Wykorzystanie informatyki w biznesie

Znalezienie obszarów działalności niemających żadnej styczności z techniką komputerową jest coraz trudniejsze. Przedsiębiorstwa bardzo dużo pieniędzy przeznaczają na wcześniejsze oprogramowania a personel musi się dostosowywać do wymagań istniejących na rynku pracy. Przy imponującym postępie technologii komputerowej jest duża praktyka zastosowań informatyki wspomagających procesy zarządzania przedsiębiorstw i instytucji. Istnieje klasa zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania, które stanowią jedną z form ewolucyjnych zastosowań technologii komputerowej we wspomaganiu procesów zarządzania w przedsiębiorstwie np. systemy R/3 (SAP), BPCS(SSA), System 21(JBA) czy Tryton (Baan).
Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania to modułowo zorganizowany, kompleksowy system informatyczny, obsługujący wszystkie sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia, poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaż, oraz prace finansowo- księgowe a także zarządzanie kadrami. Na bazie zlokalizowanych standardów światowych (dostosowanych do obowiązujących rozwiązań formalno-prawnych) oferowane były systemy klasy ZSZ o cechach, wśród których najważniejszymi są:
 kompleksowy charakter funkcjonalny-obejmuje wszystkie obszary działania przedsiębiorstwa,
 wysoki stopień integracji procedur i danych,
 orientacja procesowa,
 budowa modułowa-umożliwia etapowe wdrażanie systemu,
 spełnianie wymogów MRP II,
 realizacja idei controllingu.
Spełnienie wymogów MRP II rozumie się następująco:
 wariant minimalny: planowanie sprzedaży, zarządzanie popytem, planowanie potrzebnych zasobów, wstępne planowanie zdolności produkcyjnych,
 wariant rozwinięty: dochodzą moduły harmonogramowania spływu produkcji, zarządzanie pomocami warsztatowymi, moduły pomiaru i symulacji,
 wariant zaawansowany: dochodzi zarządzanie zmianami technologicznymi, integracja z systemami CAD/CAM, zarządzanie jakością, dystrybucją, rachunkowość, controllingu, przeglądarki bazy danych.
Jest rzeczą zrozumiałą, że w zależności od specyfiki działalności i rozwiązań organizacyjnych konkretnego użytkownika ZSZ różnie będzie rozkładał się stopień integracji modułów systemu - inaczej w przedsiębiorstwach produkcyjnych, inaczej w handlowych i usługowych.
Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania, realizujący ideę systemu CIM (Computer Integrated Manufacturing) i jego składowe obejmują następujące obszary:
BIS (Business Information Systems- informacyjny system zarządzania) realizowany jest przy wykorzystaniu systemu MRP II (Manufacturing Resource Planning-planowanie zasobów produkcyjnych) i zawiera także elementy jak:
 planowanie i zarządzanie produkcją (operatywny plan produkcji),
 planowanie i sterowanie wykorzystanymi zdolnościami produkcyjnymi),
 sterowanie zaopatrzeniem, zapasami i dostawami,
 zarządzanie finansami przedsiębiorstwie,
CAD (Computer Aided Design)-komputerowe wspomaganie projektowania,
CAM (Computer Aided Manufacturing)-komputerowe wspomaganie produkcji:
 łączy w sobie planowanie wykonania produkcji, projektowanie procesów produkcyjnych,
FMS (Flexible Manufacturing Systems)- elastyczne systemy produkcyjne:
 obejmują montaż, magazynowanie, transport, sterowanie jakością w czasie rzeczywistym.
Koncepcja MRP II polega na logicznej procedurze określania(na podstawie przyszłych potrzeb rynku) planów produkcji wyrobów oraz obliczania zapotrzebowania na składniki i zdolności produkcyjne do wytworzenia tych wyrobów. Idea ta ma umożliwić przedsiębiorstwu sprawne i szybkie reagowanie na potrzeby klientów przy jednoczesnej redukcji zapasów, dzięki planowaniu produkcji określonych wyrobów.
Na podstawie wyników badań przeprowadzonych w pięciu wiodących firmach USA pracujących w systemie CIM korzyści z jego zastosowania można określić:
 spadek kosztów projektowania wyrobów ok. 15-30%
 skrócenie cyklu produkcyjnego ok. 30-60%
 wzrost wydajności ok. 40-60%
 podniesienie jakości produkcji ok. 20-50%
 spadek zapasów produkcji w toku ok. 30-60%
 spadek kosztów osobowych ok. 5-20%.
