Pakiet Office. Różnice w stosunku do poprzednich wersji, a opłacalność zakupu - REFERAT.

Pakiet Office
Różnice w stosunku do poprzednich wersji

Wprowadzenie

Aktualizacja do Microsoft® Office 2000 znacznie ułatwia i podnosi efektywność realizowanych pomysłów, pozwala osiągnąć lepsze rezultaty w krótszym czasie, oraz znacznie ułatwia dostęp do przechowywanych informacji. W referacie tym opisane zostały typowe zadania, jakie można wykonać przy pomocy aktualnej wersji pakietu Office oraz pokazano jak tą samą pracę można wykonać szybciej i bardziej profesjonalnie przy użyciu programów z pakietu Office 2000.

Tworzenie i formatowanie dokumentów

Tworzenie i formatowanie dokumentów profesjonalnej jakości przy pomocy Office 2000 jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Nowe dodatki do rodziny Office pozwalają na tworzenie lepiej wyglądających dokumentów z własną grafiką, które mogą być ponownie wykorzystywane przez wszystkie programy Office.

Większość dokumentów nie jest dzisiaj tworzona od podstaw. Wykorzystuje się w tym procesie informacje pochodzące z wielu różnych źródeł: z dokumentów tekstowych, wiadomości poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów Web. W poprzednich wersjach Office zbieranie informacji z różnych miejsc było w pewnym stopniu nużącym procesem ciągłego przełączania się pomiędzy programami, kopiowania i wklejania każdego fragmentu informacji po kolei. Aby zaoszczędzić cenny czas tracony przy wykonywaniu tych czynności, w pakiecie Office 2000 rozwinięto możliwości schowka, który teraz pozwala na skopiowanie do 12 fragmentów z różnych aplikacji Office, a następnie na wklejenie ich wszystkich w jednym czasie w dowolnej kolejności.


Kopiowanie do schowka do 12 elementów, wklejenie ich, jednego lub kilku na raz.

W programie Word 2000, innym poleceniem oszczędzającym czas jest Kliknij i Pisz. Pozwala ono na umieszczanie tekstu w dowolnym miejscu na stronie bez konieczności tworzenia tabel lub specjalnego formatowania. Należy po prostu umieścić kursor w miejscu, gdzie ma znajdować się tekst, dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy i rozpocząć pisanie. Dużo łatwiejsze jest teraz umieszczanie tytułów na środku strony, tworzenie wcięć i akapitów lub pojedynczych linii tekstu w różnych miejscach.

Przy wyborze czcionki wykorzystywanej w dokumencie Office 2000 w menu pokazywany jest naturalny wygląd czcionek. Menu to dostępne jest we wszystkich aplikacjach pakietu Office 2000. Pozwala ono na przejrzenie czcionek przed wybraniem właściwej, co oznacza koniec problemów i błędów przy próbie uzyskania pożądanego wyglądu dokumentu. Można łatwo i szybko wybrać pożądaną czcionkę nawet bez znajomości jej nazwy.

Office 97 Font Menu
Office 2000 Font Menu
Podgląd formatu czcionki przed dokonaniem wyboru w Office 2000.

Galeria Clip Gallery pakietu Office 2000 zawiera tysiące nowych obrazków i jest dużo łatwiejsza w użyciu. Obrazki można przenosić z galerii bezpośrednio do dokumentów Office. Natomiast galeria Clip Art Galery Live pozwala na bezpłatny dostęp do 10,000 zdjęć, dźwięków, animacji i zwykłych obrazków.

Jeżeli nie można znaleźć odpowiedniego obrazka, można go utworzyć samodzielnie. Program do tworzenia grafiki Microsoft PhotoDraw™ 2000, najmłodszy członek rodziny Office, łączy w sobie narzędzia do edycji, skanowania i tworzenia obrazków w łatwy w użyciu zestaw działający podobnie do innych programów z pakietu Microsoft Office. Przy jego pomocy można tworzyć własną niepowtarzalną grafikę, którą potem można wykorzystywać we wszystkich aplikacjach pakietu Office.

Program PhotoDraw optymalizuje i zapisuje grafikę w formacie pozwalającym na wykorzystanie jej na stronach Web, drukowanie i wykorzystanie podczas prezentacji. Na przykład, można zaprojektować logo firmy, a następnie wykorzystać je w witrynie Web zbudowanej przy pomocy Microsoft FrontPage®, umieścić w katalogu programu Microsoft Publisher, zastosować w dokumencie Word lub w prezentacji Microsoft PowerPoint®.

