Wykorzystanie Internetu w pracy biurowej.

Dostęp do Internetu
Komputer jest podstawowym urządzeniem dającym dostęp do Internetu. W tym miejscu warto podkreślić, że coraz częściej będzie zdarzało się, że biuro nieposługujące się komputerem i Internetem, będzie miało mniejsze szanse na przetrwanie, a w każdym razie mniejsze szanse rozwoju. Tak jak dziś trudno nam sobie wyobrazić funkcjonowanie biura bez telefonu, tak już w najbliższej przyszłości biuro, z którym nie można się skontaktować przez e-mail lub które nie korzysta z informacji rozpowszechnianych Internetem, nie będzie mogła sprawnie działać. Internet to właśnie przede wszystkim możliwość używania poczty elektronicznej (e-maila), a także dostęp do stron WWW milionów organizacji, instytucji, biur i osób prywatnych, do których nigdy byśmy nie byli w stanie dotrzeć w inny sposób. Aby podłączyć się do Internetu, nie mając stałego łącza, musimy mieć komputer z modemem. Obecnie możemy połączyć się z Internetem m.in. poprzez tzw. numer dostępowy Telekomunikacji Polskiej S.A., dzwoniąc naszym modemem pod numer 0-202122 z dowolnego miejsca w Polsce. Inni operatorzy również pozwalają na takie połączenia (Netia i Dialog). Podłączeni do Internetu – używając bezpłatnej przeglądarki internetowej, np. Netscape, Internet Explorer, Mozilla lub dowolnej innej, możemy przeglądać strony WWW biura, mieć dostęp do serwisów informacyjnych itp. Internet w biurze możemy wykorzystać do: - komunikowanie się z innymi instytucjami i osobami. Podstawą komunikacji przez Internet jest poczta elektroniczna, czyli e-mail. Dzięki tej usłudze możemy komunikować się z poszczególnymi osobami lub instytucjami, możemy brać udział w grupach dyskusyjnych i jednocześnie komunikować się z wieloma odbiorcami. Poczta elektroniczna jest szybka, łatwa w obsłudze i dostępna, dlatego stała się równie popularna jak poczta tradycyjna (doprowadziło to między innymi do wycofania się Poczty Polskiej ze świadczenia usługi Telegramu). Komunikować możemy się nie tylko za pomocą poczty elektronicznej, ale też za pośrednictwem usług czat, instant messenging, IRC – również w czasie rzeczywistym (na żywo), tak jakbyśmy rozmawiali z kimś przez telefon, ale ponosząc znacznie mniejsze koszty. - wyszukiwanie informacji. Internet to nieprzebrana skarbnica różnorodnych informacji. Podobno nie starczyłoby jednego ludzkiego życia, aby zapoznać się z całą zgromadzoną w nim wiedzą. Ta wiedza jest dostępna w znacznej mierze bez ograniczeń i za darmo. Może być bardzo przydatna dla naszym biurze. Należy jednak pamiętać o tym, że w Internecie każdy może opublikować, co tylko chce, możemy więc napotkać informacje niesprawdzone, wprowadzające w błąd lub po prostu fałszywe. - wymiana doświadczeń. Wymiana doświadczeń jest możliwa dzięki wykorzystaniu różnorodnych usług dostępnych w sieci. Czytając listy, uczestnicząc w dyskusjach, przeglądając strony i publikując własne opracowania, komunikujemy się z innymi i wymieniamy doświadczenia. Internet daje nieograniczone możliwości takiej wymiany. - realizowanie projektów. Internet i możliwość porozumiewania się ludzi oddalonych od siebie niekiedy o tysiące kilometrów pozwala na realizację i koordynowanie wspólnych przedsięwzięć bez konieczności częstego, bezpośredniego kontaktu. Internet „skraca” odległości między ludźmi, stając się niemalże równoległym światem. Wykorzystując internetowe narzędzia, możemy opracować z innymi nasz projekt, znaleźć do niego partnerów i bez zbędnych kosztów podróży realizować wspólne przedsięwzięcia. - podnoszenie kwalifikacji. Internet pozwala również na podnoszenie własnych kwalifikacji. Możemy brać udział w wielu kursach i szkoleniach prowadzonych metodą zdalną. Ich zaletą jest to, że jednocześnie może w nich wziąć udział bardzo wielu uczestników, a koszty takiego kursu są znacznie niższe niż prowadzonego metodami tradycyjnymi. Oczywiście, kursy prowadzone przez Internet mogą również stanowić bardzo istotne uzupełnienie kursów tradycyjnych. Nie tylko możemy sami brać udział w takich kursach, ale możemy takie kursy zorganizować. - promocja Możemy promować nasze biuro za pomocą własnej strony WWW, którą możemy bezpłatnie stworzyć, a potem udostępnić w Internecie. Oczywiście, bezpłatnie mechanizmy tworzenia stron są bardzo proste i ograniczone. Mają jednak taką zaletę, że aby z nich skorzystać, nie trzeba mieć specjalistycznej wiedzy. Za pomocą własnej strony WWW nie tylko możemy poinformować innych, że istniejemy i działamy, ale też co robimy, w jaki sposób i dla kogo. Możemy podzielić się naszymi doświadczeniami i pochwalić sukcesami. - zdobywanie funduszy. Bardzo istotnym elementem działań podejmowanych przez biuro jest pozyskiwanie funduszy. Internet i tutaj przychodzi nam z pomocą, a to za sprawą możliwości aplikowania do różnego rodzaju instytucji i funduszy. Internet umożliwia też prowadzenie płatnych usług, które wzbogacą nasz budżet. - dokonywanie operacji finansowych Internet i usługi internetowe ciągle się rozwijają. Operacje finansowe, których dotychczasowo dokonywaliśmy tradycyjnymi metodami, a mianowicie idąc do banku i stojąc niekiedy dość długo w kolejkach, możemy wykonywać za pośrednictwem sieci. Jeszcze rok temu pojęcie „Home Banking” było magicznym zlepkiem słów, zrozumiałym tylko dla wybranych. Teraz staje się to coraz popularniejsze i praktycznie każda osoba lub instytucja może skorzystać z tej usługi. Polega ona na tym, że ważniejsze operacje bankowe mogą być dokonywane z biura lub domu poprzez sieć komputerową. Oszczędzamy w ten sposób swój czas i pieniądze.