Struktura rozmowy telefonicznej z klientem

Rozmawiając z potencjalnym klientem powinniśmy pamiętać o kilku ważnych czynnościach, a mianowicie chcąc pozyskać nabywcę, musimy przekonać go do naszego produktu czy usługi. Sposób, w jaki będziemy rozmawiać w znacznym stopniu może nam to ułatwić. Rozpoczynając rozmowę powinniśmy się przedstawić, mówić w sposób jasny, klarowny nie przerywając naszemu słuchaczowi. W każdym momencie gotowi winniśmy być na przerwanie, wysłuchanie klienta i odpowiedź na ewentualne pytania. Nasz ton mowy powinien być spokojny, opanowany, jednolity, tempo rozmowy równe. Musimy pamiętać o tym, żeby nie przeciągać rozmowy, ale też nie urywać jej za szybko. Powinniśmy także posiadać odpowiednio dużą wiedzę na temat naszych produktów, tak aby nie spotkać się z zaskakującym pytaniem. W rozmowie powinniśmy używać zwrotów grzecznościowych. Dobrym zwyczajem jest odczekanie chwili po zakończeniu rozmowy, tak aby to klient pierwszy odłożył słuchawkę.
Rozmowa z klientem:
 Dzień dobry, Restauracja „POLSKI SMAK” słucham?
• Dzień dobry, Jan Kowalski z firmy „MOBILERTUX” słyszałem, że w państwa restauracji można zamówić catering z dowozem pod wskazany adres, co może mi Pani zaoferować?
 Tak jak najbardziej, w naszej restauracji świadczymy takie usługi, mamy wiele ciekawych promocji, a przede wszystkim wyśmienite jedzenie. W jakim terminie miało by być realizowane zamówienie?
• Interesował by mnie dłuższy okres czasu, mianowicie od 05.01. od 30.12 bieżącego roku. Jeden ciepły posiłek codziennie, obiad lub obiadokolacja.
 Dobrze, a dla ilu osób?
• Ilość osób byłaby zmienna, w zależności od ilości osób pracujących w danym dniu. Mam nadzieję, że nie stanowi to problemu…
 Oczywiście, nie stanowi to problemu, musimy tylko ustalić kwestię zamówień, ale to już zapraszam do naszej restauracji, ustalimy szczegóły i podpiszemy umowę. Może umówimy się na poniedziałek? O której godzinie moglibyśmy się spotkać?
• Poniedziałek, hmm niestety mam już zajęty, ale w środę jestem do dyspozycji. Może w takim razie środa godzina 14:30?
 Dobrze, to jesteśmy umówieni. W czymś jeszcze mogę służyć pomocą?
• Tak. Właściwie to chciałbym jeszcze zapytać, czy muszę przygotować jakieś dokumenty?
 Sądzę, że nie, aczkolwiek gdyby Pan zechciał zabrać z sobą pieczątkę firmy, byłabym zobowiązana.
• Nie ma problemu, zabiorę, dziękuje bardzo i do widzenia.
 Dziękuję, do zobaczenia.