Sztuka prezentacji

Prezentacja jest jedną z najważniejszych form komunikowania, gdyż istotą skutecznego działania we współczesnym świecie staje się nie tyle przekazywanie informacji, ile doskonalenie sposobów przekonywania i motywowania odbiorców, promocja własnych działań, budowanie pozytywnego wizerunku organizacji.
Umiejętność dokonywania prezentacji wymaga się zwłaszcza od wszystkich menedżerów, gdyż to oni muszą umieć „sprzedać” swój produkt. Niektóre prezentacje mają charakter zespołowy, może w nich uczestniczyć np. cała agencja reklamowa. Dlatego też umiejętności prezentacji musimy się nauczyć, ponieważ od nich zależy zdobycie klientów, a więc przetrwanie przedsiębiorstwa i kontynuacja działalności. Umiejętność prezentacji staje się zasadniczym czynnikiem zawodowej kompetencji człowieka i warunkiem jego osobistego rozwoju.
Zanim rozpoczniemy planowanie prezentacji, musimy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
1. Rodzaj prezentacji,
2. Rodzaj słuchaczy,
3. Cel prezentacji,
4. Sposób prezentacji (język, styl i pomoce naukowe oraz oprawa techniczna, czyli sprzęt).
Prezentacja w procesie komunikowania jest planowanym i systematycznym sposobem oddziaływania na określoną grupę w sposób bezpośredni. Prezentacja nie jest pokazywaniem, demonstrowaniem, dekorowaniem. Podczas prezentacji musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
1. Co chcemy osiągnąć?
2. Komu prezentujemy?
3. Co prezentować?
4. Jak prezentować?
5. Prezentacje dzielą się na:
• Szkoleniowe
• Informacyjne i informacyjno-szkoleniowe
• Promocyjne
• Przetargowe.
Mają one następujące zasadnicze cele:
• Cel informujący – prezentacja taka przedstawia nowe trendy, technologie, sposoby działania i wspiera wiedzę słuchaczy na temat przedmiotu prezentacji.
• Cel perswazyjny – taka prezentacja ma na ogół na celu przekonanie potencjalnych klientów o wyższości naszego produktu, w porównaniu z produktami konkurentów, albo też zmierza do zmiany opinii, spojrzenia lub nastawienia słuchaczy.
Każda prezentacja będzie – pośrednio lub nawet nieświadomie – miała charakter mieszany. Szczególną powinnością prezentacji jest przekonanie odbiorcy do idei, koncepcji, usługi. Wyróżniamy trzy funkcje prezentacji, należą do nich informowanie, przekazywanie i motywowanie. W prezentacjach informacja jest środkiem, a nie celem.
Prezentacji dokonuje się przed publicznością, która od razu może włączać się do udziału, zadawać pytania i komentować. Musimy wiedzieć dlaczego zdecydowaliśmy się przyjść – zwykle ma to związek z wykonywaniem przez nich pracą, pełnioną funkcją. Dzięki temu łatwiej będzie określić, do czego może posłużyć słuchaczom przekazana informacja i które jej aspekty będą dla nich najbardziej interesujące. Powinniśmy orientować się, jaki jest poziom wiedzy odbiorcy o prezentowanym temacie. W zależności od rodzaju słuchaczy możemy oczekiwać bardzo aktywnej publiczności. Jednak w Polsce często jeszcze istnieje nawyk nabożnego słuchania mówcy i nie przerywania mu w trakcie prezentacji. Co gorsza niekiedy też słuchacze nie chcą zadawać pytań nawet na zakończenie wystąpienia. Zakładając jednak, że słuchacze angażują się w trakcie prezentacji, musimy być przygotowani na improwizowanie, szybkie myślenie i reagowanie na ich uwagi. Dlatego powinniśmy wziąć pod uwagę wiele czynników przed rozpoczęciem planowania prezentacji.
Wiek
Sposób prezentacji, użycie profesjonalnego żargonu czy też odpowiedniego materiału ilustracyjnego będą zależały od tego, czy mamy do czynienia z osobami doświadczonymi, czy też z dwudziesto – czy też czterdziestolatkami.
