Rozmowa kwalifikacyjna

DRZWI DO SUKCESU

Pierwszym etapem selekcji kandydatów starających się o pracę jest analiza ich dokumentów – przede wszystkim curriclum vitae (życiorysu zawodowego) oraz listu motywacyjnego. Jeśli przedstawione w tych pismach informacje odpowiadały oczekiwaniom pracodawcy, a same dokumenty zostały dobrze napisane, zostaniesz zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Czyli masz już za sobą pierwszy element selekcji, z pozytywnym wynikiem przeszedłeś wstępną (co nie znaczy, że łatwą) weryfikację.
Tak, jak przygotowywałeś się do napisania curriculum vitae i listu motywacyjnego, powinieneś również przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Po prostu musisz zrobić wszystko, by przedstawić swój najbardziej korzystny obraz. Rozmowa kwalifikacyjna jest w zasadniczej części autoprezentacją, powinieneś zatem sterować (by nie powiedzieć: manipulować) wrażeniem, jakie wywierasz na prowadzących z Tobą rozmowę. Służą temu rozliczne techniki autoprezentacji. W takim budowaniu pozytywnego obrazu ni ma absolutnie niczego nagannego. Oczywiście, stanowczo odradza się kłamstwo (nie tylko z racji moralnych, ale i z tego powodu, iż wcześniej czy później zostanie ujawnione), ale już przemilczenie pewnych informacji, zaakceptowanie innych, dokonanie selekcji faktów nie jest czymś niegodnym. Tendencja do możliwie pozytywnej autoprezentacji wynika z samej natury gry toczonej przy przestrzeganiu jasnych reguł.

ROZMOWA KWALIFIKACYJNA
co to jest?

Rozmowa kwalifikacyjna, niekiedy nazywana też wywiadem kwalifikacyjnym (interview), to jeden ze sposobów selekcjonowania kandydatów do pracy. Jej celem jest:
* uzyskanie od kandydata określonych informacji, także uszczegółowienie, sprecyzowanie danych z curriculum vitae, listu motywacyjnego,
* przekazanie kandydatowi informacji o ofercie, firmie, w której zamierza pracować,
* sprawdzenie przyjętych kryteriów oceny.

W praktyce oznacza to, iż podczas rozmowy kwalifikacyjnej dąży się do uzyskania bardziej wyczerpujących niż w przedstawionych dokumentach informacji o karierze zawodowej, wyjaśnienia pewnych faktów związanych z jej przebiegiem – np. powodów zmiany pracy, ewentualnych przerw w zatrudnieniu itd.
Sprawdzenie kryteriów selekcji to próba możliwie pełnego określenia wiedzy, umiejętności, predyspozycji oraz doświadczeń zawodowych osób starających się o pracę.
Ważną częścią rozmowy kwalifikacyjnej są również informacje udzielane przez przyszłego pracodawcę lub reprezentujące go osoby. W tej części spotkania przedstawia się kandydatowi szczegółową wiedzę na temat proponowanego mu stanowiska, jego miejsca w strukturze przedsiębiorstwa, zasadach organizacji. Ma to spowodować, że decyzja o podjęciu pracy będzie w pełni świadoma, oparta na dobrej znajomości oczekiwań pracodawców i samego charakteru pracy, konkretnego stanowiska. Udzielenie przez firmę pracownikowi rozlicznych informacji służy również zbudowaniu w nim przeświadczenia, iż został potraktowany z należytą powagą, jego kandydaturę rozpatrzono rzetelnie i wszechstronnie.

Rozmowa kwalifikacyjna jest najczęściej stosowaną techniką oceny kandydatów. Jednocześnie, wielokrotnie przeprowadzane badania wyraźnie wskazują, iż jest to metoda zawodna, znacznie gorsza od wnikliwej analizy dokumentów przedstawionych przez kandydata, sprawdzania referencji, testów badających predyspozycje zawodowe i innych technik prognozowania przydatności do pracy danej osoby.
Warto uświadomić sobie, że niepowodzenie podczas rozmowy kwalifikacyjnej wcale nie musi świadczyć o tym, iż będziesz złym pracownikiem, ustępujesz innym konkurentom. Poza tym, ćwiczenie czyni mistrza, podczas każdej kolejnej rozmowy kwalifikacyjnej zaprezentujesz się lepiej, będziesz mniej zestresowany, po prostu bardziej doświadczony.

