Rachunkowość

ORGANIZACJA I PRZEBIEG INWENTARYZACJ ORAZ
ROZLICZANIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW
INWENARYZACYJNYCH
AE im. O Langego rok 2004




SPIS TREŚCI
Wstęp

I. ORGANIZACJA INWENTARYZACJI

1. Czynniki wpływające na organizację inwentaryzacji.
2. Formy i metody przeprowadzania inwentaryzacji.
3. Terminy dokonywania inwentaryzacji.
4. Rola głównego księgowego w inwentaryzacji
5. Dokumentacja i ewidencja inwentaryzacji

II. PRZEBIEG INWENTARYZACJI

1. Przeszkolenie Zespołów spisowych i osób odpowiedzialnych materialnie
2. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury
3. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald
4. Inwentaryzacja w drodze porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją

III. ROZLICZENIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW INWENTARYZACYJNYCH.












Wstęp


Inwentaryzacja jest dziedziną działalności, ocenianą często przez jednostki gospodarcze jako zadanie dodatkowe i nadprogramowe. Jakże mylące jest to podejście. Inwentaryzacja jest niezastąpionym narzędziem ochrony interesów firmy, jej właścicieli ( udziałowców, akcjonariuszy), a także kontrahentów.
Czym jest inwentaryzacja ?
Definicji tego zagadnienia jest wiele i tak:
„inwentaryzacja stanowi ogół czynności zmierzających do ustalenia stanu środków trwałych
i obrotowych przedsiębiorstwa oraz zobowiązań na oznaczony moment, w celu sprawdzenia
i sprostowania danych ewidencji księgowej, jak również rozliczenia osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie”
Przytoczona definicja inwentaryzacji mimo iż ma 40 lat jest dość aktualna . Współcześnie, definicja inwentaryzacji jest potwierdzona przepisami o rachunkowości i interpretuje się ją następująco:
„inwentaryzacja jest to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki na dany moment (dzień), w celu porównania tego stanu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenia i wyjaśnienia różnic, rozliczenia osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz oceny przydatności składników majątku objętych inwentaryzacją”2
Prawidłowo i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja jest najbardziej wiarygodną formą kontroli majątku każdej firmy, pozwala ona bowiem ustalić stan faktyczny i porównać go
z ewidencją, ustalić i wyjaśnić powstałe różnice. Inwentaryzacja pozwala ocenić, na ile jest przydatny jednostce posiadany majątek i realne są jej wierzytelności.












I. ORGANIZACJA INWENTARYZACJI

1. Czynniki wpływające na organizację inwentaryzacji.

Na organizację inwentaryzacji ma wpływ wiele czynników, które wpływają istotnie na jej zakres, a zwłaszcza na liczbę i złożoność oraz różnorodność pół spisowych, na mnogość pozycji aktywów i pasywów , które mają być zinwentaryzowane. Czynniki te oddziaływują również na liczebność i różnorodność przedmiotu inwentaryzacji.
Najbardziej znaczące czynniki to:
• rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej,
• struktura organizacyjna jednostki,
• w działalności wytwórczej – typ produkcji, rozmiary produkcji nie zakończonej,
• liczebność pozycji wytwarzanych wyrobów,
• warunki zaopatrzenia i zbytu,
• zakres działalności pomocniczej,
• przyjęte zasady i procedury ochrony mienia oraz ich skuteczność,
• stwierdzane dotychczas niedobory i nadwyżki (wielkość i struktura),
• dotychczasowe doświadczenia organizacyjne w zakresie inwentaryzacji.
Wymienione czynniki powinny być uwzględnione w pracach związanych
z przygotowywaniem inwentaryzacji. Zlekceważenie ich może okazać się bardzo kosztowne dla firmy. Na przykład organy skarbowe mogą odrzucić księgi i sprawozdania finansowe nie potwierdzone solidną inwentaryzacją i wymierzyć podatki przewidziane w przepisach drogą szacunku, biegli rewidenci badający sprawozdanie finansowe mogą wydać opinię negatywną, a to z kolei może rodzić reperkusje rynkowe oraz niekorzystne decyzje organów zatwierdzających (właścicieli, wspólników, udziałowców).

2. Formy i metody przeprowadzania inwentaryzacji

O wyborze formy inwentaryzacji decyduje organizacja jednostki oraz specyfika jej działalności i dział gospodarki.
Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:
• pełnej inwentaryzacji okresowej - ta forma polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów na określony dzień. Termin tej inwentaryzacji jest jawny co pozwala na poczynienie przygotowań merytoryczno-organizacyjnych co jest niewątpliwą zaletą tej formy. Pełna inwentaryzacja okresowa charakteryzuje się wysoką pracochłonnością, czasochłonnością i kosztownością, ale zapewnia ona wszechstronne spełnienie podstawowych celów inwentaryzacji. Niewątpliwą wadą tej formy jest, iż umożliwia ona manipulacje osobom materialnie odpowiedzialnym.
• pełnej inwentaryzacji ciągłej - istotą tej formy jest, iż inwentaryzacją obejmowane są sukcesywnie składniki, kolejno po sobie, tak aby w określonym przedziale czasowym został ustalony pełny stan dla wszystkich pozycji aktywów i pasywów. Moment rozpoczęcia takiej inwentaryzacji jest poufny, co przyczynia się do obiektywnego stwierdzenia stanu inwentaryzowanych składników. Ta forma jest wykorzystywana zwłaszcza przy spisie materiałów, wyrobów gotowych, towarów, półfabrykatów itp. Zaletą tej formy jest to, że prace są rozłożone w czasie, a poufny termin wymusza na osobach materialnie odpowiedzialnych pełnej gotowości i rzetelności w przedmiocie przechowywania zapasów.
• Inwentaryzacje niepełne (częściowe, wycinkowe, wyrywkowe) – polega na ustaleniu rzeczywistego stanu części (fragmentu) składników aktywów i pasywów na wybrany dzień (okresowa), zaś innej części w ramach określonego przedziału czasowego (ciągła). Tę formę inwentaryzacji można stosować jedynie przy spisie materiałów, towarów produktów gotowych itp.

Metody inwentaryzacji zostały określone w Ustawie o rachunkowości. W zależności od sytuacji i rodzaju inwentaryzowanych składników przewidziano trzy metody postępowania:

• Spis z natury - spisem z natury są objęte zgodnie z przepisami pieniężne i rzeczowe składniki majątku trwałego. Składniki inwentaryzowane drogą spisu z natury mają rzeczową postać. Wymienić tu należy:
 środki pieniężne w kasie
 środki trwałe z wyjątkiem gruntów
 rzeczowe składniki majątku obrotowego (pozostałe środki trwałe w używaniu)
 maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą

• uzgodnienie sald – istotnym elementem dobrze przygotowanej inwentaryzacji jest uzgodnienie sald z bankami i kontrahentami. Tą droga są inwentaryzowane aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, należności i pożyczki (poza spornymi i wątpliwymi) oraz rozrachunki z osobami fizycznymi.

• Porównanie stanów ewidencyjnych z dokumentacją – ta metoda stosowana jest do pozostałych aktywów i pasywów nie objętych spisami z natury
i potwierdzeniami sald. Metodą porównania stanów inwentaryzuje się: grunty
i środki trwałe trudnodostępne, należności sporne i wątpliwe, należności
i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg, należności i zobowiązania publiczno-prawne.



3. Terminy dokonywania inwentaryzacji

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z poźn. zm. w drodze ustawy narzuciła rozstrzygnięcia co do wyboru metod, form, rodzajów i dróg dokonywania inwentaryzacji.
W ustawie określony został zakres i drogi dokonywania inwentaryzacji rocznej jak również ustalono konieczność inwentaryzacji okresowych (na dzień bilansowy i na dzień rozliczenia podatku dochodowego) spisów z natury składników rzeczowych majątku obrotowego, które zostały zaliczone już w koszty, lecz nie zużyte.
Ponad to Ustawa określiła pewne minimum co do terminów i częstotliwości inwentaryzacji
(Art.26 punkt 3 UOR), które zawiera poniższa tabela:






Tabela nr 1.
Ostatni dzień roku obrotowego
lub na dzień zakończenia działalności przez jednostkę • aktywa pieniężne
• papiery wartościowe
• produkcja w toku
• materiały i towary zaliczone do kosztów po ich zakupie
• produkty gotowe
Trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, ale nie później niż do 15 dnia następnego roku • składniki aktywów (z wyłączeniem ujętych w grupie I
Raz w ciągu dwóch lat • materiały
• towary
• produkty gotowe
• półfabrykaty
(znajdujące się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową)
Raz na cztery lata • środki trwałe
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie
Źródło: Opracowanie własne na podstawie (art.26 punkt 3) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. z późń.zm. o rachunkowości




W/w terminy, to jak już nadmieniłam, minimum jakie narzuca Ustawodawca, ale każda jednostka w zależności od specyfiki i zaistniałej potrzeby może zwiększyć częstotliwość inwentaryzacji. Mogą być stosowane przez jednostkę inwentaryzacje pełne, częściowe,
a nawet inwentaryzacje uproszczone np. w związku ze zmianą osób materialnie odpowiedzialnych.



