Przygotowanie i realizacja transakcji eksportowej i importowej

Istotą czynności związanych z przygotowaniem transakcji eksportowej jest ustalenie celowości i możliwości zawarcia umowy (kontraktu ) na sprzedaż na granicę danego towaru lub usługi. Na wstępie należy sporządzić kalkulację w celu ustalenia kosztu jednostki towaru, co stanowi podstawę ceny oferowanej odbiorcy. W skład kalkulacji wchodzą następujące pozycje : koszty produkcji liczone z dostawą franko granica lub do portu załadowania łącznie z załadowaniem na statek (cena FOB ), koszty ekspresowe(np. koszty opakowania specjalnego, dokumentacji, spedycji, odbioru jakościowego), koszty transakcyjne (np. prowizja agenta, koszty bankowe ). Jeżeli towar sprzedawany jest na warunkach kredytowych, to należy doliczyć koszty kredytu. Po obliczeniu wszystkich kosztów przelicza się je według obecnego kursu danej waluty zagranicznej, dzieląc sumę tych pozycji przez kurs waluty ceny w złotych. Ten rodzaj kalkulacji nazywany jest kalkulacją progresywną, gdyż doliczamy poszczególne pozycje jedną do drugiej. Kalkulacja ekspresowa może mieć również charakter degresywny i wtedy punktem wyjścia jest cena detaliczna funkcjonująca na rynku kraju do którego mamy zamiar eksportować. Od tej ceny wyrażonej w walucie obcej odejmuje się marżę handlową, prowizję agenta, opłaty celne, koszty transportu i ubezpieczenia oraz inne koszty ponoszone za granicą i w ten sposób dochodzi się do kosztów krajowych. Należy pamiętać, że bez względu na wynik kalkulacji odbiorca zagraniczny nie płaci za nic ponad cenę rynkową na danym rynku i dlatego zawsze należy porównać kalkulację z ceną na rynku zagranicznym. Chodzi o to, by nie sprzedać za tanio, bo wtedy nie ma szans na sprzedaż towaru. Po ustaleniu ceny należy kontrahentowi zagranicznemu złożyć ofertę, czyli wiążąca propozycja sprzedaży. Ofertę można składać ustnie lub korespondencyjnie w formie listu, telefaksu, telegramu, listu elektronicznego itp. Jeżeli oferta jest składana na żądanie przyszłego odbiorcy i jest odpowiedzią na jego zapytanie, to jest ofertą wywołaną, jeżeli jest wysłana z własnej inicjatywy, nie na żądanie mówi się o ofercie niewywołanej. Oferta może mieć charakter oferty wiążącej, kiedy nie ma żadnych zastrzeżeń i warunków, i wtedy oferenta, czyli firmę składającą ofertę, obowiązuje wykonanie dostawy, jeżeli adresat oferty w oznaczonym terminie ofertę zaakceptował. Oferta zawierająca uwagi, np. bez zobowiązania, sprzedaż innemu odbiorcy zastrzeżona, jest ofertą niewiążącą. Wszystkie elementy oferty powinny być jasno, jednoznacznie i szczegółowo określone. Do podstawowych elementów, które mają zasadnicze znaczenie i powinny być w ofercie podane, należą: nazwy firm oferującej i otrzymującej ofertę, określenie towaru i rodzaju opakowania, ilość towaru, cena, termin dostawy, warunki płatności i warunki odbioru towaru. Oferta składana na piśmie może mieć formę listu handlowego lub może być napisana na gotowych formularzach ofertowych. W zasadzie list handlowy jest przez adresata traktowany poważniej niż formularz ofertowy. Oferta powinna być składana w języku kraju, do którego jest kierowana , lub w językach najczęściej stosowanych w korespondencji handlowej z zagranicą bądź też w języku, w jakim było napisane zapytanie ofertowe. Na ogół stosowana jest zasada składania oferty takimi środkami, jakimi posłużono się w zapytaniu. Po uzgodnieniu warunków oferty następuje zawarcie kontraktu. Realizacja transakcji eksportowej jest trzecią fazą cyklu transakcyjnego, poprzedzoną przygotowaniem transakcji i zawarciem kontraktu. Faza ta polega na przekazaniu towaru kupującemu oraz wykonaniu przez kupującego świadczenia wzajemnego, polegającego na przyjęciu towaru i zapłacenie za towar. Warunkiem przekazania eksportowanego towaru nabywcy jest wykonanie przez eksportera działań, do których należą: * uzyskuje zezwolenia na wywóz towaru, jeśli dla danego towaru jest ono potrzebne, *wysyłka towaru do odbiorcy *ubezpieczenie towaru w transporcie *wypełnienie jednolitego dokumentu administracyjnego SAD. Przygotowanie transakcji importowej polega przede wszystkim na wyszukaniu optymalnego źródła dostaw towaru, tzn. zapewniającego odpowiednią jakość towaru, najniższą cenę, najkorzystniejsze warunki zapłaty.