Rola informacji w podejmowaniu decyzji
Rola informacji w podejmowaniu decyzji
W najogólniejszym ujęciu informacja to każda wiadomość, która wzbogaca wiedzę na dowolny konkretny temat.
Informacja to dane przetworzone do postaci zrozumiałej dla osób, które je wykorzystują, zatem posiada ona realna wartość dla decyzji i działań tych osób.
Decyzja to świadomy wybór, dokonywany przez kierownika między różnymi wariantami rozwiązania sprawy.
Posiadanie rzetelnych, dokładnych i wyczerpujących informacji w istotny sposób ułatwia podejmowanie decyzji, powoduje, że decyzje podejmowane na ich podstawie są lepsze od decyzji podejmowanych intuicyjnie.
Jednym z podstawowych zadań systemu informacji w organizacji jest więc transformacja zbioru danych w informacje użyteczne w punktu widzenia działalności instytucji. Ludzie i instytucje przetwarzają dane, aby otrzymać dwa rodzaje informacji:
1. informacje globalne, pozwalające ocenić tendencji,
2. informacje szczegółowe, pozwalające poznać zmienne i czynniki ujawniające w obrębie istniejących tendencji..
W instytucji wykorzystanie informacji zależy jednak od możliwości ich przekazywania między poszczególnymi osobami czy szerzej ujmując, między jej nadawcami i odbiorcami. Sposób, w którym informacja krąży w obrębie instytucji nazywa się komunikacją. Według klasycznego schematu przekazywanie informacji odbywa się przez wykorzystanie siatki komunikacji, na której składają się:
a) źródło informacji
b) nadajnik
c) kanał łączności
d) język- kod
e) adresat( odbiorca).
Informacja o tyle jest wartościowa dla nas, o ile może zostać w niej wykorzystana. Najogólniej w teorii wyróżnia się cztery funkcje, jakie informacja może spełnić:
1. wspieranie procesu zarządzania, jeśli proces ten rozumieć jako ciąg decyzji podejmowanych przez kierownictwo instytucji, to jego urzeczywistnienie w oczywisty sposobi wymaga poszukiwania niezbędnych informacji, korzystania z banku danych oraz opracowania informacji do postaci użytecznej z konkretnego punktu widzenia.
2. umożliwianie komunikowania się uczestników instytucji, wymiana informacji jest warunkiem koniecznym koordynacji indywidualnych i grupowych działań w tej instytucji.
3. wzbogacenie wiedzy indywidualnej, pracujących lub uczestniczących w instytucji ludzie są zobowiązani do rozumienia celów i zasad jej działalności, nie może to zostać osiągnięte bez dostarczenia tym osobom niezbędnych informacji.
4. nawiązywanie więzi z otoczeniem, integracja instytucji z jej środowiskiem zewnętrznym( ekonomicznym, społecznym, politycznym, naukowo- technicznym) pozostaje warunkiem jej trwania i osiągania przez nią statutowych celów, informacja jest tu przydatna co najmniej na dwa sposoby; po pierwsze, okazuje się jednym z czynników kreujących produkt( cena, charakterystyka, sposób używania) i musi być czytelna dla jego odbiorców oraz po drugie, jest wykorzystywana w komunikacji między instytucjami( np. wymiana informacji miedzy dostawcami materiałów do produkcji a przedsiębiorstwem jest do tego stopnia istotna, że zdarza się ,iż ci pierwsi instalują terminale komputerowe u swych klientów).
Są trzy sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:
- korespondencyjna (sposób jej zbierania, obiegu przetwarzania, przechowywania oraz załatwiania określa system kancelaryjny)
- łączność techniczna (łączność realizowana za pomocą telefonu, dalekopisu, telefaksu i innych urządzeń technicznych)
- kontakt bezpośredni, który przyjmuje postać indywidualnych spotkań lub zebrań
Znaczenie informacji we współczesnym świecie należy analizować w wielu aspektach. Można się wręcz pokusić o stwierdzenie , iż w pewnym sensie informacja jest motorem postępu w każdej dziedzinie życia człowieka.
Postępujący w coraz większym tempie rozwój techniki w bardzo dużym stopniu zależy od szybkości i jakości informacji. I tak już od wczesnego dzieciństwa jakość naszego życia zależna jest od informacji tzn. bardzo wiele zależy od sposobu odbioru sygnałów przekazywanych nam przez najbliższe otoczenie.
W kolejnych etapach życia odbieranie informacji i sposób ich przetwarzania warunkuje kształtowanie naszej osobowości i rozwój intelektualny. Można z tego wyciągnąć wniosek , iż osoba która ma możliwość dostępu do większej ilości źródeł informacji – zakładając że potrafi je w odpowiedni sposób zinterpretować i wykorzystać będzie posiadała przewagę intelektualną. Proces kształcenia , któremu jesteśmy poddawani od dzieciństwa m.in. ma za zadanie nauczyć nas przyswajania oraz selekcji informacji i zastosowania zdobytych umiejętności w życiu codziennym . Trudno wyobrazić sobie wykonywanie niemal każdego zawodu bez dokształcania się, doskonalenia zdobytych umiejętności po przez wymianę informacji w rozmaitych formach. Współczesna technika oraz rozwój środków łączności umożliwia każdemu z nas bez wychodzenia z domu uzyskiwanie informacji o wydarzeniach na całym świecie . Najbardziej rozpowszechnionymi nośnikami informacji we współczesnym świecie są radio , prasa , telewizja , wszelkiego rodzaju publikacje( począwszy od gazet po literaturę piękną ) , telefonia oraz Internet.
Rozwój informacji przyniósł uformowanie się tzw. społeczeństwa informacyjnego to nowy typ społeczeństwa, który ukształtował się w krajach, w których rozwój nowoczesnych technologii teleinformatycznych osiągnął bardzo szybkie tempo. Podstawowymi warunkami, które muszą być spełnione, aby społeczeństwo można było uznać za informacyjne, jest rozbudowana nowoczesna sieć telekomunikacyjna, która swoim zasięgiem obejmowałaby wszystkich obywateli oraz rozbudowane zasoby informacyjne dostępne publicznie. Ważnym aspektem jest również kształcenie społeczeństwa w kierunku dalszego rozwoju, tak by wszyscy mogli w pełni wykorzystywać możliwości, jakie dają środki masowej komunikacji i informacji. Rozwój przekazywania informacji przebiegał w następujący sposób:
- Ustny
- Listowny
- Telegraficzny
- Radiowy
- Telefoniczny
- Za pomocą Internetu ( e-mail , komunikatory , czaty )
Możliwości wymiany informacji z wykorzystaniem telefonów komórkowych
Bibliografia:
1. Piotr Banaszyk, Podstawy zarządzania.
2. Stoner, Frejman, Gilbert, Kierowanie.