Microsoft PhotoDraw 2000 to połączenie w jednej aplikacji narzędzi do edycji i tworzenia grafiki.

W przypadku, gdy wymagane jest utworzenie bardziej skomplikowanych układów graficznych niż na to pozwala edytor tekstów, program DTP (desktop publishing program) Microsoft Publisher 2000 dostarcza wszystkich potrzebnych do tego narzędzi. Profesjonalnie zaprojektowane szablony i schematy kolorów pozwalają na bardzo łatwe tworzenie, dostosowywanie do własnych potrzeb i publikowanie własnych biuletynów, ulotek, wizytówek i wielu innych.


Swobodne udostępnianie dokumentów

Pakiet Office 2000 nie tylko ułatwia tworzenie dokumentów i zarządzanie nimi, ale także ich udostępnianie.

Po aktualizacji do Office 2000 nie trzeba się martwić o to, że ktoś nie może przeczytać dokumentu, jak to było w przypadku aktualizacji do Office 97, ponieważ nie ma żadnej różnicy w formacie plików tworzonych przez Office 97 i Office 2000 za wyjątkiem aplikacji Microsoft Access. Oznacza to, że można udostępniać dokumenty tym, którzy korzystają z programów Office 97 i jednocześnie samemu korzystać z nowych udogodnień, jakie daje Office 2000.

Wiele osób udostępnia dzisiaj dokumenty przy użyciu poczty elektronicznej. W poprzednich wersjach Office, aby wysłać do kogoś opracowywany dokument, należało najpierw go zapisać, następnie uruchomić program obsługujący pocztę elektroniczną, utworzyć nową wiadomość, a następnie dołączyć plik. Office 2000 nie wymaga wykonania wszystkich tych czynności, ponieważ posiada wbudowaną usługę poczty elektronicznej Microsoft Outlook® we wszystkich aplikacjach. Wystarczy teraz wybrać nowy przycisk Poczta e-mail z paska narzędzi którejkolwiek z aplikacji Office 2000, aby wysłać wybrany dokument. Będzie on wysyłany w formacie HTML, aby każdy odbiorca był w stanie go przeczytać.


Możliwość wysyłania wiadomości z każdego programu Office 2000.

Coraz więcej osób udostępnia dokumenty w sieci Web. Z pakietem Office 2000 jest to równie proste jak zapisywanie dokumentu na lokalnym dysku twardym. Mając do dyspozycji foldery Web, nie są potrzebne żadne specjalne umiejętności do wysyłania plików do dostawcy usług internetowych lub intranetowych, gdzie każdy będzie miał do nich dostęp. Dokumenty można zapisywać na serwerze Web bezpośrednio z poziomu każdego programu Office.

Aby tworzyć wspaniale wyglądające strony Web, nie trzeba wcale znać języka HTML. W Office 2000, wykorzystując polecenie Zapisz jako stronę sieci Web, wszystkie dokumenty Word, arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel i prezentacje Microsoft PowerPoint mogą być zapisane jako wysokiej jakości HTML, zachowując przy tym formatowanie i stronę graficzną oryginalnego dokumentu. Ponieważ każda osoba posiadająca przeglądarkę Web może przeglądać pliki HTML, można udostępniać informacje każdemu, niezależnie jakiego oprogramowania używa.

Do zaprojektowania całej witryny Web doskonale nadaje się narzędzie Microsoft FrontPage 2000, pozwalające również na zarządzanie każdą witryną niezależnie od posiadanych umiejętności w tym zakresie. Program Microsoft FrontPage może być wykorzystywany zarówno do tworzenia witryn prywatnych jak i biznesowych. A ponieważ działa podobnie do innych dokumentów Office, jest bardzo łatwy do nauczenia się i korzystania z niego.

Office 2000 umożliwia także zespołową pracę nad jednym dokumentem w tym samym czasie, nawet gdy nie wszyscy znajdują się w tym samym miejscu. Wszystko, co jest do tego potrzebne, to połączenie z siecią Internet i już można zaplanować spotkanie i jednocześnie dokonywać zmian w jednym dokumencie. Dodatkowo możliwe jest udostępnianie w sieci Internet własnego kalendarza i informacji dotyczących kontaktu przy pomocy standardów vCard i iCalendar.


Wyszukiwanie i porządkowanie informacji

Office 2000 pozwala na bardziej efektywne zarządzanie wszystkimi informacjami, takimi jak dokumenty i wiadomości poczty elektronicznej. Wszystkie mogą być teraz przechowywane w jednym miejscu, co pozwala na zaoszczędzenie czasu przy wyszukiwaniu ich.

