Komputer w pracy biurowej. Dzięki

Komputer w pracy biurowe to najważniejsze nażedzie, bez ktorego nie można byloby wykonać większości prac związanych z prowadzeniem go.

nie mam zielonego pojęcia o co chodzi ci konkretnie komputer stacjonarny? laptop? netbook? komputer służbowy?

W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią. Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są wykorzystywane również przez innych pracowników: 1. W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to sprawdzić. 2. Są to zdarzenia ze sobą skorelowane - omawiając powyższy przykład księgowość nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i czekamy na jej odesłanie 3. Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej otrzymania - np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X - tylko gdzie jej szukać? Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu. 2. Jak prowadzić sekretariat? Sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe w stosunku do działalności podstawowej: produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa. Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim: zastosowane rozwiązania techniczne - inaczej wyposażenie sekretariatu w odpowiednie urządzenia, przyjęty obieg informacji i kontroli realizacji. Rozwiązania techniczne W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na zastosowanie na służące do: łączności i komunikacji (np. telefony) liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery) ewidencji (kartoteki) powielania i produkcji (kopiarki, skanery) W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych. Obieg informacji Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informacja dzieli się na: 1. Informację strukturalną faktury, rejestry, kwity : umieszczone w systemie komputerowym lub w postaci skatalogowanej w archiwum papierowym 2. Informację niestrukturalną dokumenty, listy, pisma, raporty o indywidualnej strukturze w przypadkowy sposób rozmieszczone w komputerach To właśnie informacja niestrukturalna sprawia najwięcej kłopotu w przedsiębiorstwie. Zastosowanie komputerów oraz właściwego oprogramowania do zarządzania dokumentacją i informacją umożliwia: gromadzenie informacji w jednym miejscu, łatwość wyszukiwania i dostępu przez wszystkich pracowników firmy, łatwość wykonywania selekcji (wyborze tylko informacji potrzebnych) oraz agregacji (łączenia informacji w informacje zbiorcze), zwiększenie bezpieczeństwa - poprzez ustalenie praw dostępu do informacji (przeglądania, modyfikacji, zapisu). Elektroniczne archiwum jest również sposobem zabezpieczenia się w razie wystąpienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież itp.) lub celowego zniszczenia lub sfałszowania dokumentacji. ”Fizycznie” wszelkie dokumenty są przechowywane w archiwum. Każda jednak informacja w nich zawarta jest rejestrowana i dodatkowo przechowywana w komputerze. Dotyczy to zarówno: Dokumentów przechowywanych w komputerach, w postaci elektronicznej (plików) - bezpośrednio dołączanych Dokumentów przechowywanych w formie papierowej (np. otrzymanych pism, ofert itp.) - skanowanych i dołączanych Podsumowanie Analizując obieg dokumentacji i informacji w firmie można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów / pracowników i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia. Stosując ten sam program w każdym dziale uzyskuje się możliwość łatwego dostępu przez każdego pracownika do informacji a dzięki systemowi zabezpieczeń (praw dostępu) dany pracownik otrzymuje informację przeznaczoną tylko dla niego.

Środki techniczne pracy biurowej

1. POSTĘP TECHNICZNY W PRACY BIUROWEJ

Nowoczesna technika ma charakter dynamiczny powodujący dostosowanie jej do zmieniających się okoliczności, warunków i wymagań.
Z dynamicznym charakterem wiąże się także inna cecha, a mian...

Wykorzystanie Internetu w pracy biurowej.

Dostęp do Internetu
Komputer jest podstawowym urządzeniem dającym dostęp do Internetu. W tym miejscu warto podkreślić, że coraz częściej będzie zdarzało się, że biuro nieposługujące się komputerem i Internetem, będzie miało mni...

Internet jako źródło informacji w pracy handlowca.

Już dzisiaj nie trudno zauważyć, że komputer staje się nieodzownym narzędziem w pracy człowieka. Także małe i średnie firmy coraz częściej wykorzystują Internet zarówno do komunikacji, reklamy, jak i prezentacji swoich towarów i usłu...

Cechy dobrej asystentki lub sekretarki

Czym powinna odznaczać się dobra asystentka lub sekretarka?

Stereotyp sekretarki ukazuje nam ją najczęściej jako niezbyt inteligentną, ale urodziwą blondynkę, której obowiązkiem jest parzenie kawy i spełnianie każdej zachcianki ...

Informatyczne systemy zarządzania.

1. PODAJ OKREŚLENIE SYSTEMU INFORMACYJNEGO.

System, w którym odbywa się gromadzenie, przepływ i przetwarzanie informacji występujących w procesie zarządzania.

2. PODAJ OKREŚLENIE INFORMATYCZNEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA.