zarządzanie informacją

Chcemy się zatrzymać na ważnym problemie-zarządzaniu informacją. Wróćmy do kontekstu czasów, w których się uczysz. Wiesz, że gwarantowany rozwój technik wymiany informacji spowodował daleko idące zmiany, określone mianem tworzenia się globalnego społeczeństwa informacji. Te procesy mają charakter nieuchronny, choć ocena ich skutków będzie zapewne różna. Przypominamy o oczywistym fakcie ciągłego przyrastania zasobów informacji. Problemem staje się jednak nie brak, lecz nadmiar informacji, z którym będziesz musiał sobie radzić. Korzystając z usług, które poznałeś, zwłaszcza w rozdziale dotyczącym globalnych sieci komputerowych, musisz być przygotowany na sprawne zarządzanie informacjami docierającymi w postaci poczty elektronicznej, SMS-ów, serwisów internetowych i zasobów w lokalnych sieciach komputerowych.
W przyszłości będziesz być może kierować wykorzystaniem usług oferowanych przez banki, w zakresie zależnym od pełnionych funkcji. Do tego dojdą czynności związane z planowaniem spotkań, przekazywaniem lub odbieraniem poleceń. Dobrze jest więc wiedzieć , jaki model wspomagania zarządzania informacją jest oferowany przez programy specjalnie do tego celu przeznaczone. Zakładamy, że zarządzanie informacją będziemy rozpatrywać w dwóch etapach: podstawowym, nie wymagającym wymiany informacji innymi użytkownikami, oraz rozszerzonym, w którym wymiana z innymi użytkownikami jest konieczna. Ten drugi przypadek wymaga zastosowania serwera poczty elektronicznej, dzięki któremu łatwo można połączyć zarządzanie w obrębie sieci lokalnych i globalnych. Na zakończenie zajmiemy się problemem zarządzania plikami, które potraktujemy jako przypomnienie podstawowych zasad, którym powinieneś się podporządkować. Zapewniamy cię, że warto zatrzymać się i rzetelnie zrealizować cele postawione w tym rozdziale.

XIV.1. Podstawowe problemy zarządzanie informacją.

Przechowywanie informacji można rozpatrywać na kilku poziomach. Poziom podstawowy stanowi organizacja plików, którą zarządza system operacyjny. Interpretacja informacji zawartych w plikach może być jednak różna, w zależności od modelu działania aplikacji. Dobrym przykładem są bazy danych, dostępne w plikach *.mdb. Zawierają one w swej strukturze dane wprowadzane do bazy oraz zapis programów obsługi tych danych. W programach, które są klientami poczty elektronicznej, możesz sam organizować strukturę folderów, chociaż fizycznie tej struktury na dysku nie zobaczysz. Jej zapis jest zakodowany w odpowiednich plikach. Podobny model dotyczy rejestru systemu Windows. W pierwszej kolejności określimy zatem obszary zarządzania informacją, które będą nas interesować, i ich potencjalne znaczenie w kontekście szeroko rozumianej przedsiębiorczości. W ten sposób otworzymy drogę do zdobycia umiejętności w obszarze technologii informacyjnej związanym ze wspomaganiem posługiwania się informacją.

XIV.1.a.Wiesz, co jest przedmiotem zarządzenia informacją

Zakładając, że przetwarzanie informacji będzie odbywało się wyłącznie za pośrednictwem programów komputerowych, określimy następujące obszary zarządzania informacją :
organizacja w komputerowym kalendarzu harmonogramu zadań i spotkań,
gromadzenie i wykorzystywanie danych umożliwiających nawiązywanie kontaktów,
zarządzanie informacją w grupie użytkowników wraz z korespondencją pocztową,
tworzenie czytelnej struktury plików i folderów,
archiwizacja zasobów informacyjnych.
Musisz wiedzieć, że część z wymienionych zadań była i jest wykonywana także bez udziału komputerów. Nie chcemy przekonywać, że w każdej sytuacji stosowanie programów komputerowych jest uzasadnione. Ważne jest także, byś zwrócił uwagę na okoliczności, w których musisz się zajmować zarządzaniem informacją. Będziemy wskazywać drogę do rozwiązań w różnych sytuacjach, sytuacjach którymi możesz się spotkać. Zwrócimy uwagę na istotną rolę serwera pocztowego, dostępnego w szkolnej pracowni komputerowej.

Sprawdź, czy potrafisz
? Wymień najważniejsze problemy, które mogą stanowić przedmiot zarządzania informacją.