Istnieje wiele koncepcji realizacyjnych systemu CIM. Ujmują one w sposób modelowy między innymi:
 funkcje hierarchicznego planowania i sterowania produkcją, przepływ informacji, materiałów, produktów itp. w przedsiębiorstwie,
 strukturę techniczną rozwiązania informatycznego(sprzętu, złączy itp.),
 strukturę oprogramowania oraz charakterystykę zintegrowanych baz danych w zakresie zarządzania i produkcji.
Jest wiele możliwych rozwiązań, jeżeli chodzi o strukturę oprogramowania przedsiębiorstwa w systemie CIM. Można ukazać hierarchiczny podział planowania i sterowania produkcją na pięć poziomów:
 przedsiębiorstwo,
 wydział,
 komórka produkcyjna,
 stanowisko,
 wyposażenie stanowiska.
Oferowanych jest wiele ZSZ. Różnią się one między innymi stopniem integracji poszczególnych modułów, platformą sprzętową, liczbą parametrów sterowania, cena zakupu licencji, metodologią realizacji. Charakteryzują się między innymi:
 integracją poszczególnych podsystemów i realizowanych funkcji,
 bogatą funkcjonalnością(zwłaszcza w obszarze logistyki),
 uwzględnieniem najnowszych doświadczeń z zakresu logistyki,
 pełną możliwością dostosowania do warunków organizacyjnych i funkcjonalnych przedsiębiorstw różnego typu i specyfiki.
Głównym czynnikiem wdrożenia systemów są ludzie działający w określonym kontekście organizacyjnym, a nie sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Decyzja o wdrażaniu jest strategiczną decyzją użytkownika oznaczającą zmianę stylu działania przedsiębiorstwa. Ważny jest cykl życia ZSIZ, który obejmuje fazy jego tworzenia i rozwoju:
 definicja problemu,
 analiza problemu,
 projekt systemu,
 wdrożenie,
 eksploatacja,
 konserwacja i rozwój.
Pewne nieprawidłowości poczynione w poszczególnych etapach cyklu życia powodują:
 otrzymanie końcowego rozwiązania, które nie odpowiada oczekiwaniom użytkownika,
 wzrost kosztów(przekroczenie budżetu),
 wydłużenie terminów realizacji
Informatyka dużą rolę odgrywa między innymi w dziale marketingu. Ważną rolę odgrywa także Internet. W ostatnich latach pojawił się nowy nośnik reklamy, a zarazem informacji, który dla rynku środków produkcji może mieć coraz większe znaczenie. Jest nim wcześniej wspomniany Internet. Firmy produkujące lub sprzedające określone towary mogą zamieścić i na bieżąco aktualizować nie tylko reklamy, ale również stronę prezentującą charakterystykę oraz zalety danego produktu, warunki sprzedaży, dostaw i ceny. Potencjalny odbiorca może na podstawie tych informacji dokonać wstępnej selekcji oferentów i nawiązać kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej z tymi, którzy go najbardziej interesują. Może także tą drogą zamówić wybrany towar. Możliwość ta jest wykorzystywana w Polsce przez relatywnie dużych producentów i kupców i ze względu na dostępność oraz stosunkowo niewielki koszt takiej formy reklamy, a zarazem kanału dystrybucji dynamicznie się rozwija. Przez Internet można uzyskać dużo informacji, kontakt elektroniczny może zaowocować zawarciem transakcji.
Komputer jest narzędziem, które może w istotny sposób pomóc w prowadzeniu firmy. Programy mające związek z rzadko rozumianym biznesem można podzielić na trzy kategorie:
 programy wspomagające w sposób bezpośredni prowadzenie firmy. Do programów tego rodzaju należą przede wszystkim systemy finansowo-księgowe oraz wyspecjalizowane bazy danych,
 programy umożliwiające analizę efektów działalności gospodarczej,
 programy ułatwiające organizację pracy menedżera.