Z DRUGIEJ STRONY STOŁU
- jak pracodawca przygotowuje się do rozmowy?

Wiemy już, że skuteczność prognostyczna rozmowy kwalifikacyjnej jest stosunkowo niewielka. By zwiększyć prawidłowość podjętych decyzji, osoby prowadzące rozmowy koncentrują się przede wszystkim na:
◊ Właściwym przygotowaniu się do rozmowy kwalifikacyjnej, a więc np. opracowaniu listy podejmowanych tematów, profilu kandydata itd.
◊ Sposobie zadawania pytań.
◊ Samym trybie przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej, jej interpersonalnych (międzyludzkich) aspektach.

Z reguły pracodawca dysponuje opracowanym modelem idealnego kandydata i przez cały czas trwania rozmowy będzie odnosił, porównywał Twoją osobę właśnie z tym modelem. By zbudować ów wzorzec pracodawca musi sobie odpowiedzieć na dwa podstawowe pytania:
1. Na jakie stanowisko jest potrzebny pracownik? Czyli: jakie będzie miał zadania i w ramach jakiego kontekstu organizacyjnego będzie funkcjonował.
2. Jakie kandydat powinien spełniać wymagania? Inaczej mówiąc, z jednej strony będzie to charakterystyka stanowiska, z drugiej zaś samego kandydata.

STANOWISKO PRACY

Dla nas, patrzących na sprawy z punktu widzenia osiągnięcia sukcesu podczas rozmowy kwalifikacyjnej, opis stanowiska pracy jest mniej istotny, to zagadnienie stanowi wewnętrzny problem pracodawcy. Niemniej, warto wiedzieć, iż ów opis obejmuje przede wszystkim:
* formalny opis stanowiska,
* główne zadania i obowiązki,
* relacje w ramach struktury organizacyjnej firmy,
* zakres odpowiedzialności pracownika,
* kryteria oceny wykonania postawionych przed nim zadań,
* perspektywy, możliwości awansu,
* rodzaj zatrudnienia oraz wynagrodzenie.

PROFIL IDEALNEGO KANDYDATA

Ta część przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej na już dla nas bardzo ważne, bezpośrednio znaczenie.
Profil kandydata to opis wymagań stawianych przed osobą pracującą na konkretnym stanowisku. Owe wymagania wiążą się z wiedzą, umiejętnościami, doświadczeniem zawodowym, pożądanymi cechami psychicznymi (czasami i fizycznymi) kandydata. Właśnie z profilem będzie się porównywać Twoje cechy, oceniać ich zgodność z modelem idealnego na danym stanowisku pracownika. Czym większa zgodność, tym oczywiście lepiej.
Najczęściej osoby prowadzące rozmowę kwalifikacyjną posługują się rodzajem formularza ułatwiającego określenie profilu idealnego kandydata – naturalnie, nie będziesz miał możliwości zapoznania się z tym wewnętrznym dokumentem. Unikniesz zaskoczenia pytaniami, wiedząc, że zawsze składa się on z takich podstawowo ważnych elementów:
I. Profil wiedzy i wykształcenia.
1. Poziom i charakter pożądanego na danym stanowisku wykształcenia.
2. Wymagane uprawnienia, a co za tym zwykle idzie ukończone kursy zawodowe, udokumentowane szkolenia.
3. Szczególne umiejętności, merytoryczna wiedza wymagana na tym konkretnym stanowisku.
4. Języki obce: znajomość i jej stopień.
5. Umiejętności ogólne, np. posiadanie prawa jazdy.

II. Profil doświadczeń zawodowych
1. Czy i jakie doświadczenie jest wymagane na tym stanowisku? Jeśli jest wymagane to:
☺ w jakiej branży?
☺ na jakim stanowisku?
☺ w firmie jakiego rodzaju?

