Zachowania organizacyjne "Budowanie zespołu"

3 Budowa i funkcjonowanie zespołu.

Budowanie zespołu. Role w zespole. Funkcjonowanie zespołu.
Budowanie zespołu może odbywać się w obrębie grupy lub pomiędzy grupami.
Rozwój w obrębie grupy dotyczy „rodzin organizacyjnych” grup kierowniczych, zespołów interfunkcyjnych i grup zadaniowych. Obejmuje wyznaczanie celów, rozwiązywanie stosunków interpersonalnych pomiędzy członami zespołu, analiza roli i odpowiedzialności każdego z członków oraz procesów zespołowych niesienie interakcji między członkami grupy aby pogłębić wzajemne zaufanie i otwartość.
Warto rozpocząć od określenia celu i priorytetów grupy następnie należy sprawdzić efektywność grupy można przeprowadzić dla całej grupy lub najpierw w mniejszych grupach a następnie przekazać uzyskane wyniki. Na budowanie zespołu składa się wyjaśnienie roli każdego członka można ujawnić istniejącą niejednoznaczność dla niektórych może to być jedna z niewielu okazji aby zwiększyć skuteczność grup. Następnie konsultuje się procesy zachodzące w zespole w celu rozpoznania jak wykonuje się pracę i jak można ją udoskonalić aby zwiększyć skuteczność zespołu.

Tworzenie zespołu jest procesem przebiegającym stopniowo związane jest z wywołaniem tożsamości zespołu, określenie wspólnych celów oraz wspólnej wizji działania, niezbędne jest ustalenie reguł współpracy, musi mieć wyznaczoną rolę oraz indywidualne cele do zrealizowania. Utrzymanie spójności zespołu wymaga ciągłej aktualizacji wspólnych celów oraz misji zespołu. Członkowie zespołu potrzebują informacji dotyczących realizacji wyznaczonych celów jak i podkreślenia dotychczasowych osiągnięć.

TWORZENIE ZESPOŁU
Przygotowanie do pracy zespołowej polega na zgromadzeniu danych dotyczących potrzeb i zainteresowań zespołu, zidentyfikowanie najważniejszych osób z punktu widzenia zespołu i pozyskanie ich wsparcia, stworzenie atmosfery zaufania i więzi w zespole poprzez życzliwą i otwartą komunikację międzyludzka i tolerancję na różnice zdań czy stanowisk, analiza oczekiwań możliwych efektów działania oraz istniejących zagrożeń, ustalenie warunków i postaw rozpoczęcia pracy zespołowej, określenie technik pracy możliwych do stosowania

Można podzielić na 5 etapów
Formowanie – celem tej fazy jest zrobienie dobrego pierwszego wrażenia na jej członkach okazują sobie życzliwość wynikającą z nieznajomości innych członków tworząc dystans
Konfrontacje – ustalane są relacje władzy w grupie członkowie sprawdzają swoje siły na ile i z kim można sobie pozwolić i kogo warto słuchać.
Stabilizacja- faza ustala sposób funkcjonowania zespołu w dziedzinie organizacji pracy, zasady i metody komunikowania się
Współdziałanie- każdy członek jest świadomy misji i celów zespołu i angażuje się w ich realizację na drodze dobrej współpracy z innymi
Rozwiązanie- podsumowanie działań zespołu ocena po czym rozwiązuje się zespół.

Etapy budowania zespołu
- budowanie zespołu
- kreowanie pomysłów
- planowania wyboru celu, metod postępowania
- nawiązywanie kontaktów z otoczeniem firmy
- organizacja pracy sprawdzania i nadzorowania
Konstruowanie zespołu jest sztuką, nauką i umiejętnością
Sztuką jest traktowanie zespołu jako całości, rozwiązywanie wspólnie problemów, odwracanie uwagi pracowników od małych niepowodzeń
Nauka wiąże się z zachowaniem ludzi i ich emocjach, reakcji na to co będzie, tego co się stało i co przewiduje


Kierowanie zespołem
Kierowanie to powodowanie żeby kierownicy zachowywali się zgodnie z wolą kierującego.
Najważniejsze wyznania to praca zespołowa, prowadzenie zespołu, projekty, ciągłą zmiana.

Zespół to grupa ludzi, która ma wspólne cele i zdaje sobie sprawę z tego, że do ich osiągnięcia potrzebne są wysiłki każdego z jej członków.
Warunkiem istnienia dobrego zespołu jest wspólny cel, właściwe normy zespołowe, poczucie bycia zespołem, współpraca wewnętrzna właściwa struktura i odpowiedzialna wielkość zespołu.

