Księgi rachunkowe (miejsce prowadzenia,ochrona, składniki..itp)

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obok polityki rachunkowości podstawą systemu rachunkowości jednostki. Każda jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości .Dokumentacja ta powinna zawiera co najmniej :
1. określenie roku obrotowego i wchodzących w jej skład okresów sprawozdawczych.
2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego przyjęte przez jednostkę.
3. opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych
4. opis systemu ochrony danych i ich zbiorów.
Dokumentacja ta jest ustalana i aktualizowana przez kierownika jednostki.
W księgach rachunkowych jednostkach rejestruje operacje gospodarcze i ich skutki wywołujące zmiany w składnikach aktywów, kapitałów własnych i zobowiązań oraz kształtujących wyniki finansowe jednostki. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

MIEJSCE PROWADZENIA KSIĄG:
1.prowadzi się je w siedzibie jednostki (przedstawicielstwie lub oddziału zagranicznego osoby prawnej)
2.Jednostka posiadająca oddziały (zakłady)mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).
3.Mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej polskiej/ poza siedzibą jednostki (oddziału ,zakładu)określonym w art.13ust.2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.
4.W przypadku nie prowadzenie ksiąg w siedzibie jednostki obowiązany jest :
a)powiadomić właściwy urząd skarbowy miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu)
b)zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału , zakładu)

OTWARCIE KSIĄG RACHUNKOWYCH:
1.Na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
2.Na początku każdego następnego roku obrotowego.
3.Na dzień zmiany formy prawnej.
4.Na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek)
5.Na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego
-w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Księgi te otwiera się przez wprowadzenia salda początkowego (bilansu otwarcia) w skrócie „BO”, będącego liczbą niezerową lub zerową.

ZAMYKANIE KSIĄG RACHUNKOWYCH:
1.Na dzień kończący rok obrotowy
2. Na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego.
3.Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej.
4.W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, , w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia.
5.Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka , w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru tego połączenia lub podziału.
6.Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości .
7.Na dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń
nMożna nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, jak również w przypadku połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie przejęcia jednostki następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3.
SKŁADNIKI KSIĄG RACHUNKOWYCH:
1. Dziennik (ewidencjonuje operacje gospodarcze w układzie chronologicznym wg. dat)
2. Księga główna (wykaz kont syntetycznych)
3. Księgi pomocnicze ( z kontami analitycznymi)
4. Inwentarz (zestawienie składników majątku i źródła pochodzenia w przedsiębiorstwie)
5. Zestawienie obrotów i sald.

