Savoir vivre w biznesie
Savoir – vivre – zwrot pochodzący z języka francuskiego. Zawiera dwa czasowniki w bezokoliczniku, tj. savoir – umieć, potrafić oraz vivre – żyć. W połączeniu tworzą wyrażenie, które można rozumieć jako znajomość obyczajów i form towarzyskich, a także jako umiejętność postępowania i radzenia sobie w różnych złożonych sytuacjach życiowych.
Dobre obyczaje to nie tylko kwestia tego kto komu się przedstawia pierwszy lub tego kto komu powinien ustąpić miejsca w tramwaju czy autobusie. To również kwestia kultury języka, stroju, zachowania przy stole. Savoir vivre stał się jednym z najważniejszych wyznaczników profesjonalizmu firmy. Umiejętność właściwego zachowania się w każdej sytuacji przestała być już umiejętnością pożądaną, stała się koniecznością. Biznesowy savoir-vivre obowiązuje zarówno podczas spotkań biznesowych jak i towarzyskich, zaś znajomość zasad międzynarodowej etykiety ułatwia odnaleźć się w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji.
W kontaktach służbowych, biznesowych oraz w pracy należy przestrzegać następujących zasad:
· Przestrzegajmy hierarchii – przywileje i względy zarezerwowane są głownie dla osób zajmujących wyższą pozycję w firmie, bez względu na płeć i wiek,
· ubiór stosowny do sytuacji,
· ograniczmy tytułowanie współpracowników per „panie prezesie” – zdradza to kompleksy i poczucie niskiej wartości,
· zachowajmy punktualność – nie spóźniamy się, ani nie przychodzimy za wcześnie na umówione spotkania,
· ograniczenie rozmów przez telefon komórkowy, chyba, że mają one charakter służbowy – powinny być one krótkie i nie mogą przeszkadzać innym,
· jeżeli jemy w pracy, to róbmy to ładnie i zostawiajmy po sobie porządek,
· podczas służbowych lunchów, obiadów, kolacji, na które jesteśmy zaproszeni, nie zamawiajmy najdroższych dań z karty, chyba, że gospodarz wyraźnie nam to sugeruje,
· starajmy się opanować emocje, nie okazujmy ich,
· sprawy „pozasłużbowe” pozostawmy w domu, nie przenośmy ich na łono firmy.
Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.
Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami:
1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać.
2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.
3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.
PUNKTUALNOŚĆ
W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad). Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.
PRZYWITANIE
Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:
1. Kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną,
2. Jeśli kobieta wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie,
3. Mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają,
Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady:
1. Przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej,
2. Nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka,
3. Dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie,
4. Nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba że partner zrobił to pierwszy,
5. Mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać,
6. Kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą,
Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są mistrz ceremonii, radca protokołu lub gospodarz spotkania. Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy. Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji. Tytułowanie jest wyrazem szacunku i kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje tytułów:
1. Naukowe - profesor, docent, doktor habilitowany, doktor,
2. Zawodowe - magister, inżynier, licencjat,
3. Kurtuazyjne -
4. Rodowe.
Źródłem tytułów zawodowych jest wykształcenie, nie mają one jednak rangi naukowej. Tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem. Szczególną rolę odgrywają tu stanowiska kierownicze. Mówi się „pani dyrektor”, „panie prezesie”, „panie kierowniku”. Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się zwracać uwagę na to, aby pomijać część tytułu zawodowego obniżającego rangę rozmówcy. Do zastępcy dyrektora mówi się „panie dyrektorze”, do wiceministra „panie ministrze”. W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko „niekierownicze”, zwykle nie używa się tytułów zawodowych, gdyż brzmią one źle np. sekretarka, asystentka. Do osób tych należy zwracać się pan/pani, dodając imię lub nazwisko.
Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np. do nauczycieli w szkole średniej mówi się tradycyjnie panie profesorze, mimo że dany nauczyciel profesorem nie jest.
Tytuły rodowe używane są obecnie rzadko. Można ich jednak używać jako form grzecznościowych, np. hrabia.
ZAJMOWANIE MIEJSC W POMIESZCZENIACH
Niezwykle ważne podczas imprez okolicznościowych lub spotkań biznesowych jest sposób zajmowania miejsc w pomieszczeniach. Etykieta sztywno to reguluje. I tak gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkaniu uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce.
WYMIANA WIZYTÓWEK
Kolejnym niezwykle istotnym elementem spotkań biznesowych jest wymiana wizytówek. Także tu powszechnie przyjęte są następujące zasady:
1. Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępie,
2. Można poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy samemu się swoją wcześniej ofiarowało,
3. Nie wypada prosić o wizytówkę osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej. Trzeba zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę,
4. Otrzymaną wizytówkę najpierw należy przeczytać, potem można ją schować,
5. Wizytówki otrzymanej na początku biznesowego spotkania nie należy chować do portfela czy kieszeni. Można ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować,
6. Nowo poznanej osobie należy dać tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczymy na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle odebrane,
7. Dopiski powinno się robić na wierzchu wizytówki, na odwrocie można skończyć.
KORZYSTANIE Z TELEFONU PODCZAS SPOTKAŃ
Savoir-vivre „reguluje” także sposób korzystania z telefonu. Wyróżnia się następujące zasady:
1. Wyłączać należy telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie,
2. Odbieraj go można tylko wtedy, gdy można rozmawiać,
3. Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie – rozmawiać powinno się krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie – należy wyjść na zewnątrz, w restauracji (gdy musimy tę rozmowę odbyć) - przeprosić swoje towarzystwo i na chwilę wyjść,
4. Należy ustawić dzwonek telefonu tak, by jego dźwięk nie stawiał na baczność całego otoczenia,
5. Nie powinno się odbierać cudzej „komórki” (nawet służbowej w pracy), chyba że właściciel nas do tego upoważni,
6. Jeśli ktoś dzwoni na nasz prywatny telefon, nie musimy się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak.
W swojej pracy starałam się przedstawić najważniejsze sytuacje i sposób odpowiedniego zachowania się w nich. Zgłębiając zasady dobrego wychowania unikniemy jakże niechcianych gaf i nie przemyślanych zachowań, będziemy dobrze odbierani, co wpłynie korzystnie na wizerunek nasz i naszej firmy. Trzeba jednak zaznaczyć, że savoir-vivre nie zostały stworzone po to, by wywoływać konflikty, więc nie traktujmy ich zbyt rygorystycznie. Pamiętajmy ponadto, że ważna jest atmosfera, a nie tylko to, by „wszystko przebiegało zgodnie z normami”. Naturalnym sprzymierzeńcem w trudnych chwilach jest poczucie humoru, które często staje się kołem ratunkowym.