Dwie formy zespołowego działania
- zespół o specjalizacji jednorodnej obejmuje te zespoły pracowników o jednakowych specjalnościach np. tokarz, mechanik jest to łączenie się osób wykonujących równolegle czynności czy zadania
- zespół o specjalizacji różnorodnej obejmuje on wykonawców o różnych zawodach i specjalnościach, realizują kolejne czynności składające się na większe zadania czy nawet na pełny proces produkcyjny, praca jest tu wzajemnie uzależniona.

Cechy sprawnego zespołu:
Wspólne cele i wspólny cel istnienia – zaangażowanie w realizacje zadań- wyciąganie wniosków z sukcesów i porażek – uważanie słuchanie i otwartość na odmienne poglądy- otwarte traktowanie konfliktów – koncentracja na rozwiązywaniu problemów- właściwa proporcja ról –wyczulenie na uwarunkowania zew i wew. – okresowa ocena pracy – atrakcyjność – wzajemne zaufanie.

Zalet pracy w zespole
-zwiększenie motywacji, wydajności, zmniejszenie rotacji kadr, stworzenie atmosfery satysfakcji, współzawodnictwo, opieka nad słabszymi, synergia, zmniejszenie stresów, dobry przywódca wydobywa z ludzi nieujawnione wartości talenty, dobrze określone role zespołowe pozwalają ludziom spełnić się w działaniach, przepłynąć ocean samoistnie jest trudno ale dobra załoga zrobi wszystko.

Typy zachowań w zespole
Zachowania zadaniowe – ustalanie i realizacja wspólnych celów ( poszukiwanie informacji, zachęcanie do podejmowania decyzji, wypracowanie norm, worów, stanowisk)
Zachowania zespołowe – wzmacniają budują harmonię i spójność zespolu
Oba te zachowania potrzebne są w zach. Zespołu
Zachowania indywidualne – niepożądane działanie zaspokojenia potrzeb indywidualnych pracownika co przeszkadza zespołowi w osiągnięciu celu (dominacja,- dążenie do zdobycia nominacji nad grupą, agresja- atakowanie pozytywnych pomysłów, dążenie do zdobycia uznania, współczucie pomoc, chęć zwrócenia na siebie uwagi.

Uniwersalne cechy efektywnych zespołów:
- jasno określony cel
- dobór właściwych ludzi do zespołu
- określenie standardów, jasności roli i odpowiedzialności
- efektywny system komunikacyjny, monitorowanie i ocena, dokumentowanie
- podejmowanie decyzji w oparciu o fakty

Brak efektywności zespołu
- nieprzygotowanie do spotkań
- brak powszechności zaangażowania się
- brak doceniania osiągnięć i powiązań rezultatów z nagrodami
- brak szczerej i otwartej komunikacji- klimatu współpracy
- partykularyzm interesów

10 zasad pracy efektywnego zespołu
1. Przygotowanie jasny cel spotkanie przygotowane w małych grupach
2. Cel należy mówić jasno zrozumiale określenie indywidualnych i grupowych celów strategicznych
3. Czas kontrolowanie czasu z wyznaczonymi celami
4. Zapewnienie zrozumienia informuj, rozwijaj umiejętności interpersonalne, słuchaj, podsumuj, wyjaśniaj
5. Trzymaj się wyznaczonej drogi nie odchodź od obranego celu, pomagaj innym, dzielenie pomysłami
6. Korzystanie z różnorodnych doświadczeń i umiejętności poznanie silnych i słabych stron poszczególnych osób oraz wykorzystanie mocnych stron
7. Twórcze rozwiązywanie problemów znajdź sposób na przeprowadzenie burzy mózgu, wspieranie niekonwencjonalnego myślenia
8. Sprawdzanie zgodności sprawdzamy zaangażowanie, a gdy powstaje konflikt to rozwiąż go pozytywnie
9. Podsumowanie wyników pracy grupowej pamiętanie o informacji zwrotnej bycie uczciwym, otwartym, należy akceptować porażkę i wyciągnąć wnioski
10. Działanie zaplanowanie co/ jak/ kto ustal cel i miernik sukcesu.