XIV.1.b.Rozumiesz relacje między przedsiębiorczością a zarządzaniem informacją

Nie trzeba cię przekonywać, że przedsiębiorczość jest bardzo pożądaną cechą we współczesnej gospodarce. Podstawa kształcenie ogólnego obejmuje realizację programu przedmiotu o takiej nazwie. Ważne jest, by nie traktować przedsiębiorczości jako cechy elitarnej. Umiejętność zarządzanie informacją jest ważnym elementem wspomagającym aktywne uczestnictwo w okresie uczenia się i później w życiu zawodowym. Znajdujesz się w kolejnej fazie edukacji dotyczącej technologii informacyjnej. Zauważ, że w wielu miejscach wskazywaliśmy na konieczność porządkowania i ochrony informacji, szczególnie w rozdziale dotyczącym lokalnych i globalnych sieci komputerowych. Wiesz, jak ważna jest umiejętność korzystania z różnych źródeł informacji. Często jest ona związana z właściwym wyborem usługi dostępnej w sieci Internet. Jeśli udaje ci się rozwiązać wiele zadań i problemów, umiejętnie dobierając metody i środki poszukiwania informacji, możesz uważać to za istotny element przedsiębiorczości. Nie wolno ci jednak naruszać zasad określanych przez nauczycieli, którzy mogą stosować świadome zabiegi ograniczające obszar wykorzystania informacji. Może to dotyczyć na przykład sposobu pisania prac z języka polskiego. Gwałtowny rozwój technik wymiany informacji otwiera możliwość zarządzania na odległość. Można na przykład za pomocą sieci telefonii komórkowej, mając do dyspozycji laptopa, uzyskać dostęp do sieci przedsiębiorstwa i zarządzać zdalnie zasobami. Widzisz często ludzi wydających dyspozycje za pośrednictwem telefonów komórkowych. Zatem technika otwiera możliwości, jakich jeszcze niedawno nie było. Przedsiębiorczość wymaga wypracowania optymalnego modelu zarządzania informacją, dostosowaną do potrzeb, które nie dla wszystkich będą takie same.
Zwróć uwagę, że łatwo odpowiedz na korespondencję, jeśli otrzymasz kilka lub kilkanaście listów. Jeśli jednak ich napływ będzie wielokrotnie większy, musisz dokonywać selekcji. To samo dotyczy plików komputerowych. Jeśli codziennie generujesz kilkanaście plików, nie jest to obojętne, jak je nazwiesz i gdzie je będziesz przechowywać. Przekonasz się o tym po roku użytkowania komputera. Przedsiębiorczość wymaga próby spojrzenia w przyszłość. Jeśli dziś otrzymujesz informację, która nie wydaje się istotna, warto się zastanowić, czy może się ona przydać w przyszłości. Jeśli uznasz, że tak, czeka cię wybór sposobu jej przechowania gwarantujący późniejsze odszukanie.
Takich przykładów można znaleźć więcej. Łatwiej ci będzie radzić sobie z tymi problemami, jeśli osiągniesz kolejne cele zapisane w tym rozdziale.
Sprawdź czy potrafisz:
? Jakie widzisz relacje między przedsiębiorczością a zarządzaniem informacją?

XIV.2. Zarządzanie informacją we własnym warsztacie pracy.

Zaczynamy od rozważenie możliwości zarządzania informacją w sytuacji, w której mamy do wyłącznej dyspozycji komputer lub stację roboczą.
W szkole trudno sobie wyobrazić przypisanie komputera na stałe poszczególnym uczniom. Można jednak, poprzez odpowiednią konfigurację profili i usług serwera plików, doprowadzić do sytuacji, w której twoje dane będą właściwie chronione. Zadanie znacznie ułatwia zainstalowanie na stacjach roboczych systemu opartego na technologii NT.
Jeśli z różnych względów nie będzie to możliwe, z łatwością będziesz mógł nabyte umiejętności zastosować w domu lub w przyszłej pracy zawodowej. W takich sytuacjach dostęp do komputerów jest ograniczony i dotyczy zazwyczaj jednej lub kilku osób.
Zatem w tej części ograniczamy się do modelu zarządzania informacją, w którym rozważane elementy będziesz organizował sam, bez ingerencji innych użytkowników. Do elementów tych zaliczymy notatki, organizację zapisu zadań i organizacji spotkań w komputerowym kalendarzu oraz kontakty, rozumiane jako baza przydatnych tekstów.

XIV.2.a. Umiesz zarządzać podręcznymi notatkami.

