Praca biurowa- Od obiegu pism do systemu kancelaryjnego

Obieg pisma - jest to droga od momentu wpłynięcia pisma do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności związane z obiegiem pisma dzielone są na 3 fazy:

-przyjmowanie pisma
-załatwianie sprawy
- wysyłanie odpowiedzi

W każdej fazie pisma zatrzymują się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pisma. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma.

Typowe punkty zatrzymania pisma:

-kancelaria ogólna lub sekretariaty kom. Organizacyjnych
-kierownik kom. Organizacyjnej
-pracownik biurowy
-aprobata-wyraża na zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy

Zasady racjonalnego obiegu pisma:

- jak najmniejsza ograniczona do niezbędnych liczb punktów zatrzymania pisma
- jak najkrótsza droga obiegu pisma
- jednorazowe przejście przez dany punkt zatrzymania pisma
- wykorzystywanie nowoczesnych środków techniki biurowej
- w celu skrócenia czasu wykonywania czynności manualnych
- ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do koniecznego minimum
- dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania

Dokument biurowy-to każde pismo, notatka sprawozdanie, protokół zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymanej z zewnątrz.

Akta Sprawy -jest to zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczącej określonej sprawy.
Podział aktów:

akta spraw bieżących- oczekują na załatwienie ,ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia.
akta spraw załatwionych -obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych.

Dokumentacja biurowa obejmuje:

-akta spraw bieżących załatwionych oraz księgi ,rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zagadnień.
Przechowywanie akt archiwalnych. Akta dzielimy na 2 kategorie:

a)akta kategorii A-do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są one wieczyście do końca istnienia firmy a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego.
b)akta kategorii B- do tej kategorii zaliczmy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy; przechowywane są zgodnie z przepisami określonej liczby lat a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze np.B5
c)Akta manipulacyjne nazywa się aktami C- w wykazie akt oznaczone są symbolem Bc (przechowywane są one do końca roku kalendarzowego w którym powstały a następnie są niszczone)
d) akta oznaczone symbolem BE przechowywane są z określoną liczbą lat oznaczona cyfrą arabską przy literach a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna albo przeznacza się je na makulaturę

Zadania archiwum zakładowego;

-współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami i przygotowanie ich do przekazania archiwum państwowego
-przyjmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych na podstawie spisku zawodowo- odbiorczego
-porządkowanie, oznaczanie, przechowywanie i konserwacja akt
-udostępnienie akt archiwalnych do celów służbowych
-przekazywanie akt kategorii A do archiwum państwowego
-inicjowanie brakowania akt kategorii B za zgoda archiwum państwowego
-współpraca z archiwum państwowym

Brakowanie akt archiwalnych polega- na wydzieleniu akt, których termin przechowywania w archiwum minął i przygotowaniu ich do przekazywania na makulaturę

Konserwacja akt archiwalnych- polega na trwałym zabezpieczeniu zbiorów przed zniszczeniem na skutek upływu czasu: obejmuje ona dwa problemy:
-profilaktykę- to stworzenie odpowiednich warunków przechowywania oraz stosowania właściwych produktów do produkcji i oprawiana akt

Przepisy dotyczące odpowiedzialności pracowniczej regulowane są przez kodeks pracy.
Wyróżniamy 2 rodzaje odpowiedzialności:
-odpowiedzialność służbowa
-odpowiedzialność materialna
Odpowiedzialność służbowa wynika z nieprzestrzegania przez pracownika obowiązków wyznaczonych porządkiem pracy, regulaminem oraz przepisami BHP i przeciwpożarowymi.
Za naruszenie obowiązków kodeks pracy przewiduje system kar. Są to: kara upomnienia, nagana, kara pieniężna

Odpowiedzialność materialna jest odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną pracodawcy w skutek niewykonania lub nienależytego wykonania zadań pracowniczych i polega na obowiązku jej naprawienia. Odpowiedzialność materialna pracownika jest to ogół zasad określających finansową odpowiedzialność pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy. Odpowiedzialność materialna pracowników może zachodzić w dwóch przypadkach:
a)za szkody wyrządzone pracodawcy której podlegają wszyscy pracownicy
b)za mienie powierzone której podlegają tylko ci którzy mienie zostało powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia.
Powierzenie pracownikowi mienia firmy musi być odpowiednio udokumentowane. Sporządzeni dokumentacji tego faktu jest obowiązkiem pracodawcy.

