Feedback - zastosowanie w pracy kierownika, Pochwała i nagana - konstruktywne właściwości informacji zwrotnej stosowane w pracy kierownika internatu

Pochwała i nagana – konstruktywne
właściwości informacji zwrotnej
stosowane w pracy kierownika internatu

„Informacja zwrotna jest śniadaniem mistrzów”

WSTĘP

W mojej wieloletniej pracy z młodzieżą taką formę przekazu jaką jest informacja zwrotna stosowałam najczęściej. Informując wychowanków na temat ich postępowania i zachowania naprowadzałam ich na lepsze zachowania i działania, rozwijałam nabyte umiejętności lub uczyłam nowych. Informacja zwrotna oceniająca nasze działania jest podstawą rozwoju – warto więc wykorzystywać ją nie tylko w kontaktach z wychowankami , ale także wobec pracowników zatrudnionych w internacie, którym kieruję.
Informacja zwrotna powinna być fundamentalnym procesem naprowadzającym ludzi w stronę najbardziej odpowiednich zachowań i działań. Powinna być mniej lub bardziej formalnie wykorzystywana w kierowaniu internatem. Dlaczego jednak taka forma przekazu jest tak rzadko stosowana ? Przekazywanie dobrych wiadomości, a więc udzielanie pochwał jest niewątpliwie znacznie łatwiejsze – zarówno dla kierownika jak i pracowników. Informacje o tym, że coś nie spełnia naszych oczekiwań – stosowanie nagan , jest dużo bardziej obciążające emocjonalnie.
Okazuje się jednak, że stosowanie jednych i drugich nie jest proste, gdyż jak wykazały badania przytoczone przez Stephena P. Robbinsa -„na ogół ludzie oceniają siebie powyżej przeciętnej . 70 procent oceniło powyżej przeciętnej swoje umiejętności przywództwa, a w kategorii współżycia z innymi nikt nie ocenił swoich umiejętności poniżej przeciętnej. 60 procent umieściło samych siebie w przedziale górnych 10 procent, a 25 procent – w najwyższym 1 procencie! W sondażu obejmującym 500 pracowników biurowych i technicznych 58 procent oceniło swoją wydajność w przedziale górnych 10 procent w porównaniu z kolegami wykonującymi podobne zajęcia, a 81 procent określiło swoje miejsce w zasięgu górnych 20 procent” .
Autor wysnuwa wniosek, że pracownicy są zwykle nierealistyczni i zawyżają ocenę swojej pracy. Wskutek tej tendencji przełożony znajduje się w niewygodnej sytuacji, ponieważ nawet dobra wiadomość może nie być dość dobra!
Moim celem będzie zbadanie problematyki skutecznego stosowania pochwał i nagan.

Konstruktywna informacja zwrotna
- aspekt metodologiczny

Informacja zwrotna (feedback) – „to sprzężenie zwrotne między tobą a innymi ludźmi, to reakcja jednej strony na działania i słowa drugiej , pozwalająca uświadomić sobie, jaki wywierają wpływ „ .
Feedback bywa definiowany jako:
- „Informacja na temat postępowania lub zachowania, która prowadzi do działania mającego potwierdzić lub rozwinąć to działanie lub zachowanie”
- „Uświadomienie uczących się, które z ich dokonań osiągnęło odpowiedni poziom, dzięki czemu będą mogli w przyszłości to zachowanie powtórzyć, oraz wyjaśnienie im, co było poniżej wymaganego standardu, po to, by można było z nimi uzgodnić plan pozwalający uniknąć w przyszłości podobnych zachowań, a zamiast nich dążyć w kierunku pożądanego standardu ” .
Istotą tak definiowanego feedbacku jest założenie, że feedback jest konstruktywny. Osoba otrzymująca informację zwrotną potrafi zrobić coś dobrze, a jeśli tak się nie dzieje, to istnieje pozytywny sposób doprowadzenia do tego – opierając się na tym co dobre planujemy dalszy rozwój.
Feedback może być pozytywny (pochwała) lub negatywny (nagana). Zarówno wzmacnianie dobrych działań i zachowań, jak i korygowanie i poprawianie słabych musi być konstruktywne. Negatywny feedback przekazywany w niewłaściwy sposób może stać się destruktywną krytyką. Roland i Frances Bee twierdzą, że destruktywna krytyka pojawia się wtedy, gdy sprawy przybierają niewłaściwy obrót i kiedy nie ma wypracowanych standardów, według których należy oceniać zachowanie lub działanie, lub brak jakiegoś ustalonego planu rozwoju. Destruktywna krytyka zazwyczaj wyrażana jest w formie ogólnych, subiektywnych uwag koncentrujących się na cechach osobistych, a nie w formie obiektywnych komentarzy, skupiających się na konkretnych zachowaniach.
„Tam, gdzie istnieją uzgodnione standardy zachowań i działań, a także obustronna komunikacja na temat tego, co poszło dobrze, a co źle, tam istnieje feedback, który nazywamy konstruktywnym” .

