Kancelaria ministerstw w okresie międzywojennym W pierwszych miesiącach istnienia ministerstw III RP poszukiwano zasad organizacji i funkcjonowania kancelarii oraz archiwów ministerialnych. Na kancelarię ministerstw tego okresu silnie oddziaływały zasady pracy kancelarii austriackiej. Zgodnie z obowiązującymi w niej zasadami rejestrowano pisma wpływające, priorowano i układano akta. W kancelariach ministerialnych tego okresu można też zauważyć pewne wpływy innych kancelarii państw zaborczych. Kancelaria pruska zostawiła strukturalno- rzeczowe wykazy akt, rosyjska odrębne dzienniki dla pism wpływających i wysyłanych oraz tworzono jednoroczne teczki poszczególnych spraw. Od 1923r. Przygotowywano reformę kancelaryjną mającą usprawnić pracę kancelaryjną (szkolenia urzędników w zakresie kancelaryjnym, archiwalnym, ujednolicenie organizacji kancelarii w poszczególnych ministerstwach, ograniczenie zapisu w dzienniku podawczym do 8 rubryk, co mogło stanowić wstęp do likwidacji dziennika podawczego. Na skutek przewrotu majowego modernizacja została przerwana ale kontynuowano ją w latach 1928- 1939. w latach 20 nie udało się zorganizować jednolitej kancelarii, zlikwidować dzienników podawczych i wprowadzić inną pomoc kancelaryjną. 24 sierpnia 1931 wprowadzono nowe przepisy kancelaryjne co stworzyło warunki do wprowadzenia systemu bezdziennikowego w ministerstwach. Mimo to nie udało się wyeliminować dzienników podawczych, które wspólistniały ze spisami spraw. Zerwano z dotychczas obowiązującą zasadą oceny akt jedynie na podstawie ich przydatności praktycznej. Uznano potrzebę wydzielania dokumentacji o wartości historycznej (kat.A i B). Uregulowano tryb przekazywania akt z komórek organizacyjnych doskładnic akt. Udało się także wprowadzić do przepisów archiwalnych zapis o nadzorze nad ministerialnymi składnicami ze strony archiwów państwowych. Cecha Przed reformą Po reformie 1.Typ registratury scentralizowana scentralizowana 2.Komórki organizacyjne Kancelaria główna- przyjmowanie wpływów, ewidencja wpływów, sporządzanie czystopisów, ekspedycja pism, przechowywanie akt.Kancelarie wydziałowe- rejestracja korespondencji, łączenie akt w sprawy, przechowywanie akt podręcznych. Kancelaria główna- przyjmowanie wpływów, stemplowanie wpływów pieczątkami wpływów, rozdział miedzy komórki, przechowywanie aktKancelarie wydziałowe- pracownicy kancelarii: rejestrowali akta, łaczyli w sprawy, sygnowali, rejestrowali, przechowywali akta podręczne. 3.Środek rejestracji wpływów Dzienniki podawcze(główne, wydziałowe) skorowidze imienne, rzeczowe, liczb obcych, arkusze zbiorcze, kontrolki okólników Dzienniki podawcze, dzienniki- skorowidze, skorowidze imienne i rzeczowe 4.Układ akt w registraturze Grupowanie podobnych spraw w teczkach.w teczkach układ wg numerów z dziennika podawczego. Na podstawie rzeczowych planów akt.Podział na teczki i podteczki. 5.Układ akt w składnicy W teczkach rzeczowych w układzie przypadkowym na podstawie rzeczowych planów registratury zgodnie z oddzielnymi wykazami akt, strukturalno- rzeczowymi dla komórek organizacyjnych Wg. Numerów spisów zdawczo- odbiorczych. W archiwach niekiedy prowadzono wykazy spisów zdawczo- odbiorczych. Kancelaria urzędów wojewódzkich w okresie międzywojennym. Listopad 1919 wprowadzono instrukcję, która wprowadziła kancelarię scentralizowaną. Komórkami kancelaryjnymi w urzędach wojewódzkich były: kancelaria główna wspólna dla całego urzędu oraz oddziały kancelaryjne. Kancelaria głowna składała się z biura podawczego, ekspedycji, archiwum głównego. Reforma