2. Szczególne osiągnięcia zawodowe kandydata – ujmowane jako punkt wyjścia do zadań, jakie przyjdzie mu realizować w nowej firmie.

III. Profil psychologiczny
W ramach tego punktu określa się psychologiczny typ zawodowy, jaki będzie najkorzystniejszy na danym stanowisku lub wręcz niezbędny, albo najkorzystniejszy na danym stanowisku lub wręcz niezbędny, albo uniemożliwiający dobrą pracę.
Warto wiedzieć, że dla potrzeb rekrutacji pracowników założono, iż istnieje kilka typów psychologicznych i przyporządkowano im zdolność do pełnienia takich, a nie innych funkcji, realizacji wybranych zadań. Chociaż pobieżnie przyjrzyjmy się owym typom – choćby po to, by na własny użytek ustalić, jakiego typu psychologicznego będzie poszukiwał pracodawca na stanowisku, o które ubiegamy się. Z reguły rozważa się pięć kategorii psychologicznych:

A. Typ dynamiczny.
To ktoś aktywny, energiczny, przebojowy, ekspansywny, lubiący ryzyko, wykazujący własną inicjatywę w pracy itd. Takie osoby są gotowe do realizacji różnych zadań, szybko podejmują decyzje, często zmieniają pracę (np. z racji nużącej je rutyny), wykazują w niej przedsiębiorczość, starają się o awans, szukają nowych doświadczeń. Tacy ludzie mają predyspozycje do handlu, reklamy, marketingu oraz budowania czegoś od podstaw.

B. Typ dominujący
Umie organizować, utrzymuje dyscyplinę, wydaje polecenia, chce i lubi decydować. Ma skłonności do dominacji, jest ambitny i dumny. Zabiega o stanowiska kierownicze, chce rozstrzygać i kierować, ponosić odpowiedzialność za innych ludzi. Możliwość awansu (także zwiększenia prestiżu społecznego) skłania go do zmiany pracy. Tacy pracownicy wybierają zawody związane z dominacją, np. nauczyciela, policjanta, lekarza. Ale również handlowca (ze względu na rywalizację).

C. Typ samodzielny.
To samodzielny indywidualista, odpowiedzialny i zaradny, gotowy w pełni odpowiadać za swoje działania, pracujący bez nadzoru innych, mający zaufanie przede wszystkim do siebie. Rzadko zmienia pracę, chce mieć dużo swobody, awansuje raczej powoli, w ramach jednej firmy, nie oczekuje merytorycznego wsparcia i chce ponosić odpowiedzialność za swoje czyny. Ktoś taki może być samodzielnym specjalistą, analitykiem, konstruktorem, inżynierem itd. Nie zawsze jest najlepszym szefem.

D. Typ uporządkowany.
Solidny, staranny, dokładny, spokojny, pracowity. Oczekuje zadań pozwalających na planowanie pracy, przewidywanie obowiązków raczej nie wymagających stałych kontaktów z różnymi klientami. Ceni ład, porządek, precyzję. Pracę zmienia bardzo rzadko, powoli awansuje. Może być dobrym księgowym, urzędnikiem, kontrolerem. Zwykle jest ponadprzeciętnie pracowity, ale też konserwatywny, niezbyt skłonny do innowacyjności.


E. Typ zorientowany na ludzi.
Uprzejmy, sympatyczny, przyjazny, wyrozumiały, ustępliwy. Chętnie pracuje w zespole, szuka towarzystwa, dobrze nadaje się do pracy w zespole, szuka towarzystwa, dobrze nadaje się do pracy z klientami, zmienia pracę ze względu na aspekty ludzkie, nie zabiega usilnie o awans. Z tej grupy wywodzą się np. dobrzy sprzedawcy, negocjatorzy, pielęgniarki itd. Osoby tego typu łatwo ulegają emocjom – jeśli polubią firmę, mogą być cenionymi pracownikami.