AD.1
1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
3. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów,
to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu
Ad.2.
Zbiór kont syntetycznych tworzy księgę główna. Konta księgi głównej służą do ujęcia zapisów w porządku syntetycznym i chronologicznym. Systematyka kont syntetycznych jest ustalona w zakładowym planie kont. Chronologia zapisów zmusza do księgowania operacji gospodarczych i finansowych kolejno datami- dzień po dniu, w którym dana operacja wystąpiła. Na konta księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowego (BO) aktywów i pasywów, a następnie dokonuje się kolejne miesiące zapisów , zarejestrowanych i uprzednio lub równocześnie w dzienniku .Co miesiąc podsumowuje się obroty każdego konta syntetycznego i wyliczy salda końcowe (BZ).
Jeżeli księga główna jest prowadzona oddzielnie od dziennika , wówczas należy uzgodnić zgodność sumaryczną obrotów każdego konta .Gdy jednak jednostka prowadzi dziennik razem z księgą główną (tj. Księgę o nazwie „Dziennik-Główna”),wtedy sprawna zgodność obrotów jest zapewniana na bieżąco.
Na kontach księgo głównej obowiązuje bezwzględna zasada PODWÓJNEGO ZAPISU (te same kwoty na dwóch kontach po przeciwnych stronach. Występują tutaj dwie kolumny „Winien” (WN) i „Ma” (Ma)).
Zapisy dokonane na kontach księgi głównej , prowadzonej przy użyciu komputera , drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego.
AD.3.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ewidencje analityczną prowadzi się na kontach ksiąg pomocniczych w porządku systematycznym .Konta analityczne służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont syntetycznych (księgi głównej).
juszczegółowienie polega na rozpisaniu operacji księgowej ujętej na koncie syntetycznym , na cząstki analityczne , które zapisuje się na kontach analitycznych.
kuzupełnienie zapisów kwotowych na koncie syntetycznym może być zapis ilościowy (w jednostkach naturalnych) lub wartościowy lub ilościowo- wartościowy na kontach analitycznych . W przypadku stosowania zapisów uzupełniających na kontach ksiąg pomocniczych należy sporządzić na koniec miesiąca zestawienie ilościowe z przeliczeniem na wartości , jeżeli nie potwierdzono równoległego zapisu ilości i ilości.
Konta analityczne podlegają zasadzie ZAPISU POWTARZALNEGO. Tworzą one tzw. analitykę konta macierzystego (systematycznego). Zasada zapisu powtarzalnego polega na tym, iż na odpowiednim koncie analitycznym powtarza się zapis z konta syntetycznego równy co do kwoty co do kwoty (sumy kwot) i po tej samej stronie co na koncie syntetycznym
Księgi pomocnicze prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów danych)w ramach kont księgi głównej .Suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych (analitycznych) stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta i księgi głównej (syntetycznego).Konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne) można również prowadzić w postaci wyodrębnionego systemu kont , uzgodniony z zapisami kont księgi głównej (kont syntetycznych).

Zapisy dokonane na kontach ksiąg pomocniczych , prowadzonych przy użyciu komputera , drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego (obrachunkowego)


1. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:
1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
2) rozrachunków z kontrahentami,
3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,
4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),
6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
2. Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,
3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników
aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.


AD.4.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki prowadzące księgi rachunkowe o sporządzania na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:
1) symbole lub nazwy kont,
2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (BO), obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (BO), obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Niezależnie od co miesięcznych zestawień obrotów i sald kont księgi głównej w dwóch przypadkach sporządza się zestawienie kont ksiąg pomocniczych:
AD.5.
1. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
2. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych w rozdziale 4.
4.Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
CECHY PRAWIDŁOWEGO PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
Cecha Warunki osiągnięcia określonej cechy
Rzetelność Zgodność ze stanem rzeczowym
Bezbłędność · Ujęcie wszystkich dowodów podlegających księgowaniu w określonej kwocie i na wyznaczonych kontach· Zapewnienie ciągłości zapisów· Poprawność stosowanych procedur obliczeniowych
Sprawdzalność · Udokumentowanie zapisów· Powiązanie zapisów w dzienniku i na kontach księgi głównej· Zachowanie porządku systematycznego i chronologicznego· Możliwość dostępu do zbiorów danych w dowolnym czasie za dowolny okres
Bieżące prowadzenie · Możliwość terminowego sporządzenia obowiązujących sprawozdań, deklaracji podatkowych i rozliczeń finansowych· Sporządzenie zestawień obrotów i sald za poszczególne okresy sprawozdawcze nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy do 85 dnia po dniu bilansowym· ujęcie w dniu dokonania wpłat i wypłat gotówkowych czekami, wekslami, a także obrotów detalicznych.
5. Wymogi formalne i merytoryczne prawidłowych ksiąg rachunkowych.
Przed każdym ujęciem w księgach rachunkowych, każdy dokument jest poddawany kontroli formalnej i merytorycznej.
Kontrola formalna dokumentu polega na sprawdzeniu, czy dokument odpowiada przepisom, tj. czy zawiera wszystkie dane i czy właściwie charakteryzują one ujętą w nim operacje gospodarczą (nazwy, adresy kontrahentów, rodzaj i przedmiot operacji, podpisy osób reprezentujących wystawcę itp.) oraz czy wystawiony został na właściwym formularzu.
Kontrola merytoryczna dokumentów ma chronić interes jednostki, ma ona na celu stwierdzenie (przez powołanego do tej funkcji pracownika), że wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe, podane w dokumencie, odpowiadają rzeczywistości, a wiec czy są rzetelne ( np. ujęta w fakturze dostawa materiału i jej cena są zgodne z umową, a odbiór dostawy wykazał zgodność ilości i jakości materiału podanego w fakturze)

