Negocjacje

potoczne rozumienie: podstawowy sposób uzyskiwania od innych tego, czego chcemy
czyli (wg Z. Nęckiego) sekwencja posunięć, dzięki którym strony osiągają możliwie korzystne rozwiązanie częściowego konfliktu interesów.
Cel negocjacji: osiągnięcie porozumienia w sytuacji, gdy:
A. strony powiązane są interesami
B. występują różnice interesów, czyli:
- jedne interesy są wspólne
- inne interesy są przeciwne
psychologiczne rozumienie:
a) szerokie ujęcie (każda rozmowa, w której celem jest uzgodnienie wspólnego stanowiska w określonej sprawie)
b) węższe ujęcie (złożony, dynamiczny proces poznawczo-emocjonalny oparty na komunikowaniu się stron, które oczekują, że porozumienie może zapewnić większe korzyści niż działanie niezależne gdyż bez wspólnych interesów nie ma po co negocjować, a bez sprzecznych nie ma o czym.
NEGOCJACJE – dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdyż niektóre przynajmniej interesy zaangażowanych stron są konfliktowe.
NEGOCJACJE NIE SĄ:
- istnieniem wyłącznie sprzecznych interesów
- walką, w której należy odnieść zwycięstwo
- towarzyską wymianą poglądów
NEGOCJACJE OZNACZAJĄ;
- trudny i skomplikowany proces podejmowania decyzji, zmierzający do podjęcia decyzji umożliwiającej realizację dwustronnych interesów
- próbę rozwiązania aktualnego konfliktu bez odwoływania się do przeszłości (co i kto kiedyś zrobił) i przy koncentracji obydwu stron na przyszłość (tj. skutkach podjętych decyzji).
NEGOCJACJE – proces interakcyjny spełniający warunki:
- angażuje co najmniej dwie strony
- interesy stron są sprzeczne co najmniej w 1 obszarze, a jednocześnie wspólne
- strony co najmniej częściowo dobrowolnie przystępują do podjęcia tej interakcji (niezależnie od uprzednio istniejących doświadczeń).
Podejmowane działania dotyczące:
- podziału lub wymiany 1 lub więcej dóbr (zasobów)
- rozstrzygnięcia 1 lub więcej problemów dotyczących zaangażowania osób lub stron przez nie reprezentowanych
Działania te zwykle następują nie równocześnie lecz sekwencyjnie i nie polegają na:
- przedstawieniu przez jedną ze stron żądań lub propozycji
- ocenieniu tej propozycji przez drugą stronę
- wyrażeniu zgody lub wysunięciu kontrpropozycji.
Elementy składowe sytuacji negocjacyjnej niezależnie od przedmiotu negocjacji i stanowiące istotę negocjacji:
 wzajemna zależność stron oznaczająca:
* ograniczenie swobody zachowania jednej strony przez zachowania drugiej strony ze względu na wykonalność, koszt lub czas
* dostrzeganie faktu korzyści płynących z uzgodnienia pewnych działań, a nawet konieczności uzgodnień umożliwiających realizację własnych interesów
 dostrzeganie konfliktu lub niegodności "zderzenia" zamierzonych kierunków działania lub preferencji
 możliwość oportunistycznych zachowań wynikających z:
* niepełnego ujawniania motywów i celów
* podejmowanie działań wyłącznie we własnym interesie i prób przekształcenia sytuacji w sposób korzystny dla siebie
* prób wpływania na decyzję drugiej strony.
SPOSOBY NEGOCJOWANIA:
a) miękki: zakończony ustępstwem połączonym z poczuciem wykorzystania
b) twardy: oznaczający traktowanie sporu jako wyzwania i powodujący "ranienie" drugiej strony
c) oparty na zasadach (tzw. harwardzki sposób negocjowania) obejmujący:
- poszukiwanie wspólnych korzyści
- przy konflikcie oparcie się na kryteriach niezależnych od woli stron oznaczających:
* twardą metodę w stosunku do problemu
* miękką metodę w stosunku do ludzi
ETAPY TYPOWYCH NEGOCJACJI
1. Przygotowanie do negocjacji
a) rozważenie pytań:
- dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one mają dotyczyć?