Decyzja, co do wyboru programu mającego wspomagać działalność gospodarczą jest trudna i wymaga gruntownego przemyślenia, głównie, dlatego, że chęć zmiany programu może być w przyszłości bardzo trudna. Poszukując programów z dwóch pierwszych kategorii należy szukać takich, które uwzględniają obowiązujący w Polsce stan prawny-z oczywistych względów jest to podstawowe kryterium wyboru programu. Drugą ważną sprawą jest sposób, w jaki program zapisuje dane. Należy poszukiwać programów, które zapisują dane w plikach standardowych formatów takich jak Microsoft, Access, Excel itp. lub przynajmniej dają możliwość wyeksponowania danych do plików takich formatów. Jeżeli program operuje wyłącznie plikami w formie stworzonej przez producenta, to kupując taki program skazujemy się na jego użytkowanie. W przypadku, gdy po pewnym czasie zechcemy zmienić oprogramowanie na nowsze to koszt przenoszenia danych(w sensie finansowym i czasowym) zapisanych w niestandardowych plikach może być tak wielki, że operacja będzie nieopłacalna. Trzecim aspektem wyboru programu biznesowego jest możliwość dokonywania zmian pewnych wielkości początkowych, takich jak np. wysokości różnych form opodatkowania. W zasadzie programy firm software’owych dbających o swój wizerunek spełniają te wymogi. Wprawdzie programy spełniające podane kryteria są droższe, ale dają elastyczność postępowania w przyszłości. Oferta rynkowa jest bardzo obszerna i przed podjęciem decyzji wskazane jest dokładne jej przeanalizowanie.
Na najwyższym poziomie znajdują się programy - systemy obejmujące całokształt firmy. Poza tym dostępne są programy umożliwiające skomputeryzowanie wybranych obszarów działalności firmy np. gospodarki magazynowej, płac, fakturowania. Programami mającymi już na polskim rynku pewną tradycję są: Polka, Rewizor, Symfonia, Subiekt. Jakakolwiek działalność gospodarcza jest związana z koniecznością podejmowania decyzji, a to zwykle wiąże się z mniejszym lub większym ryzykiem. Komputer może bardzo pomóc w przeanalizowaniu różnych aspektów ryzyka związanego z podejmowanymi decyzjami gospodarczymi. Służącym do tego celu narzędziem jest lub może być arkusz kalkulacyjny, ale wymaga to dość głębokiej wiedzy ekonomicznej. Bardziej rozbudowane moduły programy biznesowe są wyposażone w umożliwiające dokonywanie analiz finansowych, takich jak: śledzenie skutków zmiany wartości pieniądza, ustalenie efektywnych kosztów kredytów, współczynników ryzyka. W najbardziej ambitnych programach analizy mogą być dokonywane wariantowo na podstawie różnych modeli obliczeniowych. Dla tych, co lubią ryzyko jest giełda. A dla tych, co lubią ryzykować naukowo, są programy komputerowe do analizy giełdowej. Podstawowym narzędziem jest wykres. Graficzne zobrazowanie zmian w notowaniach spółek giełdowych jest konieczne, aby można było wyciągnąć wnioski, co do aktualnych tendencji. Charakterystyczną cechą programów giełdowych jest to, że umożliwiają one dokładną analizę wykresów. Skalę wykresów można zmieniać w szerokim zakresie a ponadto do wykresu można dodawać różne linie odniesienia ułatwiające interpretację jego przebiegu.
Zarządzanie firmą wymaga utrzymania wielu kontaktów, terminów, pamiętania danych o kontrahentach itd. Także w tym przypadku komputer może okazać się bardzo pomocny pod warunkiem wyposażenia go w program zwany NOTATNIKIEM MENEDŻERSKIM lub z angielska PIM (Personal Information Manager). Programów tego rodzaju jest bardzo dużo a ich stopień komplikacji bywa różny, od bardzo prostych notatników, do skomplikowanych programów umożliwiających współdziałanie z sieciami komputerowymi. Notatki menedżerskie zazwyczaj zawierają następujące moduły:
 książka telefoniczno-adresowa,
 terminarz zajęć krótkotrwałych,
 rejestr zadań długotrwałych.
Klasycznymi notatnikami menedżerskimi są takie programy jak Lotus Organizer lub Microsoft Outlook.
Początkującego przedsiębiorcę z reguły przeraża wizja wykonywania całej „roboty papierkowej’’ związanej z funkcjonowaniem firmy. Sporządzanie samych tylko np. zeznań podatkowych zabiera zwykle bardzo dużo czasu, nie wspominając o konieczności prowadzenia kontroli ksiąg inwentarza, realizacji zamówień, fakturowania itp. Możliwość wykorzystania komputera ułatwia właścicielowi firmy jego pracę. Maszyna pomaga mu w przeprowadzaniu nie tylko w wyżej wymienionych czynnościach, ale również w ustalaniu list dłużników, zakupu i płac, prowadzenia tzw. ksiąg głównych, planowaniu produkcji, opracowaniu ram budżetu danej placówki biznesu itp. Oczywiście zjawisko postępu technologicznego przyczynia się do produkcji coraz to lepszych, ale i niestety trudniejszych w obsłudze programu komputerowego zarządzania firmą. Warto jest instalacje jednego z takich systemów zlecić doświadczonemu informatykowi, który może dostosować moc danego programu do stopnia złożoności operacji finansowych firmy, co chroni jej właściciela przed niepotrzebną stratą cennego czasu, energii i przede wszystkim pieniędzy. Niektóre placówki rezygnują z instalacji własnego systemu komputerowego i korzystają z usług rozmaitych firm informatycznych. Pomoc komputera jest nieoceniona.