6. Techniki rachunkowości i formy księgowości
TECHNIKA RACHUNKOWOŚCI – rodzaj urządzeń technicznych (maszyn) wykorzystanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Istnieją 3 rodzaje techniki rachunkowości:
I. Technika ręczna (tradycyjna) – jest głównie stosowana w wypadku formy tabelarycznej. Technikę tą wspiera najczęściej mała mechanizacja, polegająca wyłącznie na użyciu kalkulatorów, usprawniających czynności obliczeniowe (np. ustalanie procentów itp.)
II. Technika komputerowa – jest bardziej powszechna, technika ta polega na użyciu komputerów czyli wspierana jest przez średnią mechanizację. Udział człowieka jest ograniczony do wprowadzenia danych oraz wykorzystania informacji wyjściowych, które są prezentowane w postaci wydruków (tabulatorów) lub na monitorze. Komputery opracowują informacje automatycznie na podstawie odpowiednich programów komputerowych. Możliwości stwarzane przez ta technikę uzależnione są od klasy i generacji komputera oraz od jakości użytego programu.


III. Elektroniczna technika obliczeniowa charakteryzuje się:
· Bezbłędność, czyli pewność wyników i duża szybkość przetwarzania
· Wielofunkcyjność
· Dowolna szczegółowość, wieloprzekrojowość informacji
· Olbrzymia pojemność pamięci, łatwy dostęp do przechowywanych zbiorów danych

W mniejszych firmach są szczególnie przydatne mikrokomputery z odpowiednim oprogramowaniem z zakresu rachunkowości.

W odniesieniu do ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo obowiązują następujące zasady:
· sprawdzenie zgodności procedur komputerowych i uzyskiwanych wyników z dokumentacją systemu komputerowego. Jednostka musi dysponować pełną dokumentacją informatycznego systemu przetwarzania danych, dokumentacja ta powinna zawierać:
- wykaz zbiorów będących księgami rachunkowymi na nośnikach czytelnych dla komputera z określeniem ich struktury i funkcji w procesach przetwarzania danych
- wykaz stosowanych programów z pisemnym potwierdzeniem dopuszczenia nowego lub zmienionego programu
- opis każdego programu z podaniem jego parametrów (obliczenia, kontrola, wydruki)
- sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów
- zasady ochrony danych przed niepowołanym dostępem do danych i systemu ich przetwarzania
· każdy zapis w księgach rachunkowych musi być opatrzony numerem pozycji, pod którym został ujęty, a także oznaczony w sposób umożliwiający ustalenie programu wprowadzenia danych
· każdy zapis musi być oznaczony tak, aby było możliwe stwierdzenie podstawy jego dokonania. Podstawami mogą być dowody księgowe, dane przekazywane automatycznie za pomocą urządzeń łączności, dokonywane automatycznie na podstawie programu przeniesienia z innych zbiorów danych księgowych (lecz musi być znane ich pochodzenie i osoba odpowiedzialna, dowody korekt księgowych w razie wystąpienia błędów)
· wprowadzenie zapisów musi być uprzednio sprawdzone, do korekt mylnych stosuje się wyłącznie storno czarne albo czerwone)
· ciągłość zapisów i przenoszenie obrotów lub sald musi podlegać automatycznej kontroli
· na koniec miesiąca musi być sporządzony wydruk dziennika z podaniem kolejnej numeracji stron, a także wydruk zestawienia obrotów i sald kont analitycznych
· każdy wydruk komputerowy musi być oznaczony nazwą programu przetwarzania oraz posiadać dane określające datę jego sporządzenia, miesiąc oraz rok obrotowy
· konieczna jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości

OCHRONA DANYCH
Szczególne znaczenie w rachunkowości informatycznej ma zabezpieczenie zbiorów informacji zawartych na maszynach do momentu ich wydruku. Ochrona danych może polegać na: dwukrotnym zamieszczeniu tych samych danych w różnych miejscach pamięci, stosowaniu identyfikatorów osób mających dostęp do zbiorów, uwierzytelnieniu użytkowników, szyfrowaniu ,katalogowaniu zbiorów.