kancelaryjna 22 X 1931. Zlikwidowano dzienniki podawcze w urzędach woj. Wprowadzenie systemu bezdziennikowego. Wprowadzono wykaz strukturalno- rzeczowy z podziałem na 10 grup podzielonych na mniejsze grupy oznaczone literami alfabetu, te zaś podzielone na grupy oznaczone cyframi rzymskimi. Kancelarie dzieliły się na: biura podawczo- informacyjne, czystopisarnie, ekspedycje, składnice akt. Kancelarie miały przyjmować pisma, rozdzielać je między komórki, przygotowywać czystopisy, wysyłać pisma, z dawnych czynności zachowały się: formowanie akt spraw, nadawanie im układu, przechowywanie i udostępnianie akt. Środkiem ewidencyjnym w składnicach pozostał spis zdawczo- odbiorczy. Kancelaria starostw powiatowych w okresie międzywojennym. Przed reformą: Organizację kancelarii starościńskiej wzorowano na scentralizowanej kancelarii urzędów wojewódzkich. Składała się ona z działu ogólnego obejmującego biuro podawcze i ekspedyturę, oraz z oddziałów kancelaryjnych, odrębnych dla poszczególnych komórek. Dział ogólny przyjmował wpływy, dzielił je na referaty, ewidencjonował wpływy, sporządzał czystopisy, prowadził ekspedycję pism i rejestrację ekspedycji. Oddziały kancelaryjne rejestrowały korespondencję w dziennikach, łaczyły akta w sprawy, przechowywały. Oddziały kancelaryjne prowadziły dziennik podawczy, składnicę akt przechowującą akta podręczne oraz archiwum. Taka organizacja utrzymała się do końca lat 20. w niektórych urzędach przeprowadzono centralizację pracy kancelaryjnejprzez tworzenie jednego oddziału kancelaryjnego dla całego starostwa. Na czele kancelarii starostwa stał kierownik, sekretarz lub registrator. Wykonywał wiekszość czynności kancelaryjnych. Podlegał mu personel (kanceliści, maszynistki). Stosowano system dziennikowy pomocami kancelaryjnymi były skorowidze osobowe,rzeczowe. Posługiwano się także bezdziennikowym(np.Łowicz, Pińsk). Po reformie: Na podstawie przepisów z 24 XII 1931 przeprowadzono reformę kancelaryjna. Archiwum miało pozostawać pod nadzorem kierownika lub archiwisty, których zadaniem było przechowywanie, ewidencjonowanie, udostępnianie akt. Akta miały trafiać doarchiwum po 2 latach, do każdej teczki miał być dołączony spis spraw.nie rozwiązano problemu oceny akt. Kancelaria główna przyjmowała wpływy, rozdzielała je pomiędzy komórki, sporządzałaczystopisy, prowadziła ekspedycję pism, prowadziła archiwum zakładowe.Referenci rejestrowali sprawy, łączyli je ze sobą, nadawali układ teczkom. Pomoce stanowiły spisy spraw w teczkach na podstawie wykazu akt. Kancelaria ministerstw i urzędów wojewódzkich w okresie 1944-1950. Kancelaria była w pełni scentralizowana systemem dziennikowym. W 1945 wprowadzono noweprzepisy dekoncentrujące czynności kancelaryjne tworząc oddziały kancelaryjne w departamentach i biurach ministerstw, nie zmieniając przy tym systemu kancelaryjnego. W maju 1948 weszły w życie przepisy, które narzucały obowiązek decentralizacji czynności kancelaryjnych polegający na przekazywaniu obowiązków wykonywania podstawowych prac kancelaryjnych przez referentów oraz oparciu systemu kancelaryjnego na wykazie akt. Kancelaria urzędów wojewódzkich: Registratura scentralizowana. Czynności kancelaryjne wykonywały wspólne dla całego urzędu biuro informacyjno podawcze i biuro ekspedycyjne, stanowiące część kancelarii ogólnej znajdującej się w strukturze Wydziału ogólnego oraz kancelarii wydziałowych funkcjonujących przy wszystkich wydziałach. Kancelarie wydziałowezajmowały się prowadzeniem dzienników wydziałowych oraz indeksów, rozdzielaniem