Procesy towarzyszące w pracy zespołowej
Konformizm dostosowanie się do opinii norm poglądów, wartości, chcemy być akceptowani przez grupę mieć ze strony członków uznanie i szacunek
Myślenie grupowe ekstremalny przypadek konformizmu wszyscy myślą jednakowo bez względu na to co sadzą , a także gdy czujemy zagrożenie ze strony innych, odrzucanie argumentów i informacji z zew., każdą inną grupę traktuje jako rywala i zagrożenie, zamykanie w swoim kręgu budując poczucie wyższości do innych grup.
Polaryzacja dotyczy omawianych w grupie problemów o charakterze emocjonalnym dotyczące bezpośrednio ich członków.
Konflikt wynika z różnicy interesów i poglądów poszczególnych osób, może mieć charakter konstruktywny- przyczynić się do lepszej komunikacji, lub destruktywny- prowadzi do dezintegracji grupy i otwartych kłótni między jej członkami
Wpływ mniejszości na większość informacje niepewne dwuznaczne a istnieje osoba wiarygodna posiadająca rzetelne informacje i „ adwokatów„ swojego podejścia możliwe wpłyniecie mniejszości na większość

Role członków zespołu
Osoby wchodzące w skład organizacji mają w niej określone role do spełnienia
Role wskazują określone formy zachowania wymagane przy realizowaniu danego zadania lub grupy zadań przypisanych do danej pozycji lub stanowiska.

Role na podstawie kryteriów :
Priorytetu zadań role zachowawcze i kreatywne
Role zachowawcze skupia się na utrwaleniu zachowawczej postawy, zachowanie osób mających na celu konieczność przetrwania w organizacji, osoby takie unikają konfliktów, hamują rozwój organizacji i własną realizację
Role kreatywne gdy organizacja nastawiona jest na dynamiczny rozwój z dostosowaniem się do zmian w otoczeniu, menadżerowie nastawieni na samorealizację, pomaga to w prowadzeniu długofalowej polityki, której celem jest ekspansja organizacji.
Zachowań rynkowych role strategiczne i organizacyjne
Role strategiczne wynikają z zarządzania strategicznego w kierowaniu firmą, utożsamiane są z wypełnieniem misji organizacji oraz realizacja celów strategicznych.
Role organizacyjne występują przy budowaniu organizacji, umożliwiają menadżerom trafne zorganizowanie organizacji oraz określenie jej funkcji zgodnie z oczekiwaniami.
Według funkcji Henryego Mintzberga (wyróżnił 10 ról i podzielił je na trzy kategorie)
Role interpersonalną, role informacyjną, i decyzyjną

Rola Treść roli Przykład
Rola interpersonalna

Reprezentacja

Przywódcza

Łącznik- pośrednik występuje jako symbol firmy
w stosunku do otoczenia

realizuje cele firmy, stosując określony typ motywacji w stosunku do pracowników, utrzymuje stosunki pomiędzy firmą a otoczeniem, zawiera umowy kontakty, zabiega o zlecenia co wpływa na funkcjonowanie firmy Reprezentacja firmy na konferencjach, udział w spotkaniach publicznych,
Członkostwo w różnych komitetach
Przewodzenie grup, personelem firmy, kierowanie motywowanie, ocenianie pracowników
Reklamowanie i propagowanie firmy celem pozyskania umów, zleceń
Rola informacyjna

Rzecznik przedsiębiorstwa
Ekspedytor
Ekspert-specjalista

Reprezentuje określone zagadnienia- problemy przed osobami z zewnątrz
Dostarcza informacje członkom organizacji poszukuje informacji związanych z funkcjonowaniem firmy Prowadzenie rozmów z profesjonalistami i grupami zawodowymi prezentujący wiedzę firmy, wydziału, wyrobu. Opracowywanie i wysyłanie raportów, listów
Czytanie fachowych czasopism uczestniczenie w podróżach służbowych ,zajmowanie się gośćmi
Rola decyzyjna


Stymulator
Rozjemca
Alokator zasobów
Negocjator Wprowadzanie zmian z uwzględnieniem jej rozwoju
Rozwiązuje i usprawnia struktury organizacyjne
Usuwa negatywne zjawiska z działu firmy, rozprowadza zasoby deficytowe i ustala prioreytety Reprezentuje firmę w negocjacjach indywidualnych i grupowych Zachęca pracowników do przedstawienia własnych pomysłów, rozwiązań.
Zachęca do kalkulowania ryzyka ,inicjuje badania
Analizowanie struktury organizacyjnej w sferze występowania konfliktu, Uczestniczy i pomaga w ustalaniu budżetu firmy Decyduje o wymianie narzędzi i maszyn.