Płeć
Biorąc pod uwagę płeć mamy na myśli oczywiście liczbę kobiet i mężczyzn wśród publiczności, zwłaszcza jeśli zechcemy ilustrować naszą prezentacją anegdotami, dowcipami lub przykładami.
Wykształcenie
Musimy także wziąć pod uwagę wykształcenie publiczności, a to w celu wyważenia słownictwa i pojęć. Inaczej będziemy przemawiali do grona specjalistów, zakładając ich wysoki poziom wiedzy, obycie z terminologią, inaczej zaś do osób nie będących ekspertami lub dzieci i młodzieży. Ważne jest, aby unikać fachowej, obco brzmiącej terminologii osobom o niższym poziomie wykształcenia.
Charakterystyka zawodowa
Ma ona związek z celem prezentacji szkoleniowej, ponieważ będą w niej uczestniczyć na ogół nie laicy, a osoby już wprowadzone w temat. Inaczej będziemy się zwracać do osób z wykształceniem podstawowym a inaczej do absolwentów wyższych uczelni.
Przynależność
Cecha ta jest ważna zwłaszcza, gdy chodzi o prezentacje charakterze inspirującym, np. religijnym lub politycznym. Dobrze jest określić ich orientację polityczną i przynależność do związków zawodowych
Najważniejsze osoby
Są to osoby obdarzone władzą, które mogą wpływać na odbiór prezentacji. Jeżeli wiemy, kto jest decydentem w grupie słuchaczy, możemy starać się „pozyskać” przychylność tej osoby, np. skupiając na niej uwagę, kierując do niej uśmiech, lub utrzymując kontakt wzrokowy.
Specyfika zainteresowań
Stosunek do mówcy i prezentacji
Trzeba wziąć pod uwagę, że słuchacze mogą być nastawieni pozytywnie lub negatywnie do osoby prowadzącej prezentację. Mogą odnosić się do mówcy zupełnie obojętnie. Musimy ustalić, czy słuchacze zostali zmuszeni do uczestnictwa, czy też uczestniczą w niej dobrowolnie? To zależy w jaki sposób będą się odnosić do mówcy i tematu, życzliwie czy też niechętnie lub nawet wrogo, patrząc na zegarki, ziewając lub rozmawiając.
Stopień świadomości(wiedzy)
Nastawienie i przekonanie
Liczba osób
Jeśli słuchaczy jest wielu, trzeba użyć mikrofonu, a pomoce audiowizualne mogą być nieczytelne, zwłaszcza dla osób w dalszych rzędach. Dokonując prezentacji wśród profesjonalistów z branży trzeba zadbać, żeby wszystko było wyraźne i czytelne.
Gdy zanalizujemy naszą przyszłą publiczność, trzeba określić cele prezentacji. Charakterystyczną cechą wszystkich prezentacji powinna być wizualizacja. Cel musi być bardzo konkretny. Prezentacje służą ostatecznie przekonaniu słuchaczy o zaletach lub wyższości podmiotu prezentacji. Najważniejsze jest jednak to, aby podmiot prezentacji ukazać w sposób prawdziwy, rzetelny i profesjonalny – a więc skuteczny. W końcu prezentacji dokonujemy w konkretnym celu, np. aby wygrać przetarg, zdobyć zlecenie, przekonać klienta do dalszej współpracy. Przekonywanie słuchaczy podczas prezentacji odbywa się przede wszystkim za pomocą argumentów logicznych, procesów intelektualnych i danych faktycznych.
Osobowość prezentera ma ogromny wpływ na sukces prezentacji – jeśli poprowadzi ją w odpowiedni sposób, może wywołać pożądane reakcje słuchaczy: zmusić do myślenia, analizowania i porównywania, prowokować do dyskusji i podejmowania działań. Dobra autoprezentacja to:
1. Eksponowanie walorów osobistych (rzetelność, naturalność, własny styl, energia, emocje)
2. Unikanie typowych błędów prezenterów:
• brak wyraźnie określonych założeń i układ prezentacji,
• niezrozumienie słów i obrazów,
• nerwowe zachowanie,
• odwracanie się od słuchaczy,
• przedłużanie prezentacji,
• napięcie, sztywność,
• trema.
