Cechy dobrej asystentki lub sekretarki

Czym powinna odznaczać się dobra asystentka lub sekretarka?

Stereotyp sekretarki ukazuje nam ją najczęściej jako niezbyt inteligentną, ale urodziwą blondynkę, której obowiązkiem jest parzenie kawy i spełnianie każdej zachcianki szefa. Musi pozytywnie reagować na zaczepki personelu i szefa, dyskretnie przełączyć jego żonę na jedną linię i pamiętać, że na drugiej czeka przyjaciółka.

A jak jest naprawdę?
Jakie cechy musi mieć kandydatka na asystentkę?

Wbrew pozorom zaparzenie dobrej kawy to prawdziwa sztuka, jeszcze większą jest podanie jej z właściwej strony i umiejętność zamknięcia za sobą drzwi. Nie znaczy to, że sekretarka musi parzyć kawę wszystkim na każde zawołanie, ale powinna umieć się znaleźć, kiedy z wizytą przyjdą Japończycy i poproszą o prawdziwą herbatę. Musi więc pamiętać, żeby i tej herbaty, i papierowych ręczników, i spinaczy nie zabrakło. Jeszcze tylko perfekcyjny język obcy (lepiej dwa), znakomita obsługa wszystkich urządzeń biurowych, błyskawiczne pisanie. Z takimi predyspozycjami pracę można znaleźć od zaraz - sekretarek potrzebują wszyscy.


Sekretarki zajmują bardzo różne stanowiska: od recepcji, przez sekretariaty ogólne, po profesjonalne asystentki.

Dzisiaj, żeby zostać sekretarką, trzeba perfekcyjnie znać przynajmniej jeden język obcy: najlepiej angielski, ale chętnie widziany jest też niemiecki. Musi przecież porozumieć się i z szefem, i z klientem. Zdarzają się też zamówienia na francuski i hiszpański, rzadziej - na włoski.

Podobnie zmieniła się sytuacja z wykształceniem: kiedyś wystarczyła matura. Teraz sekretarkom najłatwiej znaleźć pracę po specjalistycznych szkołach (np. warszawskim Studium Stenotypii i Języków Obcych). Po skończeniu szkoły prywatnej - już trudniej.

Często sekretarkami zostają też osoby bezpośrednio po studiach. To taki okres przejściowy i dobry etap na poznanie specyfiki biura i naukę organizowania pracy: pamiętania o zamówieniu herbaty, odebrania najważniejszego z setki dzwoniących naraz telefonów.

Co z długimi nogami?
Jeśli to jest podstawowe wymaganie, to znaczy, że firma jest niepoważna.

Szefowie chcą mieć kompetentną sekretarkę, której z czystym sumieniem mogą zostawić firmę na czas wyjazdu.
Pewien menedżer bardzo dużo podróżował. Jego sekretarka poinformowała petenta, że nie może go przyjąć, bo jest w Singapurze.
„Znowu za granicą” — odparł. — „Ciągle gdzieś wyjeżdża. Niech mi pani powie, kto wykonuje jego obowiązki, kiedy go nie ma?”
Sekretarka bez wahania odpowiedziała: „Ta sama osoba, która robi to, kiedy jest w biurze”.

A co z parzeniem kawy?
Jeśli sekretarka robi to rzadko i dla specjalnych gości, to w porządku. Znam też sytuacje, kiedy szefowie robią kawę asystentkom, bo oni już pracę skończyli, a one ciągle są zawalone stosem papierów.

Jako cechy dobrej sekretarki wszyscy wymieniają: chęć do pracy, lojalność wobec firmy, umiejętność współpracy, energiczność, komunikatywność.

Sekretarka powinna być przede wszystkim inteligentna, znać języki obce - to szef może mylić się w przypadkach, ale nie ona. Musi oczywiście obsługiwać wszystkie nowoczesne maszyny biurowe i być bardzo dyskretna. Bardzo ważne, żeby potrafiła asertywnie odmawiać. To niebywale trudny zawód.

Sekretarka musi wiedzieć, w jaki sposób pracuje szef oraz czym konkretnie zajmuje się w danym momencie. Powinna również znać jego priorytety, wiedzieć, w czym może mu przeszkodzić, a w czym nie, które projekty lub osoby są dla niego najważniejsze, a które zadania najpilniejsze. Musi umieć dostosować się do jego sposobu pracy. Są przecież różne procedury biurowe, systemy pracy czy style zarządzania.

Musi umieć stawać po stronie szefa, a także żądać i odmawiać w jego imieniu. I musi robić to konsekwentnie.

W ciągu kilku ostatnich lat w Polsce zaznaczył się podział na sekretarki: w recepcji (głównie odbieranie telefonów, przyjmowanie gońców), sekretariacie (organizacja pracy, przepisywanie dokumentów) i asystentki (pomoc merytoryczna). Sekretarek - asystentek pod jednym hasłem najczęściej szukają firmy konsultingowe: podział zajęć dla nich rozkłada się następująco: 60 proc. prac sekretarskich i 40 proc. - jako asystentka.