4. Rola głównego księgowego w inwentaryzacji.

W instrukcji inwentaryzacyjnej winny być zamieszczone uprawnienia, zadania i obowiązki służb jednostki i osób powołanych specjalnie do przeprowadzenia inwentaryzacji. Tam też określone winny być kompetencje głównego księgowego. Główny księgowy zawodowo zajmuje się rachunkowością i zna zasady jej działania, dobrze rozumie i zna problematykę inwentaryzacji w końcu ma największe rozeznanie co do całokształtu gospodarki jednostki.
Główny księgowy składa wniosek o powołanie najważniejszych organów do przeprowadzenia inwentaryzacji, a zwłaszcza przewodniczącego Komisji Inwetaryzacyjnej. Kompetencje głównego księgowego są następujące:
• sprawuje ogólny nadzoru i uzgadniania z przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej terminy poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych
• uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych
• dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nie objętych spisami z natury
5. Dokumentacja i ewidencja inwentaryzacji

W czasie inwentaryzacji bardzo istotną rolę odgrywają dokumenty niezbędne do jej prawidłowego przeprowadzenia. Dokumentacja inwentaryzacyjna obejmuje:
• arkusze spisu z natury
• protokoły kontroli kasy
• potwierdzenia sald środków pieniężnych i kredytów przez banki oraz rozrachunków przez kontrahentów
• protokoły z inwentaryzacji rozrachunków dokonanych droga uzgodnienia sald
• protokoły inwentaryzacyjne pozostałych aktywów i pasywów, których uzgodnienia zostały dokonane drogą porównania i weryfikacji stanów ewidencyjnych
• oświadczenia wstępne i końcowe osób materialnie odpowiedzialnych.
Wszystkie w/w dokumenty powinny być przygotowane w odpowiedniej ilości i formie zgodnej a instrukcją inwentaryzacyjną.
Arkusze spisów z natury są traktowane szczególnie. Są to druki ścisłego zarachowania czyli maja nadane numery, Są stemplowane specjalna pieczątką i zaopatrzone w parafkę osoby prowadzącej ewidencję tych druków. Arkusze spisów z natury są wydawane Zespołom spisowym za pokwitowaniem w odpowiedniej ewidencji i podlegają rozliczeniu.
Pieczę nad arkuszami spisów z natury trzyma przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej lub wyznaczony przez głównego księgowego pracownik księgowości.
Arkusze są objęte tak szczególnym nadzorem w celu uniemożliwienia ich podmiany bądź poprawek po przeprowadzonym i zamkniętym spisie.
Wszystkie dokumenty z inwentaryzacji przechowuje się przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku którego inwentaryzacja dotyczy.


II. PRZEBIEG INWENTARYZACJI

1. Przeszkolenie Zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych

Powodzenie spisu z natury zależy od doboru odpowiednich osób do jej przygotowania
i przeprowadzania, od osób które będą ja nadzorować i rozliczać. Przebieg inwentaryzacji
powinien być zgodny z instrukcją inwentaryzacyjną i zarządzeniem wewnętrznym. Ludzie, którzy zostaną wyznaczeni do jej przeprowadzenia winni być poddani specjalnemu szkoleniu instruktażowemu. Szkolenie takie obejmuje zarówno Komisję Inwentaryzacyjną jak również członków Zespołów spisowych. Zasadniczym przedmiotem szkolenia są następujące zagadnienia:
• z zasad ogólnych
 cele i metody inwentaryzacji
 omówienie poszczególnych rodzajów inwentaryzacji
 zasady i zakres inwentaryzacji
 zasady organizowania, planowania i przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej
• z zasad szczegółowych tz. z problematyki inwentaryzacji
• sposobu postępowania w przypadku wydawania lub przyjmowania składników majątkowych w czasie spisu
• wyceny i rozliczania inwentaryzacji