3. Zrozumiałe wyłożenie prezentacji:
• prostota,
• odpowiednia struktura i właściwa kolejność,
• zwięzłość, trafność,
• stymulacja, pobudzające dodatki.
Ważny jest również sposób prezentacji, a więc trzeba pamiętać o tym, by przekazywane treści formułować w jasny i czytelny sposób, unikając żargonu i branżowego słownictwa. Jeśli będziemy używać fachowych zwrotów, powinniśmy je wyjaśnić, gdy pierwszy raz je wypowiemy (ale w taki sposób, aby osoby bardziej zorientowane w temacie nie nabyły przeświadczenia o niskim poziomie prezentacji). Niestety, ile osób na sali, tyle upodobań i stylów słuchania, notowania i zapamiętywania informacji. Ważne jest znalezienie optymalnej konwencji, która pogodzi nasz styl prowadzenia prezentacji z gustami odbiorców. Naszymi słuchaczami mogą być współpracujące osoby z firm partnerskich, stali klienci, czyli ludzie którzy na co dzień zwracają się do nas z różnymi pytaniami czy wątpliwościami.
Istnieją dwa zasadnicze style.
• Styl bezpośredni występujący wówczas, gdy mówca określa daną sytuację, używając np. zwrotów
• Styl pośredni występuje, kiedy powstrzymujemy się od jakichkolwiek prób nazwania, kwalifikacji czy oceny sytuacji i „prowadzimy” publiczność tak, aby słuchacze sami wyciągnęli wnioski.
Ludzie bardzo lubią słuchać mniej formalnego, gawędziarskiego tonu prezentacji. Z pewnością nie jest to zły sposób na przerwanie monotonii i sekwencji, wymagających od słuchaczy wzmożonej uwagi. Natomiast ton gawędziarski ma podstawową zaletę – wciąga odbiorców. Jest pozornie łatwy, ale w rzeczywistości wymaga od publiczności dużego zaangażowania i pełnej uwagi, ponieważ co chwila podają w nim stwierdzenia czasami prowokacyjne.
Prezentacje są o wiele bardziej elastyczne, jeśli chodzi o zawartość. Odbywają się według ustalonego scenariusza, konspektu lub planu, lecz pozostawia się w nich dużo miejsca na improwizację, zwłaszcza jeśli mają być wysoce interaktywne, tzn. powinny angażować słuchaczy i zapraszać ich do udziału w prezentacji, są więc swobodniejsze. Możemy wymienić kilka metod prezentacji:
1. Zamknięta (wykład referat),
2. Otwarta (seminarium),
3. Dyskusja,
4. Moderacja (aktywne rozwiązywanie problemów z grupą),
5. Warsztaty,
6. Trening,
7. Metody kombinowane.
Należy się również zastanowić nad technikami sprzyjającymi maksymalnej skuteczności prezentacji. Należą do nich: zaplanowanie czasu prezentacji; zaplanowanie długości wstępu, rozwinięcia, zakończenia i sesji pytań; zaplanowania długości trwania filmów, materiałów archiwalnych.
Jeśli określiliśmy już temat i cel własnej prezentacji musimy pozbierać informacje, wokół których zbudowana będzie treść wystąpienia. Mogą to być luźne myśli, które następnie porządkuje się w logiczne grupy, a następnie ustala dla nich odpowiednią hierarchię. W tym miejscu należy także zdecydować, które z prezentowanych grup wymagają dodatkowych pomocy np. w postaci slajdów. Obecnie prawie wszystkie prezentacje wykorzystują zdobycze technologii, czyli rzutnik lub komputer sprzężony z rzutnikiem. Przygotowując prezentację, korzystamy z materiałów źródłowych nazywanych pierwotnymi i wtórnymi.
