Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej i jej przebieg.

„Dobre przygotowanie to połowa sukcesu”.


Po wysłaniu dokumentów aplikacyjnych rozpoczyna się okres trwogi i nadziei oraz codzienne, nerwowe przeszukiwanie poczty i oczekiwanie na reakcje danego przedsiębiorstwa. W końcu pojawia się w skrzynce – pierwsze zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.
Wiele osób najpierw reaguje okrzykiem radości, albo skokiem w gore wykrzykując „-Hura!”. Niestety po chwili pojawia się zdenerwowanie i rosnąca panika. „Co mam na siebie włożyć? O co mnie będą pytać? Jak w ogóle będzie wyglądać ta cała rozmowa?”.
Najpierw trzeba się uspokoić i cieszyć się chwila danej nam szansy. Otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną oznacza, że firma poważnie się nami zainteresowała. Pierwsza przeszkoda w postaci pisemnego podania o prace została pomyślnie przekroczona. Teraz najważniejsze jest, aby przygotować się na następną - rozmowę kwalifikacyjna. Zarówno mentalnie jak i merytorycznie. Mając zaproszenie, nie mamy jeszcze wymarzonego stanowiska „w kieszeni” – teraz trzeba się przebić przez poważną konkurencje kandydatów.

1. Sens i cel rozmowy kwalifikacyjnej.

Rozmówca po stronie pracodawcy chce znaleźć właściwego pracownika, którego cechy takie jak: umiejętności, motywacja, zdolność do pracy w grupie, pasują do przedsiębiorstwa oraz na dane stanowisko. Musi on podczas rozmowy z kandydatem, znaleźć i ocenić jego kwalifikacje specjalistyczne oraz personalne. Podstawowe informacje dotyczące jego kwalifikacji otrzymał on już w dokumentach aplikacyjnych i najpewniej dobrze, lub wystarczająco się z nimi zapoznał. Na pierwszym miejscu liczyć się będzie wrażenie osobiste, jakie wywrze kandydat podczas rozmowy.

2. Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej

Nawet, jeśli ktoś jest typem osobowości spontanicznej, nie powinien się wybierać na rozmowę kwalifikacyjna bez żadnego przygotowania, myśląc, że wszystko dobrze pójdzie. Lepiej nie rzucać się na „głęboką wodę” licząc na farta.

Do najważniejszych punktów przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej należą:

1. Ubiór i wygląd zewnętrzny.
Pierwsze wrażenie, jakie wywieramy swoją osobą jest ogromnie ważne. Nasze ubranie może również świadczyć o tym, jak będziemy się zachowywać w pracy, o którą się ubiegamy. Na rozmowę kwalifikacyjna powinniśmy założyć taki ubiór, który pasuje do danego zawodu lub branży. W razie wątpliwości lepiej ubrać się konserwatywnie (tradycyjnie) niż swobodnie. Do rozmowy w banku należy założyć klasyczny garnitur i krawat, natomiast w branży marketingowej nie należy bać się nowości w modzie np. modny kolor czy wzór.
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że:

a. Ubranie musi być czyste i porządne, buty świeżo wypastowane (portierzy i dyrektorzy do spraw kadr, znani są z tego, że zawsze „rzucają okiem” na buty rozmówcy).
b. Ulubione jeansy, buty sportowe, czapkę bejsbolówke lepiej zostawić w domu, gdyż już na początku rozmowy dostaniemy punkty ujemne.
c. Nie należy zasłaniać swoich oczu okularami przeciwsłonecznymi. Jest to również niemile widziane zachowanie.
d. Należy pamiętać za to, że ubiór klasyczny i szykowny jest na właściwym miejscu.

Młode kobiety nie powinny za bardzo odsłaniać swojego ciała, – czyli nie powinny ubierać na rozmowę topów z odkrytym brzuchem, przezroczystych bluzek i spódniczek mini kończących się 30 centymetrów nad kolanem. Na taki ubiór wiele osób, zarówno kobiet jak i mężczyzn, reaguje odmownie.
Świeżo umyte włosy i pomalowane paznokcie (lakierem transparentnym lub w stonowanym odcieniu) to rzecz standardowa, o której trzeba pamiętać – przy każdym zawodzie. Jeżeli chodzi o makijaż i biżuterię, sprawdza się zasada: lepiej mniej niż więcej, – czyli zachowajmy umiar. Makijaż powinien być delikatny i lepiej zrezygnować z mocnych perfum. Na piercing na twarzy osoby rekrutujące reagują przeważnie alergicznie, dlatego lepiej jest z niego zrezygnować.

