Istota I Znaczenie Inwentaryzacji

Inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki gospodarczej, porównanie stanu rzeczywistego składników majątkowych ze stanem ewidencyjnym (księgowym), ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych (niedobory i nadwyżki) oraz ich wyjaśnienie, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie, ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych (ujawnienie nieprzydatnych materiałów) oraz skorygowanie stanu ewidencyjnego.

Inwentaryzację można przeprowadzić jedną z trzech niżej podanych metod. Wybór metody zależy od aktywów bądź pasywów będących przedmiotem inwentaryzacji.
Pierwszą metodą inwentaryzacji jest SPIS Z NATURY. Inwentaryzacja tą metoda przeprowadzana jest przez specjalnie do tego celu powołaną komisję inwentaryzacyjną. W trakcie sporządzania spisu z natury komisja sporządza arkusz spisu z natury ujmując w nim poszczególne składniki objęte inwentaryzacją po ich wcześniejszym przeliczeniu, zmierzeniu, zważeniu. Po zakończeniu spisu z natury porównuje się dane spisu z danymi ksiąg rachunkowych. Gdy stan faktyczny różni się od stanu ewidencyjnego, ustala się różnice inwentaryzacyjne, wyjaśnia przyczyny powstałych różnic oraz ustala się sposób ich rozliczenia. Oto kilka przykładów zasobów majątkowych inwentaryzowanych metodą spisu z natury: aktywa pieniężne np. środki pieniężne w kasie, czeki, weksle obce (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe (obligacje, akcje), rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, półprodukty, produkty w toku, produkty gotowe, towary) oraz rzeczowe składniki aktywów trwałych (środki trwałe z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony).
Kolejną metoda inwentaryzacji jest UZGADNIANIE SALD. Metoda ta polega na potwierdzeniu przez kontrahentów i banki prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki. Oto kilka przykładów zasobów majątkowych inwentaryzowanych poprzez uzgadnianie sald: środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, udzielone pożyczki, należności (z wyjątkiem spornych i wątpliwych, wynikające z rozrachunków z pracownikami, z tytułów publiczno ? prawnych), powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, np. środki trwałe znajdujące się u innych osób, głównie z tytułu najmu leasingu, dzierżawy, przechowywania oraz obce składniki aktywów, będące z różnych przyczyn w posiadaniu przez jednostkę (przechowywane, używane).
Ostatnia metodą inwentaryzacji jest WERYFIKACJA STANU EWIDENCYJNEGO. Metoda ta dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami np. należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, należności sporne i wątpliwe, środki trwałe, do których dostęp jest znaczne utrudniony, grunty, należności i zobowiązania wynikające z rozrachunków z pracownikami z tytułów publiczno ? prawnych, rozliczenia międzyokresowe kosztów, przychody oraz kapitały (fundusze) własne, specjalne.


Inwentaryzację można przeprowadzić czteroma możliwymi rodzajami.
Pierwszym rodzajem przeprowadzenia inwentaryzacji jest INWENTARYZACJA OKRESOWA, która polega na dokonaniu spisu całości lub części składników majątkowych w terminach ustalonych w planie inwentaryzacji jednostki gospodarczej. Głównym jej celem jest rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Plan inwentaryzacji, po zatwierdzeniu go przez kierownika jednostki powinien być traktowany jako dokument poufny zabezpieczony przed dostępem osób, których dotyczy.
Następnym rodzajem inwentaryzacji jest INWENTARYZACJA CIĄGŁA polegająca na przeprowadzeniu spisu w wyznaczonym dniu (dniach) rzeczowych składników majątkowych określonego rodzaju w taki sposób, aby w ustalonym z góry okresie spisem objęta została całość aktywów. Stosowanie tej inwentaryzacji umożliwia odpowiednie rozłożenie jej w ciągu całego roku oraz częste rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonych im poszczególnych rodzajów środków gospodarczych.
Kolejnym rodzajem inwentaryzacji jest INWENTARYZACJA ZDAWCZO ? ODBIORCZA, która przeprowadzana jest w związku ze zmianą na stanowisku osoby materialnie odpowiedzialnej. Bierze w niej udział osoba zdająca i przyjmująca składniki środków gospodarczych. Inwentaryzowane są wówczas wszystkie składniki majątkowe.
Ostatnim rodzajem inwentaryzacji jest INWENTARYZACJA NADZWYCZAJNA, która przeprowadzana jest, gdy wystąpią szczególne okoliczności uzasadniające konieczność jej dokonania, np. powódź, pożar, kradzież z włamaniem. Inwentaryzuje się wówczas całość lub część zasobów majątkowych.

Po zakończeniu inwentaryzacji mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym (rzeczywistym), a stanem ewidencyjnym (księgowym) zasobów majątkowych objętych inwentaryzacją. Są to tak zwane różnice inwentaryzacyjne, które mogą wystąpić w postaci niedoborów (jeżeli stan rzeczywisty składników majątkowych ustalony w drodze spisu z natury jest mniejszy od stanu wynikającego z zapisów księgowych), nadwyżek (jeżeli stan rzeczywisty składników majątkowych ustalony w drodze spisu z natury jest większy od stanu wynikającego z zapisów księgowych) oraz szkód (jeżeli ma miejsce częściowa lub całkowita utrata pierwotnej wartości użytkowej danego składnika majątku.