2. Spis z natury

Po dokonaniu wszystkich prac organizacyjnych, w dniu wyznaczonym na rozpoczęcie inwentaryzacji Zespoły spisowe udają się na pola spisowe. Na miejscu Zespoły dokonują wstępnego oglądu, sprawdzane są czy inwentaryzowane składniki majątku posiadają identyfikację, aby w arkuszu spisowym użyć właściwej nazwy i symbolu składnika.
Przed rozpoczęciem procedury liczenia inwentaryzowanych składników Zespół pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenie wstępne, z którego wynika, iż znajdujące się w polu spisowym składniki zostały prawidłowo udokumentowane tz. dokumenty potwierdzające operację przychodu i rozchodu tych składników zostały ujęte do prowadzonej w rejonie spisowym ewidencji, która została uzgodniona na dzień inwentaryzacji
z dokumentacją księgową. Dokumenty podlegające tej procedurze to: Rw, Pw, Pz, Wz, Zw.
Zespół po spełnieniu w/w czynności przystępuje do liczenia składników majątku
z zachowaniem kolejności liczenia. Przeliczanie składników można prowadzić dwoma metodami:
• zachowanie kolejności pozycji w objętym inwentaryzacją pomieszczeniu (polu, rejonie)
• zachowanie kolejności według rodzaju, asortymentu (bez uwzględnienia kolejności ułożenia składników). Ta forma jednak nie jest zbyt precyzyjna, ponieważ powoduje iż występuje duża liczba pominięć i zdublowania pozycji. Stosując tę metodę Zespól spisowy musi zachować szczególną uwagę i precyzję.
Dużym problemem dla Zespołów spisowych jest podanie prawidłowej ilości artykułów zwałowych tj. węgiel, piasek, koks, żwir itp., paliw płynnych znajdujących się w zbiornikach o dużych gabarytach czy wreszcie określenie ilości artykułów sypkich takich jak: pasze, zboża, kasze itp. Do ustalenia ilości takich składników, pomiaru dokonuje się według szacunku lub przybliżonych obmiarów. Po przeliczeniu składników, wszystkie uzyskane informacje tj. ich ustalona na dzień spisu ilość, symbol, nazwa, jednostka miary są wpisywane do arkusza spisu z natury. Po wpisaniu ostatniej pozycji dokonuje się adnotacji, że spis został zakończony i podaje się numer ostatniej pozycji arkusza spisowego.
Spis został zakończony, następuje więc czas sformułowania końcowego oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych. W oświadczeniu zawarte jest stwierdzenie, że składniki majątku zostały przeliczone, przemierzone i przeważone w ich obecności oraz kompletnie ujęte w arkuszu spisowym. Osoby materialnie odpowiedzialne sporządzają również stwierdzenie, iż do kompletności spisów i pracy Zespołu spisowego nie wnoszą lub wnoszą zastrzeżenia. Tu następuje data i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych.

3. Uzgodnienie sald

Z potwierdzeniem sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych występują z reguły banki po zakończeniu roku obrotowego. Jest to czynność potwierdzająca prawidłowość wykazanych sald w wyciągach bankowych, które podlegają sprawdzeniu przed ich zaksięgowaniem.
Inwentaryzacja należności polega na wysłaniu zawiadomienia o figurującym w księgach rachunkowych jednostki salda. W zawiadomieniu należy podać specyfikę dokumentu
z którego dane saldo wynika (np. nr faktury z dnia, kwotę ). Zawiadomienie powinno być wysłane w dwóch egzemplarzach, z których jeden potwierdzony powinien wrócić do wierzyciela. Należ nadmienić, że obecnie ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącej akceptacji salda dlatego też celowym jest wysłanie zawiadomienia listem poleconym, gdyż
w przypadku braku potwierdzenia przez kontrahenta, jednostka nie będzie miała kompletności inwentaryzacji należności.
Inwentaryzacja drogą uzgodnienia sald ma miejsce na wniosek jednej ze stron, przy czym obowiązek inicjatywy uzgodnienia ciąży na wierzycielu. Jednostka powinna wnieść
o potwierdzenie salda przed ostatecznym terminem inwentaryzacji. Najdogodniejszym terminem jest dzień 31.10. gdyż pozostaje on terminem wystarczająco bliskim dnia bilansowego, a ponad to daje dwa miesiące czasu do uzgodnienia i wyjaśnienia salda.


4. Porównanie stanów ewidencyjnych z dokumentacją

Weryfikacja jest uproszczoną formą inwentaryzacji aktywów i pasywów, tych których ze względu na swoje właściwości nie można zinwentaryzować w drodze spisu z natury czy też
w drodze potwierdzenia sald.
Najdogodniejszym terminem dla tej metody jest ostatni dzień roku obrotowego. Czynności porównania stanów należy przeprowadzić po zakończeniu spisu z natury lub uzgodnień sald, z uwagi na fakt iż jakieś składniki mogą być pominięte przy spisie z natury lub niedostępne oglądowi. Takie przypadki lepiej zinwentaryzować tą drogą niż nie dokonać inwentaryzacji
w ogóle.
Metoda ta, podobnie jak omówione wcześniej, ma na celu urealnienie sald wykazywanych
w bilansie każdej jednostki, które przy dużej liczbie operacji gospodarczych mogą w ciągu roku ulec zniekształceniom.




III. ROZLICZENIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW INWENTARYZACYJNYCH.


Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Tak więc ustalony stan rzeczywisty na arkuszach spisowych podlega porównaniu
z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych. Również potwierdzenia sald oraz protokoły weryfikacji sald wchodzą w skład dokumentacji stanowiącej podstawę do rozliczenia inwentaryzacji.
Z uwagi na to, że jednostki prowadzą ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych, pozostałych środków trwałych, jak również majątku obrotowego, rozliczenie wyników inwentaryzacji następuje w oparciu o te ewidencje, która ma postać ksiąg inwentarzowych bądź kartotek magazynowych. Na arkuszach spisu z natury należy najpierw dokonać wyceny składników objętych spisem poprzez naniesienie cen oraz wyliczenie wartości.
Następną czynnością jest naniesienie stanu ewidencyjnego, odpowiednio w każdej pozycji, zarówno ilościowego, jak i wartościowego. Czynności te wykonuje pracownik księgowości na standardowych drukach spisu z natury. Po naniesieniu wszystkich niezbędnych danych
i ich porównaniu, ustalane są różnice inwentaryzacyjne. Różnice mogą być zarówno ilościowe, jak i wartościowe.
Dokładne i rzetelne rozliczenie wyników ma istotne znaczenie zarówno dla celów bilansowych jak i dla osób odpowiedzialnych materialnie. Po dokonaniu wyceny arkuszy
i naniesieniu stanu ewidencyjnego oraz ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych dokumentacja wraca do Komisji Inwentaryzacyjnej celem wyjaśnienia przyczyn powstania różnic
i sformułowania ostatecznych wniosków do swojego sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji. Powstałe różnice inwentaryzacyjne mogą być:
• zawinione – takie różnice spowodują powstanie roszczenia w stosunku do pracowników odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. Wystąpienie różnic zawinionych, spowodowane jest nienależytym wywiązywaniem się ze swoich obowiązków lub w związku z popełnionymi nadużyciami
• niezawinione – są rozliczane w drodze kompensaty, odpisania w pozostałe koszty lub przychody operacyjne. Niezawinione różnice inwentaryzacyjne mogą zostać spowodowane właściwościami materiałów, podobieństwem asortymentowym, błędami w dokumentacji obrotu lub brakiem udokumentowania określonych operacji.
Wyjaśnień z tytułu powstałych różnic udzielają same osoby materialnie odpowiedzialne. Wyjaśnienia takie, winny być złożone na odpowiednich oświadczeniach, pozwolą one na właściwe zakwalifikowanie stwierdzonych różnic bądź je całkowicie wyjaśnić, jeśli będą to tylko różnice pozorne. Oświadczenia te są istotnymi dla samych osób zainteresowanych bowiem mogą ich zwolnić od odpowiedzialności.
Komisja Inwentaryzacyjna składa propozycje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
w drodze:
• kompensaty
• obciążenia kosztów
• obciążenia pozostałych kosztów operacyjnych
• zmniejszenia funduszy
• zmniejszenia kosztów
• zwiększenia pozostałych kosztów operacyjnych
• zwiększenia funduszy
• uznania w straty

Wszystkie stwierdzone różnice po ich ostatecznym wyjaśnieniu przez pracowników materialnie odpowiedzialnych podlegają ocenie Komisji Inwentaryzacyjnej, która formułuje ostateczne wnioski co do charakteru oraz co do sposobu ich rozliczenia. Wnioski wyrażone przez Komisję podlegają ocenie prawnej oraz ocenie głównego księgowego.

W przypadku pozostałych metod inwentaryzacji różnice mogą zostać spowodowane brakiem udokumentowania określonych operacji gospodarczych, błędami ewidencyjnymi, rachunkowymi, które również należy wyjaśnić i odpowiednio udokumentować. Efektem pracy Komisji Inwentaryzacyjnej powinien być dokument zawierający propozycję rozliczenia
różnic np. w formie protokołu, który podpisują pracownicy dokonujący weryfikacji.












Literatura:


1) „Inwentaryzacja w praktyce” Tadeusz Naumiuk
Wydawca: Grupa Wydawnicza INFOR Sp. z o.o. Warszawa 2002
2) „Inwentaryzacja w jednostkach zakładach budżetowych” Emilia Reszka
Wydawca: Buchalter Sp.z o.o. Szczecin 2002
3) „Rachunkowość- ustawa z komentarzem”
Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r z późn. zm.
Wydawca: Buchalter Sp. z o.o. Szczecin 2002