwentaryzacja

Inwentaryzacja - ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

* uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym
* rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek
* dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem
* przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

* przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej
* wyceny wartości spisanych składników
* uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom
* porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów
* ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód
* postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
* wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:

* spis z natury - dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe.
* uzgadnianie sald z kontrahentami - obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
* weryfikacja stanu ewidencyjnego - dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.

Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.

Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.

Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Metody inwentaryzacji [edytuj]

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:

* oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
* drukarka etykiet,
* czytniki kodów kreskowych,
* kolektory danych,
* kod kreskowy,
* tagi RFID.