Funkcja feedbacku
Feedback jest nam przekazywany przez cały czas: nieformalnie – od rodziny, znajomych, sąsiadów w postaci reakcji na to, co i jak robimy i formalnie – od przełożonego komentującego nasze wyniki i podwładnych oceniających nasz sposób kierowania nimi. Feedback przekazywany jest również od nas samych dzięki gromadzeniu doświadczeń i analizie naszych reakcji na własne i innych zachowania.

Feedback według Rolanda i Frances Bee pełni kilka funkcji, m.in. wpływa na:
1. Utrzymanie i poprawę wyników.
Im szybciej dowiemy się, jak dobrze pracujemy, tym mniejsze zmiany w metodach pracy będą konieczne do osiągnięcia zamierzonego celu. Niewielkie zmiany wprowadzone odpowiednio wcześnie mogą zapobiec konieczności większych zmian później.
2. Coaching i doradztwo.
Dostrzegając braki w wiedzy, umiejętnościach czy zachowaniu naszych podwładnych konstruktywny feedback odgrywa kluczową rolę w ukierunkowaniu na rozwiązania konkretnego problemu lub też w pomocy w znalezieniu własnego sposobu rozwiązania go.
3. Zdobywanie nowych kompetencji.
Feedback jest nieodłączną częścią każdego procesu uczenia się. Dzięki niemu uczący dowiaduje się, jakie poczynił postępy oraz nad czym jeszcze powinien pracować.
4. Rozwijanie i uwalnianie potencjału.
Konstruktywny feedback w istotnych momentach rozwoju kariery może zapewnić odpowiednie wykorzystanie rozwoju jednostki dla konkretnych celów.
5. Rozwój pracy zespołowej.
Umiejętność wyrażania konstruktywnej krytyki przez członków zespołu jest podstawowym składnikiem ich efektywnej współpracy.
6. Podnoszenie morale, motywacja i zaangażowanie.
Uznanie dla dobrze wykonanej pracy, poczucie osiągnięcia celu, uruchomienie potencjału wzrostu i rozwoju stanowią kluczowe czynniki motywacyjne.

Sposoby przekazywania informacji zwrotnej
Roland i Frances Bee proponują dziesięć narzędzi przekazywania konstruktywnego feedbacku:
1. Zanalizować aktualną sytuację :
a) rozważyć na czym polega problem, co wymaga zmiany i dlaczego,
b) przygotować przykłady wyjaśniające, co się stało i jakie były tego konsekwencje.
2. Określić cele i wyniki, do jakich się dąży :
a) ustalić, do czego feedback ma nas doprowadzić,
b) skonstruować strategię zapewniającą osiągnięcie celu.
Istotne jest ustalenie takiego celu, do którego będą przekonane obie strony, gdyż tylko człowiek sam może zmienić swoje zachowanie lub działanie.
3. Wziąć pod uwagę zróżnicowanie ludzi pod względem możliwości przyjmowania konstruktywnej krytyki.
4. Wykreować właściwą atmosferę.
Wytworzenie atmosfery zaufania, wzajemnego szacunku i otwartości jest konieczne do oferowania i przyjmowania feedbacku. Zapewnienie komfortu czasowego, odpowiedniego miejsca i okazywanie empatii zdecydowanie nam to ułatwi.
5. Skutecznie się komunikować.
Należy pamiętać, że wiadomości przekazywane są nie tylko poprzez to co mówimy, ale również poprzez to jakim tonem, jak szybko i jaka jest nasza mowa ciała. Ważne jest aktywne słuchanie, obserwowanie rozmówcy, zadawanie pytań.
6. Opisać zachowanie, które chcemy zmienić.
7. Opisać pożądane zachowanie.
8. Wspólnie szukać rozwiązań.
Istotne jest, aby udzielając wskazówek, czy zadając pytania zachęcić rozmówcę do samodzielnego rozwiązania problemu.
9. Skupić się na tym co dobre
10. Osiągnąć porozumienie.
Aby wpłynąć na zmianę zachowania lub sposobu działania odbiorca feedbacku musi zaaprobować:
a) obiektywne standardy dla danej działalności lub obszaru zachowań, będących przedmiotem dyskusji,
b) fakt, iż istnieje rozbieżność między aktualnym zachowaniem a wymaganym,
c) konieczność podjęcia pewnych działań, żeby tą rozbieżność zniwelować,
d) terminy dokonywania zmian.

