Cele i zadania inwentaryzacji

Temat: „Cele i zadania inwentaryzacji”.


Inwentaryzacja jest dziedziną działalności, ocenianą często przez jednostki gospodarcze jako zadanie dodatkowe i nadprogramowe. Jakże mylące jest to podejście. Inwentaryzacja jest niezastąpionym narzędziem ochrony interesów firmy, jej właścicieli (udziałowców, akcjonariuszy), a także kontrahentów.
Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Słowo „inwentaryzacja” pochodzi od łacińskiego „inventarium” – „służący do odnalezienia” oraz od słowa „invenire” – w znaczeniu „znaleźć, odkryć”. Stąd znana definicja: inwentaryzacja – to czynność przeprowadzania spisu z natury. Trzeba przy tym zaznaczyć, że „inwentarz” ma trzy najbardziej popularne znaczenia:
1) rzeczowe składniki majątku.
2) Zestawienie stanu faktycznego wszystkich składników majątku,
3) Wykaz ruchomości i nieruchomości w jednostce gospodarczej i niegospodarczej

Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Powodami tych różnic, są najczęściej:
a) zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
b) błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia


Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
• przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej
• wyceny wartości spisanych składników
• uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom
• porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów
• ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód
• postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
• wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
- uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek
- dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem
- przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość)

Cel ten sięga dalej, bo poprzez inwentaryzację dokonuje się porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym (księgowym) i w ten sposób umożliwia się urealnienie tej ewidencji, a głównie wyniku finansowego.
Celem inwentaryzacji może być również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych, kontrola majątku, ustalenie jego faktycznej struktury ilościowo – wartościowej oraz uzyskanie informacji do potrzeb decyzyjnych.

Całościowe ujęcie inwentaryzacji można rozpatrywać od strony funkcji i zadań. Są one pochodną i uszczegółowieniem celów głównych. Podstawowe funkcje inwentaryzacji to:
• Funkcja kontrolna – inwentaryzacja jest jedną z metod kontroli wewnętrznej
• Funkcja weryfikacyjna – przez inwentaryzację dokonuje się weryfikacji realności ewidencji składników majątkowych
• Funkcja ochrony majątku – inwentaryzacja prowadzona w odpowiedni sposób jest skuteczną metodą ochrony majątku, zapobiegania niedoborom i niepożądanym stratom, działa prewencyjnie przed uszczupleniem składników majątkowych
• Funkcja informacyjna – wyniki z inwentaryzacji stanowią cenne źródło informacji do analizy, oceny sytuacji majątkowej i podejmowania decyzji
• Funkcja edukacyjna – dobrze przeprowadzona inwentaryzacja jest lekcją poznawczą w przedmiocie towaroznawstwa, pomiaru, oznakowania, cen, sposobów składowania i innych elementów związanych z gospodarką materiałową

Głównym zadaniem inwentaryzacji jest uzyskanie pewności, że wykazane na kątach ksiąg rachunkowych stany wiernie odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. że figurujące w bilansie pozycje właściwie przedstawiają wartość majątku i zobowiązań jednostki (firmy). Sprawdzenie poprawności zapisów w księgach rachunkowych nie wyczerpuje jednak listy zadań przypisywanych inwentaryzacji. Dane uzyskane w trakcie i w wyniku prac inwentaryzacyjnych służą przede wszystkim do wyjaśnienia przyczyn powstania rozbieżności między ewidencją księgową, a stanami rzeczywistymi poszczególnych składników majątkowych.
Konkretne zadania inwentaryzacji w związku z tym sprowadzają się do:
 Sprawdzenia figurujących w ewidencji księgowej stanów ilościowych i wartościowych poszczególnych składników majątku jednostki,
 Zapewnienia realności danych i informacji o składnikach majątku jednostki przez ich weryfikację i ewentualne sprostowanie,
 Uzyskania oceny stanu technicznego i przydatności gospodarczej rzeczowych składników majątkowych jednostki,
 Uzyskania podstawy do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone ich pieczy mienie jednostki,
 Ujawnienia nieprawidłowości występujących w gospodarowaniu majątkiem jednostki przez wykrycie zbędnych i nadmiernych zapasów, bądź niedoborów w tych zapasach,
 Sygnalizowania zagrożeń płynących z nieprawidłowego zabezpieczenia składników majątkowych przed ich zniszczeniem, kradzieżą itp.

Istniejące jednak przepisy prawne sprowadzają zadania inwentaryzacji do trzech podstawowych zespołów czynności:
 Przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ich wyceny i ustalenia wartości
 Uzgodnienia sald z kontrahentami, bankami, jednostkami budżetowymi, ubezpieczeniowymi i innych po stronie należności i zobowiązań
 Zweryfikowania danych faktycznych z danymi ewidencyjnymi, w tym również przez porównanie zapisów w księgach z dowodami źródłowymi

Prawidłowo i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja jest najbardziej wiarygodną formą kontroli majątku każdej firmy, pozwala ona bowiem ustalić stan faktyczny i porównać go z ewidencją, ustalić i wyjaśnić powstałe różnice. Inwentaryzacja pozwala ocenić na ile jest przydatny jednostce posiadany majątek i realne są jej wierzytelności .


















Bibliografia

1) Wszystko o inwentaryzacji – Andrzej Roza-Michalski, Agencja Wydawnicza INTARFART, Łódź 1997
2) Organizacja prac inwentaryzacyjnych – Lech A. Załęczny, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego. Sp. z o.o. Bydgoszcz 1997