Typy członków grupy:
Lider z którego się wywodzą
Koordynator- dominuje, ale nie wymaga posłuszeństwa, interweniuje w sytuacjach krytycznych, dba o szacunek i prestiż, potrafi przerwać dyskusje gdy wymyka się spod kontroli, preferuje indywidualne podejście do pracy i do ludzi umie wykorzystać zdolności i umiejętności każdego człowieka.
Lokomotywa – dąży do osiągnięcia celu bez względu na środki, posiada wysoką motywację, potrzebę osiągnięć i wysoki stopień energii, nastawiona na rywalizację i zwycięstwo, inspiruje akcje i rozwija samodzielność innych. Niekoniecznie musi pojawić się w zespole jego funkcje może sprawować koordynator, gdyż lokomotywa może wywoływać reakcje agresywne u pozostałych członków.
Mściciel – osoba kreatywna, błyskotliwa, innowacyjna, to źródło oryginalnych pomysłów, sugestii propozycji, koncentruje się na głównych problemach, ma skłonność do pomijania detali, co może prowadzić do błędów.
Krytyk wartościujący – Analityk poważny o wysokiej inteligencji i wnikliwości. Nieodzowny w czasie analizy faktów, rozważania plusów i minusów w każdej propozycji, najlepsze decyzje
Poszukiwacz źródeł poszukuje środków do realizacji zadań, wynajduje to co jest możliwe do zrobienia, pomysłów szuka poza zespołem, nawiązuje i ułatwia stosunki międzyludzkie, utrzymuje kontakt zew., prowadzi negocjacje
Skrupulatny wykonawca pracuje ciężko i sumiennie, przywiązuje wagę do detali, zawsze skoncentrowany, sprawdza dokładnie aspekty projektu, planuje kolejny etap, dotrzymuje terminy wykonania zdania.
Dusza zespołu zręczny mówca, łatwo nawiązuje kontakty, wzbudza zaufanie jest wrażliwości opiekuńczy, wspiera innych w chwili niepowodzenia, zapobiega tarciom i konfliktom, scala zespół i wnosi atmosferę życzliwości i entuzjazmu, celem jest uzyskanie jak najlepszej współpracy.
Realizator sumienny i skoncentrowany na szczegółach, preferuje porządek i rutynę, potrafi przełożyć idee i cele grupy na praktyczny język poszczególnych zadań, stawia czoło aspektom które innym wydają się za trudne jak za mało interesujące.

Żaden zespół nie może sprawnie funkcjonować bez realizatora i skrupulatnego wykonawcy.
Lider kompletność i fachowość, zdolność ogarniania całości zagadnień z punktu widzenia celów grupy, wyróżniający poziom moralny, stanowczy, konsekwentny w działaniach z poczuciem humoru.
Negatywne cechy to emocjonalność reakcji, zmienność nastrojów, pamiętliwość doznanych urazów, brak zaufania do ludzi z którymi się pracuje, brak kompromisu, psychiczny na otoczenie, przenoszenie własnych niepokojów, drobiazgowość i formalizm, błędy w ocenianiu, skłonność do złości, nietolerancja sprzeciwu innych, skłonność do stawiania zbyt wysokich celów.


Siedem reguł Jaya:
1 ograniczać gadatliwych
2 zachęcać do dyskusji milczących
3 chronić słabych
4 zachęcać do starć poglądów
5 uważać na odruch tłumienia propozycji
6 udzielić głosu osobom o najwyższej randze na końcu
7 zakończyć dyskusję na nucie powodzenia

Ekstrermalne typy pracowników w zespole pracowniczym:
Wojownik – konfliktowy, agresywny, podjudza innych do protestu
Belfer – najmądrzejszy, wszystko wiedzący, pouczający
Bufon – zarozumiały, nonszancki
Przyjaciel – przesadnie uprzejmy i uczynny
Samotnik – nieporadny, nieśmiały, małomówny, z kompleksami i niższością
Malkontenny – zawsze niezadowolony, narzekający, nieufny, podejrzliwy

Wskazówki dla członków zespołu
- przedstaw stanowisko swoje możliwie jasno i logicznie, ale nie argumentuj na jego rzecz,
- wysłuchaj reakcji innych i zastanów się nad nimi zanim zaczniesz podtrzymywać swój
punkt widzenia
- jeśli dyskusja między niektórymi członkami w jakimś momencie osiąga martwy punkt, nie
traktuj tego jako sytuacji, w której jedna strona przegrywa a druga wygrywa
- zamiast tego szukaj innych możliwości , najłatwiejszych do przyjęcia
- nie ustępuj w żadnej sprawie tylko dla świętego spokoju
- unikaj głosowania rzutu moną
- doprowadź do ujawnienia różnic zdań i wciągnij wszystkich do dyskusji