2. Dokumenty i materiały do zabrania ze sobą.

Wcześniej trzeba się zastanowić, jakie dokumenty będą nam potrzebne podczas rozmowy. Poniżej znajduje się lista najbardziej przydatnych materiałów:

a. Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjna,
b. Numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za rozmowę (w razie wypadku, nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą opóźnić nasze przybycie),
c. Kopie dokumentów (podanie o prace, CV, list motywacyjny),
d. Lista pytań dotycząca firmy,
e. Ewentualnie, jeżeli zostaniemy poproszeni: świadectwa, zdjęcie, certyfikaty, referencje itp.
f. Notatnik i długopis.

3. Punktualność.

Punktualność nie jest tylko grzecznością królów i absolutnie dotyczy również rozmowy kwalifikacyjnej. Prawie nie istnieje żadne usprawiedliwienie czy wymówka naszej niepunktualności, która w pełni zostanie zaakceptowana. Albo rozpoczniemy nasza rozmowę z wielkim minusem na koncie, albo pracodawca nie będzie miał czasu na nas dłużej czekać. Chętnych na stanowisko na pewno jest wielu, wiec możemy zostać odrzuceni. Punktualność jest bardzo ważna i warto zapoznać się z paroma wskazówkami:

a. Sprawdź, czy twój zegarek jest dobrze nastawiony,
b. Lepiej nastaw budzik, żeby nie zaspać,
c. Sprawdź połączenia komunikacyjne i przelicz, ile czasu potrzeba, żeby dotrzeć do danej firmy. Dodaj jakiś czas błędu, w razie nieprzewidzianych okoliczności jak spóźnienie autobusu, korki na drodze itp.
d. Zaplanuj, aby w firmie być około 15 minut przed rozmową,
e. W razie, gdy nie możesz przybyć na miejsce punktualnie, obowiązkowo zadzwoń do firmy.

4. Stan informacji (przegląd i ich poprawa)

Starasz się o prace w określonym zawodzie i w określonej firmie. Przed rozmowa kwalifikacyjna musisz zebrać informacje dotyczące firmy i stanowiska, o które się ubiegasz. Musisz wiedzieć, dlaczego wybrałeś właśnie „tą”, a nie inną firmę i akurat „to” stanowisko.
Najlepiej stanąć przed lustrem i wypowiedzieć na głos powody, dlaczego zdecydowaliśmy się na wybór danego zawodu, wyszczególnić interesujące nas zadania i dlaczego uważamy daną firma za atrakcyjną. Trzeba również odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego to właśnie ”ja” jestem odpowiednią osobą na dane stanowisko i dlaczego firma ma zdecydować się na „mnie”.
Jeżeli nie potrafimy sobie odpowiedzieć na jedno z tych pytań albo i na więcej, jest to czytelny objaw, ze nie posiadamy wystarczająco dużo informacji dotyczących danego zawodu, własnej osoby lub firmy i należy je uzupełnić.
Cel naszego merytorycznego przygotowania jest taki, żeby móc wystarczająco dobrze odpowiedzieć na pytania zadawane podczas rozmowy oraz żeby również wiedzieć, o co pytać. Bezwzględnie musimy przygotować listę pytań, które chcemy zadać.


5. Krótko przed rozmową.

Przychodzisz punktualnie do firmy. W toalecie jeszcze raz sprawdzasz swój wygląd i wciągasz z ust gumę do żucia, (jeżeli jeszcze nie zdążyłeś tego zrobić).
W recepcji lub poczekalni uprzejmie pokazujesz sekretarce swoje zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. W wypadku, kiedy musisz czekać, nie okazuj zniecierpliwienia i nie denerwuj sekretarki, gdyż może ona później donieść o tym szefowi.
Jeszcze raz weź głęboki oddech i powtórz w głowie zdanie:
„Jestem dobrze przygotowany i spokojny. Nie będzie tak źle, jak to wygląda - poradzę sobie”

3. Zachowanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Osoby rekrutujące też są ludźmi – swoją ocenę kandydatów budują na podstawie sygnałów i informacji, które otrzymują podczas ich obserwacji. Obok istotnych informacji merytorycznych ważny jest również wygląd, mowa ciała, atmosfera podczas rozmowy itp.
Najlepiej zachowywać się naturalnie i nie udawać kogoś, kim się nie jest. Koniecznie należy trzymać się typowych zasad grzecznościowych, obowiązujących podczas pierwszej (zawodowej) rozmowy pomiędzy ludźmi. Na niektóre rzeczy trzeba szczególnie uważać:
• Do drzwi zapukaj pewnie siebie (ani za głośno, ani za cicho – tak, aby nasze pukanie zostało zauważone),
• Jeżeli zostaliśmy poproszeni, że możemy wejść – wchodzimy natychmiast,
• Przedstaw się imieniem i nazwiskiem,
• Uścisk ręki: nie wyciągamy swojej ręki na powitanie pierwsi, musimy poczekać na ruch naszego rozmówcy. Nie wszyscy ludzie chętnie się witają uściskiem dłoni – zwłaszcza z kandydatami, gdyż pocą im się dłonie lub są zimne z nerwów.
• Nie siadaj nieproszony. Zajmij miejsce dopiero po wezwaniu do tego,
• Podczas rozmowy pamiętaj nazwisko rozmówcy. W razie, gdy nie zrozumieliśmy dokładnie, należy od razu zapytać o nie raz jeszcze.
• Jeżeli zostanie nam zaproponowany papieros, należy grzecznie odmówić – dobrze jest pokazać, ze stres nie ma na nas wpływu. W żadnym wypadku nie należy pytać, czy można zapalić lub prosić o poczęstowanie papierosem.
• Natomiast zaproponowany nam napój (bezalkoholowy) bez wahania możemy przyjąć.
• Nasza pozycja siedząca powinna być wygodna – ani za sztywna, ani za luźną,
• Unikaj przechylania się za mocno w tył oraz zakładania ramienia na ramie. Oznacza to zbyt dużą pewność siebie.
• Gesty niepewności działają na naszą niekorzyść – nie wierć się na krześle, nie ruszaj ręką gdzieś przy twarzy i w żadnym wypadku nie drap się w głowę,
• Podczas rozmowy zachowaj kontakt wzrokowy. Częste odwracanie wzroku sygnalizuje brak zainteresowania lub wykręcanie się od odpowiedzi. Wzrok wlepiony w podłogę pokazuje nasza skrytość i wymówkę. Nie należy patrzeć również uporczywie na rozmówcę – nie jesteś wężem, który swoim wzrokiem próbuje zahipnotyzować ofiarę.
• Jako aplikant nie powinieneś dominować podczas przebiegu rozmowy. Daj się prowadzić swojemu „przeciwnikowi”.
• Bądź podczas rozmowy skupiony, czujny i życzliwy,
• Pozbądź się przekonania, że wszystko rozumiesz. Jeżeli cos jest nie jasne, należy uprzejmie zapytać o wytłumaczenie. Rozmówca nie może mieć wrażenia, że mówi bez zrozumienia.
• Nie krytykuj poprzednich pracodawców lub kolegów,
• Nie mów za szybko, ani za wolno (przy zdenerwowaniu łatwo się zamotać),
• Postaraj się być „prawdziwym” i kontrolować swoją rozmowę – unikaj bycia sztucznym, gry oraz wyrazów, których znaczenia nie rozumiesz.
• Przy pożegnaniu podziękuj za poświęcony czas i milą rozmowę,
• Zapytaj, kiedy możesz spodziewać się odpowiedzi.

4. Pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Ramy czasowe, czyli ile trwa rozmowa kwalifikacyjna, zawsze są różne. Zależnie od firmy i stanowiska czas ten waha się od 20 do 90 minut. Żeby sprawdzić, jak dobrze pasujemy na dane stanowisko, rozmówca będzie nam zadawał pytania. Sprawdzi również nasze reakcje i zachowanie.

Przeważnie będą to pytania z kilku głównych tematów:

1. Pytania dotyczące życiorysu, wykształcenia i praktyki zawodowej.

Pytania o luki w naszym życiorysie będą równie chętnie zadawane jak i o oceny na świadectwie, ulubione przedmioty w szkole oraz szkolne osiągnięcia w ciągu ostatnich dwóch lub trzech lat. Na pewno nie ominą nas również pytania dotyczące hobby, zajęć w czasie wolnym, dodatkowej pracy, praktyk, itp. Pamiętaj tylko, ze kłamstwo ma krótkie nogi.

2. Pytania odnoszące się do poziomu wiedzy

Jeżeli pracodawca chce dowiedzieć się więcej o naszym ogólnym wykształceniu, może to sprawdzić robiąc test podczas rozmowy. Może również zadawać pytania dotyczące naszego stanu wiedzy. Najczęściej banki, urzędy państwowe, firmy ubezpieczeniowe sprawdzają nasze zainteresowanie polityką czy gospodarką. Możliwe są pytania z bieżących wydarzeń, jakie mają miejsce w kraju czy zagranica, dlatego ważne jest, aby czytać gazety codzienne czy oglądać serwis informacyjny.

