Projekt systemu obsługi biura matrymonialnego
I. Ogólne sformułowanie dziedziny i celów
System informatyczny obsługujący fikcyjne biuro matrymonialne
II. Zwięzła charakterystyka przedsięwzięcia
Stworzenie systemu usprawniającego pracę biura matrymonialnego ze szczególnym naciskiem na:
- redukcja czynności podczas rejestrowania nowych klientów
- usprawnienie pracy w parowaniu klientów
- kontrola i analiza danych o klientach w systemie
- planowanie spotkań
- rozliczenia z klientami
- rozliczenia z bankiem
III. Kryteria i warunki powodzenia realizacji systemu
- pełne zaangażowanie ze strony projektantów i pracowników
- możliwości teleinformatyczne na terenie działania firmy
- dostęp do Internetu
IV. Charakterystyka użytkowników
Firma zatrudnia 5 osób. Ze względu na specyfikację pracy, każdy z pracowników ma określone zadania do wykonania. Osoba odpowiedzialna za kontakty z klientami, nie będzie się zajmować prowadzeniem bankowości itp.
V. Charakterystyka środowiska i warunków działania systemu
Firma poza działalnością w biurze posiada również portal internetowy, poprzez który do systemu spływają kolejne zgłoszenia (dane o klientach chcących znaleźć „drugą swoją połowę”)
Projekt funkcjonalny
I. Funkcjonalna charakterystyka systemu
Centralę stanowi biuro. Do niego będą przychodzić klienci, których dane maja być przetwarzane. Poza tym dane z Internetu wprowadzane przez klientów „zdalnych”, również będą spływały do centrali, gdzie będą obrabiane i zatwierdzane bądź odrzucane przez system. System będzie miał charakter modułowy. Moduł wprowadzania danych będzie taki sam w centrali i na serwerze www. Ponadto w centrali będzie moduł zawierający informacje o udanych związkach i moduł odpowiedzialny za transakcje z bankiem.
II. Analiza danych
Wprowadzone dane przez Internet musza zostać zweryfikowane przez system w celu uniknięcia błędów. Po otrzymaniu takich danych system generuje e-mail zwrotny do nadawcy ze wszystkimi danymi przez niego wprowadzonymi w celu samokontroli wprowadzającego. Po uiszczeniu opłaty na podane konto i otrzymaniu potwierdzenia wpłaty za pomocą modułu do współpracy z zewnętrznym programem typu MultiCash . Poza tym w module bankowym będą przesyłane informacje z i do banku.
Dopiero po takich weryfikacjach dane klienta zostaną przesłane z modułu wprowadzania i weryfikacje do modułu głównego, w którym kryteria wyboru są porównywane z innymi i jest generowany listing najlepszych rozwiązań dla danego klienta. Kolejnym etapem pracy systemu jest powiadomienie obu stron o wyborze. Proces ten wykonywany jest automatycznie. Albo poprzez przesłanie e-mailu z danymi drugiej osoby, albo przez wysłanie sms’u z informacją, że mamy odpowiedniego kandydata/kę i prosimy o przyjście do biura w celu zapoznania się z danymi. Jeżeli obie strony są zadowolone z wyboru system generuje kilka terminów spotkań w firmowej kawiarni. Ostateczny wybór terminu spotkania pozostawiamy obu stronom. Po potwierdzeniu udanego spotkania i braku „chęci” dalszej współpracy z naszym biurem usuwamy dane s systemu i przesyłamy do archiwum. Ponadto w każdej chwili dane z archiwum możemy przywrócić do systemu, lub dzięki danym z archiwum dokonać analizy i sprawdzić ilość udanych i nieudanych związków zawartych poprzez nasze biuro.
III. Schemat powiązań między modułami
IV. Formalny opis funkcji systemu
a. Formularz internetowy
Imię / Imiona
Nazwisko
Miejscowość
Ulica i nr domu
e-mail
Zainteresowania
Oczekiwania od partnera lub partnerki
Data urodzenia
Pesel
b. Moduł wprowadzania danych w biurze i weryfikacja danych
c. moduł wprowadzania danych z formularz internetowego i weryfikacja danych
Ponadto moduł weryfikacji odpowiedzialny jest za utrzymanie w systemie aktualnych danych. Do jego zadań należy, co 2 miesiące wysłać zapytanie do naszych klientów czy są nadal zainteresowani współpracą z naszym biurem.
d. moduł bankowy
e. moduł optymalnych rozwiązań
f. moduł archiwalny
V. Specyfikacja praw dostępu i ochrony danych
W biurze dostęp do komputera maja tylko osoby kompetentne i odpowiedzialne za wprowadzanie danych do systemu. Dane z portali internetowych nie są przetrzymywane na serwerze www, lecz natychmiast po wprowadzeniu są szyfrowane i przesyłane do bazy w biurze. Komputer musi być wyposażony w urządzenie do tworzenia kopii danych. Na koniec każdego miesiąca system będzie backupowany wraz z danymi.
VI. Specyfikacja statystyk zbieranych przez system
Na życzenie użytkownika systemu może zostać wygenerowany raport dotyczący np.:
a. ilość udanych związków w miesiącu
b. ilość udanych związków w roku
c. ilość klientów w miesiącu
d. ilość klientów w roku
e. ilość rezygnacji ze współpracy
f. miesięczny dochód firmy
g. itp.
