1. INSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO SZPITALA IM. WŁADYSŁAWA BIEGAŃSKIEGO W IŁAWIE Spis treści: I. Postanowienia wstępne, przedmiot i zakres instrukcji...............................................3 I I. Podstawowe czynności kancelaryjne..........................................................................3 I I I. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji..........................................4 IV. Rozdzielanie i doręczanie korespondencji..................................................................5 V. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji..............................................................5 VI. Przygotowywanie pism …………………………………………………………......6 VI I. Wysyłanie i doręczanie pism........................................................................................6 VI I I. Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych.................................7 IX. Przechowywanie akt...................................................................................................8 X. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.............................................8 I. Postanowienia wstępne, przedmiot i zakres instrukcji Instrukcja ustala jednolite zasady postępowania zapewniające sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych, ustala metody pracy biurowej oraz normuje czynności kancelaryjne związane z obiegiem akt jawnych i akt obejmujących informacje stanowiące tajemnicę służbową, od momentu ich wpływu do Powiatowego Szpitala lub sporządzenia w komórce organizacyjnej Szpitala, do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego. Określone w instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Szpitalu. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1. Szpital – Powiatowy Szpital im. Władysława Biegańskiego w Iławie 2. Dyrektor – Dyrektor Powiatowego Szpitala im. Władysława Biegańskiego w Iławie 3. kancelaria – wewnętrzna komórka organizacyjna Powiatowego Szpitala w Iławie, załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej, obsługi organizacyjnej dyrektora 4. korespondencja – każde pismo wpływające do Szpitala lub wysyłane przez Szpital 5. czystopis – tekst dokumentu lub pisma w postaci przygotowanej do podpisu przez wystawcę 6. akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, itp.) zawierającą dane, informacje, które są lub mogą być istotne do rozpatrywania sprawy 7. przesyłka (pisma) – dokumenty oraz pisma, paczki otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, firm kurierskich, itp., a także otrzymane i nadawane telegramy, telefaksy, e-maile 8. załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, itp.) 9. dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych 10. nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp. II. Podstawowe czynności kancelaryjne 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych zalicza się: 1) przyjmowanie wszystkich przesyłek wpływających i ewidencjonowanie ich w dzienniku korespondencyjnym, 2) przedstawianie korespondencji Dyrektorowi Szpitala, 3) rozdzielanie pism zadekretowanych przez Dyrektora Szpitala do pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, 4) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5) odbieranie telefonów, 6) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 7) przechowywanie dokumentów dotyczących spraw bezpośrednio załatwianych przez Dyrektora Szpitala, 8) przekazywanie akt do archiwum zakładowego, 9) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy, 10) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie. 2. Zgodnie ze strukturą organizacyjną Szpitala stosuje się symbole literowe komórek organizacyjnych określone w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. I I I. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji 1. Kancelaria przyjmuje wszystkie dokumenty, pisma nadesłane lub przyniesione do Szpitala. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik kancelarii sporządza adnotacje na kopercie lub na opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Pracownik Kancelarii otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem tajnych, wartościowych i poufnych. 4. Po otwarciu kopert pracownik kancelarii sprawdza: 1) czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego, 2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma (wyliczone w piśmie przewodnim), 3) pisma mylnie nadesłane należy natychmiast przesłać pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie. 5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (skargi, odwołania), 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. 7. Otrzymane telegramy, telefaksy należy dostarczyć właściwej komórce organizacyjnej niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Osoba odbierająca te przesyłki we właściwej komórce organizacyjnej powinna również odnotować te dane. 8. Po otwarciu koperty i wyjęciu pisma pracownik kancelarii umieszcza na dowód przyjęcia pieczątkę wpływu, na której wpisuje datę przyjęcia, następnie wpisuje do dziennika korespondencyjnego pod kolejnym numerem i nanosi ten numer na pieczęci wpływu na korespondencji. 9. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach nie wymagających merytorycznego załatwienia. 10. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, komórki organizacyjne przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników za pokwitowaniem. IV. Rozdzielanie i doręczanie korespondencji 1. Po zadekretowaniu korespondencji przez Dyrektora Szpitala jest ona przekazywana do poszczególnych komórek organizacyjnych lub właściwych pracowników za pokwitowaniem. 2. Korespondencję o charakterze prywatnym (podane na kopercie imię i nazwisko pracownika) kancelaria doręcza adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. 3. Otrzymane przy pismach pieniądze lub inne przedmioty wartościowe pracownik kancelarii oddaje niezwłocznie do kasy Szpitala za potwierdzeniem odbioru na pismach obok pieczęci wpływu. V. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 1. Kancelaria przekazuje otrzymaną korespondencję niezwłocznie do wglądu i dekretacji Dyrektora Szpitala. 2. Przekazywana jest następująca korespondencja: 1) adresowana do dyrektora, 2) dotycząca spraw o charakterze reprezentacyjnym, 3) zastrzeżona dla dyrektora, 4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Szpitala, 5) skargi i wnioski dotyczące działalności Szpitala lub jego pracowników, 6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Szpitalu przez organy kontrolne. 3. Dyrektor przeglądając korespondencję decyduje, którą korespondencję załatwia sam, przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników, umieszcza na korespondencji ewentualną dyspozycję o terminie i sposobie załatwienia sprawy. 4. Po zadekretowaniu korespondencji pracownik kancelarii przekazuje ją zgodnie z dekretacją. W razie pomyłkowego przydzielenia korespondencji należy ją niezwłocznie przekazać według właściwości. VI. Przygotowywanie pism 1. Każdy pracownik przygotowując pismo przeznaczone do wysłania sporządza jego 3 kopie: jedną – do wysłania, druga pozostaje w kancelarii, trzecia wpinana jest w aktach prowadzonej sprawy. 2. Na jednym egzemplarzu pisma, o którym mowa w ust. 1 należy umieścić imię i nazwisko osoby sporządzającej ewentualnie pieczątkę imienną wraz z podpisem. 3. Ustala się jednolity sposób znakowania pism, na który składa się przynajmniej: a) oznaczenie Szpitala „P. Sz.”, łamane przez, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, zgodne z załącznikiem nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej, łamane przez, c) liczbę dziennika korespondencyjnego, łamaną przez, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo jest sporządzane. VI I. Wysyłanie i doręczanie pism 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną, 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo do odpowiedniego pracownika celem uzupełnienia, 2) stwierdza swoją parafką wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania, 3) zwraca pracownikowi kopie wysłanych pism, 4) wpisuje w dziennik korespondencyjny datę wysłania pisma, adresata i przedmiot pisma. 3. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną przez pracownika (polecony, priorytet). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. VI I I. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 1. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w Powiatowym Szpitalu w Iławie, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną wewnątrz Szpitala, 3) udostępnienia upoważnionym pracownikom zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: a. edytorów tekstów, b. arkuszy kalkulacyjnych, c. baz danych, d. programów graficznych, e. oprogramowania antywirusowego, 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5) umieszczeniu na stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Szpitalu. 3. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Szpitalu osobie z wykształceniem informatycznym. 4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 6. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania, 2) archiwizowania danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu. 7. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. IX. Przechowywanie akt 1. Akta spraw oraz dokumentację medyczną przechowuje się w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym. 2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw załatwianych do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a także przez następny rok kalendarzowy, po czym przekazuje się je do archiwum zakładowego. W szczególnych przypadkach akta spraw mogą przechowywane w komórce organizacyjnej dłużej na czas niezbędny do ich wykorzystania. X. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników szpitala czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora Szpitala. 2. Obowiązki Dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i udzielaniu wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, 2) prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, 3) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 4) terminowości przekazywania akt do archiwum. 3. Do obowiązków zastępców dyrektora należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników poszczególnych działów organizacyjnych, w celu umożliwienia im zapoznania się z treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdą komórkę organizacyjną podręcznych skorowidzów przepisów. 2.