3. Pytania dotyczące osobowości

• W jakiej dziedzinie ma Pan/Pani szczególne uzdolnienia?
• Jakie czynności sprawiają Panu trudność?
• Jakie są Pana mocne i słabe strony (wady i zalety)?
• Proszę spróbować opisać siebie?
• Jak oceniliby Pana przyjaciele (chodzi o wady)?
• Jakie ma Pan zdanie na temat punktualności/uczciwości/pracowitości?
• Czy podejmuje Pan ryzyko?


4. Wybór firmy

• Jak się Pan dowiedział, że w naszej firmie jest wolne stanowisko?
• Dlaczego wybrał Pan naszą firmę?
• Jak ocenia Pan produkty/usługi naszej firmy?
• Jak ocenia Pan naszą firmę? Jaki ma Pan pogląd?
• Proszę spróbować opisać, jak wyobraża sobie Pan firmę, w której chce pracować.
• Jakie ma Pan wyobrażenie odnośnie szkolenia w naszej firmie?

5. Inne przykłady pytań, które mogą zostać zadane.

• Czy chodził Pan chętnie do szkoły?
• Jakie miał Pan stosunki względem nauczycieli?
• Jak zachowywał się Pan względem kolegów/koleżanek ze szkoły?
• Jakie przedmioty szczególnie sprawiały Panu trudności? Dlaczego?
• Czy jest Pan zadowolony z ocen na świadectwach? Z jakiego przedmiotu był Pan najlepszy?
• Dlaczego przedwcześnie opuścił Pan szkole?
• Dlaczego nie chciał Pan studiować (dalej się kształcić)?
• Jakie studia Pan skończył?
• Dlaczego zdecydował się Pan na taki kierunek studiów?
• Czy był Pan dobrym studentem?
• Czego dotyczyła Pana praca magisterska/przejściowa/licencjacka?
• Dlaczego wybrał Pan akurat „ten” zawód?
• Od jak dawna jest to Pana wymarzony zawód?
• Jakie wady ma Pana wymarzony zawód?
• Jaki rodzaj zawodu jeszcze Pana interesuje?
• Najważniejsze dotychczasowe sukcesy/porażki?
• W jaki sposób może Pan przyczynić się do sukcesu naszej firmy?
• Czy dobrze Pan sobie radzi w kontaktach z ludźmi?
• Co robi Pan w swoim wolnym czasie?
• Ach – czyta Pan? Co czyta Pan najchętniej? Jak podobała się Panu ostatnio przeczytana książka?
• Co chce Pan za 5, 10 lat osiągnąć?
• Jaki wynagrodzenie pana satysfakcjonuje?
• ……….

Jakie pytania może pracodawca Ci zadać, a jakich nie powinien.

Zasadniczo pracodawca powinien być zainteresowany naszymi kwalifikacjami i czy nadajemy się na dane stanowisko. Nie powinien zadawać pytań na tematy, które niezwiązane są z danym stanowiskiem.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie powinny zostać postawione pytania dotyczące religii i naszych upodobań politycznych oraz takie, które są nie istotne dla danego stanowiska (z wyjątkiem np. nauczyciel starający się o prace w szkole katolickiej lub redaktor w gazecie codziennej).

Pytania, które możesz jeszcze zadać.

• Jakie oddziały Pańskiej firmy będę mógł poznać podczas szkolenia?
• W jaki sposób zorganizowane jest szkolenie, przygotowanie do pracy?
• Jak długo trwa okres próbny?
• Jakie możliwości awansu istnieją w Państwa firmie?
• Jaki jest czas i godziny pracy?
• Jakie możliwości rozwoju daje firma.?
• Jakie wymagania są stawiane nowemu pracownikowi?
• Jakie są cele firmy na najbliższe 5/10 lat?
• Jak wygląda program rozwoju i szkoleń pracowników?
• Jaki będzie zakres moich obowiązków, co będzie je stanowiło?

To jest tylko parę przykładów pytań, jakie można zadać. Pytania odnośnie zarobków i urlopu oczywiście są dozwolone – nie powinny być one tylko postawione jako pierwsze i jako jedyne.


Literatura:
Strony internetowe:
http://www.hobsons.de/de/karriere/bewerbung/gut_vorbereitet.html
http://inhalt.monster.de/section820.asp
http://www.berufswahl-tipps.de/vorstellungsgespraech.htm#Vorbereitung