pism miedzy oddziały i referentów, kontrolą stanu załatwienia spraw przez odnotowanie ich biegu w wydziałowym dzienniku podawczym, przekazywaniem pism przeznaczonych do wysyłki do biura ekspedycyjnego, przechowywaniem akt spraw załatwionych, sporządzaniem czystopisu. Początkowo stosowano system dziennikowy. Pomocą kancelaryjną były także indeksy osobowe stron inicjujących sprawę. W 46’ wprowadzono nową instrukcję kancelaryjną i system bezdziennikowy. Do rejestracji spraw służyły spisy spraw. Utrzymano jednak centralizację registratury i istnienie kancelarii łanej koreswydziałowych. Dzienniki podawcze prowadzono tylko dla pism tajnych i poufnych. Dla poszczególnych wydziaslów opracowano strukturalno- rzeczowe wykazy akt. Nie posiadały one kwalifikacji archiwalnej. Pracownicy kancelarii wydziałowych podlegali merytorycznie kierownikowi kancelarii głównej istniała już składnica akt, do której miano przekazywać pisma po upływie roku, niepotrzebne do bieżącego urzędowania. Podstawowe pojęcia i periodyzacja Kancelaria- znaczenie: komórka organizacyjna lub zespól komórek organizacyjnychw urzędzie lub instytucji zajmujących się: przyjmowaniem, rejestracjaą i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących, przechowywaniem akt danego urzędu. Znaczenie: wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta; termin używany niekiedy na oznaczenie systemów kancelaryjnych, pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii w znaczeniu komórki. System kancelaryjny- sposób rejestracji, obiegu, układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu. Forma kancelaryjna- uproszczony sposób wytwarzania dokumentacji. Formy kancelaryjne- księga wpisów(XIV-XVIII), akta czynności(Iipoł XVIII) Systemy kancelaryjne- dziennikowe(pruski, austriacki, polski, rosyjski), bezdziennikowe(lata 30 XXw do chwili obecnej),mieszany. Systemkancelaryjny organów rad narodowych(wojewódzkich, powiatowych, miejskich, gminnych od 1954 gromadzkich) w latach 1950-1972 Szczebel woj. I powiatowy: 1950: typ registratury- scentralizowana(kancelarie wydziałowe) sposób rejestracji wpływów- bezdziennikowy. Układ akt w registraturze na podstawie strukturalno- rzeczowych wykazów akt z okresu urzędów wojewódzkich 1951-1973: normatywy kancelaryjne- instrukcja kancelaryjna z 1951r. Instrukcja kancelaryjna z 1960r( wprowadzenie układu odgórnego w aktach), osobne instrukcje kancelaryjne z 1965 dla prezydiów wojewódzkich, rad narodowych oraz prezydiów powiatowych i miejskich rad narodowych( zerwanie z rejestracją wszystkich wpływów w sprawach, odtąd w spisach spraw rejestrowano pisma wszczynające sprawę) typ registratury- zdecentralizowana. Czynności registraturalne wykonywali referenci. Sposób rejestracji wpływów- w spisach spraw teczek zakładanych na podstawie wykazów akt. Układ akt w registraturze na podstawie własnych strukturalno-rzeczowych wykazów akt, od połowy lat 60’ jednolite rzeczowe dziesiętne od 1964. Szczebel gminny, gromadzki: Typ registratury- scentralizowana. Sposób rejestracji wpływów- dziennikowy. Układ akt w registraturze napodstawie własnych układów rzeczowych. 1964-1972: normatywy- instrukcja z 1963wydana przez biuro ds.prezydiów rad narodowychURM, instrukcja wydana w 1969 przez URM. Typ registratury zdecentralizowana. Sposób rejestracji wpływów- w spisach spraw teczek.zakładanych na podstawie wykazu akt. Układ akt w registraturze- rzeczowy odmienny dla poszczególnych urzędów, od 1969 jednolity rzeczowy wykaz akt dla wszystkich biur gromadzkich. System kancelaryjny terenowych urzędów administracji państwowej w latach 1973-1989. Od 9XII 1973 aparat prezydiów wojewódzkich, powiatowych, miejskich i dzielnicowych rad narodowych uległ przekształceniu w aparatwojewodów, prezydentów, naczelników lub dzielnic. W miastach wydzielonych z powiatów aparat dotychczasowych dwóch organów prezydium powiatowej prazydium miejskiej rady narodowej, przekształcony został w jeden wspólny aparat, zorganizowany w urzędach miasta i powiatu. System kancelaryjny nie uległ zmianie i był taki sam jak w poprzednim okresie. W dalszym ciągu występowała registratura zdecentralizowana. System nie przewidywał rejestracji wpływów poza rejestracja pism wszczynających sprawę, dokonywaną w spisachspraw teczek rzeczowych. Teczki te zakładano na podsrtawie wykazu akt. Wykaz służył do: klasyfikacji akt powstających w urzędach i ułatwiał zarówno poznanie całości dokumentacji kancelaryjnej jak i zakresu rzeczowego pojedyńczych teczek, stanowił podstawę registraturalnego układu dokumentacji, zawierał kwalifikację archiwalną tym samym regulował sprawy przechowywania i późniejszego brakowania akt lub ich przekazywania do archiwum państwowego. Mieszany system kancelaryjny Przyczyna wprowadzenia: niemożność wyeliminowania podstawowej wady systemu bezdziennikowego czyli braku rejestracji wpływającej i wysyłanej korespondencji, co przyczyniło się do gubienia czy tez celowego usówania niek™órych pism czy dokumentów, słaba znajomość zasad systemy bezdziennikowego przez pracowników biurowych, niskie kwalifikacje personelu kancelaryjnego, który nie potrafił zapobiec gubieniu wpływów, wady wykazów akt oraz błędy w ich wprowadzaniu. Cechy systemu: typ registratury: zdecentralizowana. Sposób rejestracji wpływów podwójny;w oddzielnym rejestrze odnotowuje się korespondencję wpływającą, przeważnie w formie komputerowej, dostarcza on pełnej informacji o wszystkich wpływach, tym samym pozwala na pełną kontrolę wpływającej korespondencji przez komórkę prowadzącą lub jednostę nadrzędną , informuje o komórce do której przekazano wpływające pismo dzięki czemu prowadzący rejestr może udzielić informacji o komórce załatwiającej sprawę, może również zawierać informacje o dacie i sposobie załatwienia sprawy stawiając tym samym kontrolę terminowej pracy urzędników. Rola numeru pod którym zarejestrowano pismo może być dwojaka: może mieć wpływ na znak sprawy, wtedy jest jego elementem, obok symbolu literowego komórki, symbolu cyfrowego wykazu akt, numeru sprawy dwóch cyfr daty rocznej, może nie być związany ze znakiem sprawy i posiadać jedynie znaczenie do rejestracji wpływów. Układ akt w registraturze wg jednolitego rzeczowego wykazu akt lub innego układu. Zastosowanie techniki komputerowej w pracy kancelaryjnej W pracy wspólczesnej kancelarii używa się komputerów w coraz szerszym zakresie. Ich zastosowanie: Przy sporządzaniu różnego rodzajudokumentacji, przede wszystkim korespondencji z wyjątkiem informacji tajnych i poufnych, służą do przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwam poczty elektronicznej z wyjątkiem informacji tajnych, za ich pośrednictwem przekazuje się informacje wewnątrz instytucji, dzięki lokalnej sieci komputerowej(wewnętrzna poczta elektroniczna), ułatwiają kontrolę obiegu dokumentacji, umożliwiają umieszczenie strony internetowej z najważniejszymi informacjami i instytucji na własnym lub komercyjnym serwerze, dzięki nim można wykorzystać różnorodne bazy danych, zakupione lub przekazane nieodpłatnie, a także tworzyć własne. Mogą one zawierać informacje o przepisach prawnych, petentach,wydanych