Programy wspomagające zarządzanie informacją przyjęły model działania z obserwacji pracy na stanowiskach, które wymagają utrzymywania kontaktów z różnymi osobami, reprezentującymi sprawy własne lub związane z działalnością zawodową. Mogą to być np. urzędnicy lub osoby zatrudnione przy obsłudze biur czy sekretariatów. W ich pracy trudno przewidzieć skalę napływu informacji i zakres codziennych zadań. Więcej, wykonywanie zadań jest często przerywane kolejnymi, które trzeba szybko zaplanować. Z reguły sporządza się odręczne notatki, umieszczając je w widocznym miejscu. W wolnej chwili dokonuje się analizy takich zapisków i podejmuje decyzje, co z nimi zrobić. Dlatego ten pomysł wykonania niewielkich, żółtych kartek, przypinanych w różny sposób do widocznej tablicy, zrobił światową karierę. Trzeba zaznaczyć, że te zapiski, które nie są potrzebne, usuwa się bezpowrotnie.
Taki model został zrealizowany w wielu programach wspomagających zarządzanie informacją, na przykład w programie Microsoft Outlook, który jest częścią pakietu Microsoft Office. Po uruchomieniu programu wybierz z paska Outlook ikonę Notatki lub z głównego menu opcję Przejdź, Notatki. Jeśli zobaczysz ikony reprezentujące jakieś już istniejące notatki, zaznacz je i usuń za pomocą menu kontekstowego. Wprowadź nową notatkę, wybierając z menu Plik, Nowy, Notatka lub korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl + N. Wpisz dowolną treść, zamknij notatkę i powtórz te czynności dla kolejnej. Korzystając z menu kontekstowego możesz zmienić treść notatki, jej kolor oraz przyporządkować ją do określonej kategorii. Dzięki temu możesz dokonać wyboru sposobu wyświetlania notatek. Podział na kategorie jest o tyle ciekawy, że istnieje możliwość przyporządkowania wielu kategorii do tej samej notatki. Poza tym możesz swobodnie tworzyć własne kategorie. Wystarczy później w pasku narzędzi wybrać jeden ze sposobów sortowania i notatki zostaną uporządkowane wg wybranego kryterium.
Spróbuj przez chwilę w różny sposób wykonać wspomniane czynności. Następnie otwórz jedną z notatek i zamknij program Outlook. Zauważ nietypowe zachowanie aplikacji - otwarte notatki pozostały! Zachowują się jak samodzielne aplikacje, choć ich możliwości są dość ograniczone. Z poziomu menu kontekstowego, otwartego z paska aplikacji po wybraniu ikony notatki, możesz wykonać podstawowego operacje. Jeśli ponownie otworzysz program Outlook, masz dostęp do pozostałych opcji.
Jak widzisz, model działania notatek jest bardzo prosty, jednak ich zastosowanie wymaga znalezienia się w sytuacji, która może zachęcać do ich użycia.
Przedstawimy teraz schemat, który będziesz wykonywać na lekcji. Być może nauczyciel zaproponuje nieco inną formę, jednak myśl powinna być podobna.
Masz się poczuć, jakbyś był w sytuacji, w której zastosowanie notatek jest bardzo celowe.
Nauczyciel postawi ci zadanie, od którego rozpoczniesz pracę. Za chwilę jednak zacznie ci przeszkadzać, stawiając nowe zadania - niektóre trzeba będzie odłożyć na później, z niektórych być może będziesz musiał zrezygnować. Znajdziesz się w sytuacji wyjątkowo mało komfortowej. Będziesz musiał zapisywać zadania wyłącznie jako podręczne notatki i nie będziesz w stanie ich wykonać od razu. Pamiętaj, że jest to zabieg celowy , nie musisz się śpieszyć z wykonywaniem zadań. Chodzi o umiejętność ich bieżącego planowania i pokazania, co udało się zrobić. Nie kasuj zatem wprowadzanych notatek. Możesz zmieniać na przykład kolor notatek, których polecenia zrealizowałeś. Zadania mogą być stawiane w różnym czasie i niekoniecznie dla wszystkich muszą być takie same. Na pewno będą dotyczyły realnego czasu i realnych możliwości ich wykonania. W trakcie wykonywanie zadań nie powinieneś korzystać ze słownego przekazu informacji.
Sprawdź czy potrafisz:
? Zapoznaj się z celem i możliwościami korzystania z notatek i wykonaj opisane zadanie, stosując się do zasad określonych przez nauczyciela.
XIV.2.b. Potrafisz organizować zapisy w komputerowym kalendarzu

