Biurowość - komunikacja i przepływ informacji.

Istota kultury zawodu.
1)kultura materialna-obejmuje technika technologia,która sluzy do zaspokojenia podstawowych potrzeb człowieka.
2)k.duchowa-sluzy do porozumienia się ludzi i obejmuje ona wiezy moralności i relige.
3)k.osobista-to zbior norm,regul postepowania, sposobu zachowania i myslenia i charakterystyczny dla danego człowieka,który może być obcy innym osoba.

Elementy kultury sa:
-walory intelektualne(umiejętność interpretowania,wyciąganie wnioskow),
-dostosowanie się do nowej sytuacji,
-wrazliwosc emocjonalna(zrozumienia, współczucia),
-zachowanie,postepowanie w określonej sytuacji,
-kierunkowy rozwoj osobowości,
-podejmowanie działań i ich skuteczność,
-wartosci etyczne.

Komunikacja-(z laci.wymiana,łączność,rozmowa)-oznacza to porozumienie się,przekazywanie wiadomości. K.M-to proces wymiany wiadomości miedzy ludzmi przy uzyciu dostępnych i zrozumialych dla nic srodkow przekazu, każdemu przekazowi towarzyszy odpowiedz.

Rodzaje komunikacji:
a)k.niewerbalna-zwana k.bezslowna czyli przekazywanie wiadomości bez uzycia slow,jest to tzw.mowa ciala.
Do formy komunikacji niewerbalnej zalicza się:
-forma slowna,
-f.pisemna.
Mozna uzycgestow,sygnałów,znakow, symboli..
b)k.werbalna (z j.lac.slowo),porozumienie się przez wypowiedzi albo pisma.(list,rozmowa,przemowienie, sms,e-mail).

Bariery komunikacji werbalnej:
-zaklocenia w odbiorze komunikatu(halas),
-brak zrozumienia tematu przez odbiorce,
-chec manipulacji jednej ze stron,
-krytykujace stanowiska przeciwnej osoby,
-niedopuszczenie partnera do slowa,
-nie jasne przedstawienie wlasnych mysli i poglądów.

Bariery w komunikacju niewerbalnej:
-rozne odczytywanie gestow,zalezne od kultury i zwyczajow panujących w danym kraju,
-czeste obserwowanie człowieka prowadzacego przemowe,
-nie panowanie nad wlasnym cialem,
-pukanie palcami lub długopisem w stol,
-unikanie kontaktu wzrokowego.

Cechy postwa:
a)p.asertywna:-konkretne i zdecydowane wyrażenie swoich uczuc,przekonan i mysli,
b)p.ulegla-brak samodzielności w dzialaniu,uciekanie od problemow,obijetnosc, niezadowolenie z siebie,poczucie winy.
c)p.agresywna-chec dominacji nad innymi,przesadna duma,nieliczenie się z uczuciami innych.

Ubior:

Mezczyzna
a)dobrze u.:koszula i krawat w stonowanym kolorze,koszula bez wzorkow,krawat może mieć wzorki,garnitur w stonowanym kolorze,ciemne i dlugie skarpety.
b)zle u.:biale lub jaskrawe skarpety,kolorowa wzorzysta koszula,brak krawata,buty i ubranie sportowe.

Kobieta
a)dobrze u.:pantofle na nie wysokim obcasie,klasyczna,garsonka, bluska koszulowa i spodnica w stonowanych kolorach,delikatna bielizna. b)zle u.:sandaly,szpilki,wydekoltowana garsonka, minispodniczka i bluska wydekoltowana w jaskrawe kolory, wielkie kolorowe kolczyki,naszyjniki.

Zaproszeniejest pisane na papierze formatu A6 we formie złożonej pocztowki.
Tresc:-tytul,-informacje kto zaprasza,-imie i nazwisko oraz tytul honorowy lub naukowej,zajmowane stanowiska osoby zaproszonej,-informacje o celu i rodzaju zaproszenia na które zapraszamy,-miejsce oraz godzine rozpoczęcia imprezy,date.

Zawiadominenie w odróżnieniu od zaproszenia piszemy na papierze maszynowym formatu A6,w którym informujemy te same informacje co w zaproszeniu oraz umieszczamy date i podpis osoby zapraszającej.

Informacja-jest nia kazda wiadomość zmieniajaca do wywolania,zaniechania dzialania za rozmo ze strony przełożonego jak i podwładnego.

Przeplyw infor. Wewnętrznej w firmie:
a)pracownicy->kierownik,
b)kierownik->pracownicy,
c)pracownik<->pracownik.

Elementy struktury informacji:
a)tresc-ofreta, zamowienie,upoważnienie.
b)nosnik-dyskietka,papier, tasma magnetyczna.
c)symbol lub nazwa,za pomoca której infor.jest identyfikowana-nazwa pliku,symbol,akta.
d)sposób przenoszenia-poczta,telefon,tele-fax,internet.

Praca biurowa to wszystkie czynności związane z przepływem infor. sa to:
-obieg infor. wewnątrz przedsiębiorstwa,
-przyjmowanie infor. wpływających z zewnatrz,
-wysylanie infor. na zewnatrz,
-archiwizacja dokumentow,
-przechowywanie infor..

Zrodla infor. -sa bogate i wielostronne,jednak na zawsze zapewniaja zdobycie informacji o odpowiedniej ilości,wartości i jakości.

Popyt ilościowy na infor. wyraza zapotrzebowanie na infor. podana w postaci np.wskaznikow,w wielkościach względnych i bezwzględnych.jakosciowy i wartościowy popyt na infor. powinien uwzględniać żadne cechy określonej tresci infor.,którymi sa:
-szczegolowosc,
-dokladnosc,
-kompletnosc opisu,
-zrodlo i forma prezentacji,
-sposób przetwarzania,
-dyspozycyjnosc,
-elastycznosc.

Infor.moga pochodzic ze źródeł zewnętrznych(otoczenia), z źródeł wewnętrznych(jednostki organizacyjnej).Pozyskane infor. mogą miech charakter:
-infor.pierwotnej (niepodlegajacej rejestracji,podlegającej rejestracji),
-infor.wtornej(przetworzonei z infor. pierwotnej).

Jednostka organizacyjna może czerpac infor. w postaci:
-literatury fachowej,
-roznego rodzaju oficjalnych i nieoficjalnych opracowan,
-raportow,
-dokumentow rzadowych,
-filmow,-sprawozdan,
-tabel statystycznych,
-internet itp,itd.

Zrodla infor. wewnętrznej:
-dzialalnosc produkcyjna,
-finanse przedsiębiorstwa,
-zakupy,
-sprzedaz,
-kadry,
-place,
-energetyka,
-transport,
-inwestycje,
-koszty,
-remonty.

Zrodla infor. zewnetrznej:
-kontracheci,
-kooperanci,
-dostawcy,
-odbiorcy,
-banki,
-ubezpieczenia,
-urzedy celne,
-rzad,
-kultura,
-polityka,
-nauka,
-internet.

Rozrozniamy 3 systemy (drogi) otrzymywania infor.:
a)infor. formalna uzyskana droga sluzbowa w sposób określony,uporządkowany przepisami(regulaminami,instrukcjami),
b)infor.pol oficjalna uzyskuje poprzez osobiste kontakty pomiedzy informatorami, droga formalna(uzupełnienie infor.formalnych),
c)infor.