dokumentach. Używanie komputerów pociąga za sobą konieczność zabezpieczenia ich przed kradzieżą,wirusami czy utratą zgromadzonych danych a także dostępem do nich osób niepowołanych. Należy używać aktualnych programów zapobiegających przedostawaniu się wirusów i wdrożenie systemu archiwizowania danych co kilka dni. Nośniki z oprogramowaniem operacyjno narzędziowym czy aplikacyjnym winny być przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym miejscu, a dostęp do terminali sieciowych odpowiednio uregulowany. System kancelarii elektronicznej Przykładem zastosowania techniki elektronicznej jest użycie programu El Dok System. Może on być używany w urzędach administracji państwowej, samorządowej zakładach, jednostkach budżetowych, firmach handlowych. Podstawa działania systemujest komputer klasy ponadprzeciętnej. W przupadkach obsługiwania przez system większej ilości stanowisk serwer powinien mieć lepsze parametry. Komputerowy system El Doc jest przeznaczony dopracy sieciowej. Komputer pełniący rolę serwera powinien być wyposażony w minimum 512MB RAM. Całość systemu jest udostępniana użytkownikom przez serwer WWW. Wykorzystuje on oprogramowanie Windows 2000. użytkownik pracuje wyłącznie za pomocą przeglądarki internetowej. Potrzebne są również skaner , służący do tworzenie kopii dokumentów i rejestrowania ich w postaci plików oraz drukarka do drukowania pieczęci wpływu korespondencji w formie etykiet samoprzylepnych. Funkcje programu: nadzór nad realizacją zadań przez pracowników. Funkcje systemu:informowanie o korespondencji wpływającej do załatwienia przez pracowników, sygnalizowanie pracownikom terminu zalatwienia spraw oraz wykonania przedsięwzięć zaplanowanych przez kierownictwo jednostki, ustalenie pracowników zastępującychinnych zatrudnionych podczas ich nieobecności. Obsługa korespondencj wchodzącej: System El Dok umożliwia natychmiastową realizację następujących działań: rejestracja wpływających pism i załaczników do nich w różnych rejestrach, skanowanie pism i załaczników oraz udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom, stosownie do ich uprawnień, dołaczanie dokumentów w formie plików elektronicznych, drukowanie potwierdzeń przyjęcia pism przez kancelarię dla petentów, klasyfikowanie pism na podstawie dowolnie wybranych kryteriów, klasyfikowanie nadawców i kontrachentów, zestawianie statystyki raportów dotyczacych korespondencji wpływającej oraz drukowanie tych raportów, mechaniczne tworzenie i ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej. W systemie El Doc istnieje możliwość mechanicznego :prowadzenia rejestrów korespondencji wychodzącej, klasyfikowanie pism dowolnie wybranych kryteriów, tworzenie baz danych adresatów pism, wyszukiwanie pism wychodzących, obsługa spraw i teczek. System El Dok daje możliwość automatycznego: numerowania spraw, grupowania dokumentów i pism wpływających i wysyłanych w segregatorach, teczkach i podteczkach, klasyfikowania spraw i pism, modyfikowania rzeczowego wykazu akt stosownie do potrzeb jednostki przez łaczenie kategorii i ich rozbudowanie, dołaczanie dowolnie wybranych pism i dokumentów do każdej sprawy, nadzorowanie przebiegu załatwienia każdej sprawy od momentu rejestracji aż do momentu wysłania pisma końcowego, sporządzanie różnego rodzaju zestawień, statystyk i raportów, wyszukiwanie spraw i pism wg różnych kryteriów, przekazywanie akt do archiwum łacznie z ich ewidencją , umożliwai on wewnętrzną komunikację w postaci elektronicznej między komórkami oraz poszczególnymi pracownikami.
