Informacja w pracy biurowej

Temat: Informacja w pracy biurowej

Zarządzanie to takie działanie w wyniku którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w jak najbardziej efektywny sposób.

Decyzja
Kontrola
Informacja
Działanie
Polecenie

Polecenie
Działanie
Kontrola
Informacja
Decyzja

Decyzja to świadomy wybór dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej, między różnymi wariantami rozwiązania problemu.

Podjęcie decyzji pozwala na wydanie konkretnych poleceń poprzez określenie szczegółowych zadań dla wykonawców. Muszą być one prawidłowo sprecyzowane, bowiem niejasne i nieprecyzyjne mogą spowodować działania niezgodne z przewidywaniami.

Działanie jest konsekwencją wydanego polecenia, poprzez działanie następuje realizacja zadania.

Kontrola polega na porównywaniu faktycznych rezultatów działania z przyjętymi założeniami. Powinna być ona prowadzona na każdym etapie działania, aby jak najszybciej wychwycić nieprawidłowości. Kontrola staje się także źródłem informacji, które mogą być wykorzystane w procesie podejmowania decyzji.

Informacja to wiadomość rozszerzająca naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Nie wszystkie informacje mogą być wykorzystane do podejmowania decyzji. Istotny jest zakres informacji (co, jak, kiedy, kto). Aby odnieść korzyść z posiadanej informacji musi być ona: aktualna, rzetelna, dokładna, zrozumiała, kompletna, łatwo i szybko dostępna. Często pojawia się tzw. szum informacyjny - natłok wielu informacji o różnej wartości na ten sam temat. Często różnią się one od siebie, a wynika to ze zbyt małej precyzji wypowiedzi, celowo dokonywanych skrótów i uproszczeń, błędów, chęci manipulacji. Im bardziej skomplikowany problem, tym częściej pojawiają się błędy. Aby wyeliminować informacje nieprawdziwe konieczna jest weryfikacja, czyli sprawdzenie. Może to być poprzez uzyskiwanie opinii od kompetentnych rzeczoznawców, albo poprzez samodzielne sprawdzenie poprawności informacji w materiałach źródłowych (np. zbiorach przepisów prawnych).

Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem informacji, a pismo jest nadal podstawowym nośnikiem informacji.

Elementy struktury informacji
Przykład

treść oferta, zamówienie, upoważnienie
nośnik dyskietka, papier, taśma magnetyczna
symbol lub nazwa, za pomocą których informacja jest identyfikowana nazwa pliku złożonego w danym katalogu w programie komputerowym, symbol akt
sposób przenoszenia poczta, telefaks, telefon, Internet

Głównym elementem zarządzania jest podejmowanie decyzji.

W przedsiębiorstwie można wyróżnić 3 podsystemy:

Informacyjny (zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji)

Decyzyjny (zadaniem jest podejmowanie decyzji)

Wykonawczy

W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na:
Rodzaje informacji:

Ustną

Pisemną

Telefoniczną

Elektroniczną
Formalne

Półoficjalne

Nieformalne

Informacja powinna być:

Rzetelna i dokładna - opierać się na wiarygodnych danych i ściśle opisywać fakty

jasna, wyczerpująca i zwięzła - zrozumiale przedstawiona

szybko i terminowo dostarczona właściwemu odbiorcy

kompletna,

dostępna,

odpowiednio przetworzona.

Na obieg informacji składają się m.in. następujące czynności:

zbieranie danych

porządkowanie i systematyzowanie danych

przetwarzanie danych (sporządzanie zestawień, opracowań itp.)

przesyłanie danych

przechowywanie danych

likwidacja lub archiwizacja danych

Informacje powinny podlegać selekcji - należy wybrać tę informację, która jest przydatna, a następnie skierować ją do odpowiedniego działu firmy lub bezpośrednio do właściwego pracownika.

Nowoczesne zarządzanie, nowoczesna organizacja przedsiębiorstwa polega na optymalnym zaprojektowaniu

Systemu obiegu i przetwarzania informacji, skorelowanego ze strukturą organizacyjną

Wyposażenia biur

Procesów pracy biurowej

Obsady kadrowej

Warunków pracy

Zadania