Coraz częściej zdarza się też, że w sekretariacie szukają pracy mężczyźni, ale firmy rzadko godzą się na zatrudnienie ich. Powoli zmienia się to w firmach związanych z techniką.


Umiejętności przydatne w poszczególnych sferach pracy zawodowej

1. Komunikacja interpersonalna
• wywieranie wpływu w kontakcie osobistym, kierowanie rozmową, strukturalizacja rozmowy
• sztuka aktywnego słuchania
• autoprezentacja - kierowanie wrażeniem wywieranym na innych (wywieranie pozytywnego pierwszego wrażenia)
• identyfikacja źródeł zakłóceń w komunikowaniu się
• pozytywny obraz firmy prezentowany klientowi
• organizowanie przestrzeni pracy
• mowa ciała i przedmiotów w otoczeniu
• właściwie dobierać metody, techniki i formy komunikowania się (usprawnianie procesu komunikacji)
• skutecznie działać w sytuacjach trudnych i stresujących

2. Komunikacja telefoniczna
• znajomość specyfiki kontaktu telefonicznego opartego na transmisji głosu i percepcji słuchowej
• charakterystyka osoby nadającej i odbierającej komunikaty
• ja w telekomunikacji - analiza nastawień, emocji, zachowań
• klient w komunikacji telefonicznej - strategie postępowania z różnymi typami klientów
• relacje „ja-klient” - zasady dobrego tonu i profesjonalna efektywność

3. Komunikacja pisemna
• Podstawowe zasady komunikacji pisemnej

4. Zaawansowana komputerowa edycja dokumentów tekstowych
• tworzenie i formatowanie prostych oraz złożonych dokumentów tekstowych
• wykorzystanie szablonów, kreatorów w tworzeniu nowego tekstu.
• tworzenie własnych szablonów oraz formularzy w celu ułatwienia tworzenia standardowych dokumentów firmowych
• makra w przyspieszaniu i optymalizacji pracy
• grafika, wykresy, tabele i inne obiekty w dokumencie.
• wykorzystywanie pól dla automatyzacji dokumentu
• znajomość arkusza kalkulacyjny MS Excel jako narzędzia profesjonalnej sekretarki
• tworzenie bazy adresowej w arkuszu kalkulacyjnym Excel
• wielowariantowa korespondencja seryjna

5. Organizacja pola pracy na komputerze
• umiejętności profesjonalnej obsługi komputera w pracy biurowej
• porządkowanie i zarządzanie danymi na komputerze.
• zabezpieczanie programów i danych
• segregowanie oraz archiwizacja dokumentów tekstowych
• konwersja plików zapisanych w różnych formatach
• Zaawansowana obsługa komputera w ramach: Pakiet Office, edytor graficzny Corel,
• zaawansowana znajomość Internetu, e-marketing, usługi informatyczne, podstawy tworzenia stron WWW (w tym grafika + html)
• szybkie pisanie na klawiaturze.

6. Obsługa urządzeń biurowych
• optymalne wykorzystanie kanałów informacyjnych jakimi są telefon, fax, telefaks, komputer

7. Kształtowanie kultury obsługi klienta
• posiadać umiejętność kreowania pozytywnego wizerunku siebie i firmy
• promocja asertywnego kontaktu z klientem
• rozpoznawanie potrzeb klienta
• przyjmowanie reklamacji
• obrona przed manipulacją i krytyką
• porozumiewanie się z trudnymi klientami
• rozpoznawanie charakteru rozmówcy
• adekwatny przekaz i odbiór informacji
• dostosowanie strategii bezpośredniej komunikacji do rozmówcy
• promowanie towarów i pozyskiwanie klientów
•

8. Zarządzanie czasem
• optymalne wykorzystanie czasu pracy, dzięki właściwemu planowaniu, właściwie dobranych metod, technik i formy wykonania zadań.
• skuteczność działania w sytuacjach trudnych, stresujących, a także pod presją czasu
• lepiej planować, organizować i efektywniej wykorzystywać czas pracy

9. Savoir-Vivre
• reguły dobrych manier w biznesie
• doskonały image sekretarki
• świadome prezentowanie stylu bycia i jego wpływ na wizerunek firmy w oczach klienta


Idealna sekretarka posiada wiele rozmaitych cech. Oprócz biegłego maszynopisania czy znajomości stenotypii powinna umieć obsługiwać różne rodzaje urządzeń biurowych, od ekspresu do kawy po komputer. Dobrze byłoby również, gdyby wykazywała cierpliwość, miała oczy naokoło głowy i dwie pary rąk. Wzorowa sekretarka powinna pracować rzetelnie, dostarczając "usług" wysokiej jakości, być otwarta i komunikatywna, nawet w sytuacjach trudnych czy konfliktowych zachowywać zrównoważenie emocjonalne (bardzo potrzebne przy wybuchowym temperamencie szefa czy trudnym interesancie), dodatkowo powinna odznaczać się przedsiębiorczością.
Sekretarka profesjonalna (ta, o którą wszyscy się biją) to "taki radar - nie zdążysz jej poprosić, a ona już daje to, co potrzeba".