Środki trwałe i amortyzacja

Środki trwałe i amortyzacja


Środki trwałe stanowią własność lub współwłasność podatnika, są nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.


Do środków trwałych należą:

* budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością
* maszyny, urządzenia i środki transportu
* inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.

Środki trwałe należy najpóźniej w momencie przekazania do użytkowania ujmować w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (dalej ewidencja).

Jeżeli jednak wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 3500 zł, koszt nabycia lub wytworzenia takiego środka trwałego można w miesiącu przekazania do użytkowania zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów. Wtedy nie ujmuje się go już w ewidencji.

Kwestie dotyczące środków trwałych opisane są zarówno w ustawie pdof jak i pdop – ponieważ opisy są bardzo zbliżone, dla wygody będziemy się posługiwać ustawą pdof (o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ustalanie wartości początkowej środka trwałego nabytego w drodze kupna

Jeżeli nabyłeś środek trwały w drodze kupna, za wartość początkową uważa się cenę jego nabycia. Za cenę nabycia uważa się natomiast kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości nie materialnych i prawnych do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji.

W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. Jeżeli jesteś podatnikiem podatku VAT, kwoty o których mowa powyżej zmniejsza się o kwotę podatku naliczonego (czyli tego, o który pomniejszasz swój podatek należny), z wyjątkiem przypadków gdy zgodnie z odrębnymi przepisami nie przysługuje Ci obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Przykład: Postanowiłeś zakupić komputer do firmy. Zestaw kosztował 3400 zł netto, jego instalacja i montaż 120 zł. Na fakturze zakupu widnieją następujące pozycje:
Komputer – 2600 zł
Monitor – 500 zł
System operacyjny – 300 zł
Razem – 3400 zł
Instalacja i montaż – 120 zł
Kwota faktury netto: 3520 zł.

Do ustalenia wartości początkowej takiego zestawu należy przyjąć kwotę 3520 zł, co oznacza, że należy w miesiącu przekazania do użytkowania ująć go w ewidencji środków trwałych. Wydatków na zakupiony zestaw nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu w sposób bezpośredni.

W koszty będziesz mógł natomiast zaliczyć co miesiąc pewną część zakupionego zestawu, czyli tzw. odpis amortyzacyjny (amortyzację). Nie wydaje się to zbyt korzystne.

Może korzystniej będzie rozdzielić zakup na dwie faktury i obie wpisać w koszty? Na jednej będzie wtedy zestaw za 3400 zł, na drugiej – montaż i instalacja zestawu za 120 zł.

Niestety – nic z tego. W razie kontroli urząd zakwestionuje ten sposób zarachowania i dokona przeliczenia podstawy opodatkowania. Uzna bowiem (słusznie poniekąd), że wydatki te pozostają ze sobą w ścisłym związku.

Jaka jest więc w podobnych przypadkach rada? Zapytajcie sprzedawcy – zwykle coś doradzi albo obniży łączną cenę do 3499 zł.

Ustalanie wartości początkowej środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie

Jeśli wytworzyłeś środek trwały we własnym zakresie do wyliczenia wartości początkowej należy ustalić koszt wytworzenia, na który składa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę wraz z pochodnymi, inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych.

Jeżeli wytworzony środek trwały wymaga montażu, jego wartość początkową należy powiększyć o koszt montażu.

Do kosztu wytworzenia nie możesz zaliczyć wartości własnej pracy, Twojego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Przykład: Uznałeś, że bardzo pomógłby Ci w pracy przyrząd do przetaczania jednocześnie z miejsca na miejsce wielu beczek jednocześnie. Przyrząd jest Twojego pomysłu i nie ma go w sprzedaży.

Postanowiłeś więc wykonać go we własnym zakresie i w tym celu zakupiłeś materiały za kwotę 2500 zł, które w całości zostały zużyte w procesie produkcji. Przyrząd konstruowałeś razem ze swoim pracownikiem, z którym podpisałeś umowę zlecenie (praca była po godzinach).

Wynagrodzenie, które zapłaciłeś pracownikowi z tego tytułu wyniosło 600 zł na rękę, co oznacza, że koszt tej umowy wyniósł dla Ciebie 1057 zł, na co składa się wynagrodzenie brutto 857 zł i składki ZUS, które musisz odprowadzić za pracownika.

Ponieważ wartość Twojej pracy nie zwiększa wartości początkowej środka trwałego, wyliczony koszt wytworzenia wyniósł 3557zł. Wydatków nie zaliczyłeś bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, co jest jednak trochę niekorzystne ze względów fiskalnych.

Co zrobiłeś źle? Zawarłeś umowę-zlecenie z niewłaściwą osobą. Gdyby zawarta przez Ciebie umowa nie była objęta obowiązkiem ubezpieczeniowym z tytułu ubezpieczeń społecznych, koszt wytworzenia wyniósłby 2500 zł + 714 zł, czyli nie przekroczyłby kwoty 3500 zł, co pozwoliłoby Ci zaliczyć wydatki bezpośrednio w koszta.

