Dokumenty w firmach - czy i jak ewidencjonować?

Dziesiątki dokumentów wysyłanych do firm, urzędów, instytucji czy zwykłych obywateli – to codzienność w polskich przedsiębiorstwach. Ustawa o podpisie elektronicznym i wprowadzenie pojęcia bezpiecznego podpisu elektronicznego jak na razie nie zmieniła tego obrazu i nie widać w najbliższym czasie, by ilość papierowej dokumentacji miała zostać drastycznie zmniejszona. A w wersji „hybrydowej”, gdy elektroniczny obieg stanowi mniejszość załatwianych spraw, otrzymanie dokumentów elektronicznych rodzi sporo problemów. Skoro bowiem oryginałem jest podpisany plik – to wpinany w segregatorach wydruk jest jedynie ... jego kopią.
Podobnie, jak dużym ułatwieniem jest możliwość wysyłki deklaracji, sprawozdań do GUS czy PFRON bezpośrednio poprzez portal. Nieprowadzenie jednak żadnej ewidencji wysyłanych elektronicznie ważnych (obciążanych karą za nieterminowe dostarczenie) dokumentów jest obarczone ryzykiem.
Zadaliśmy pytania naszym klientom o to, jak wyobrażają sobie wsparcie jakie mogą dać nowoczesne technologie w zarządzaniu dokumentacją w firmie.
Oczywiście w zakresie „potrzeb” (użyty cudzysłów podkreśla pozostawanie tych potrzeb w sferze planów czy marzeń) system taki, według ankietowanych, powinien umożliwiać automatyczne zbieranie i dystrybuowanie danych ze wszystkich źródeł komunikacji: e-mail, SMS, poczta tradycyjna, serwisy społecznościowe, zapytania przez stronę.
Obserwując natomiast rzeczywistość w przedsiębiorstwach te czynności, w których w naturalny sposób tworzona jest historia, bądź tworzone są specjalizowane rejestry jak na przykład zamówień od odbiorców uważane są za wystarczająco zaewidencjonowane. Do pozostałych natomiast, czyli praktycznie do korespondencji papierowej, można zastosować tradycyjne książki podawcze bądź wersję elektroniczną, czyli .. arkusz kalkulacyjny czy edytor testów.
Te może trochę złośliwe i naciągane wnioski – znam bowiem też sporo przedsiębiorstw, które z powodzeniem używają systemów ewidencji korespondencji, crm, workflow. Ale tak przedstawiony problem ma na celu uświadomienie, że istnieją systemy informatyczne, które mogą znacząco:
- przyspieszyć proces rejestracji oraz czynności sekretarskie,
- ułatwić wyszukiwanie i grupowanie pism, dokumentów,
- umożliwić dostęp do informacji o prowadzonej korespondencji, danych firm czy sporządzonych notatkach również spoza terenu firmy,
- ograniczyć ilość krążących w firmie papierów.
Na zakończenie kilka cytatów z wypowiedzi sekretarek na temat: Przychodzi listonosz ... co dalej?
"U nas nie od razu pomyśleli o takim rejestrze, ale teraz jest po prostu lista w Excelu gdzie recepcja wpisuje datę, od kogo, i nr listu poleconego. "
"U mnie firmie pracuje się na elektronicznej książce korespondencji. Rejestruje się pocztę przychodząca jak i wychodząca oraz paczki. Można wpisać co przyszło, jakie załączniki, jakim listem, i do kogo zostało pismo przekazane."
"U mnie jest książka korespondencji. Pierwsza połowa dla wysłanych, druga dla odebranych.
Wpisujemy kiedy, skąd, co i jaką formą wysłane."