Źródła pierwotne to takie, które badano lub powstały specjalnie na potrzeby problematyki danej prezentacji, np. wyniki badań marketingowych, przeprowadzonych przez dział marketingu w celu zgadania określonego problemu.
Źródła wtórne to materiały już istniejące, które powstały wcześniej i są
wykorzystywane jako źródło informacji przez wiele osób.
Bez względu na to, czy w trakcie przygotowania prezentacji posługujemy się danymi pierwotnymi czy wtórnymi, z pewnością warto uporządkować sobie wszystkie możliwe źródła. Mogą to być:
• Książki,
• Gazety, czasopisma, pisma i periodyki naukowe i branżowe,
• Raporty naukowe, badawcze, cykliczne,
• Publikacje ministerstw i innych agend rządowych,
• Filmy, programy telewizyjne i radiowe,
• Komunikaty prasowe i agencji informacyjnych, badania branżowe,
• Internet.
Kolejny etap to ustalenie głównych tez prezentacji i poparcie ich odpowiednią argumentacją. Każdemu prezenterowi zależy na tym, aby to, co mówi, zostało jak najdłużej w pamięci słuchaczy. Dlatego też musimy znaleźć, co najmniej trzy sposoby przekonania słuchaczy do głównych myśli prezentacji – np. prezentować tezę, wyjaśniając jej istotę i zasadę funkcjonowania, zilustrować ją pomocą wizualną lub przykładem z życia i przedstawić korzyści płynące z jej zastosowania.
Trzy powtórzenia to dokładnie tyle, ile potrzebuję odbiorca, aby zapamiętać to, co
zostało powiedziane.
Prezentacja składa się z trzech części: wstępu, treści właściwej i zakończenia.
Wstęp to moment, w którym naszym głównym zadaniem jest…zrobić dobre wrażenie na słuchaczach i zdobyć ich zaufanie. Musimy przedstawić temat prezentacji i jego kontekst w taki sposób, by rozbudzić zainteresowanie audytorium. Umieszczamy na slajdzie temat prezentacji wraz z podtytułem, naszym imieniem i nazwiskiem i funkcją zawodową – będzie to dla słuchaczy cenna informacja. Wstęp to także moment na przekonanie słuchaczy, dlaczego właśnie my robimy tą prezentację. Uświadomić ich należy, czego mogą się spodziewać, ile czasu zajmie prezentacja, zaproponować robienie notatek, jeśli nie możemy zaoferować wydruków materiałów z prezentacji.
Teraz możemy przejść do tej części, do której jesteśmy najlepiej przygotowani – właściwej prezentacji. Od samego początku słuchacze powinni mieć świadomość, że przekazywana informacja odnosi się do rzeczywistości i jest z nią bezpośrednio związana, i że to właśnie my zgłębiliśmy jej tajniki. Muszą wiedzieć, że rozeznaliśmy ich potrzeby – w naszym wystąpieniu każdy z nich znajdzie więc coś dla siebie. Nie zostawiajmy nic ważnego na koniec, wyjaśnijmy wszystko, co istotne na początku. Podawaj tezy własnej prezentacji, by słuchacze byli zorientowani, w jakim kierunku ona zmierza. To ułatwi nam pokierowanie prezentacją i sprawi, że słuchacze zapamiętają najważniejsze kwestie.
Rozwijamy kolejne punkty prezentacji. Najlepiej, jeśli zostaną one zilustrowane wizualnie, za pomocą rysunków, diagramów, zdjęć i słów – kluczy. Postarajmy się, aby postawione przez nas tezy prowokowały do dyskusji.
Zakończenie to nie tylko krótkie podsumowanie – przejrzyste, łatwe do zapamiętania streszczenie najważniejszych faktów, które, zdaniem prowadzącego, powinni zapamiętać uczestnicy. Zakończenie jest także sygnałem do działania dla
uczestników – czasem na zadawanie pytań, dyskusję, wyjaśnianie wątpliwości.