Ustalanie wartości początkowej środka trwałego nabytego w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób

Do ustalenia wartości tak pozyskanego środka trwałego przyjmuje się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

Ustalanie wartości początkowej środka trwałego wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej w postaci aportu

Do ustalenia wartości takich środków trwałych (również wartości niematerialnych i prawnych) przyjmuje się ich wartość ustaloną przez wspólników, nie wyższą jednak niż ich wartość rynkowa w dniu wniesienia aportu.

Amortyzacja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

Ponieważ wydatków na zakup lub wytworzenie środków trwałych nie możemy zaliczyć w koszt jednorazowo i bezpośrednio jeżeli ich wartość początkowa przekracza 3500 zł, ustawodawca dał możliwość zaliczenia ich w koszt na raty – za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych.

Odpisy amortyzacyjne odzwierciedlają również utratę wartości środka trwałego w trakcie używania. Ponieważ środki różnią się przewidywanym okresem zużycia, stosowane są dla nich różne stawki amortyzacyjne.

Najprościej sposób naliczania amortyzacji można przedstawić następująco:

- w wykazie stawek amortyzacyjnych (jest to załącznik do ustawy o pdof lub pdop) znajdź stawkę dla środka trwałego, który chcesz amortyzować (dla naszych potrzeb przyjmijmy, że wynosi ona 20%)

- oblicz roczną kwotę odpisów amortyzacyjnych, która jest iloczynem stawki amortyzacyjnej i wartości początkowej środka trwałego

- tak ustaloną kwotę podziel przez dwanaście. W ten sposób otrzymałeś kwotę amortyzacji miesięcznej, która stanowi co miesiąc Twój koszt uzyskania przychodu (jest pewien wyjątek, dotyczący samochodu osobowego – zobacz: "Samochód w firmie").

Ten sposób naliczania odpisów możemy nazwać liniowym – kwoty odpisów w całym okresie amortyzacji nie ulegają zmianie. Odrębnym sposobem jest sposób, który możemy nazwać degresywnym. Opisany jest w art. 22k pdof. Jego zastosowanie jest ograniczone do środków trwałych z grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych oraz środków transportu, za wyjątkiem samochodów osobowych, (a samochód osobowy wg definicji ustawy pdof to każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg).

Metoda ta jest trudniejsza rachunkowo, ale korzystniejsza dla podatnika i polega na zastosowaniu amortyzacji z podwyższoną stawką amortyzacyjną. Współczynnik zwiększający nie może przekroczyć 2, a w przypadku używania środków trwałych w zakładzie położonym na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym albo w gminie zagrożonej recesją i degradacją społeczną, których wykaz ustala Rada Ministrów współczynników nie może być wyższy niż 3.

Metoda ta zakłada, że środek trwały traci na wartości więcej w pierwszych okresach używania, potem spadek jego wartości jest już mniejszy (chodzi tu zarówno o wartość użytkową jak i finansową). Oto przykład wyliczania amortyzacji metodą degresywną.

Wartość początkowa zakupionego środka trwałego wyniosła 5000 zł. Roczna stawka amortyzacji dla tego środka wynosi 20%.

Zakładając, że prowadzisz działalność na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym (wskazanej w aktualnym rozporządzeniu) możesz zastosować współczynnik zwiększający 3. W celu uchwycenia momentu, w którym roczna kwota amortyzacji liczonej metodą degresywną będzie mniejsza od rocznej kwoty wyznaczonej metodą liniową (art. 22k ust. 1 ustawy pdof) oraz ustalenia kwoty rocznej amortyzacji zaliczanej w koszty od tego roku policzmy najpierw roczną kwotę amortyzacji wyznaczoną w oparciu o metodę liniową.
PoprzednieKwota amortyzacji rocznej (metoda liniowa) = 5000 zł x 0,2 = 1000 zł Kwota amortyzacji rocznej wyliczanej metodą degresywną w pierwszym roku użytkowania wyniesie: 5000 zł x 0,2 x 3 (współczynnik zwiększający) = 3000 zł, kwota odpisu miesięcznego 3000 zł/12.

Kwota amortyzacji rocznej wyliczanej metodą degresywną w drugim roku użytkowania wyniesie (5000 zł – 3000 zł) x 0,2 x 3 = 1200 zł, kwota odpisu miesięcznego 1200 zł/12.

Ponieważ w trzecim roku użytkowania kwota amortyzacji wyliczonej metodą degresywną byłaby mniejsza od 1000 zł, zgodnie z art. 22k ust. 1 ustawy pdof należy zmienić sposób amortyzacji na amortyzację liniową i amortyzować przyjmując kwotę amortyzacji rocznej w wysokości 1000 zł (miesięcznie 1000 zł/12).