Technika komputerowa w biznesie, oprogramowanie czy procedury zmieniają się coraz bardziej. Aby za tym nadążyć menedżer musi być elastyczny i otwarty na nowe pomysły oraz musi się systematycznie doszkalać. Większość biur jest zautomatyzowane i stają się one zbyt mechaniczne. Ludzie często zatracają się w przegródkach komputerowych natomiast kontakty międzyludzkie są minimalne. Menedżerowie powinni częściej stwarzać więcej okazji do kontaktów międzyludzkich, spełniać więcej towarzyskich.
W przedsiębiorstwach wykorzystywany jest tzw. arkusz kalkulacyjny. Na przykład przedsiębiorstwo może szybko określić efekty na rachunku zmian na innych rachunkach. Szybko można obliczyć efekty wynikające ze zmian stopy procentowej, obniżenia cen produktów czy zwiększenia opłat przewozowych. Arkusz kalkulacyjny wprowadza dane do rzędów i kolumn. W związku z dużymi możliwościami wykorzystywania programy kalkulacyjne ogromnie się rozwinęły. Obecnie są dostępne setki programów tego typu. Niektóre mają edukacyjne i informacyjne dodatki, które pomagają wprowadzić dane i dokonać analizy. Arkusz jest ogromnie przydatny w pracy księgowych. Jest niezbędny w ocenie wariantowych układów finansowych, zmian w polityce kredytowej i w podejmowaniu innych decyzji finansowych. Dzisiejszy dyrektor finansowy musi znać wszystkie metody, do jakich może się uciekać przedsiębiorstw, by odroczyć np. podatki. Połączenie między księgowością a finansami jest bardzo wyraźna. Każde zadanie, oparte na ściśle definiowanych regułach, komputery wykonują taniej, szybciej i na większą skalę niż dotychczas.
I choć od tych reguł można znaleźć wyjątki, ich nieodparte implikacje wyznaczają kierunki rozwoju technologii - a więc pośrednio i cywilizacji. Ostatnie, dziesięciolecia wpłynęły pod znakiem „komputeryzacji” od bankowości przez księgowość do wyważania opon.
E-biznes określa się jako integrację przepływu informacji między działami wewnętrznymi przedsiębiorstwa a jego aktywnością w Internecie. Jednak zasięg, skala i niespotykana szybkość rozwoju zjawiska powodują, że pojęcie wymyka się definicjom. Spora część aktywności we współczesnym świecie to kupowanie – usług, rzeczy, informacji. Przed każdym zakupem, aby dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej gamy możliwości oferowanych przez różne firmy i nie paść ofiarą reklam czy promocji, powinniśmy choćby w minimalnym stopniu, poznać i porównać dostępne oferty. Z punktu widzenia przedsiębiorcy, żeby coś sprzedać np. usługę, rzecz, informację nie wystarczy reklama. Trzeba dać klientom możliwość szczegółowego zapoznania się z ofertą i dokonania wyboru w dogodnym dla klienta miejscu czasie. Oznacza to organizację sklepów, salonów czy biur, opłacanie wysokich czynszów i wykwalifikowanych pracowników, którzy potrafiliby przedstawić ofertę firmy w sposób atrakcyjny i kompletny na każde życzenie potencjalnego klienta. Są oczywiście inne możliwości, na przykład katalogi reklamowe. Wadami będą tu: wysoki koszt druku, kłopotliwe uaktualnienie, otwarte pytania, do kogo i kiedy wysyłać te katalogi. Aktualna oferta czy nawet bezpośrednia sprzedaż w Internecie to zaledwie wierzchołek góry lodowej zastosowań Internetu w Biznesie. Coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania typu business - to - business. Dzięki elektronicznym podpisom opartym na infrastrukturze klucza publicznego możliwe są np. natychmiastowe transakcje bez papierowych faktur, a nawet bez pośrednictwa ludzi. Wykorzystanie niesionych przez Internet możliwości pozwala na optymalizację wielu procesów i zmniejszenie kosztów. Ich rozważanie jest koniecznością dla każdej firmy, chcącej zachować konkurencyjność w nadchodzącym stuleciu.
