Funkacjonalne wyposażenie sekretariatu

FUNKCJONALNE WYPOSAŻENIE SEKRETARIATU



Sekretariat należy zaliczyć do typowych komórek biurowych, tzn. takich, w których wykonywane są typowe czynności biurowe. Sekretariat pełni w firmie wielorakie funkcje, do których powinien być odpowiednio przygotowany. To właśnie wypełniane funkcje wpływają na rodzaj i liczbę mebli, sprzętu biurowego i dodatkowego wyposażenia. Funkcja sekretariatu jako centrum informacyjnego firmy wymaga, aby komórka ta usytuowana była w pobliżu drzwi wejściowych do firmy. Łatwy dostęp do sekretariatu dla klientów z zewnątrz jest podstawową zasadą prawidłowego rozmieszczania komórek biurowych tego typu. Jeżeli w firmie znajduje się specjalnie wyodrębniony punkt informacyjny, wtedy na usytuowanie i aranżacja tej komórki stanowi istotny problem wielu firm.
Do podstawowego wyposażenia sekretariatu należą:

· meble,
· sprzęt techniczny,
· zaplecze kuchenne.


ME BLE- to dominujący element w pomieszczeniu biurowym, który wywiera duży wpływ na pierwsze wrażenie gości i petentów. Meble w sekretariacie powinny być:

· ergonomiczne- tzn. przystosowane do cech fizycznych i psychicznych pracownika, a więc wygodne czy wręcz komfortowe w użytkowaniu,
· funkcjonalne- tzn. łatwe w przystosowaniu do określonej wielkości pomieszczenia, o odpowiedniej kolorystyce.

Sekretariat powinien być wyposażony w:

· meble do pracy: stół, biurko, blaty, meble do siedzenia: krzesła, fotele,
· meble do przechowywania: półki, szafy, regały, szafa pancerna.

Dodatkowo w sekretariacie powinno być wydzielone miejsce do przyjmowania interesantów, którzy oczekują na spotkanie z szefem.

Na wyposażenie tego miejsca składają się:

· fotele- 2 szt.
· Ława,
· Wolno stojący lub wiszący wieszak,
· Ilustrowane ( aktualne) czasopisma lub materiały reklamowe.

Sprzęt techniczny stanowiący wyposażenie sekretariatu to:

· komputer z odpowiednim oprogramowaniem,
· kserokopiarka,
· środki łączności: telefon, telefaks,
· elektroniczna maszyna do pisania
· pomocnicze środki techniki korespondencyjnej: bindownice, gilotyna, frankownica itp.


ZAPLECZE KUCHENNE

Aby umożliwić sekretarce funkcjonowanie w charakterze ,, pani domu ‘’, należy zorganizować w sekretariacie zaplecze kuchenne. Do podstawowego wyposażenia zaplecza kuchennego należą:

· ekspres do kawy,
· elektryczny dzbanek do wody,
· serwis do kawy i herbaty,
· komplet szklanek o różnej pojemności,
· talerzyki deserowy,
· sztućce,
· duże tace,
· patery do owoców,
· małe, szklane miseczki,
· szklanki do zimnych napojów i, jeżeli jest taka potrzeba, odpowiednie szkło do napojów alkoholowych.

Jeżeli warunki lokalowe na to pozwalają, dodatkowo można wyposażyć zaplecze kuchenne w lodówkę, kuchenkę mikrofalową, szafki do przechowywania naczyń, zlewozmywak.

DODATKOWE WYPOSAŻENIE


· literatura fachowa dotycząca pracy sekretarki,
· aktualna książka telefoniczna,
· panorama firm,
· informatory kulturalne,
· słownik ortograficzny,
· wykaz kodów pocztowych,
· instrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt,
· słowniki języka obcego i inne.


Aranżacja wnętrza sekretariatu zależy od wielu czynników, należy jednak pamiętać, że ważne jest pierwsze wrażenie osób z zewnątrz. Wnętrze sekretariatu może posiadać swoisty klimat, stworzony przez pracujące tam osoby, generalnie jednak powinien mieć on charakter bezosobowy. Nie jest wskazane przestrajanie ścian i mebli elementami prywatnymi; powinny to być elementy zdecydowanie profesjonalne, takie jak: kalendarze, tablice informacyjne, materiały reklamowe, zegar ścienny, pejzaż w antyramie. Bardzo ważnym elementem, mającym wpływ na wygląd sekretariatu, są kwiaty doniczkowe i cięte kwiaty w wazonach, pod warunkiem, że są prawdziwą ozdobą.




BIBLIOGRAFIA:

Prace biurowe- praca w nowoczesnym biurze