Aby ułatwić znalezienie potrzebnych plików, okno dialogowe Otwórz/Zapisz zostało całkowicie zmienione. Pasek lokalizacji w stylu Microsoft Outlook pozwala za jednym kliknięciem myszy przenieść się tam, gdzie najczęściej przechowywane są dokumenty.


Okno dialogowe Otwórz/Zapisz umożliwia dostęp do najczęściej używanych plików i folderów.

Jedna z ikon na pasku lokalizacji, folder Historia, zawiera odwołania do wszystkich ostatnio używanych plików. Pozwala to na szybkie znalezienie ostatnio opracowywanego dokumentu.

Aby ułatwić zarządzanie osobistymi informacjami, takimi jak wiadomości poczty elektronicznej, terminarze i zadania, w programie Outlook 2000 zawarto nowe narzędzia, pomagające zapanować nad wszystkim. Wystarczy tylko przeglądać listę zadań do wykonania i upewniać się, czy jest się we właściwym czasie i we właściwym miejscu.

Ciekawą opcją jest Outlook na dziś, na przykład, pokazuje w jednym oknie plan przyszłych spotkań, zadań do wykonania i liczbę nowych wiadomości poczty elektronicznej.


Przeglądanie zaplanowanych spotkań, zadań, wiadomości w jednym oknie programu Outlook.

Kolejne nowe narzędzie, Organizuj, pomaga w utrzymaniu porządku w ciągle powiększającej się skrzynce odbiorczej. Teraz, przy pomocy tego jednego narzędzia można ustalać reguły dotyczące automatycznego filtrowania przychodzących wiadomości, oddzielenia wiadomości-śmieci i stosowania kolorów dla odróżnienia wybranych wiadomości. Potem można wykorzystywać te reguły do natychmiastowego porządkowania informacji już istniejących. Można także wybrać sortowanie wiadomości przy użyciu różnych widoków, np. przeglądanie według nadawców, czy innych wybranych kryteriów.

W poprzednich wersjach Office konieczne było używanie różnych programów do uzyskiwania dostępu do poczty elektronicznej, przeglądania plików i poruszania się w sieci Web. Z programem Outlook 2000 możliwe jest uzyskanie szybkiego dostępu do wszystkich potrzebnych informacji. Pasek Outlook może przechowywać skróty do wszystkich dokumentów takich jak pliki, foldery i strony Web. Strony internetowe otwierają się bezpośrednio w oknie programu Outlook, co umożliwia obserwowanie skrzynki odbiorczej nawet podczas przeglądania zawartości sieci Web.


Browse Web pages without leaving Outlook.

Zarządzanie, analiza i przedstawianie danych

Uproszczone i rozszerzone narzędzia do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych w programie Microsoft Excel 2000 oraz ulepszone narzędzia analityczne pozwalają na doskonalszą analizę danych i znajdowanie coraz lepszych rozwiązań. Nieważne, czy osoba pracująca z programem ma już doświadczenie, czy dopiero zaczyna naukę. Excel 2000 pomaga pracować bardziej efektywnie i z lepszym rezultatem.

W programie Excel 2000 możliwe stało się obserwowanie, jak wyglądają zmiany wprowadzone przez użytkownika, bez usuwania zaznaczenia komórek. Nowa właściwość Przezroczysty wygląd tylko trochę zaciemnia zaznaczone komórki, dzięki czemu można je formatować i natychmiast obejrzeć, czy osiągnięty został zamierzony efekt. Przy pracy z wieloma komórkami naraz, można przeglądać efekty zmian bez konieczności odznaczania podświetlonych komórek.




Excel 97 Cell Selection
Excel 2000 See-Through View

Nowa właściwość Przezroczysty wygląd delikatnie zaciemnia zaznaczone komórki zamiast odwracania kolorów, jak to miało miejsce w poprzedniej wersji.

Przy pracy z listami, nowe narzędzie Autowypełnienie listy inteligentnie rozpoznaje format istniejących kolumn lub wierszy i przenosi go do nowych pól. Jeżeli w przykładzie pokazanym na rysunku powyżej doda się nowy wiersz "Parkas" pod wierszem "Shoes", odziedziczy on format wierszy ponad nim.

Dynamiczne widoki Tabel przestawnych umożliwiają wizualną prezentację danych. W poprzednich wersjach Office z tego narzędzia mogli korzystać tylko doświadczeni użytkownicy. W programie Excel 2000 nowy interfejs i zautomatyzowane kreatorzy pozwalają wszystkim użytkownikom na korzystanie z widoków tabel przestawnych w celu łatwiejszego interpretowania danych.