Prezentacje należy prowadzić w taki sposób, w jaki na co dzień komunikujemy się z innymi ludźmi tylko nieco głośniej i bardziej zdecydowanie. Należy mówić wyraźnie i niezbyt szybko.
Tak przygotowanym, można przystąpić do prezentacji. Wyjście przed słuchaczy i rozpoczęcie to ważny moment – postarajmy się sprawić wrażenie osoby pewnej i zdecydowanej.
Udana prezentacja pozostawia uczucie ożywienia – a może i niedosytu – u słuchaczy, a satysfakcji i zmęczenia u mówcy. W jaki sposób należy włączyć słuchaczy do takiej prezentacji? W trakcie prezentacji nie rzucamy oczywistych stwierdzeń, nie oznajmiamy w sposób pozbawiony finezji i elementu zaskoczenia. Następnie pokazujemy właściwe dane na foliogramie. Wplatamy też w prezentację krótsze anegdoty, historyjki osobiste, zabawne wydarzenia, ogólnie rzecz biorąc – bawimy się z publicznością.
Możemy w trakcie prezentacji zapraszać słuchaczy do wypowiedzi, grając jednocześnie rolę adwokata diabła, tzn. uporczywie prezentować przeciwny punkt widzenia. Liczy się w niej profesjonalizm.


Bibliografia
1.Murdoch A., Prezentacje i wystąpienia w public relations, Wydawnictwo POLTEXT, Warszawa 2000.
2. Wiśniewski A., Jak przekonująco mówić i przemawiać, PWN, Warszawa 1994.
3. Łaciński G., Sztuka prezentacji, Wydawnictwo eMPi, Poznań 2000.


Sztuka prezentacji - streszczenie

Prezentacja jest jedną z form komunikowania i przyjęto się uważać, że prezentacje są domena specjalistów ds. marketingu. Nic bardziej błędnego. W tej sztuce liczy się nie tylko talent oratorski i osobowość prezentera, ale w dużej mierze znajomość prezentowanego tematu. Coraz bardziej ceni się profesjonalistę, który potrafi od czasu do czasu przeistoczyć się w prawdziwego showmana. Prezentacja to forma bezpośredniego i celowego oddziaływania na określoną publiczność. Podstawowa wiedza na temat prezentacji sprowadza się do odpowiedzi na pytanie: jaki jest cel prezentacji, jak ją przygotować i jak przedstawić by przyniosła spodziewany efekt.
Zanim zaczniemy przygotowywać prezentację, powinniśmy rozważyć czy informacja, którą zamierzamy przekazać jest ważna i pilna nie tylko dla nas, ale przede wszystkim dla uczestnika prezentacji. Jeśli tak, to pomyśleć trzeba, jaką drogą zakomunikować odbiorcom nasze przesłanie, np. tradycyjnym listem, ulotką pocztą, elektroniczną, publikacją na stronie WWW. Musimy być przekonani, że prezentacja jest jednym możliwym sposobem, by wpłynąć na postrzeganie przez słuchaczy pewnych wydarzeń, działań, koncepcji, produktów.
W prezentacji istotnym czynnikiem jest osobowość prezentera. Jeśli poprowadzimy ją w odpowiedni sposób możemy liczyć na pożądane reakcje słuchaczy: zmusić ich do myślenia, analizowania i porównywania, prowokować do dyskusji i podejmowania działań. Jednak nie mniej ważna jest znajomość zagadnienia oraz wiedza na temat uczestników prezentacji. Powinniśmy wiedzieć, jaki jest poziom wiedzy naszych słuchaczy. Od niej należy uzależnić zawartość merytoryczną i język prezentacji. W dobrej prezentacji powinno się pojawić niewiele szczegółów, ale za to popartych obrazowymi przykładami, najlepiej ściśle związanymi z prowadzoną przez uczestników prezentacji działalnością.
Do reguł właściwej prezentacji zaliczamy: dbanie o prostotę, używanie możliwie najmniejszej ilości słów, używanie kluczowych słów i znaków, wykorzystywanie wizualizacji przekazu oraz wykresów i diagramów.