Technika biurowa
Instrukcja kancelaryjna
W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien być odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych. Pod pojęciem dokumenty biurowe należy rozumieć wszystkie pisma - korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną oraz sprawozdania, notatki służbowe itp. Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się: przyjmowanie dokumentów, załatwianie spraw (np. przygotowanie odpowiedzi na ofertę sprzedaży), wysyłanie dokumentów i ich właściwe przechowywanie. Wszystkie dokumenty, aby spełniały swoją informacyjną funkcję, powinny być w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Konieczne jest też ustalenie trybu postępowania przy przyjmowaniu pism, ich załatwianiu, wysyłaniu oraz ustalenie wzorów potrzebnych formularzy. Wszystkie te procedury reguluje instrukcja kancelaryjna, która opisuje system kancelaryjny.
Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia i wykonania czynności służbowych) powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego zagadnienia lub zdarzenia (np. szkolenia bhp pracowników).
Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:
• ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,
• przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,
• opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje:
• zasady obiegu pism,
• zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
• czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
• tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (korespondencja wewnętrzna),
• tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
• tryb rejestracji i znakowania pism,
• dopuszczalne formy załatwiania spraw,
• zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
• zasady kontroli załatwiania spraw,
• zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum.
Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje (przykład 3.1). Można w niej wyróżnić trzy podstawowe części:
1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosownych pojęć i terminów, zasady obiegu pism i podziału akt.
2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie).
3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępować w szczególnych wypadkach, np. w sprawach pilnych.
Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa) przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej należy wyznaczyć komórkę organizacyjną w przedsiębiorstwie, odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji.
Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych DzU 1999 nr 11 póz. 95 wraz z załącznikami).
Pytania i zadania kontrolne
1. Jakie informacje powinna zawierać instrukcja kancelaryjna?
2. Wyjaśnij, dlaczego w każdej dużej firmie powinna obowiązywać instrukcja kancelaryjna.
3. Na czym polega obieg dokumentów i czy są przepisy, które regulują ten obieg?
4. Wyjaśnij, co to jest: dokument, sprawa, teczka spraw, akta sprawy.
System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy. Wynika stąd konieczność szczegółowego określenia np. drogi pisma od jego wpływu do odpowiedzi na nie. Typowa droga to (rys. 4.1):
• pismo wpływa do kancelarii lub sekretariatu przedsiębiorstwa,
• pracownicy kancelarii rozdzielają pisma i przekazują właściwym komórkom organizacyjnym (np. na ręce sekretarki),
• sekretarka przekazuje pisma kierownikowi (zdarza się też, że przekazuje je odpowiednim pracownikom),
• kierownik komórki rozdziela pisma właściwym osobom (dokonuje tzw. dekretacji) odpowiedzialnym za załatwienie sprawy opisanej we wpływającym piśmie,
• pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo,
• pismo podpisuje pracownik lub przekazuje je do podpisu osobie upoważnionej (np. kierownikowi),
• podpisane pismo sekretarka wysyła lub przekazuje je do wysłania kancelarii,
• kancelaria wysyła pismo.
Pismo przechodzi więc przez wiele komórek organizacyjnych (np. kancelaria, sekretariat), w których wykonuje się różne czynności, związane z tym pismem (rejestruje, przygotowuje odpowiedź) - takie miejsca nazywa się punktami zatrzymania.
Rejestracja pisma na każdym etapie jego obiegu i w każdym punkcie zatrzymania powinna być zgodna ze wskazaniami instrukcji kancelaryjnej. Na ogół stosuje się dwa systemy:
• system kancelaryjny dziennikowy,
• system kancelaryjny bezdziennikowy.
System kancelaryjny dziennikowy
-polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (spotyka się również inne nazwy tego dziennika, np. książka korespondencyjna, dziennik kancelaryjny, dziennik podawczy). Wpisuje się w nim informacje, dotyczące:
nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten zabezpiecza wszelkie dokumenty powstające w wyniku działalności przedsiębiorstwa, a także umożliwia kontrolę załatwiania sprawy w każdej fazie. Szczególną troską jest tu otaczany dokument, pismo, przesyłka, a nie człowiek i jego czas. System ten jest bardzo rygorystyczny i wymaga często prowadzenia dodatkowego spisu nadawców w porządku alfabetycznym czy rzeczowym - jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą tego systemu jest to, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników.
System kancelaryjny dziennikowy może być jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jedno-dziennikowej (przykład 4.1,4.2) pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wychodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące - po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące. W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych. Jeden dziennik służy do rejestrowania pism wpływających, a drugi - pism wychodzących.
Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:
• pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w kancelarii lub w sekretariacie (przykład 4.1 - sekretariat główny szkoły);
• kancelaria (sekretariat), po rejestracji, przesyta pismo za pokwitowaniem (przykład 4.1) do właściwej komórki organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz drugi w dzienniku korespondencyjnym tej komórki (przykład 4.3 - dział administracji szkoły);
• pisma załatwiające sprawę (lub pisma nowe, rozpoczynające sprawę) rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i nadaje im znak, tzw. znak pisma (przykład 4.4, przykład 4.5) komórki organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do kancelarii (sekretariatu). Wysyłki można dokonać również bezpośrednio z komórki organizacyjnej załatwiającej daną sprawę, np. faksem;
• kancelaria (sekretariat) gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie spisuje je w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła (np. pocztą). Jeśli w sekretariacie sporządza się własne pisma, to rejestruje się je w swoim dzienniku korespondencyjnym (przykład 4.2), a potem przygotowuje do wysyłki;
• oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym, to znaczy według dat poszczególnych pism; w celu łatwiejszego odszukania pisma referent lub kancelaria prowadzą skorowidze alfabetyczne otrzymywanych pism (według nadawców lub adresatów pisma).
System kancelaryjny bezdziennikowy
- nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism, jak system dziennikowy. Konieczne jest tylko rejestrowanie poszczególnych spraw (czyli zbioru dokumentów dotyczących jednej sprawy). Taką rejestrację prowadzą pracownicy bezpośrednio zajmujący się daną sprawą. Odpowiedzialność za załatwienie sprawy ponosi pracownik, który otrzymuje pismo z sekretariatu lub kancelarii (pismo jest opatrzone pieczęcią: „Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz sprawy. Na przykład sprawa szkolenia komputerowego to wszystkie pisma, notatki służbowe itp., dotyczące tej sprawy, czyli akta sprawy. Te wszystkie pisma (akta sprawy) znajdują się w teczce lub segregatorze, oznaczonym specjalnym symbolem.
Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działań komórek organizacyjnych, szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników. Pracownik ma za zadanie:
• zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,
• uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,
• załatwienie sprawy od początku do końca -sporządzenie pisma załatwiającego sprawę,
• sporządzenie kopii pisma,
• uzyskanie potrzebnych podpisów,
• przekazanie pisma do wysyłki,
• umieszczenie kopii pisma w odpowiedniej teczce
Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:
• kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu pionu (rys. 4.1), i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,
• pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez rejestracji i pokwitowania) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,
• komórka organizacyjna otrzymane pismo, również bez rejestracji i pokwitowania, doręcza pracownikowi, któremu zlecono załatwienie sprawy,
• pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki (segregatora), przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy,
• pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez rejestracji wysyła pismo,
• oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
Systemy mieszane
System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można się spotkać również z systemami mieszanymi, które łączą pewne elementy systemu dziennikowego z niektórymi elementami systemu bezdziennikowego (np. system, w którym rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.
Obecnie, w dobie dużej konkurencji, dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest bardzo ważna. Obieg wewnętrzny informacji, w tym pism, powinien spełniać następujące warunki:
• ograniczenie punktów zatrzymania,
• eliminacja dodatkowej ewidencji, kwitowania, rejestracji (kwitowanie powinno być uzasadnione, np.: list polecony), zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, np. sieć komputerowa.
System rejestracji komputerowej
-jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:
-jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,
-kto załatwia określoną sprawę,
- przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.
Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa.
Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku pismom jest również opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt.
Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnień. Nie jest on jednak, jakby mogła sugerować nazwa, spisem akt istniejących. Można go porównać do katalogu bibliotecznego. Katalog biblioteczny służy do odszukania potrzebnej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa.
Klasyfikacja może być treściowa lub formalna. Klasyfikacja treściowa powstaje podczas grupowania przedmiotów lub pojęć według treści (np. w bibliotece książki są grupowane we-
Podstawę do opracowania wykazu stanowią:
ues działania przedsiębiorstwa, struktura oralizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mieć) następujące cechy:
-są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostać objęte wykazem akt,
-treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała, każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona,
-unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp.
Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnień, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł.
Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mieć zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt.
Podstawę do opracowania wykazu stanowią:
-zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mieć) następujące cechy:
• są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostać objęte wykazem akt,
• treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała,
• każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona,
• unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp.
Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze
mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnień, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł.
Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mieć zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt.