Korespondencja w turystyce i hotelarstwie

Hotelarstwo i turystyka należy do usługowej części gospodarki narodowej. Dlatego też pisma związane z tymi działaniami są spotykane w korespondencji dotyczącej spraw handlowych i usług. Do najczęściej spotykanych pism związanych z hotelarstwem i turystyką należą:

1. Oferta
Oferta ma zachęcić odbiorcę do zakupienia oferowanych usług. (Ogólne zasady budowania oferty omówione są wśród typów pism korespondencyjnych)

2. List intencjalny

List taki nie musi koniecznie skłaniać do skorzystania z oferty. Może być jedynie przyjaznym przypomnieniem korzyści, jakie oferuje nadawca tego listu (np. rabaty dla stałych klientów). List taki powinien przyciągać uwagę czytającego, oferować mu pewną korzyść oraz udzielać informacji koniecznej do skorzystania z oferty, tzn. podać nazwę firmy, adres, ewentualnie numer telefonu.

3. Program

Występują dwa rodzaje programów imprez:
a) Program ramowy, który przedstawia propozycje na każdy dzień;
b) Program szczegółowy, który podaje propozycje z rozbiciem na godziny.
Program przedstawia to, co organizator imprezy planuje w trakcie jej trwania.

W przypadku spraw związanych z hotelarstwem i turystyką forma pisma bywa bardzo różna, szczególnie jeśli chodzi o ofertę i list intencjalny. Wszystko zależy od tego, kto ma być odbiorcą danego pisma. Jeśli odbiorcą jest firma lub przedstawiciel firmy, list taki ma typową formę dla pisma korespondencyjnego. Jeśli pismo jest kierowane do indywidualnego odbiorcy, często taki list przybiera formę listu prywatnego, bez adresu nadawcy, znaków powoławczych (inicjałów) i określeń sprawy. Forma taka ma na celu przekazanie odbiorcy o indywidualnym, przyjaznym traktowaniu go przez nadawcę pisma. Jeśli oferta kierowana jest do szerszego grona odbiorców może być skomponowana jak pismo zatytułowane, bez podania adresata. Podobnie komponuje się program, umieszczając w pierwszym wersie tytuł, a w następnych - rodzaj i termin imprezy. Program zazwyczaj nie jest pismem samodzielnym, lecz dołączonym do oferty lub potwierdzenia zakupu, nie wymaga więc ani adresu nadawcy (choć lepiej by był, gdyż organizator imprezy nie zostaje anonimowy), ani adresu odbiorcy.