Jeśli konieczna jest bardziej wizualna prezentacja danych, niż ta która była możliwa w poprzednich wersjach Office, Excel 2000 oferuje nowe narzędzie do analizy, dynamiczne widoki wykresów przestawnych. Można teraz dodawać i usuwać pola oraz przestawiać i filtrować dane na wykresie tak samo, jak w tabeli przestawnej. Ponieważ tabele i wykresy przestawne są ze sobą połączone, są aktualizowane jednocześnie przy zmianie lub przesuwaniu pól.

Planowanie spotkań i wysyłanie wiadomości poczty elektronicznej do znajomych
Office 2000 dostarcza wspaniałych narzędzi do szybkiego planowania i ustalania spotkań grupowych i komunikowania się z innymi.

Przy wysyłaniu wiadomości poczty elektronicznej i ustalaniu terminów spotkań nie trzeba już wpisywać ciągle tych samych adresów e-mail, jak to było w poprzednich wersjach Office. W programie Outlook 2000 można utworzyć Osobiste listy dystrybucyjne i wysyłać pocztę lub prośbę o spotkanie do grupy osób wpisując tylko nazwę grupy.



Osobiste listy dystrybucyjne mogą się składać z kontaktów z jednego lub więcej folderów kontaktów i globalnej listy adresowej Serwera MS Exchange.

Można zaplanować spotkanie ze wszystkimi osobami z listy dystrybucyjnej, następnie wybrać ZNAK PLUS obok nazwy listy i przejrzeć informacje dotyczące wolnego czasu każdego członka grupy. Można zdecydować wtedy, które osoby z listy zaprosić, a które pominąć.

Udoskonalony Terminarz Spotkań programu Outlook 2000 automatycznie potrafi ustalić termin spotkania dogodny dla wszystkich zaproszonych.

Narzędzie Terminarz Spotkań programu Outlook 2000 pozwala na łatwe zaplanowanie spotkania ze współpracownikami. Polecenie Autowybór ułatwia określić, czy wszystkie osoby nie mają żadnych zajęć w wybranym czasie oraz wybrać odpowiednią lokalizację z listy dystrybucyjnej zasobów.



Śledzenie ważnych kontaktów i spotkań
W programie Outlook 2000 znacznie poprawiono w stosunku do poprzednich wersji narzędzia do zarządzania kontaktami poprzez ułatwienie wyszukiwania i śledzenia współpracowników, co pozwala na osiągnięcie lepszych wyników współpracy.

Z programem Outlook 2000 bardzo łatwo śledzić wszystkie czynności i kontakty z innymi osobami. Śledzenie aktywności kontaktu pozwala na rejestrowanie wiadomości e-mail, rozmów telefonicznych, zadań, spotkań i dokumentów odnoszących się do danego kontaktu. Możliwe jest uzyskanie skonsolidowanej listy współpracy, która można przeglądać, grupować, sortować i filtrować.


Śledzenie wiadomości, zadań, spotkań i dokumentów odnoszących się do danego kontaktu

Jeżeli istnieje potrzeba wykonania telefonu, najlepiej skorzystać z narzędzia Szybkie wyszukiwanie kontaktu, które pozwala na znalezienie danej osoby z każdego miejsca programu Outlook. Wystarczy wpisać nazwisko, część nazwiska lub lokalizację, a program Microsoft Outlook znajdzie kontakt natychmiast. Jeżeli istnieje potrzeba odwiedzenia danej osoby, można skorzystać z polecenia Pokaż mapę adresów, pokazującą lokalizację danej osoby, którą można wydrukować i zabrać ze sobą.

Narzędzie Korespondencja seryjna z Kontaktów Outlook ułatwia wysyłanie listów, faksów lub wiadomości poczty elektronicznej dostosowanych do potrzeb każdego z kontaktów bez konieczności przechodzenia do programu Word, jak to miało miejsce w poprzednich wersjach Office. Duże możliwości sortowania i filtrowania programu Outlook pozwalają na kierowanie wiadomości do właściwych osób. Na przykład, można stworzyć widok, zawierający tylko kontakty do osób z określonego regionu, a następnie wysyłać wiadomości przeznaczone specjalnie dla nich.