Pamiętaj, że nie możesz zaliczyć do kosztów więcej, niż wynosi wartość początkowa środka trwałego. W podanym przykładzie do odpisu w trzecim roku pozostało 800 zł (5000 – 3000 – 1200), i tyle właśnie możesz zaliczyć w koszty z tytułu amortyzacji tego środka.

Oznacza to, że amortyzacja zakończy się w 34 miesiącu używania środka trwałego. Należy pamiętać, że metodę amortyzacji określa się na początku – czyli w miesiącu przyjęcia do używania. Raz przyjętej metody nie można w trakcie amortyzacji zmienić.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych środkom trwałym i ich amortyzacji poświęcone są artykuły od 22a do 22o. Znajdziesz tam szczegółowe zasady naliczania odpisów amortyzacyjnych, wyjątki i opis tzw. amortyzacji degresywnej (art. 22k).

Amortyzacja używanych i ulepszonych środków trwałych

Środki trwałe zaliczane do grupy 3-6 i 8 oraz środki transportu uznaje się za:

- używane - jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy, lub
- ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

Budynki i budowle uznaje się za:

- używane - jeżeli podatnik wykaże, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 60 miesięcy, lub
- ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej.

Jeżeli po raz pierwszy wprowadzasz do ewidencji środków trwałych środki używane lub ulepszone, możesz samodzielnie ustalić dla nich stawki amortyzacyjne.

Obowiązują jednak pewne ograniczenia, dotyczącego minimalnego okresu amortyzacji. Okres amortyzacji nie może być krótszy niż:

- dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji: a) 24 miesiące - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł, b) 36 miesięcy - gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł, c) 60 miesięcy - w pozostałych przypadkach

- dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, o których mowa w art. 23 ust. 3a - 30 miesięcy

- dla budynków i budowli - 10 lat, z wyjątkiem budynków wymienionych w poz. 02 i 05 Wykazu stawek amortyzacyjnych, dla których okres ten nie może być krótszy niż 36 miesięcy. Raz przyjęte stawki amortyzacji stosuje się aż do zakończenia amortyzacji.

Środki trwałe nie podlegające amortyzacji

Amortyzacji nie podlegają:

- grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów
- budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu
- dzieła sztuki i eksponaty muzealne
- wartość firmy, jeżeli wartość ta nie powstała w skutek nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze: a) kupna, b) przyjęcia do odpłatnego korzystania, a przyjęte składniki majątku, zgodnie z odrębnymi przepisami są zaliczane do składników majątku używającego
- składniki majątku, które nie są używane na skutek zaprzestania działalności, w której te składniki były używane, w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaprzestano tej działalności Należy również pamiętać, że nie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, które są niesprawne.

Jeżeli w trakcie używania środka nastąpiła konieczność wycofania go z eksploatacji np. na jeden pełny miesiąc, w tym miesiącu nie dokonuje się odpisu amortyzacyjnego.

Indywidualne podwyższanie i obniżanie stawek amortyzacyjnych

Ustawa daje możliwość indywidualnego kształtowania stawek amortyzacyjnych, oczywiście przy zachowaniu odpowiednich reguł.

I tak: podane w wykazie stawek amortyzacyjnych stawki możesz podwyższać:

- dla budynków i budowli używanych w warunkach: a) pogorszonych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,2, b) złych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,4
- dla maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego, używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej - przy zastosowaniu w tym okresie współczynników nie wyższych niż 1,4
- dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów, zwanej dalej "Klasyfikacją", poddanych szybkiemu postępowi technicznemu - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 2,0. W razie wystąpienia bądź ustania warunków uzasadniających podwyższenie stawek, o których mowa w pkt. 1 i 2, stawki te ulegają podwyższeniu lub obniżeniu od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Podwyższenia stawek dla środków trwałych wymienionych w pkt. 3, bądź rezygnacji z ich stosowania, możesz dokonać począwszy od pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego.

Możesz również obniżyć podane w Wykazie stawek amortyzacyjnych stawki dla środków trwałych - nie więcej niż o połowę ich wysokości. Obniżenia stawki bądź przyjęcia w poprzedniej wysokości dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego. Kwestie związane z amortyzacją są wbrew pozorom dość skomplikowane.

Dotyczy to szczególnie wyznaczania wartości początkowej, amortyzowania inwestycji w obcych środkach trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Dlatego polecamy lekturę art.22a – art. 22o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odpis jednorazowy do 50 000 Euro

W roku podatkowym, w którym rozpocząłeś prowadzenie działalności gospodarczej (lub bez zachowania tego warunku, jeżeli zaliczasz się do małych podatników w rozumieniu ustawy o pdof lub pdop), możesz dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Odpis nie może przekroczyć w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości odpisów amortyzacyjnych.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych W art. 22a – art. 22o znajdują się zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych, wyceny i uznawania za środki trwałe, oraz zasady postępowania w przypadkach szczególnych.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. W art. 16a – art. 16m znajdują się zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych, wyceny i uznawania za środki trwałe, oraz zasady postępowania w przypadkach szczególnych.