Bardzo ważne jest komputerowe wspomaganie produkcji. Współczesna wiedza techniczna pozwala ze znaczną precyzją obliczyć wytrzymałość elementu o określonym kształcie i wykonywanego z danego tworzywa w zależności od nadanych mu wymiarów. Dzięki temu można przewidzieć wytrzymałość wyrobu uprzednio zaprojektowanego. Zagadnienia wytrzymałościowe to tylko jedna z dziedzin prac obliczeniowych prowadzonych na etapie przygotowania konstrukcyjnego. Projektowanie konstrukcji oznacza konieczność wykonania ogromnej liczby czynności obliczeniowych. Techniki komputerowe wydatnie skracają czas potrzebny na przeprowadzenie tych czynności. Pozwalają porównać różne warianty projektu i wybrać najlepszy z nich na podstawie obiektywnych, wymiernych kryteriów. Nic, więc dziwnego, że „wspomaganie komputerowo projektowanie wyrobów’’(popularnie określane skrótem CAD) znajduje coraz powszechniejsze zastosowanie. Skomputeryzowane przygotowanie technologiczne i organizacyjne (w jego części logistycznej) jest określane w skrócie jako CAP a uzyskiwana w jego wyniku charakterystyka przebiegu procesu produkcyjnego służy jako punkt wyjścia do skomputeryzowania bieżącego sterowania przebiegiem produkcji. Obejmuje ono wydawanie bieżących dyspozycji na podstawie planów, zbieranie informacji o wykonaniu zadań i porównaniu ich z dyspozycjami celu ujawnienia ewentualnych odchyleń, a w razie ich stwierdzenia-zalecenie odpowiednich działań korygujących. Przygotowanie technologiczne i organizacyjne połączone ze zinformatyzowanymi funkcjami bieżącego sterowania produkcją określa się jako CAM (computer aided manufacturing), co jednak wykracza już poza zakres ściśle rozumianego przygotowania produkcji. Wśród działań umożliwiających znaczne obniżenie kosztu przygotowania produkcji należy wymienić komputeryzację prac. Zastosowanie komputerów jest dziś rzeczą tak powszechną, że niepoważne byłoby postulowanie ich wprowadzenia, warto jednak zwrócić uwagę na sposób ich wykorzystania. Początkowo komputery traktowano tylko jak nadzwyczaj szybkie i dokładne urządzenia liczące. Możliwość wykorzystania przez nie także operacji logicznych bardzo rozszerzyła zakres ich zastosowania. Uzyskanie w krótkim czasie konstrukcji zgodnej z określonymi warunkami nie wyznacza kresu możliwości komputerów, gdyż przy właściwej im szybkości działania można sobie pozwolić na opracowanie wielu różnych wariantów poszukiwanego rozwiązania i wybieranie najbardziej obiecującego.
Najdoskonalsze rozwiązania informatyczne, tak sprzętowe jak i programowe, nie zastąpią racjonalnych działań decydentów w przedsiębiorstwie, mogą je uczynić jedynie sprawniejszymi w wymiarze realizującym. Najlepsze systemy informatyczne pozostają tylko narzędziem, efektywność, których zależy przede wszystkim od umiejętności użytkowników i ich wykorzystania. Skuteczność łączności elektronicznej jest bardzo duża, ale nigdy nie zastąpi łączności międzyludzkich kreowaniu entuzjazmu i poczucia jedności. Wydajność i skuteczność mogą się stać dla firmy tak ważne, że ludzi traktować się zacznie jak roboty. Po pewnym czasie doprowadzi to do spadku wydajności i skuteczności. Komputery to narzędzia, a nie totalny substytut dla menedżerów i robotników. Nic nie jest tak twórcze ani szybkie w obliczaniu i integrowaniu złożonych zmiennych jak ludzki rozum. Twórczość jest wciąż cechą wyróżniającą człowieka. Komputery mogą dopomóc w twórczości, dając ludziom więcej swobody i więcej czasu. Komputer jest w stanie w istotny sposób ułatwić naszą pracę i uczynić ją mniej monotonną. To, w jakim stopniu zechcemy z tych możliwości skorzystać, zależy już tylko od nas samych. Po kupieniu komputerów i oprogramowania, jeżeli firma prowadzi szeroką działalność i utrzymuje wiele kontaktów z dostawcami, klientami, obraca wieloma towarami to wprowadzamy informacje do baz danych. Jeżeli we firmie jest mało komputerów warto zastanowić się nad zatrudnieniem pracowników o przygotowaniu informatycznym, którzy będą dbali o sprzęt i zainstalowane na nim oprogramowanie.