- kto będzie naszym przeciwnikiem i jaki przyjmie styl?
- czy można załatwić sprawę bez odwoływania się do negocjacji?
- kiedy najlepiej, a kiedy najgorzej będzie rozpocząć negocjacje?
- jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić i na jakie ustępstwa jesteśmy gotowi?
- czy zamierzamy zaprosić do udziału pośredników (mediatorów) czy tworzymy zespół (jeśli tak – kto ma do niego wejść), czy też negocjujemy sami?
- gdzie (w jakim miejscu) będziemy prowadzić negocjacje – u nas, u nich, czy na neutralnym terenie?
- jak długo zamierzamy prowadzić rozmowy?
- jak sprawdzić trafność spostrzegania sytuacji, istniejące możliwości, uboczne problemy i ewentualne ograniczenia zawarte w naszym stanowisku?
b) dobór reprezentantów
 ustalenie liczby negocjatorów dostosowanej do:
** ilości problemów (w celu "zabezpieczenia" każdego z omawianych aspektów)
** liczby przedstawicieli "przeciwnej strony"
** możliwości kontroli i koordynacji pracy zespołu
 wybór osób uwzględniający:
** zdolności negocjacyjne i cechy osobowości sprzyjające negocjacjom
** posiadanie specjalistycznej wiedzy z zakresu negocjowanych zagadnień (przedmiotu negocjacji)
** posiadanie umiejętności współdziałania (brak nadmiernego indywidualizmu)
** pełnienie określonej roli w trakcie negocjowania
 utworzenie zespołu charakteryzującego się umiejętnością współżycia, czyli charakteryzującego się:
** dopasowaniem (tj. złożonym z osób wzajemnie się szanujących i znających przypisane im role i obowiązki)
** wewnętrzną równowagą (obejmującym osoby o podobnym poziomie zdolności i znajomości zagadnień – bez "gwiazd")
** zaufaniem (do kompetencji, moralności i uczciwości członków)
** uznaniem ze strony przeciwnej
** określonym podziałem ról na:
- lidera (organizacja pracy zespołu, posiadanie kompetencji do podejmowania decyzji – niekoniecznie ujawnionych i umiejętności prowadzenia negocjacji)
- protokolanta (notowanie ustaleń i ujawnianie danych, czuwanie nad kolejnością zagadnień, aktywna współpraca z liderem, podsumowywanie)
- słuchacza (zapamiętywanie faktów i "niedopowiedzeń" oraz baczne obserwowanie spotkań)
- krytyka (oceniającego techniki negocjacji i sposób pełnienia ról przez członków zespołu oraz dokonująca przeglądu rozmów w celu poprawy podejmowanych działań)
- kontrolera (tzw. superwizora, oceniającego działalność zespołu i uzyskane postępy)
c) przygotowanie miejsca rozmów
 wygoda obydwu stron
 wystrój sugerujący życzliwość, otwartość (jasne pomieszczenie), a nie konfrontacyjny chłód
 zagospodarowanie przestrzeni wskazujące na partnerstwo (okrągły stół lub siedzenie po tej samej stronie, bo pozycje vis a vis sugerują konfrontację, ewentualne "zasiedlenie" kąta pokoju, gdyż daje dobry kontakt i właściwy dystans; siedzenie naprzeciwko własnych "pomocy" tj. towarów, wykresów itp.)
2. Otwarcie rozmów
a) "rozgrzewka"
- wstępna rozmowa (wyrównanie nastroju i zbudowanie zaufania)
- ustalenie sposobu prowadzenia negocjacji, zakresu, czasu trwania i procedury
b) eksploracja głównych elementów sytuacji oznaczająca znalezienie odpowiedzi na następujące pytania:
- czy przedstawiciele drugiej strony są upoważnieni do podejmowania końcowych decyzji i kto jest najważniejszą osobą?
- czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna?
- czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony i jakich oczekuje korzyści?
3. Przedstawienie propozycji – jako formy kontrolowania sytuacji
a) skuteczne sposoby formułowania propozycji
- zastępowanie odrzuconej propozycji inną
- przedstawianie propozycji w formie warunkowej (jeżeli Wy... to My...) i mniej konkretnej niż druga strona
- cierpliwe wysłuchiwanie drugiej strony (bez przerywania)
- stosowanie szerokiego aspektu własnej propozycji
- przedstawianie wielowariantowej propozycji, ale minimum dwóch, czyli:
 najbardziej preferowanego stanowiska
 stanowiska możliwego do zaaprobowania
- stwarzanie kolejnych możliwości (twórcze poszukiwanie nowych ujęć)
- realne ocenianie sytuacji i rozważanie decyzji związanych z brakiem możliwości osiągnięcia porozumienia.
b) ustępstwa i oferty
- stosowanie zasady "ustępstwo za ustępstwo"
- zakładanie ustępstw, czyli rozpoczynanie negocjacji od ofert lepszych niż te, które nas zadowolą
- ustalenie marginesu negocjacyjnego, czyli różnicy między pierwszą ofertą, a oczekiwanym kontraktem
- stosowanie zasady "małych kroków" (im mniejsze kroczki ustępstw w porównaniu z drugą stroną, tym większe korzyści)
- stosowanie zasady "obszaru środkowego oznaczającego zbieżność ofert obydwu stron



MY

obszar kontraktu


ONI



- łagodzenie różnicy stanowisk poprzez ustępstwa, przy czym z reguły pierwsza ustępuje słabsza strona
- strategia robienia ustępstw
* robienie niewielkich ustępstw
* w odniesieniu do mniej ważnych spraw
* wyjaśnianie trudności
* podkreślanie poświęcenia
* akcentowanie własnych dobrych chęci(właśnie potwierdzanych korzystniejszą ofertą)
- strategia żądania ustępstwa
* minimalizowanie wagi i znaczenia uzyskiwanych ustępstw
* brak okazywania entuzjazmu
* utrzymywanie atmosfery spokoju - tajemniczości
* prawidłowa częstotliwość ustępstw (lepiej częściej i mniej niż rzadziej i więcej)
* posługiwanie się umiejętnością budowania dobrego kontaktu
* przy bardzo trudnych rozmowach i braku wzajemnej aprobaty stron stosowanie procedury "jednego tekstu" (pisemnej oferty szczególnie przydatnej przy posiadaniu pewności własnych racji, lecz może on jednak usztywniać stanowiska prowokując do "honorowej" obrony przedstawionej oferty).