Spróbuj przed rozmową kwalifikacyjną określić, jakiego typu będzie poszukiwał Twój przyszły pracodawca. W istotny sposób ułatwi Ci to prezentację własnej osoby w trakcie rozmowy! Jeżeli uznasz, że Twoja osobowość jest zupełnie rozbieżna z oczekiwaniami, możesz też zrezygnować z ubiegania się o dane stanowisko. Lepiej zrobić to przed podjęciem pracy, by uniknąć niemiłych rozczarowań, szybkiej konieczności kolejnej zmiany miejsca zatrudnienia lub stanowiska.

Dobrze również wiedzieć, że przy tworzeniu profilu kandydata pracodawca może przyjąć jedną z dwóch podstawowych strategii wyboru:
1. Odważną.
Uwagę koncentruje się tylko na zasadniczych aspektach pracy na danym stanowisku, zakłada duże możliwości rozwoju, adaptacji kandydatów, wcześniejsze doświadczenia zawodowe mają tu bez porównania mniejsze znaczenie. Najczęściej tę strategię stosuje się wobec pracowników młodych, nie mających wielkiego doświadczenia zawodowego.
2. Zachowawczą.
Poszukiwane są osoby, które już wcześniej wykonywały taką pracę, odrzucane zaś te, które nie spełniają jasno określonych kryteriów oceny. Naturalnie, ta strategia jest pożądana w przypadku poszukiwania specjalistów wysokiej klasy.
Przyjęcie jednej z tych dwóch strategii oraz cały sposób opracowania profilu kandydata ma zasadnicze dla rodzaju i sposobu prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.

PRZEBIEG ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ
Jak długo trwa?

Rozmowa kwalifikacyjna może być bardzo krótka, trwać np. około dziesięciu, piętnastu minut. Tyle tylko uwagi poświęcają kandydatom firmy doradztwa personalnego prowadzące np. rekrutację sprzedawców, kasjerek do wielkich sklepów. Tak lakonicznie rozmowy mają miejsce wtedy, gdy przyszły pracodawca dokładnie wie kogo szuka do stosunkowo prostej pracy. Maksymalnie skracając rozmowę pracodawca chce uniknąć miedzy innymi wysłuchiwania relacji o ludzkich problemach, co może spowodować iż zacznie być wrażliwy, mieć emocjonalny stosunek do kandydata, jego życiowych trudności.
Należy oczekiwać, iż nasza rozmowa kwalifikacyjna będzie trwała około 45 minut, maksymalnie 1 godzinę
Wiadomo, że podczas rozmowy zaangażowanie emocjonalne kandydata systematycznie rośnie.

O tym warto pamiętać:
→ kierujący rozmową kwalifikacyjną zrobi wszystko, by była ona przeprowadzona w coraz bardziej osobistej tonacji. Nie zapomnij, że nie gawędzisz z przyjacielem, człowiekiem bardzo Ci życzliwym, lecz reprezentantem interesów pracodawcy – nie zawsze zbieżnych z Twoimi.
→ do samego końca konsekwentnie buduj swój na wstępie założony wizerunek. Pod wpływem emocji, zmęczenia, stresu, nie wypadnij z przyjętej roli.
→ przedstawiaj obiektywnie swe poprzednie miejsce pracy, nie mów źle o swych byłych i aktualnych szefach. To zawsze robi złe wrażenie.
→ przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej zrób wszystko, by zdobyć jak najwięcej informacji o firmie, w której starasz się o pracę, np. o jej produktach, sukcesach i porażkach, inwestycjach, nawet historii. Równie cenna będzie wiedza o przedsiębiorstwach konkurencyjnych oraz całe branży. Taka orientacja pozwoli Ci uniknąć zbyt ogólnych odpowiedzi i z pewnością zrobi bardzo dobre wrażenie na pracodawcy.

ETAPY ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ

Każda rozmowa składa się z kilku logicznie uporządkowanych, następnych po sobie etapów. Podczas owych faz pracodawcy stosują odrębne kryteria oceny. Oczywiście, zasadniczy wpływ na scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej ma sam charakter stanowiska, o które ubiegają się kandydaci. Zwykło się wyróżniać 4 etapy rozmowy kwalifikacyjnej:
1. Fazę kontaktu bezpośredniego (tzw. pierwszego wrażenia).
2. Rozmowę o faktach.
3. Wnioskowanie o kompetencjach zawodowych.
4. Wnioskowanie o cechach psychologicznych.