VII. Specyfikacja jakości
a. łatwość użytkowania
System zostanie stworzony na platformie Windows. Interfejs użytkownika powinien być prosty w obsłudze i intuicyjny.
b. łatwość pielęgnacji
Każdy z modułów będzie miał możliwość korekty błędów i nadzoru nad wprowadzanymi danymi. Automatyczna optymalizacja baz danych za każdym razem podczas uruchamiania systemu i auto zapis po zakończeniu pracy.
c. możliwość rozwoju
Ze względu na modułową strukturę systemu istnieje możliwość rozwijania programu poprzez dodanie kolejnych, nowych modułów.
VIII. Współdziałanie z innymi systemami
Do weryfikacji użytkowników potrzebne jest potwierdzenie dokonanych wpłat na konto. Za pomocą programu zewnętrznego MultiCash system automatycznie jest w stanie sprawdzić czy są pieniądze na koncie. Dane te są importowane do programu w odpowiednim pliku. Poza tym do struktura generowanych raportów może być zapisana do pliku z danymi rozdzielonymi spacjami (*.prn) co ułatwia zaimportowanie danych do MS Excela w celu dalszej obróbki.
Architektura systemu
System zostanie napisany w języku Oracle obsługującym bazy dane w formacie MDB. Portal internetowy zostanie stworzony w PostNuke i MySQL. Rekordy natychmiast po stworzeniu są przesyłane do biura. Biuro nie musi posiadać stałego łącza z internetem ponieważ dane mogą być przesyłane za pomocą poczty e-mail.
Zarządzanie realizacją projektu
I. Specyfikacja sprzętu komputerowego
staja robocza:
- Procesor serii P4
- 256 MB RAM
- CD-RW
- FDD
- Windows XP Professional
- Stałe łącze internetowe lub modem
- Monitor 17”
- USB
- Drukarka HPLJ 1200
II. Zlecenia w zakresie zarządzania realizacją projekt
Zaprojektować struktury baz danych i aplikacji
Zaprojektować portal internetowy
Kontrolować z dokumentacją
Nakłady, zasoby i organizacja pracy
I. Harmonogram prac
Wykonanie projektu systemu (1miesiąc)
Wykonanie portalu internetowego i umieszczenie na serwerze (1miesiąc)
Implementacja i wdrażanie systemu (1miesiąc)
System będzie testowany podczas pracy, gdzie dane będą jak do tej pory prowadzone w formie papierowej i po nowemu w formie elektronicznej.
Szkolenie (ok. 4 godziny)
Opieka nad systemem (rok gwarancji, w tym przez 3 miesiące różne modernizacje będą wykonywane za darmo)
II. Kosztorys implementacji systemu
Realizacja projektu Koszt
Praca programistów Stworzenie projektuAplikacjaPortal internetowySzkolenia 35000,00
Sprzęt KomputerDrukarkaUps 3500,00
Razem 38500,00
III. Zasady przyjmowania etapów realizacji systemu
W trakcie realizacji projektu będą na bieżąco sporządzane raporty z postępu prac. Proces oddania w pełni sprawnego systemu będzie przebiegał w dwóch fazach. Każda z faz będzie zakończona sprawdzeniem funkcjonalności systemu i podpisaniu protokołu odbioru. Protokół ten będzie podstawą do wystawienia faktury za zrealizowany etap.
IV. Ocena nakładów osobowych i finansowych na utrzymanie systemu
W ramach umowy firma tworząca system przez okres 12 miesięcy od daty podpisania protokołu końcowego będzie świadczyć usługi serwisowe nieodpłatnie. Po tym terminie, każda czynność dotycząca systemu będzie płatna. Warunki płatności będzie regulowała osobna umowa serwisowa. Wszelkie zapotrzebowania na usługę serwisową wymagają formy pisemnej.
Analiza korzyści
I. Nakłady:
38500zł netto
II. Korzyści:
a. redukcja etatów
b. ograniczenie do minimum „papierowej roboty”
c. rozszerzenie działalności o internet
d. większa reklama
e. dostęp do nowych klientów
f. przyspieszenie wyszukiwania kolejnych kandydatów do związków
g. bezpieczeństwo i poufność danych
Program szkoleń
W ramach szkoleń zostały przewidziane dwa spotkania z pracownikami. Pierwsze spotkanie z częścią pracowników przewidzianych do obsługi klientów w biurze. Drugi spotkanie z pracownikami odpowiedzialnymi za dane spływające do firmy z internetu.
Osoba wyznaczona przez kierownika firmy zostanie dodatkowo przeszkolona z zakresu administracji i pielęgnacji systemu.
Dokumentacja
I. Dokumentacja użytkownika
Dokumentacja użytkownika będzie zawierała opis działania systemu i poszczególnych modułów.
II. Dokumentacja techniczna
W ramach dokumentacji technicznej zostaną przekazane informacje dotyczące funkcjonowania wszelkich procedur systemu. Zleceniodawcy otrzymają wieczystą licencję na system obsługi przez nas stworzony i wdrożony.