4. kontrakt końcowy
a) rola – sprawdzian osiągnięć negocjacyjnych i gwarancja poprawnej realizacji
b) forma – koniecznie w formie pisemnej
c) zawartość (tj. wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji)
 preambuła (ogólne informacje o kontrakcie, określenie negocjujących stron, daty i miejsca zawarcia kontraktu, terenu jego obowiązywania, osób reprezentujących strony)
 zakres kontraktu (wyjaśnienie czego dotyczy, a czego nie)
 sposób realizacji (np. sposobu i czasu dostarczenia towaru)
 cena
- co obejmuje
- stała/zmienna (warunki zmiany)
- rodzaj środków płatniczych
- ewentualne rabaty
- ewentualne, warunkujące cenę, wyłączność dostaw
 termin płatności (kiedy, komu, jak, kto płaci podatek)
 dokumentacja techniczna
 gwarancja
 warunki zerwania umowy
KRYTERIA OCENY NEGOCJACJI
 doprowadzenie do porozumienia
 efektywność (oznaczająca umożliwienie realizacji interesów obydwu stron)
 nie niszczenie stosunków między stronami (brak pogorszenia ich)
 znajomość zasad przez strony sporu – ułatwia negocjowanie
ZASADY I FAZY NEGOCJACJI
 4 punkty odniesienia
A. ludzie
B. cele (interesy)
C. możliwości rozwiązań (sposoby rozwiązań, metody)
D. stosowane kryteria
 odpowiadające im 4 zasady negocjacji rzeczowej (skupiającej się wokół meritum)
ad. A. (ludzie)
I oddziel ludzi od problemu
ad. B. (interesy)
II skoncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach
ad. C. (możliwości rozwiązań)
III opracuj wiele różnych możliwości zanim podejmiesz decyzję
ad. D. (kryteria)
IV domagaj się, aby wynik rozmów oparty był na obiektywnych kryteriach
FAZY NEGOCJACJI Z UWZGLĘNIENIEM 4 PUNKTÓW ODNIESIENIA
1. Analiza (diagnoza sytuacji)
ad. B. (interesy) – zebranie informacji, pogrupowanie ich, przemyślenie
ad. A. (ludzie) – rozpatrzenie problemów związanych z ludźmi (emocje, komunikowanie się, identyfikacji z własnymi interesami i dostrzegania interesów drugiej strony
ad. C. (możliwości) – rozpatrzenie możliwości zawarcia porozumienia
ad. D. (kryteria) – rozpatrzenie kryteriów mogących być podstawą porozumienia.
2. Planowanie
ad. B. (interesy) – ustalenie najważniejszych (priorytetowych) interesów i decyzji (co robić)
ad. A. (ludzie) – opracowanie sposobu rozwiązania problemów ludzkich (jak sobie z nimi dać radę)
ad. C. (możliwości) – opracowanie nowych możliwości rozwiązania
ad. D. (kryteria) – opracowanie dodatkowych kryteriów
3. Dyskusja
ad. B. (interesy) – zrozumienie interesu obydwu stron (każda ze stron powinna zrozumieć interesy drugiej strony)
ad. A. (ludzie) – zrozumienie różnic w sposobie postrzegania faktów przez obie strony (uświadomienie sobie i ujawnienie źródeł poczucia frustracji, złości, trudności w komunikowaniu się)
ad. C. (możliwości) – opracowanie sposobu rozwiązania dającego obustronne korzyści (obydwie strony opracowują razem)
ad. D. (kryteria) – poszukiwanie wspólnie akceptowanych kryteriów, na podstawie których będą rozpatrywane konfliktowe interesy
4. Porozumienie – możliwe przy zastosowaniu negocjacji opartych na zasadach czyli "mądre" porozumienie
ad. A. (ludzie) – uzyskiwanie polubownego porozumienia, bez wzajemnych uraz, będącego efektem oddzielenia ludzi od problemu
ad. B. (interesy) – ustalenie podstawowych interesów
ad. C. (możliwości) – ustalenie wzajemnie korzystnych alternatyw i uczciwych standardów (w przeciwieństwie do tzw. negocjacji pozycyjnych)
ad. D. (kryteria) – stopniowe osiągnięcie konsensusu (bez ponoszenia kosztów związanych z zajmowaniem stanowiska, "okopywaniem się", a potem konieczności wydostawania się z niego
STYLE ZWIĄZANE Z NASTAWIENIEM
 przegrana – przegrana (np. zyskanie na czasie)
 wygrana – przegrana (styl twardy – nastawienie na wygraną)
 wygrana – wygrana (styl łagodny – nastawienie na współpracę)
 styl rzeczowy (harwardzki) – czyli sposób postępowania dający możliwości uniknięcia wyboru między stylem łagodnym (kooperacyjnym), a stylem twardym (rywalizacyjnym(
 negocjacje integracyjne, których wynikiem jest kontrakt odpowiadający negocjującym stronom tj. przynoszący nie tylko korzyści obydwu stronom, lecz również wysoką wspólną korzyść.