Przygotowanie i negocjowanie preliminarza konferencji, spotkania, imprezy gastronomicznej.

Na samym początku wyjaśnię słowo preliminarz:
jest to planowe zestawienie dochodów lub wydatków danej jednostki bądź projekt budżetowy.

Gdy dochodzi do spotkania dyrektora z klientem, który chce zorganizować w naszym hotelu konferencje czy imprezę gastronomiczną, po wcześniejszych uzgodnieniach dyrektor przedstawia klientowi cały przygotowany preliminarz danej imprezy. Wówczas klient może być z niego zadowolony bądź żądać jakiś poprawek i negocjować koszty całej organizacji. Oczywiście jest przewidziana forma negocjacji mająca na celu dojście do wspólnego kompromisu, korzystnego dla obu stron.

Jak przygotowuje się taki preliminarz? Potrzebne informacje to:
 Rodzaj uroczystości, imprezy
 Jak ma ona wyglądać
 Jakie będzie menu i z czego będzie się składać
 Rodzaj i ilość alkoholu
 Liczba gości
 Jeżeli jest to konferencja są potrzebne informacje o wyposażeniu specjalnym: mikrofony, diaskop, ekran, tablice, pulpit, podium, artykuły piśmienne itp.
 Wystrój sali
 Czy będzie orkiestra, zespół
 I wiele innych.

Między innymi od tego typu informacji będzie zależeć cały skład preliminarza. Dzięki temu będziemy mogli ustalić koszty – całe wydatki jakie poniesie klient decydując się na zorganizowanie imprezy w naszym hotelu.

Preliminarz musi być przygotowany w taki sposób aby był jasny i przejrzysty dla klienta. Wcześniej musi on być zatwierdzony nie tylko przez kierownika sali konsumenckiej, ale i przez szefa kuchni, który jest odpowiedzialny za menu.

Czym są negocjacje?
Negocjacje (z łac. "negotio", czyli sklep; "negociare", czyli handluję, pertraktuję, prowadzę negocjacje, pertraktacje, rozmowy handlowe) to komunikowanie się w celu osiągnięcia porozumienia w sytuacji, gdy przeciwne strony związane są pewnymi interesami, z których jedne są wspólne, a inne przeciwne. Polegają na składaniu przez zainteresowane strony wzajemnych propozycji, a problem zostaje rozwiązany wtedy, kiedy strony osiągną zgodę.
Negocjacje najczęściej dotyczyć będą warunków współpracy, np.:
* cen za świadczone usługi,
* kosztów zakupu i sprzedaży różnych towarów,
* zniżek i rabatów,
* jakości towarów i usług,
* terminów płatności oraz form rozliczeń strat i uzasadnionych roszczeń,
* sposobów zabezpieczania płatności,
* zasad ustalania kar umownych,
* opłat związanych z wynajmem lokalu.
Weźmy pod uwagę inny rodzaj imprezy- Targi Hotelarskie. Każde przedsiębiorstwo hotelowe w zgodzie ze swoją strategią i formułą działania, stosuje jedną z podanych niżej metod tworzenia budżetu na tych targach jako procentowy udział w:
- kosztach promocji
- kosztach reklamy
- kosztach sprzedaży
- promocji sprzedaży

W składzie budżetu imprezy targowej zawrzeć należy takie oto koszty:
1. Stoiska
2. Obsługi stoiska
3. Delegacji i reprezentacji
4. Promocji i reklamy
5. Eksponatów

1. Koszt stoiska

Punkt ten zawiera następujące elementy:
- powierzchnię - organizatorzy stosują najczęściej jedną z dwóch metod: koszt metra kwadratowego lub koszt modułu oferując jedynie powierzchnię do samodzielnej zabudowy lub moduł o określonej powierzchni i kształcie w ciągu innych modułów - wykonany przeważnie z "oktanormy";
- aranżacja i zabudowę powierzchni - organizatorzy imprez targowych przeważnie wskazują firmy budujące stoiska, przeważnie jednak taniej wychodzi zaangażować architekta wnętrz samodzielnie. Kwota jaką hotel zamierza tu wydać zależy od strategii prezentowania się na targach (więcej w części III);
- wyposażenie - zależy od zamówienia złożonego do organizatorów. Podstawa to energia elektryczna następnie: woda, lodówka, ekspres do kawy także dodatkowe źródła prądu np. do komputerów itp.;
- usługi dodatkowe - ubezpieczenie stoiska i wyposażenia, ochrona;
- usługi uzupełniające - sprzątanie.

2. Koszt obsługi stoiska

- płace pracowników etatowych i wynajętych (hostessy). Firmy branży turystycznej przeważnie zadowalają się własnym personelem. Wiedza fachowa i identyfikacja z firmą to atuty własnych pracowników. W przypadkach, gdy koszt delegowania pracowników jest wysoki warto rozważyć celowość zatrudnienia do prostej reprezentacji (rozdawanie ulotek, urocze uśmiechy i zbieranie wizytówek) hostess, którym przeważnie płaci się za przepracowane godziny (odpada koszt hotelu, diet, transportu i wyżywienia);
- żywność i napoje - tu: tylko to co zostaje zużyte na stoisku, a więc: kawa, herbata, napoje zimne, ewentualne alkohole, drobne przekąski. Na targach turystycznych ta pozycja niekiedy stanowi ważną pozycję w budżecie.
Hotele często przygotowują drobne ale wykwintne kanapki i inne przekąski w tym wyborne słodkie. Zdarza się serwowanie na stoisku przekąsek gorących typowych dla regionu (np. kwaśnica na stoisku tatrzańskim).
Na targach za granicą z natury rzeczy poczęstunki są skromniejsze ale również często spróbować można typowo polskich specjałów w dużym wyborze. To kosztowny ale skuteczny element promocji polecany jednak tym uczestnikom targów, którzy adresują swoją ofertę bezpośrednio do odwiedzających targi. Chyba że uczestnik targów uznaje za celowe żywienie personelu sąsiednich stoisk - czym niechybnie zaskarbi sobie ich wdzięczność i sympatię. W przeciwnym wypadku wystarczy mieć godziwy poczęstunek wyłącznie dla osób zaproszonych na stoisko i tych, z którymi prowadzimy rozmowy wykraczające poza kurtuazyjną wymianę uprzejmości.