Zagrożenia w stosowaniu feedbacku
Feedback stanowi integralną część każdej dwustronej komunikacji. Trudności jakie pojawiają się w jego przekazaniu związane są z reakcjami ludzi na konkretną krytykę. Ma to bezpośredni związek nie tylko z często spotykaną zawyżoną samooceną i niechęcią do podejmowania jakichkolwiek zmian, ale również z :
- brakiem pewności siebie, przejawiającej się obawą o oceny efektów swojej pracy,
- różną odpornością psychiczną na przyjmowanie krytyki,
- traktowaniem krytyki jako zagrożenia dla własnej pozycji lub reputacji,
- rozpatrywaniem krytyki w kategoriach władzy: przyjęcie krytyki – porażka, odrzucenie- zyskanie przewagi.
Na potrzeby niniejszego opracowania skupię się na niektórych częściej spotykanych reakcjach związanych ze zróżnicowaną odpornością ludzi na przyjmowanie konstruktywnej krytyki.
Możliwość przyjmowania feedbacku może się zmieniać z dnia na dzień w zależności od samopoczucia. Niektórzy autorzy dzielą ludzi na trzy kategorie: „kubły”, „kubki” i „naparstki”. Kubły mające zaufanie do własnych możliwości rozwoju i zmian mają pozytywne nastawienie do przyjęcia konstruktywnej krytyki, kubki potrafiące przyjąć rozsądną porcje krytyki , naparstki wymagające szczególnej ostrożności i delikatności. Przestrzegają również przed „kubłem z dziurą” – feedback jest przyjmowany, ale w rzeczywistości nie powoduje zmiany postawy lub zachowań.
Głównym zagrożeniem w stosowaniu konstruktywnej krytyki jest niewłaściwe rozpoznanie z jakiego typu odbiorcą mamy do czynienia. Najczęściej spotykane reakcje to:
1) odbiorca nie zgadza się z przekazaną mu krytyką, z faktami lub z poglądem, że w ogóle istnieje problem,
2) nie przejawia zainteresowania lub uważa, że jego to nie dotyczy,
3) jest zaszokowany, martwi się lub płacze,
4) wpada w gniew,
5) odmawia prawa do wyrażania krytyki pod swoim adresem.

Innym problemem jaki towarzyszyć może w stosowaniu feedbacku jest nasze przygotowanie do jego odbierania. Aby działać skutecznie i rozwijać się potrzebujemy feedbacku ze strony podwładnych. Umiejętność przyjmowania feedbacku i radzenia sobie z nim jest tak samo ważna jak zdolność przekazywania go innym.


Praktyczne wykorzystanie informacji zwrotnej w
kierowaniu internatem.

Sprawne i efektywne kierowanie internatem wyraża się w następujących działaniach : planowaniu i organizowaniu pracy w internacie, podejmowaniu optymalnych decyzji, stwarzaniu niezbędnych warunków do prawidłowego funkcjonowania placówki, doskonaleniu pracy na wszystkich odcinkach, dokonywaniu systematycznej kontroli i oceny jej działalności merytorycznej i administracyjnej – sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad personelem internatu zaangażowanym przez dyrektora szkoły. Działania te obejmują dwie sfery:
1/ sferę administracyjno – gospodarczą (zadania dla personelu administracyjno –
obsługowego)
2/ sferę opiekuńczo – wychowawczą (zadania dla kadry pedagogicznej)