Pierwsze wrażenie
Prowadzący rozmowę odnotowują najbardziej wyraziste, zewnętrzne cech kandydatów. Zauważają też podstawowe właściwości ich zachowania.

Ubiór
Strój jest elementem pewnej konwencji społecznej. Poszczególnym zawodom zwykliśmy przypisywać standardowy wygląd zewnętrzny, np. nie spodziewamy się zobaczyć w pracy prezesa dużej firmy w dresie, kominiarza w białym garniturze itd. Te konwencje musimy respektować zarówno podczas rozmowy kwalifikacyjnej, jak i w późniejszej pracy.
Oczywiście, nie można powiedzieć, iż podczas rozmowy masz wyglądać dokładnie tak, a nie inaczej. Wcale nie powinieneś prezentować się jak przedsiębiorca pogrzebowy w czarnym garniturze, czarnym krawacie i białej koszuli. Niemniej jednak, z pewnością najstosowniejszy będzie ciemniejszy, pastelowy garnitur, odpowiadająca mu tonacją koszula oraz buty, skarpety. Podobnie kobiety: kostium lub sukienka w pastelowych kolorach, bez nadmiernej ilości ozdób. Jednym słowem, stawiamy na klasyczną, dyskretną elegancję.
► Całkowicie fałszywa jest taka koncepcja: ubiorę się oryginalnie, niestandardowo, to wtedy na pewno zwrócą na mnie uwagę, wyróżnię się spośród innych i dostanę tę pracę. Owszem, wyróżnisz się, zostaniesz zauważony, ale etapowanie strojem może Ci tylko zaszkodzić. Bardziej luźny, oryginalny ubiór jest dopuszczalny w przypadku zawodów z pogranicza sztuki i biznesu, np. w przypadku środowiska twórców reklam, mody, rozrywki itp.

Konwencje zachowań
Musisz przestrzegać respektowanych przez pracodawców konwencji społecznych. Delikatnie uśmiechaj się podczas rozmowy, poruszaj się pewnie, utrzymuj nienatarczywy kontakt wzrokowy z rozmówcą. Uściśnij rękę rozmówcy na powitanie, ale nie wyciągaj jej pierwszy od osoby od Ciebie starszej lub zajmującej wyższe stanowisko. Umiejętność nawiązywania kontaktu jest bardzo ważna, jednak nie należy w trakcie rozmowy popadać w nadmierny „luz”, familiarność. Warto akcentować swe skupienie, zainteresowanie rozmową, podawanymi Ci informacjami. Nigdy nie przerywaj innym mówiącym.

Sposób mówienia
Podczas całej rozmowy kwalifikacyjnej Twój sposób mówienia odgrywa niezwykle ważną rolę. Istotna jest poprawność gramatyczna, logika i konstrukcja wypowiedzi, leksyka, czyli to, jakich słów używasz. Pamiętaj, że kaleki język polski rozkwitający wraz z naszym nowym biznesem, mediami adresowanymi do najniżej wykształconych odbiorców, jest rażący dla tych, którzy będą z Tobą rozmawiać w przypadku starań o pracę w prestiżowej, poważnej firmie. Nie powtarzaj więc niczym papuga natręctw językowych typu „dokładnie tak”, „w temacie” i temu podobnych.

Pierwsze wrażenie może dostarczyć pracodawcy szeregu ważkich informacji,
na przykład na temat Twoich:

○ umiejętności radzenia sobie ze stresem, zdenerwowaniem, które zawsze towarzyszy rozmowie kwalifikacyjnej i nie ma w tym niczego dziwnego, złego. Możesz być i będziesz zdenerwowany – ważne, jak sobie z tym poradzić;
○ umiejętności zachowania się w nowej sytuacji;
○ zdolności do nawiązywania kontaktu z nieznanymi sobie ludźmi.