3. Koszty delegacji i reprezentacji.

W kosztach delegacji uwzględniamy:
- przejazdy w obie strony dla personelu stoiska i osób wizytujących
- wysyłkę materiałów i wyposażenia stoiska
- transfery: dworzec - hotel - targi - konieczne do obsługi stoiska
- koszt noclegów
- wartość diet - która przy wyjazdach zagranicznych może stanowić niemałą kwotę.
Koszty reprezentacji - tu materia jest delikatna. Kto z hotelu poza personelem zamierza pojawić się na targach i na jak długo? Często okazuje się, że dwudniowa wizyta dyrektora firmy ze świtą kosztowała więcej niż cała impreza targowa. Nawet jeżeli nie przewidujemy żadnych ekstra wydarzeń należy ustalić kwotę na ewentualne koszty reprezentacji. Może się zdarzyć konieczność podjęcia kontrahentów kolacją czy udział w imprezie towarzyszącej targom.

4. Koszt promocji i reklamy

- REKLAMA POPRZEDZAJĄCA TARGI - zaproszenia, ogłoszenia prasowe i inne.
Jeżeli chcemy by targi były okazją do spotkań z partnerami handlowymi należy rozesłać zaproszenia do odwiedzenia stoiska naszego hotelu w czasie trwania ..... tu nazwa imprezy targowej która odbędzie się kiedy?, podając dokładną lokalizację stoiska według oznaczenia przyznanego przez organizatorów.
Zaproszenie takie jest też dobrym pretekstem do nawiązania nowych kontaktów. Wysłanie zaproszeń do wytypowanych, potencjalnych kontrahentów - zazwyczaj skutkuje wizytą, pod warunkiem jednak, że na zaproszeniu wpiszemy imię i nazwisko osoby zapraszającej oraz informację, że będzie ona na targach. Wtedy przedstawiciel firmy, która takie zaproszenie otrzymała wie o kogo pytać, a to zazwyczaj przełamuje opór gościa i nie powoduje zamieszania wśród personelu stoiska i płochliwej "spychotechniki", która może zostać źle odebrana przez osobę, która czeka by ktoś z zapraszających (!) z nią porozmawiał.

Udział w targach dla hotelu czyniącego to jedynie okazjonalnie to dobry pretekst do mailingu. Informacja o udziale w imprezie targowej połączona z ofertą hotelu i cennikami może zainteresować hotelem firmy, które wcale nie zamierzają odwiedzać targów.
- REKLAMA W CZASIE TARGÓW - prezentacje, pokazy, udział jako sponsor w loterii targowej, zapowiedzi w radiu targowym, koktajl dla zaproszonych gości, nagroda w konkursie organizowanym dla zostawiających wizytówkę itp.
Forma promocji i reklamy w czasie targów limitowana jest właściwie jedynie budżetem i pomysłowością wystawcy.Targi turystyczne to feta barw, dźwięków i kakofonia atrakcji. Chcąc wzbudzić zainteresowanie należy się przede wszystkim zastanowić - kogo chcemy zainteresować i czym. Sama promocja stoiska, gdy nie towarzyszy mu nic atrakcyjnego na stoisku (poza katalogiem z ofertą), to marnotrawienie sił i środków. Osoby odwiedzające targi należy zaintrygować, wzbudzić zainteresowanie i .... nie rozczarować, gdy już odwiedzą nasze stoisko. Ładne hostessy rozdające ulotki lub zaproszenia do odwiedzenia stoiska to zabieg typowy i powszechnie stosowany. A gdy im coś jest powszedniejsze tym mniej jest skuteczne.

Najlepszą metodą na dobry pomysł reklamy w czasie targów to wizyta na targach. Obserwacja co i jak robią inni i z jaką to się spotyka reakcją i odzewem - to najlepsza metoda na skompletowanie własnego repertuaru działań reklamowych.
- MATERIAŁY INFORMACYJNO - PROMOCYJNE - prospekty, katalogi, ulotki, cenniki, wizytówki
Do historii należą materiały niedbale przygotowane na kopiarce lub rozdawanie na targach folderów, które od lat zalegają w magazynku marketingu. Rozwój technik poligraficznych, spadek cen produkcji materiałów drukowanych oraz rosnąca konkurencja wymogły ogólny wzrost poziomu drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych.
Wystarczy przejrzeć targowe pojemniki na śmiecie (jest to doskonałe źródło materiałów badawczych wykorzystywane przez poważne instytucje), by zorientować się jaki jest ideał poligraficznych materiałów targowych.Przede wszystkim należy przygotować dwa typy materiałów: pierwszy - przeznaczony jest to powszechnego rozdawnictwa, drugi - otrzymują wyłącznie osoby prawdziwie zainteresowane ofertą hotelu, np. po rozmowie dotyczącej oferty lub w trakcie spotkania handlowego.
Zresztą na targach łatwo odróżnić "popularnego zbieracza targowego", który do reklamówki otrzymanej na którymś ze stoisk "zamiata" po kolei wszystko jak leci, od przedstawiciela biura podróży lub kontrahenta korporacyjnego.

A takie będą składniki składające się na preliminarz Targów Hotelarskich, na których będzie reprezentowany nasz hotel.