Tworzenie prezentacji przy mniejszym nakładzie pracy
Jeżeli już pracowałeś z poprzednią wersją programu Microsoft PowerPoint, na pewno zauważysz znaczącą różnice tuż po uruchomieniu programu PowerPoint 2000 - trzy panelowy widok, który jest domyślnym widokiem w PowerPoint 2000. Trzy panelowy widok łączy dostępne w wersji poprzedniej widoki: konspektu, slajdu i notatek. Możesz teraz w jednym miejscu przygotowywać wszystkie elementy swojej prezentacji. Ponieważ nie musisz bez przerwy przełączać się między różnymi widokami, zaoszczędzisz dużo czasu.
Fakt, że możesz obserwować na bieżąco konspekt prezentacji, podczas jej przygotowywania, pozwala lepiej skupić się na zasadniczych problemach, które chcesz w tej prezentacji przedstawić. Rezultaty Twojej pracy z całą pewnością będą lepsze.



Trzy panelowy widok, łączy widoki dostępne w programie PowerPoint 97 – widok: konspektu, slajdu i notatek.

Kiedy dodajesz wypunktowanie w prezentacji PowerPoint 2000, wielkość tekstu jest automatycznie dopasowywana do wielkości slajdu. Funkcja autowypełniania tekstu zmienia odległości między liniami, potem wielkość czcionki, a następnie jedno i drugie. Nie musisz tracić czasu na dopasowywanie tekstu – Office 2000 zrobi to automatycznie za Ciebie.
Uaktualnienie do Office 2000
Kreator instalacji Office 2000 automatycznie wykrywa zainstalowane poprzednie wersje Office i może je usunąć w całości, niezależnie jaka to wersja. Następnie można wybrać elementy pakietu, które mają zostać zainstalowane. Jeżeli jakiś komponent jest instalowany po raz pierwszy, Office 2000 automatycznie konfiguruje go. Opcja Instaluj na żądanie pozwala na zachowanie większej ilości przestrzeni dyskowej, ponieważ dany składnik jest instalowany tylko wtedy, gdy zachodzi konieczność użycia go.

W celu zapewnienia stabilnej pracy pakietu Office Samonaprawiające się aplikacje wyszukują uszkodzone pliki i naprawiają je automatycznie, co pozwala skoncentrować się na pracy, zamiast na oprogramowaniu. Ponieważ Office 97 i Office 2000 posiadają ten sam format plików (za wyjątkiem programu Access), po aktualizacji nadal można udostępniać pliki osobom posiadającym jeszcze poprzednie wersje pakietu.



Pakiet Office
Opłacalność zakupu


Pakiet Office 2000 dostarcza narzędzi, które pomogą uzyskiwać doskonałe rezultaty niewielkim wysiłkiem. Umożliwia łatwiejszą niż kiedykolwiek, skuteczną realizację pomysłów, efektywne zarządzanie informacjami. Pomaga osiągnąć więcej w krótszym czasie. Poprzez cztery niepowtarzalne pakiety - Premium, Professional, Small Business i Standard - Microsoft Office 2000 pozwala na podniesienie wydajności pracy.

Zintegrowane narzędzia graficzne, publikacyjne i komunikacyjne zawarte w pakiecie Office 2000 w łatwy sposób pozwalają na tworzenie i udostępnianie złożonych dokumentów, prezentacji, materiałów do wydruku i stron sieci Web.

Microsoft Office 2000 pozwala na sprawną realizację większej ilości zadań w krótszym czasie. Dostarczając łatwych w użyciu narzędzi Office 2000 uprości twoje codzienne zadania, takie jak zarządzanie skrzynką pocztową, w celu gromadzenia informacji, lub tworzenie dokumentów.

Pakiet Microsoft Office 2000 konsoliduje twoje codzienne zajęcia i dostarcza nowych narzędzi pomagających w łatwym zarządzaniu i organizowaniu twoimi informacjami, tak abyś mógł pracować skuteczniej niż kiedykolwiek przedtem.

Zawartość poszczególnych pakietów
Po przedstawieniu wszelkich zalet Pakietu Microsoft Office 2000, jedyną nasuwającym się stwierdzeniem jest to, iż program ten jest jak najbardziej przydatny tak w pracy jak i w domu. Jedynym jego “mankamentem” jest wysoka cena, jednakże na rynku dostępne są aż cztery wersje pakietu a ceny w jakich poszczególne z nich występują są dość zróżnicowane. Każdy użytkownik ma zatem pełen wachlarz możliwości jeśli chodzi o ich dobór. Jeżeli dany użytkownik naprawdę cząsto używa danego pakietu to wydatek na zakup orginalnej wersji na pewno się opłaci.