IX DOBRYCH RAD:
I. Nie ubieraj się na rozmowę kwalifikacyjną w wizytowy garnitur – będziesz wyglądał jakbyś szedł na bal sylwestrowy w operze.
II. Bez względu na wszelkie przeciwieństwa losu, bądź punktualny.
III. Nie wchodź na rozmowę niczym prowadzony na sztos skazaniec, posępny, z ponurą miną. Postaraj się o ujmujący wyraz twarzy, delikatny uśmiech.
IV. Powiedz dzień dobry i czekaj aż gospodarz poda Ci rękę. Lekko ją uściśnij, nieco schylając głowę. Jeżeli prowadzący rozmowę nie wyciągnie do Ciebie ręki jako pierwszy – trudno, przywitajcie się bez uścisku dłoni.
V. Usiądź na wprost rozmówcy, nie rozpieraj się na krześle, ale też nie lokuj na jego samym brzegu.
VI. Nie mów za głośno i nazbyt cicho, odpowiadaj spokojnie i wyraźnie.
VII. Słuchaj uważnie, sprawiaj wrażenie zainteresowanego tym, co do Ciebie mówią, nie przerywaj niczyjej wypowiedzi.
VIII. Bądź skupiony i staraj się uchwycić „podtekst” każdego pytania.
IX. Nie bądź uniżony, nadmiernie ugrzeczniony, ale też nie demonstruj nadmiernej pewności siebie.

CO CIĘ CZEKA NA WSTĘPI?

Podczas pierwszego etapu rozmowy kwalifikacyjnej nie oczekuj zaskakujących czy trudnych pytań ze strony prowadzących rozmowę. Pytania będą główne zdawkowe, grzecznościowe, służące nawiązaniu kontaktu.
Ten etap z reguły składa się z:
* Przywitania.
* Przedstawienia, prezentacji uczestników spotkania.
* Informacji o celu rozmowy, czasie jej trwania, przebiegu, organizacji.
* Prezentacji oferty: czyli firmy i stanowiska o jakie ubiegasz się. W odniesieniu do tego punktu zalecamy należytą uwagę. Warto zadawać pytania, dokładnie poznać oczekiwania pracodawcy. Pytaj o to, co Cię będzie czekać, jak działa firma, jakie ma plany, głównych konkurentów, partnerów itd.

LISTY Z PODZIĘKOWANIEM PO ROZMOWIE KWALIFIKACYKNEJ

Po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej zawsze należy wysłać list z podziękowaniem – to, że postępują tak tylko nieliczni spośród starających się o pracę nie jest żadnym argumentem przeciw owej zasadzie. List może Ci tylko pomóc, wzmocnić Twój pozytywny wizerunek w oczach osób od których zależy wybór kandydatów, zapewnić wyższą ocenę.
Wobec czego, zawsze piszemy taki list. Respektując kilka elementarnych zasad:
A. Niech Twój list nie będzie zbyt długi. Absolutnie nie powinien zajmować więcej niż jedną luźno zapisaną stronę formatu A4.
B. Przygotowując curriculum vitae i list motywacyjny byłeś zmuszony do przestrzegania dość ścisłych reguł poetyki tych dokumentów, musiałeś brać pod uwagę ich formalny, standardowy charakter. List z podziękowaniem powinien być bardziej osobisty, indywidualny, mniej schematyzowany, w żadnym zaś przypadku nie zdawkowy. Postaraj się sprawić wrażenie, że piszesz z autentycznej potrzeby, oddajesz prawdziwe (pozytywne) emocje.
C. Koniecznie zaadresuj list do konkretnej osoby. Adresatem powinien być ten, kto przeprowadzał z Tobą rozmowę kwalifikacyjną, nie zaś cała firma, w której starasz się o prace.
D. Właściwie napisany list z podziękowaniem winien jakby podsumować, zamykać rozmowę kwalifikacyjną. Wobec czego powinien do niej bezpośrednio nawiązywać. Będzie dobrze, gdy przywołasz jakiś konkretny fragment Twojego spotkania z pracodawcą.
E. Podziękuj za poświęcony Ci czas oraz uwagę.
F. Podkreśl to, że dzięki niej dużo dowiedziałeś się o firmie, w której chcesz pracować. Nie zapomnij o podkreśleniu swej gotowości do objęcia stanowiska oraz udzielenia wszelkich uzupełniających informacji o sobie.