Kolejna ważna możliwość to stosowanie komputerowego kalendarza. Zauważ, że kalendarz jest nieodzownym atrybutem ludzi, którzy muszą coś planować. Zapisują oni swe czynności w odpowiednich miejscach, określonych przez datę oraz godziny w danym dniu. Forma tych zapisów może być różna i zależy od planowanych spraw. Łatwo to zrobić, gdy chodzi o jednorazowe spotkanie. Gorzej, gdy chcemy zaplanować wiele różnych spotkań z uwzględnieniem priorytetów ważności i przewidywanego czasu, który można na nie poświęcić.
Niektóre czynności mogą mieć charakter cykliczny, na przykład w każdy poniedziałek do godz. 12.00 należy napisać krótki raport dotyczący przebiegu spraw inwestycyjnych. Należy pamiętać o wprowadzaniu potencjalnych zmian wynikających z sytuacji, których wcześniej nie dało się przewidzieć.
Co ciekawe, przeglądanie klasycznego kalendarza też wymaga wysiłku. Nie łatwo jest na bieżąco określić, ile i jakie zadania trzeba zrealizować, co czeka nas w najbliższych dwóch dniach. Nie wystarczy odwrócić kartki kalendarza! Trzeba pamiętać o zaległościach lub zadaniach, które realizuje się systematycznie w dłuższym czasie.
Komputerowy kalendarz połączony z możliwością określania zadań może stanowić cenny element wspomagający rozwiązanie tych problemów.
Zaczynamy zakładanie kalendarza, który mógłby być dla ciebie użyteczny. Zaplanujemy najbliższe kilka dni oraz zadania, które wiesz, że trzeba zrealizować w dłuższej perspektywie czasu. Zakres planowania będzie dotyczył wyłącznie czasu, który masz do dyspozycji.
Oto przykładowe zapisy:
Wyjścia na zajęcia koła komputerowego do końca roku szkolnego w każdy wtorek o godz. 16.
Spotkanie w najbliższy czwartek o godz. 17.00 z grupą w czytelni multimedialnej i przygotowanie serwisu informacyjnego do szkolnej gazetki.
Napisanie wypracowania z języka polskiego na najbliższy poniedziałek.
Przygotowanie się na sprawdzian z matematyki w piątek.
Codzienne czytanie lektury - planowane zakończenie po 10 dniach.
Zakładamy, że tworzenie zapisów w kalendarzu rozpoczynamy w poniedziałek, dnia 5.06.2000r. W tym celu, za zgodą nauczyciela, musisz cofnąć datę systemową do tego dnia.
Rozpoczynamy zapisy w kalendarzu:
Rozpatrując punkt pierwszy, wyjście na zajęcia koła komputerowego możesz potraktować jako spotkanie cykliczne. Po dwukrotnym kliknięciu godz. 16.00 dokonaj stosownych zapisów.
Zauważ, że możesz określać dowolnie długi cykl planowanych spotkań - w naszym przypadku kończymy go po dwóch wystąpieniach. Zobacz w jaki sposób zostanie zaznaczone w datach kalendarza.
Punkt drugi to typowe spotkanie jednorazowe, zatem nie ustalasz formy cyklicznej. Zapis będzie więc znacznie łatwiejszy.
Pozostałe punkty stanowią typowe zadania, dla których musisz określić datę zakończenia. Punkt trzeci i czwarty mają postać prostego zadania i przyjmują podobną formę. Zobacz, jak możesz wykonać zapis zadania określonego w punkcie trzecim. Zapisu zadania w punkcie czwartym dokonaj samodzielnie. Ostatnie zadanie możesz ustawić jako formę cykliczną i dokonać wpisów.
Spójrz, jak możesz interpretować dokonane wpisy, jeśli ustawisz datę kalendarza na dzień 8.06.2000 r. Sytuacja powinna być dla ciebie jasna. Zmień dowolną datę kalendarza i porównaj go z klasycznym działaniem modelu funkcjonowania zwykłego notatnika.
Zamknij program Outlook, przywróć właściwą datę systemową, a następnie uruchom program ponownie. Po kliknięciu ikony kalendarza program pokaże te elementy, z którymi zalegasz. Spróbuj uzasadnić komunikaty, które pojawią się w programie Outlook.
Warto wiedzieć:
Organizacja spotkań może być połączona z systemem powiadamiania o ich planowaniu. Programy zarządzania informacją starają się w sposób możliwie elastyczny odpowiadać na różne potrzeby użytkowników.
Sprawdź czy umiesz:
? Rozbuduj twój kalendarz o wszystkie zajęcia cykliczne, włączając pobyt w szkole, oraz zapisz zadania, które stoją przed tobą w najbliższym tygodniu.
? Zorganizuj spotkania, łącząc je z systemem powiadamiania odbiorców. Uwzględnij w kalendarzu plan lekcji.