Dotychczasowa praktyka polegająca na zapoznaniu pracowników z zakresem obowiązków i odpowiedzialności uwidaczniała wieloznaczność i nieprecyzyjność niektórych zapisów. Zbyt ogólne określenie czynności np.: „ sprawowanie dyżuru w budynku internatu” powodowało dowolność interpretacji zarówno w jej wykonywaniu, jak i w ocenie realizacji zadania. Jakże często pojawiała się wątpliwość, czy to, co wzbudza niezadowolenie u młodzieży w odniesieniu do niektórych pracowników internatu, zasługuje na naganę, chociaż nie jest sprzeczne z ich zakresem obowiązków, ani z etyką zawodu. Rozwiązania podpowiadała mi intuicja, ale jednocześnie nasuwał się wniosek, że taki system się nie sprawdza. Jak można udzielać pochwały czy nagany, gdy nie ma jasno określonych celów.
Feedback jest tylko wycinkiem systemu kierowania internatem. W sytuacji, gdy nie ma wytyczonych celów, nie ma o czym informować. Należy więc dokładnie określić obowiązki i to, z czego pracownicy będą rozliczani; powiedzieć, co należy zrobić lub co powinno być zrobione, określić cel i standardowe sposoby jego osiągnięcia – tak, żeby każdy wiedział od samego początku, czego się od niego oczekuje.
Kenneth Blanchard i Spencer Johnson podają sposób na wytyczanie celów:
1/ uzgodnij, jakie są Twoje cele,
2/ zrozum, jak wygląda prawidłowe zachowanie,
3/ zapisz każdy z Twoich celów na kartce papieru używając nie więcej, niż 25 słów,
4/ dwukrotnie przeczytaj opis każdego celu, na co potrzeba tylko ok. jednej minuty za
każdym razem, gdy to robisz,
5/ każdego dnia poświęć jedną minutę na przyjrzenie się wynikom,
sprawdź, czy wyniki są zgodne z wytyczonym celem .

Najlepszym podsumowaniem stosowania konstruktywnej informacji zwrotnej w kierowaniu internatem jest „plan gry” zaproponowany przez K. Blancharda i S. Johnsona

START
Wytycz nowe cele tu Przejrzyj, uściślij i uzgodnij cele

JEDNOMINUTOWE CELE
(1 strona do przeczytania w ciągu 1 minuty)
Cele osiągnięte (lub część celu) Cele nie osiągnięte
Wygrałeś Przegrałeś

Idź dalej Wróć do celów,
a potem idź dalej

JEDNOMINUTOWE POCHWAŁY: JEDNOMINUTOWE NAGANY:
- chwal zachowanie - gań zachowanie
(okazując prawdziwe uczucia) (okazując prawdziwe uczucia)
- rób to wkrótce po zdarzeniu - rób to wkrótce po zdarzeniu
- bądź konkretny - bądź konkretny
- powiedz osobie, co zrobiła dobrze - powiedz osobie, co zrobiła niewłaściwie
- i co w związku z tym czujesz - i co w związku z tym czujesz
- zachęcaj (okazując prawdziwe uczucia) - zachęcaj (okazując prawdziwe uczucia)
- uściśnij dłoń i - uściśnij dłoń i

Kontynuuj sukcesy Wróć na start
Zakończenie

Najważniejszym bodźcem motywującym ludzi do działania jest informacja zwrotna dotycząca ich wyników pracy. Feedback w postaci pochwały czy nagany jest tylko wycinkiem większej całości systemu kierowania – sam w sobie nie przyniesie efektów. Niezbędne jest wytyczanie celów, bowiem feedback jest informacją o ich realizacji.
Dzięki informacji zwrotnej pracownik zaczyna rozumieć czego od niego oczekuje przełożony i jak najlepiej może wykonać swoje obowiązki.
„Najlepszą niespodzianką jest brak niespodzianek” . Cytat ten w najwyższym stopniu powinien dotyczyć oceny pracowników, gdyż każdy z nich chce wiedzieć jak pracuje, a więc oczekuje od swojego kierownika informacji zwrotnej. Większości problemów można uniknąć udzielając pracownikom informacji zwrotnej na bieżąco.
Konstruktywny feedback dostarcza im wiedzy o ich działaniach pozwalając na zachowanie pozytywnego stosunku do siebie i swojej pracy. Mając jasno wytyczone cele i udzielając informacji zwrotnej unikamy „niespodzianek”.
Dawanie i odbieranie feedbacku to umiejętność, którą jak wiele innych można w sobie rozwinąć. Powinniśmy więc rozwijać tę cenną umiejętność, gdyż umożliwi nam ona nie tylko efektywne zarządzanie, ale będzie również przydatna we wszystkich sferach naszego życia.