FORMY KSIEGOWOŚCI – dzielimy na:
· Tabelaryczna forma techniki księgowości – zwana „amerykanką”, polega na prowadzeniu oprawionej księgi, zwanej dziennikiem tabelarycznym lub dziennik główny, który łączy w sobie 2 urządzenia księgowe: dziennik-przeznaczony do chronologicznej ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych; zespół kont syntetycznych, zwanych księgą główną, na których następują zapisy systematyczne.


Podstawowe zalety formy :
+ przejrzystość zapisów w księdze dziennik-główna
+ łatwość dokonywania i uzgadniania zapisów
+ łatwość wyszukiwania błędów księgowych
Podstawowe wady formy:
- ograniczona liczba kont syntetycznych
- utrudniony podział czynności związanych z prowadzeniem ewidencji syntetycznej między kilka osób (księga główna jest dostosowana do prowadzenia przez 1 osobę)
- może być stosowana tylko w niewielkich jednostkach gospodarczych, posługujących się małą liczbą kont
· Przebitkowa forma techniki księgowości – może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących. Przy tej formie księgowości stosuje się:
- formularze kont stanowiące luźne karty
- formularze dziennika stanowiące także luźne karty
- kalkę
- kątownicę ułatwiającą dokonywanie zapisów przez kalkę, aby zapisy dokonane na kontach znalazły się w odpowiednich kolumnach i wierszach
Forma ta polega na tym, że formularz dziennika wraz z kalką jest założony do kątownicy tak długo, jak długo nie zostaną wypełnione zapisami księgowymi wszystkie jego wiersze. Natomiast karty kontowe są zakładane i wymieniane w miarę księgowania kolejnych dowodów księgowych, dokonanych operacji ujmowanych na różnych kontach.
Podstawowe zalety formy techniki księgowości przebitkowej to:
+ nieograniczona możliwość podziału pracy;
+ możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby kont;
+ stosunkowo mała pracochłonność ewidencji księgowej ograniczone możliwości popełniania błędów na skutek eliminacji konieczności przenoszenia zapisów z jednego urządzenia na drugie, a w razie
popełnienia błędu — łatwość jego odszukania, gdyż pole błędów jest ograniczone dzięki zastosowaniu wielu dzienników;
+ możność mechanizacji pracy księgowych;
+ duże możliwości wprowadzania dowolnych układów i segregacji kont, a ponadto łatwość wyszukania potrzebnego konta do księgowania.
Główne wady formy techniki księgowości przebitkowej:
- trudności kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji, np. od zakupu do pokrycia zobowiązania wobec dostawcy;
- trudność zestawienia sprawozdań w wypadku, gdy określone ich pozycje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych

· Zautomatyzowana forma techniki księgowości –
Zastosowanie komputerów w rachunkowości wywarło rewolucyjny wpływ na przetwarzanie danych księgowych. Współczesny system komputerowy jest w stanie zapamiętać setki milionów danych, w łatwo dostępnej pamięci zewnętrznej, co umożliwia uzyskanie coraz bardziej szczegółowego zapisu księgowego oraz łączenie danych z różnych źródeł i różnych faz obiegu środków gospodarczych. W ten sposób może nastąpić integracja różnych rodzajów ewidencji (operatywnej, księgowej i statystycznej), skrócony zaś czas dostępu do komputerowych danych księgowych umożliwia coraz lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwości i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.