Do dokumentów stwierdzających odpowiedzialność materialną pracownika zaliczamy: a) protokół zdawczo-odbiorczy b) umowę o odpowiedzialność materialnej za powierzone mienie.
Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór przepisów ustalających tryb zasady i normy postępowania regulujące sprawne wykonywanie czynności biurowych.
Instrukcja reguluje: zasady obiegu pisma, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności komórki pocztowej przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa, tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwienia spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady kontroli załatwiania spraw, tryb postępowania z aktami jawnymi i poufnymi.
Instrukcji kancelaryjna firmy lub instytucji powinna być opracowana na podstawie instrukcji ramowej i wykazu akt obowiązujących w określonej branży.

W J.K można wyróżnić 3 podstawowe części:
- postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt.
-przepisy szczegółowe: dotyczą trybu postępowania z pismami i aktami.
-przepisy specjalne: wykazuje jak postępować w szczególnych wypadkach np. w sprawach firmy.

Ponadto do J.K załącza się m.in.
-wykaz akt
- wzory stosowane w obiegu początek druków i formularzy J.K wprowadza w życie zarządzanie wewnętrzne dyrektora przedsiębiorstwa

System kancelaryjny ? jest to ustalony i przedstawiony w formie instrukcji kancelaryjnej, sposób przyjmowania, porządkowania, oznaczania obiegu.
Rodzaje systemu kancelaryjnego:
- dziennikowy
- bez dziennikowy
- mieszany
-dziennikowy

Zmierza do maksymalnego zabezpieczenia wszelkiego rodzaju akt powstających w okresie działalności danego zakładu pracy. Polega on na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pism specjalnie do tego, który jest prowadzony przez pracowników kancelarii.
Zalety systemu:
Pismo jest przedmiotem szczególnej troski, system jest bardzo prosty, gdyż numer pisma w dzienniku wskazuje miejsce jego przechowywania. Istnieje możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwienia sprawy.

Wady:
Bardzo pracochłonny brak osoby odpowiedzialnej za załatwienie sprawy , kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów. Pracownicy przyjmuj pisma ,rejestrują je ,przekazują kom. organizacji, wysyłają na zewnątrz ? wydłuża to czas załatwienia spraw.

System dziennikowy dzieli się na :
*system jedno dziennikowy
*system dwu dziennikowy
Częściej używamy systemu dziennikowego który ogranicza się do dziennika podawczego .Pisma wpływające rejestruje się z lewej strony a pisma wysłane z prawej strony.
System kancelaryjny bez dziennikowy zrywa z rejestracja pism dziennika. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism lecz rejestruje się załatwione sprawy.

Zalety systemu:
*Mało pracochłonny
*Szybszy niż w systemie dziennikowym obieg pisma
*Rejestracji podlega sprawa a nie pismo
*Za załatwienie sprawy całkowitą odpowiedzialność ponosi jednak pracowni

Wady:
*w razie nieobecności referenta sprawa oczekuje na załatwienie
*pisma mogą się zagubić
Warunki właściwego funkcjonowania systemu bez dziennikowego to:
*szczegółowo opracowane rzeczowy wykaz akt , który określa do jakiej grupy sprawę należy zakwalifikować
*dokładny podział zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk pracy
*wysokie kwalifikacje zawodowe pracowników biorących wysoki poziom kultury i etyki zawodowej.
Rzeczowy wykaz akt:
*jest to system kwalifikacji akt wszystkich spraw powstających w firmie lub do niej wpływających. Rzeczowy wykaz akt ma znaczenie ogromne, ułatwia bowiem odszukanie akt konkretnej sprawy i umożliwia sklasyfikowanie akt spraw nowych , które powstały lub wpłynęły .Rzeczowy wykaz akt stanowi cześć instrukcji i zbudowany jest w formie tabeli , która zawiera następujące kolumny:
*symbol klasyfikacyjny- zbudowany jest według dziesiętnego systemu klasyfikacji , który zawiera dziesięć od 0 do 10
*hasło klasyfikacyjne-odpowiada tematyce zagadnień i spraw występujących w firmie , sprawy sklasyfikowane SA wielostopniowo, poczynając od zagadnień najbardziej ogólnych do coraz bardziej szczegółowych
*akty archiwalne
*uwagi