Zasady zystemu obiegu korespondencji.  Bardzo pilne i prosze o pomoc :) Praca kontrolna ;D

Organizacja obiegu korespondencji i rodzaje korespondencji. Instrukcja kancelaryjna Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: ? zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.), ? zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, ? czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism, ? tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna), ? tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, ? tryb rejestracji i znakowania pism, ? dopuszczalne formy załatwiania spraw, ? zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, ? zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw, ? zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy. Instrukcja kancelaryjna dzieli się zazwyczaj na trzy części: przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie i sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i przydzielanie do załatwienia, właściwej osobie lub komórce rejestrowanie spraw i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie wysyłanie), postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt), przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowość spraw, kontrola załatwiania itp.). Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych druków i formularzy (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek kurierskich i przesyłek pocztowych itp.). Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora instytucji. Rzeczą istotną dla zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej jest wyznaczenie jednej komórki funkcjonalnej (np. działu organizacji lub administracyjno-gospodarczego w przedsiębiorstwie), a w niej ściśle określonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Mówiąc o obiegu pism należy rozumieć trzy etapy tego obiegu, tj. przyjmowanie korespondencji, jej załatwianie i wysyłanie. (...)